Aankoopbeleid en procedure

Aankoopbeleid en procedure!

Aankoopbeleid en procedure:

De belangrijkste activiteit van materialenbeheer is het aankoopbeleid van een organisatie. Er zijn verschillende systemen beschikbaar voor de aankoop. Het toe te passen systeem is afhankelijk van een aantal factoren, namelijk vraag, aanbod, prijs, leverancier, type materiaal, consumptiepatroon, organisatorische opzet, vroegere precedenten, procedures, besluitvorming, reserveonderdelen en seizoensgebonden artikelen, enz.

Vroeger en zelfs nu in sommige delen van de wereld is het ruilsysteem dominant bij het doen van aankopen, dwz goederen die de goederen ruilen. In de moderne wereld wordt dit systeem weggegooid en speelt geld een overheersende rol. Het is aanvaard als de meest geschikte uitwisselingsmedia. De aankopen kunnen op kasbasis worden gedaan.

Materialen kunnen ook op kredietbasis worden gekocht. Een goed aangelegde inkoopprocedure kan door elke organisatie worden gevolgd bij het doen van aankopen. Elk aankoopsysteem en elke procedure heeft zijn eigen voordelen en limieten. Het systeem moet zodanig zijn dat het voldoet aan de eisen van een organisatie.

Het doel van het aankoopbeleid moet zijn om het vereiste materiaal in de juiste hoeveelheid bij de juiste bron op het juiste tijdstip en de juiste prijs te kopen, om het maximale voordeel te halen uit het bedrag dat in de aankopen is geïnvesteerd.

Grote organisaties hebben een goed ontworpen schriftelijk aankoopbeleid en het systeem is onderworpen aan audits.

Cash Aankopen:

Een ideaal aankoopbeleid is gericht op het doen van contante aankopen. De belangrijkste reden voor het kopen van dergelijke items is dat deze dringend vereist zijn door de organisatie. Er wordt voorgesteld om de items die moeten worden gekocht te groeperen op basis van verschillende secties die moeten worden gekocht bij een enkel bezoek aan de markt.

Dit vermindert de bestelkosten aanzienlijk. Normale praktijk gevolgd door de meeste organisaties bij het kopen van sommige items is de uitnodiging van drie schriftelijke of mondelinge citaten. De laagste offerte haalt de bestelling op.

Telefonische bestellingen zijn nuttig om de aanschafkosten aanzienlijk te verlagen. Een lijst met items die regelmatig op de markt worden gekocht op basis van contanten, wordt vooraf door de inkoopmanager voorbereid.

Het systeem van kwaliteitsgaranties wordt ook door veel organisaties gevolgd. Onder dit systeem wordt een rentebedrag gegeven aan verschillende afdelingshoofden voor het kopen van verschillende items voor hun respectievelijke afdelingen. Het bedrag is onderworpen aan limiet per jaar.

Tiend systeem van aankopen:

Dit systeem wordt gevolgd om materialen aan te schaffen tegen de meest concurrerende en redelijke tarieven. Het elimineert ook de kansen om bepaalde leveranciers ongerechtvaardigde gunsten te geven. Dit biedt een kans voor verschillende leveranciers en verbreekt het monopolie van een of twee leveranciers. Gesloten offertes worden door verschillende leveranciers ingewacht en degene die de gewenste kwaliteit van materialen tegen de laagste prijs aanbiedt, krijgt de opdracht.

Deze methode wordt gebruikt door verschillende ondernemingen in de particuliere en de openbare sector voor de aankoop van producten waarvan de waarden zeer hoog zijn. Het belangrijkste nadeel van deze methode is dat de doorlooptijd bij het verkrijgen van de materialen langer is in vergelijking met andere systemen.

Onder deze methode worden meestal drie soorten offertes gebruikt, namelijk; open inschrijving, beperkte inschrijving en enige inschrijving. In een open tender systeem worden advertenties weergegeven in de kranten, verschillende gerenommeerde vakbladen. Na ontvangst van de aanvragen worden inschrijvingsformulieren afgegeven aan de inschrijvers.

