Technieken en programma's voor auditing
Hier bespreken we de technieken en programma's voor auditing.
Technieken voor auditing:
Enkele belangrijke technieken worden hier besproken:
(i) Vouching:
Vouching is het onderzoek van het aangeboden bewijsmateriaal ter onderbouwing van de vermeldingen in de boeken, inclusief in een dergelijk onderzoek het bewijs zo ver mogelijk dat geen vermeldingen zijn weggelaten uit de boeken. Om een boeking in de boeken te onderbouwen, moet de auditor de ondersteunende bewijsstukken van de documentatie onderzoeken, zoals vouchers, ontvangstbewijzen, facturen, notulen, contracten, correspondentie enz.
(ii) Vinkjes en teken:
Om aan te geven dat het werk is voltooid, moeten enkele vinkjes en teken met kleurpotlood of inkt worden goedgekeurd.
(iii) Testcontroles:
Deze kunnen worden gebruikt wanneer er veel transacties zijn en de auditcontroles beperkt zijn. In dergelijke gevallen kunnen statistische technieken worden gebruikt. Er is geen centcontrole nodig.
(iv) Auditaantekeningen en vragenlijsten:
Een zorgvuldige en nauwkeurige nota moet worden genomen van alle materiële feiten die in de loop van de audit aan het licht zijn gekomen, zoals ontdekte fouten, tekortkomingen in het boekhoudsysteem of interne controle en werkdetails ter ondersteuning van de feitelijke afrekening. De auditor kan vragenlijsten voorleggen aan de verschillende afdelingsmanagers om een antwoord op elke vraag te vinden.
Een vragenlijst over materiaal (afdeling winkels) wordt gegeven als onder:
1. Worden goederen ontvangen bankbiljetten ontvangen voor alle binnenkomende goederen?
2. Worden bin-kaarten dagelijks ingevoerd uit ontvangen goederen?
3. Wordt het aanvragen van winkels gecontroleerd op autorisatie?
4. Worden winkels die dagelijks uit prullenbakken worden gehaald, opgeslagen op prullenbakken?
5. Zijn de debetnota's van winkels ontvangen voor alle materialen die worden teruggestuurd naar de winkel?
6. Zijn ze meteen opgenomen in bin-kaarten?
7. Zijn alle bekende verliezen, met hun oorzaken in één keer gemeld?
8. Zijn brandweerapparatuur regelmatig gecontroleerd?
9. Zijn weegmachines regelmatig onderhouden?
10. Is de aandacht van de inspecteur gevestigd op alle gevallen van schade aan goederen?
11. Hebt u suggesties om aan het management te presenteren met betrekking tot het werk van uw afdeling?
(v) Auditrapport:
Na voltooiing van de audit moet de auditor rapporteren over de juistheid of anderszins van het systeem en zijn aanbevelingen. Er kan geen standaardformulier voor een auditrapport worden vastgelegd. Het rapport moet beknopt zijn en snel worden weergegeven zodat het effectief kan worden gebruikt door het management.
Kosten auditprogramma :
Er kan geen standaardpatroon worden vastgelegd voor het programma voor kostencontrole. Het zal worden beïnvloed door de aard en omvang van het bedrijf, de houding van het management en het bestaande systeem. De kostencontroleur moet een kostenauditprogramma hebben dat specifiek is voor de betreffende eenheid.
Een passend programma voor kostencontrole moet in detail worden opgesteld, met vermelding van elk item van de uit te voeren controlewerkzaamheden. De gebieden die een kostenauditprogramma moet omvatten zijn inventaris van winkels en onderhanden werk, arbeid, overheadkosten, verkoop-, distributie- en administratiekosten, kapitaaluitgaven en gebruik van capaciteit, installaties en uitrusting.
Bij het opstellen van een dergelijk programma zouden de leidende factoren moeten zijn:
(i) De impact van verschillende elementen van de kosten op de totale kosten.
(ii) Vergelijking van feitelijk met gebudgetteerde productie en verkoop.
(iii) Analyse van varianties.
(iv) Het opstellen van een prioriteitenlijst als er meer dan één alternatief gevolgd zou moeten worden.
(v) Kritisch onderzoek van alle verklaringen die aan het management moeten worden voorgelegd voor het nemen van managementbeslissingen.
(vi) Regelmatig nakijken van elk vastgelegd systeem of uitgevoerde actie.
(vii) Bespreking van vragen die zijn gesteld tijdens het uitvoeren van kostencontrole.
(viii) Het effect van alle abnormale factoren moet worden gescheiden.
(ix) Dezelfde procedure voor financiële controle, dat wil zeggen, vouching, checking and ticking, testcontroles, audit-opmerkingen en vragenlijsten moeten worden gevolgd om vast te stellen of de kostenrekeningen correct zijn.
(x) De winst per kostenrekening moet worden afgestemd met die volgens de financiële rekeningen.
