Stappen die betrokken zijn bij de klachtenprocedure voor medewerkers

Stappen die betrokken zijn bij de klachtenprocedure voor medewerkers!

Grieven zijn in organisaties natuurlijk. Echter, net als disciplinaire problemen, grieven ook geen voordeel. Vandaar dat er grieven moeten worden behandeld of hersteld. Hiervoor hebben de meeste grote organisaties in India daarom een ​​formele klachtenprocedure ontwikkeld die een organisatie in staat stelt grieven naar tevredenheid aan te pakken. Feitelijk zijn er verschillende substantiële redenen om een ​​formele klachtenprocedure in een organisatie te voeren.

De belangrijke zijn als volgt opgelijst:

(i) Het biedt een gevestigde en bekende methode om grieven te verwerken en houdt dit open.

(ii) Het brengt grief in de kennis van het management, zodat het kan weten en begrijpen om de nodige actie te ondernemen voor hun regeling.

(iii) Het geeft een verzekering aan de werknemer dat er een mechanisme beschikbaar is om zijn of haar klacht op een neutrale en afstandelijke manier te beschouwen.

(iv) Het ontlasten van zijn klacht en het horen ervan geeft de medewerker het gevoel verzorgd te worden. Dit haalt het niet alleen uit zijn borst ", maar helpt hem ook zijn moreel en productiviteit te verbeteren.

(v) Het betrekken van verschillende organisatieniveaus bij de klachtenprocedure biedt hulp op twee dimensies. Ten eerste kan de supervisor die het eerste niveau in het klachtenproces is, niet worden omzeild door de werknemer. Ten tweede geeft de betrokkenheid van verschillende hiërarchische niveaus in de klachtenprocedures een exclusieve afhankelijkheid van de toezichthouder die de interesse van de werknemer niet in gevaar kan brengen. De supervisor weet dat zijn functie pleitbezorger is.

(vi) Betrokkenheid van verschillende niveaus maakt hen op de hoogte van de soorten problemen die werknemers en managers betreffen.

(vii) Ten slotte controleert het de beheerders van het nemen van willekeurige en vooringenomen acties tegen de werknemers, aangezien zij weten dat hun acties onderhevig zijn aan uitdagingen.

Volgens Michael Armstrong 'biedt een formele klachtenprocedure de volgende voordelen:

(i) Een kanaal voor een benadeelde werknemer om zijn grief kenbaar te maken en te presenteren.

(ii) Een verzekering voor emotieloze behandeling van iemands klacht.

(iii) Een verzekering over de beschikbaarheid van bepaalde machines voor snelle afhandeling van klachten.

(iv) Een middel waardoor een benadeelde werknemer zijn gevoelens van onvrede of ontevredenheid over zijn baan kan laten varen.

Klachten die duiden op ontevredenheid en ontevredenheid onder medewerkers hebben een nadelige invloed op hun productiviteit. Met andere woorden, door niet tijdig actie te ondernemen om de klacht aan te pakken, heeft de organisatie de neiging om de productieve inspanningen van de ontevreden werknemer te verliezen. Het is inderdaad onrealistisch om aan te nemen dat een benadeelde of ontevreden werknemer zijn uiterste best zal doen. Het herstel van de grieven van de werknemers neemt daarom aan belang toe.

De procedure die het management toepast om de grieven van de werknemers te behandelen, kan als volgt worden vermeld:

1. Tijdige actie:

De eerste en belangrijkste vereiste bij klachtenbehandeling is om ze onmiddellijk te regelen zodra ze zich voordoen. Of zeg, grieven moeten in de kiem worden gesmoord. Zodra de klacht is opgelost, zullen de gevolgen daarvan minder zijn voor de prestaties van de werknemers. Dit vereist dat de eerste lijnsupervisors worden getraind in het herkennen en afhandelen van een klacht op de juiste manier en snel.

2. De grief accepteren:

De supervisor moet proberen de klacht van de medewerker te herkennen en te accepteren als en wanneer deze tot uiting komt. Opgemerkt moet worden dat aanvaarding niet noodzakelijk betekent dat men instemt met de grief, het toont gewoon de bereidheid van de supervisor om de klacht objectief en onbevooroordeeld te bekijken om de klacht aan te pakken. Bewijzen suggereren dat meer de supervisor zijn of haar zorg voor de werknemers toont, in mindere mate het aantal grieven dat door de werknemers is opgeworpen.

3. Identificatie van het probleem:

De grief van de werknemer is soms soms gewoon emotioneel, overdreven, ingebeeld of vaag. De supervisor moet daarom het door de werknemer aangegeven probleem identificeren of diagnosticeren.

4. De feiten verzamelen:

Zodra het probleem als een reëel probleem wordt geïdentificeerd, moet de supervisor dan alle relevante feiten en bewijzen met betrekking tot de klacht verzamelen. De aldus verzamelde feiten moeten worden gescheiden van de meningen en gevoelens om verstoringen van de feiten te voorkomen. Het is nuttig om de feiten voor toekomstig gebruik te behouden wanneer en wanneer deze vereist zijn.

5. Analyse van de oorzaak van de klacht:

Na alle feiten en cijfers met betrekking tot de grief te hebben verzameld, is de volgende stap in de klachtenprocedure het vaststellen en analyseren van de oorzaak die tot grieven heeft geleid. De analyse van de oorzaak omvat het bestuderen van verschillende aspecten van de klacht, zoals het verleden van de werknemer, de frequentie van het voorval, managementpraktijken, vakbondspraktijken, enz. Identificatie van de oorzaak van de klacht helpt het management corrigerende maatregelen te nemen om de klacht te regelen. klacht en ook om herhaling te voorkomen.