Het inschrijvingsformulier is een belangrijk document dat verschillende kolommen bevat die informatie van de potentiële leveranciers vereisen. De informatie heeft betrekking op het te storten geld, de leveringsvoorwaarden etc.

De inschrijvers krijgen voldoende tijd om hun offertes te geven tot de aangegeven tijd, offertes worden ontvangen en op de vastgestelde datum worden de inschrijvingen geopend. Bestelling wordt gegeven aan de leverancier die de laagste prijs biedt.

Het belangrijke nadeel van de open aanbesteding is de aanhaling van onverantwoordelijke inschrijver. Soms wordt de laagste prijs door een dergelijke inschrijver zelfs onder de materiaalkosten genoteerd. Voor het categorisch afwijzen van een dergelijke inschrijving moeten de juiste technische en andere redenen worden gegeven en moeten handtekeningen van alle leden van het aanbestedingscommittee worden verkregen.

Beperkte offertes houden in dat er orders worden geplaatst bij de leveranciers van echte betrouwbaarheid. Beperkte offertes worden uitgeschreven van geregistreerde en andere bekende leveranciers. De doorlooptijd is aanzienlijk verminderd onder het beperkte aanbestedingssysteem.

Het systeem wordt meestal uitgevoerd wanneer de waarde van de offerte niet erg hoog is. Aanbesteding met één bron wordt aangenomen in het geval van bedrijfseigendommen, artikelen met één bron en monopolie. Aankopen van zusterzaken, educatieve orders of van buitenlandse medewerkers, als een beleidsaangelegenheid zijn uitgesloten van het concept van één enkele inschrijving.

Tarief en uitvoering van het contract:

Bepaalde gecentraliseerde agentschappen zoals DGS en D (Directoraat-generaal voor leveringen en vervreemdingen) gaan met de verkopers een contract aan over de tarieven die van toepassing zijn op artikelen voor een bepaalde periode. In rentecontracten zijn alleen de tarieven vastgelegd. Bij lopende contracten zijn kwantiteitsvariatie-uitkeringen tot 25% variantie ook mogelijk.

De gecentraliseerde agentschappen verzamelen informatie van de verschillende onderdelen (filialen) over de behoeften van de kopers en gaan een contract aan met de waarschijnlijke leveranciers door een aanbestedingssysteem in te voeren.

Dit systeem wordt uitgevoerd, waar de vereiste hoeveelheden hoger zijn en de ingevoerde tarieven concurrerend zijn. Een ander voorbeeld van Central New Agency, Delhi kan hier worden aangehaald. Het bureau regelt voor de kopers verschillende soorten tijdschriften, boeken en tijdschriften en handelt over dit inkoopsysteem.

Grote bedrijfswoningen, met verschillende takken verspreid over verschillende gebieden, kunnen dit systeem toepassen. Het is gebruikelijk dat verschillende leveranciers hun tariefcontracten adresseren met het directoraat-generaal voor leveranciers en verwijdering om het volume van hun verkopen te vergroten.

Subcontracten:

In het geval van intermitterende bedrijfstakken wordt dit inkoopsysteem meestal ondernomen. Bepaalde componenten en subassemblages worden ingekocht bij de onderaannemers, die gespecialiseerd zijn in de vervaardiging van deze items. Het besluit om de componenten van onderaannemers te kopen, hangt van veel factoren af, te weten: productiekosten, beschikbaarheid van technologie en voordelen van specialisatie enz.

Het belangrijkste voordeel van onderaanneming is dat de onderaannemer zich specialiseert in de lijn en dat zijn overheadkosten lager zijn en dat met beperkte financiële middelen en op kleine schaal met het werk kan worden begonnen. Hij is in een positie om de assemblages en andere componenten of accessoires goedkoper te leveren. Het is zeker voordelig voor de vestiging om de componenten van de onderaannemers te kopen in plaats van deze te fabriceren.

Bij de selectie van de onderaannemer is de belangrijkste overweging die in gedachten moet worden gehouden, of de onderaannemer in staat is om het leveringsschema te behouden en de vereiste kwaliteit van de componenten te behouden. Het zou in het beste belang van de organisatie zijn om de uitbestede items op te volgen om de tijdige levering en de naleving te garanderen.