Plichten van een secretaris van de onderneming: factoren en classificatie

Lees dit artikel voor meer informatie over de taken van een bedrijfssecretaris. Na het lezen van dit artikel zult u leren over: 1. Factoren die de omvang van de plichten bepalen 2. Classificatie van taken.

Factoren die de omvang van taken bepalen:

De taken of functies van een bedrijfssecretaris zijn veelzijdig of veel en gevarieerd. Rechten ontstaan ​​uit rechten. Dit is waar voor een bedrijfssecretaris. Zijn taken worden mede bepaald door zijn positie zoals aangegeven in de Companies Act in de definitie en in verschillende secties. De wet beschrijft echter niet systematisch de taken van een bedrijfssecretaris.

Aangezien een secretaris van de onderneming wordt aangesteld op basis van een contract, wordt ook de hoofdlijnen van zijn taken in de contractvoorwaarden vermeld. Gewoonlijk worden een groot aantal taken aan hem gedelegeerd, samen met autoriteit en verantwoordelijkheid door de raad van bestuur van het aanstellende bedrijf. Het is duidelijk dat de taken van de secretaris van een groot bedrijf groter en gecompliceerder zijn dan die van een klein bedrijf.

Aan de andere kant kunnen in een groot bedrijf vele andere functionarissen worden aangesteld om de secretaris te helpen. Kortom, zijn taken zijn afhankelijk van de grootte van het bedrijf.

Zelfs taken kunnen van bedrijf tot bedrijf van grote omvang verschillen, rekening houdend met:

(a) Of het bedrijf nu dicht wordt gehouden of breed wordt gehouden en

(b) Of de aandelen van het bedrijf al dan niet in een erkende effectenbeurs zijn opgenomen.

Wat ook de reikwijdte van de taken moge zijn, er moet worden opgemerkt dat de taken van een bedrijfssecretaris twee onderscheiden aspecten hebben:

(a) Taken als secretaris en

(b) Rechten die worden gekwalificeerd door de bepalingen van de Vennootschap en de aanverwante wetten.

Dienovereenkomstig worden de verschillende soorten taken van een bedrijfssecretaris hieronder op geclassificeerde wijze samengevat:

Classificatie van taken:

De taken van een bedrijfssecretaris worden geclassificeerd als Niet-wettelijk en Wettelijk.

(A) Niet-wettelijk:

Als secretaris heeft een secretaris van de onderneming alle taken die een secretaris zou moeten hebben. Dergelijke taken zijn niet-wettelijk vastgelegd en worden vaak omschreven als routine- en uitvoerende taken van een bedrijfssecretaris.

Ze zijn van drie soorten:

(1) Taken als Office Executive:

Een bedrijfssecretaris is in het algemeen de chief executive in het kantoor met algemeen toezicht en controle over de functies van alle afdelingen van het kantoor van het bedrijf-correspondentie, rekeningen, records, public relations etc.

Hij is verantwoordelijk voor het handhaven van de prestatiestandaard van het kantoorpersoneel en voor kantoordiscipline. Hij moet de functies van verschillende afdelingen coördineren. In sommige bedrijven is de secretaris ook belast met aankopen en personeelsmanagement. Hij wordt omschreven als de hoofdofficier van het bedrijf.

(2) Taken als verbindingsofficier:

Een bedrijfssecretaris moet de verbinding onderhouden tussen het bedrijf in de ene hand en de leden van het bedrijf, de mensen die verbonden zijn met het bedrijf (zoals de klanten, de debiteuren, de crediteuren etc.) en het grote publiek aan de andere kant.

Wanneer iemand, bekend of onbekend bij het bedrijf, wil communiceren met het bedrijf, spreekt hij zich ofwel door middel van correspondentie of rechtstreeks tegen de secretaris aan. In de praktijk functioneert de secretaris als een agent van de directeuren van het bedrijf die de agenten of het bedrijf zelf zijn. De raad van bestuur verleent daartoe speciale toestemming aan de secretaris.

(3) Taken als adviseur:

Een secretaris van de Vennootschap moet de Raad van Bestuur adviseren over verschillende zaken met betrekking tot het bestuur van de onderneming en in het bijzonder over de wettelijke formaliteiten die voor de administratie gewenst zijn. De taken van een bedrijfssecretaris als adviseur hebben een speciale betekenis omdat ze voornamelijk betrekking hebben op juridische formaliteiten.

(B) Wettelijk:

Een bedrijf is een 'body corporate', een creatie van wetgeving. De Companies Act biedt uitgebreide formaliteiten voor de oprichting, de continuïteit en de liquidatie. De secretaris van de Vennootschap moet een bedrijf in elke fase bijstaan ​​op grond van zijn gespecialiseerde kennis, kwalificaties en ervaring. Dergelijke taken van een bedrijfssecretaris worden statutaire taken genoemd.

Deze kunnen ook Routinetaken worden genoemd, omdat een bedrijf hiervoor voornamelijk een secretaris aanwerft. Andere statuten, behalve de Companies Act, zoals de Stamp Act, de Registration Act, de Income-Tax Act etc., komen ook in beeld. Maar deze statuten zijn ook verplicht voor andere soorten organisaties en niet noodzakelijk voor een bedrijf.