6. Besluit nemen:

Om de beste beslissing te nemen om de klacht af te handelen, worden alternatieve handelwijzen uitgewerkt. Deze worden vervolgens geëvalueerd met het oog op de gevolgen ervan voor de benadeelde werknemer, de vakbond en het management. Ten slotte wordt een beslissing genomen die het beste past bij de gegeven situatie in de organisatie. Een dergelijke beslissing zou als een precedent moeten dienen, zowel binnen de afdeling als de organisatie.

7. Uitvoering van de beschikking:

De beslissing, ongeacht de genomen beslissing, moet onmiddellijk worden meegedeeld aan de werknemer en ook worden uitgevoerd door de bevoegde autoriteit. McGregor's "Hot-stove Rule" moet strikt worden gevolgd tijdens de uitvoering van het besluit. Het aldus geïmplementeerde besluit moet ook worden herzien om te weten of de klacht op bevredigende wijze is opgelost of niet.

In het geval dat het niet is opgelost, moet de supervisor opnieuw stapsgewijs teruggaan naar de hele procedure om een ​​geschikte beslissing of oplossing te vinden om de klacht op te lossen.

Als de klacht echter niet op het interne niveau is opgelost, wordt de klacht vervolgens doorverwezen naar een arbiter die aanvaardbaar is voor zowel de werknemer als het management. De arbiter volgt een quasi-gerechtelijk proces waarbij beide partijen bewijsmateriaal voorleggen.

Gebaseerd op de bewijzen die zo zijn geproduceerd, wordt de kwestie kruiselings onderzocht in thread-bare. De arbiter denkt dan, past zijn geest toe en komt tot een beslissing. De beslissing van de arbiter is definitief en bindend voor beide partijen.

Het Indian Institute of Personnel Management, Kolkata heeft de volgende vijf stappen vermeld in een klachtenprocedure:

1. De werknemer moet zijn of haar klacht indienen bij de directe leidinggevende.

2. Als de beslissing genomen door de supervisor niet acceptabel is voor de benadeelde werknemer, moet hij of zij worden bekend gemaakt aan wie de volgende persoon in het bestuurskanaal de grief moet doorverwijzen.

3. De klacht moet snel en onbevooroordeeld worden afgehandeld.

4. Alleen de grief waarvan de werknemer heeft vernomen dat hij de instructies heeft begrepen die aan hem of haar werkgever zijn gegeven, registreert het protest en stelt de procedure voor klachtenbehandeling in werking.

5. Als de benadeelde werknemer nog steeds niet tevreden is, zal er geen directe actie van beide partijen zijn die de zaak zou kunnen schaden of twijfels zou opwekken tijdens het onderzoek van de klacht.

Laten we eens kijken naar een klachtenprocedure op het niveau van werken op één niveau zoals gevolgd door de Tata Iron and Steel Company (TISCO).

De procedure bestaat uit de volgende fasen:

Fase 1:

De werknemer vult een klachtenformulier in en dient deze ter informatie en overweging in bij het dienstrooster.

Stage 2:

In het geval dat hij niet tevreden is met de beslissing, gaat hij naar het afdelingshoofd voor de afhandeling van zijn klacht.

Fase 3:

Als de benadeelde werknemer nog steeds niet tevreden is, stuurt hij dit door naar de juiste voorzitter van de zonale werkcommissie (ZWC). Elk zonaal werkcomité bestaat uit vijf managementleden en vijf vakbondsafgevaardigden. Hun beslissing is definitief en bindend voor beide partijen. De individuele grieven die door de zonale commissie worden behandeld hebben betrekking op promotie, schorsing, ontslag en ontslag.

Fase 4:

Als de zonale commissie niet tot een unaniem besluit komt of de beslissing niet wordt aanvaard door de werknemer, wordt de klacht vervolgens doorgestuurd naar de centrale werkcommissie. Deze commissie bestaat uit vertegenwoordigers van het topmanagement en vakbondsfunctionarissen. Ook hier zijn de unanimiteit van hoofdoperatoren en de beslissing van de commissie bindend voor beide partijen.

Fase 5:

Als dit comité ook niet tot een unaniem besluit komt, wordt de zaak verwezen naar de voorzitter van het bedrijf. Zijn of haar beslissing is definitief en is bindend voor beide partijen.

Het stadium waarin de klacht wordt afgehandeld geeft het klimaat of de geest aan die heerst in de organisatie. Uiteraard, lager het niveau van afwikkeling, hoe sneller het herstel van een klacht. De betrokken officier, de supervisor of manager, blijft in staat om te geven en te nemen in de eerste lagere stadia, zoals fase 1. Geleidelijk aan komt hij of zij onder de schijn van publiciteit; zijn of haar positie wordt moeilijker in de volgende stadia.

Gezien vanuit het punt van een benadeelde medewerker, zou de vertraging in de afhandeling van grieven zijn of haar angst en ontevredenheid versterken. Wat op zijn beurt zijn of haar moraal en productiviteit zou beïnvloeden. De collega's zouden ook worden getroffen. Voor de organisatie is de vertraging in de afwikkeling een verlies aan goodwill en kameraadschap dat mogelijk gedurende deze periode is opgebouwd.