Petty Cash Book: betekenis, goede reputatie en de voordelen ervan

Betekenis van Petty Cash Book:

Klein is klein. Bij grote bedrijven worden alle betalingen gedaan met cheques en worden alle ontvangsten gebankt. Er zijn tal van kleine betalingen vanwege uitgaven als briefpapier, cartage, koeliehuur, drankjes aan gasten enz. Die niet via cheques kunnen worden betaald.

Bovendien zal de hoofdkassier overbelast raken als hij deze kleine en frequente betalingen doet. Om dit ongemak te voorkomen, worden dergelijke uitgaven vaak voorkomen in een afzonderlijk boek, het zogenaamde Petty Cash Book, dat wordt bijgehouden door een kleine kassier. Petty Cashier is een persoon die het kleine kasboek onderhoudt. Het kasboek wordt onderhouden in een kolomvormige vorm.

In dit boek worden afzonderlijke kolommen weergegeven voor de gebruikelijke kostenpost. Een kleine kassier maakt een gedetailleerde analyse van kleine betalingen en records onder geschikte hoofden, dwz kolom. Het kasboek is vergelijkbaar met het kasboek.

De bedragen die Petty Cashier van de hoofdkassier heeft ontvangen, worden gedebiteerd in een kasboek en alle kleine betalingen worden bijgeschreven. Het periodieke totaal van elke kolom wordt geboekt op de respectieve nominale rekening in het grootboek.

Het boek kan worden beschouwd als het boek met het oorspronkelijke boek of het originele notitieboek. Als het wordt behandeld als onderdeel van dubbele invoer, is er geen apart kasgeldaccount nodig. Wanneer de kleine kassier verder geld nodig heeft, maakt hij het kasboek op en legt dit voor aan de hoofdkassier, die de rekeningen verifieert en een ander bedrag geeft.

Imprest System of Petty Cash Book:

In dit systeem wordt een ronde som geld die zo nodig wordt ingeschat voor de mogelijke behoeften van het bedrijf om kleine uitgaven voor de week of twee weken te voldoen, overgemaakt aan de kleine kassier. Aan het einde van de vaste periode of eerder, wanneer de kleine kassier meer geld nodig heeft, dient hij het kasboek in, samen met vouchers.

De hoofdkassier onderzoekt het kasboek met de vouchers. Vervolgens geeft Chief Cashier geld / cheque uit voor het exacte bedrag dat hij tijdens de periode daadwerkelijk heeft uitgegeven. Dus begint hij voor de volgende periode met hetzelfde bedrag als eerder. Dat wil zeggen, de kleine kassier heeft opnieuw de vaste som aan het begin van de volgende periode.

Dit systeem staat bekend als Imprest System of Petty Cash Book. Een bedrijf schat bijvoorbeeld dat een bedrag van Rs 500 nodig is om kleine uitgaven in het bedrijf voor een week te dekken. Dit bedrag wordt aan de kleine kassier gegeven. Aan het einde van de week of eerder bracht de kleine kassier Rs 480 uit en heeft meer geld nodig.

Daarom vult Petty Cashier de gegevens in en overhandigt het kleine kasboek samen met vouchers aan Chief Cashier, die de inzendingen onderzoekt. Vervolgens geeft de Chief Cashier een cheque uit voor een exact bedrag dat hij uitgegeven heeft, namelijk Rs 480. Deze som, ie Rs 480 plus het ongebruikte saldo, dat wil zeggen Rs 20, zou hem de oorspronkelijke som herstellen waarmee hij is begonnen in het begin van de laatste periode ie, Rs 500.

Voordelen van Imprest System of Petty Cash Book:

1. Het ontlast het kasboek en de Chief Cashier van de last van het registreren van kleine en frequente betalingen.

2. Fraudecommissie wordt beperkt doordat de hoofdkassier een klein kasboek verifieert samen met vouchers en de kleine kassier meer verantwoordelijk is.

3. Deze methode is zeer wetenschappelijk en arbeidsbesparend. De totale uitgaven onder elke kolom kunnen eenvoudig worden vastgesteld en alleen de periodieke totalen van elke kolom moeten in het grootboek worden geboekt.

Illustratie:

Mohan onderhoudt een Columnar Petty Cash Book over het Imprest-systeem. Het voorschotbedrag is Rs 700. Uit de volgende informatie blijkt hoe zijn kleine kasboek zou verschijnen voor de week die eindigde op 18 december.