De statutaire taken van een bedrijfssecretaris kunnen op de volgende manier worden onderverdeeld:

(A) Voor de oprichting:

Vóór de oprichting moet een groep personen, de eerste leden of de initiatiefnemers van een voorgesteld bedrijf, een aantal gevarieerde en gecompliceerde formaliteiten ondergaan. Voor dit doel kunnen zij ofwel de hulp van een advocaat inroepen ofwel een secretaris met de nodige kwalificaties benoemen met de bedoeling dat dezelfde persoon formeel zal worden benoemd als secretaris van het bedrijf na de oprichting ervan.

Vóór de oprichting of liever voor oprichting, moet een secretaris van de onderneming de promoters op de volgende manier bijstaan:

(a) Het onderhouden van contacten met de Registrar of Companies van die Staat, in het bijzonder om eerst na te gaan of de voorgestelde naam van de onderneming beschikbaar is.

(b) Om de nodige documenten op te stellen volgens de vereisten van de Companies Act. Dergelijke documenten zijn: Memorandum of Association, Statuten en Prospectus. Het derde document is alleen vereist voor een breed gehouden openbaar bedrijf en feitelijk na de oprichting.

De Companies Act biedt modellen voor het opstellen van de documenten:

(i) Tabel A-A-model voor de statuten van een vennootschap op aandelen,

(ii) Tabel B-A-model voor het memorandum van associatie van naamloze vennootschap,

(iii) Tabel C-A-model voor het memorandum van associatie en de statuten van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid,

(iv) Tabel D-A-model voor het memorandum van associatie en de statuten van een vennootschap die is beperkt door een garantie met aandelenkapitaal,

(v) Tabel E-A model voor een Memorandum of Association en Statuten voor een onderneming met onbeperkte aansprakelijkheid. (Tabel A tot E behoort tot schema I van de wet),

(vi) Schedule II-A model van het Prospectus.

Al deze documenten moeten worden afgedrukt en in alinea's worden vermeld, waarbij elke alinea in de volgnummers is genummerd. Het memorandum van associatie en de statuten worden ondertekend door de initiatiefnemers en door een getuige. Het Prospectus wordt ondertekend door de bestuurders en door een 'expert' (elke betrouwbare persoon).

(c) Om, met de noodzakelijke registratievergoeding voor de registratie van het bedrijf en het indienen van vergoedingen voor de documenten, bij de Registrar of Companies, een kopie van het Memorandum of Association en een kopie van de statuten, met de nodige stempels aangebracht.

(d) Om bij de Registrar of Companies andere verklaringen in te dienen die nodig zijn op het moment van oprichting van een naamloze vennootschap, zoals:

(i) Een lijst van eerste bestuurders van het bedrijf;

(ii) een toestemmingsbrief van elke bestuurder om als een bestuurder te handelen;

(iii) een kopie van een benoemingsvoorwaarde van de directeur, indien aanwezig;

(iv) Een akkoordverklaring van elke bestuurder om eventuele kwalificatieaandelen te nemen.

(e) Bij de griffier het actuele adres van de maatschappelijke zetel van de onderneming in te dienen. (Dit kan worden gedaan binnen 30 dagen na de datum van registratie.)

(f) Alle vergaderingen van de promotors bijwonen en helpen bij het organiseren en houden van de vergaderingen.

(g) Om de initiatiefnemers te helpen bij het aangaan van voorlopige contracten namens het bedrijf, die nog moeten worden opgenomen.

(B) Na opname:

Na de oprichting van een bedrijf heeft de secretaris verschillende taken om uit te voeren. Dergelijke taken kunnen op een verder geclassificeerde manier worden bestudeerd.

(1) Onmiddellijk na oprichting:

Onmiddellijk na ontvangst van het Certificaat van Oprichting van de Registrar of Companies, heeft de Secretaris van de Vennootschap de volgende handelingen te doen:

(a) om de eerste vergadering van de raad van bestuur van de vennootschap te regelen voor verschillende voorlopige formaliteiten, inclusief zijn formele benoeming met terugwerkende kracht (dwz sinds de datum van zijn benoeming door de promotoren), het finaliseren van de vorm van het aandeelbewijs, goedkeuring van het Prospectus (in geval van een algemeen beheerde naamloze vennootschap), benoeming van bankiers, eerste auditor enz.

(b) bij de Registrar of Companies in te dienen, in geval van een nauwe naamloze vennootschap, een Verklaring ter vervanging van het Prospectus waaruit de toewijzing van aandelen blijkt, ten minste 3 dagen vóór de toewijzing.

(c) Bij de Registrar of Companies in te dienen, in geval van een breed gehouden naamloze vennootschap, een exemplaar van het Prospectus en om de uitgifte van het Prospectus bij het publiek te regelen.

(d) toestemming te ontvangen van de Controller of Capital Issues, een functionaris onder de centrale overheid, als de totale uitgifte van aandelen of obligaties Rs overschrijdt. 50 lakhs.

(e) om regelingen te treffen met aandelenmakelaars, assuradeuren, financiële instellingen, enz., voor zover van toepassing, voor het in de handel brengen van aandelen en om een ​​aanvraag in te dienen bij een erkende effectenbeurs om aandelen in te roepen, indien dit door de onderneming wordt besloten.

(f) Te ontvangen van beoogde aandeelhouders om aanvragen met toepassingsgeld te delen, met of zonder premie, en om een ​​gedetailleerd en chronologisch overzicht van dergelijke inkomsten te maken.

(g) Om de Registrar of Companies op de hoogte te stellen van het feit dat (i) het minimumabonnement is verhoogd en (ii) de bestuurders hebben betaald voor het ontvangen van het certificaat voor het starten van een bedrijfsactiviteit (noodzakelijk voor een naamloze vennootschap), aandelen.

(h) Een regeling treffen voor toewijzing van aandelen en uitgifte van aandeelbewijzen en om het ledenregister voor te bereiden met de details van de leden en hun aandelenbezit.

(i) Om te regelen na één maand en niet later dan zes maanden vanaf de datum van aanvang van de onderneming, de Statutaire vergadering in geval van een naamloze vennootschap.

(2) Regelmatige werking van een bedrijf:

Als alle voorbereidende functies voorbij zijn, moet een bedrijf zijn reguliere functies als going concern uitvoeren.

De secretaris van de Vennootschap heeft in dit verband de volgende taken:

(a) Het Ledenregister te handhaven en van tijd tot tijd alle noodzakelijke wijzigingen aan te brengen die voortvloeien uit overdracht, overdracht, verbeurdverklaring, overlevering of nieuwe uitgifte van aandelen.

(b) Om de Raad van Bestuur bij te staan ​​bij het verbeuren van of het inleveren van aandelen alsook bij het doen van oproepen op aandelen, het uitgeven van rechtenaandelen of bonusaandelen en het uitgeven van aandeelbewijzen en eventuele aandelenwarrants.

(c) Het regelen van vergaderingen van de Raad van Bestuur, van leden, van commissies of subcommissies die door de vennootschap zijn benoemd en die op vaste tijdstippen en met regelmatige tussenpozen zoals bepaald in de Companies Act.

(d) om aankondigingen voor vergaderingen op te stellen en uit te geven, resoluties in te dienen, notities te maken over discussies en procedures, notulen op te stellen en deze bevestigd en verspreid te krijgen, de voorzitter van elke vergadering te helpen bij het tellen van de stemmen en de resultaten ervan te verklaren; om het bijwonen van de vergaderingen te registreren, om proxy's af te handelen en om al dergelijke andere handelingen met betrekking tot alle soorten bijeenkomsten uit te voeren.

(e) om bij de Registrar of Companies te deponeren met de voorgeschreven indieningstaksen en binnen de voorgeschreven termijn;

(i) Kopieën van gecontroleerde eindrekeningen en jaarlijkse rendementen na het einde van elk boekjaar,

(ii) kopieën van sommige specifieke resoluties,

(iii) Rendement op toewijzing van aandelen,

(iv) Verschillende verklaringen, enz.

(f) Het voorbereiden en behouden van alle Statutory Books, zoals het Ledenregister, Minute Books, etc.

(g) Het gemeenschappelijk zegel van de onderneming bewaren en aanbrengen op alle relevante documenten. Dit is een zeer belangrijke functie omdat een bedrijf een gemeenschappelijk zegel met zijn naam moet hebben dat zeer zorgvuldig op juridische documenten moet worden gebruikt.

Indien een bedrijf buiten India zaken doet, kan het, indien toegestaan ​​door de Statuten, een officieel zegel hebben dat buiten India gebruikt mag worden en dit zegel moet een echte kopie van het bestaande gewone zegel zijn.

(h) De bestuurders op de hoogte stellen en herinneren aan hun wettelijke verplichtingen en hen helpen dergelijke verplichtingen na te komen.

(i) Om de leden van het bedrijf in staat te stellen de wettelijke boeken te inspecteren en hiervan een kopie te maken en alle noodzakelijke communicatie naar de leden te maken.

(j) om de orders en instructies van de centrale overheid, de griffie van vennootschappen, de wet van de vennootschap, het gerecht enz. uit te voeren, indien en wanneer vereist.

(k) Om te zien dat de rekeningen van het bedrijf worden opgesteld en onderhouden en gecontroleerd zoals vereist door de wet.

(l) Om te zien dat dividend wordt uitgekeerd (door het sturen van dividendwarrants), wordt de aandeelhouders binnen 42 dagen na de datum van aangifte en het niet-betaalde dividend na drie jaar overgedragen aan de algemene inkomstenrekening van de centrale overheid.

(3) Op het moment van een overeenkomst (op basis van compromis, fusie of reconstructie of overnamebod door een bedrijf op een ander bedrijf) in het bedrijf zoals door het bedrijf zelf of door leden of crediteuren bij het Hof is aangevraagd, heeft de secretaris uitgebreide taken voor het voorbereiden van verslagen en verklaringen, het regelen van vergaderingen zoals voorgeschreven door het Hof, het maken van circulaires enz.

(4) Op het moment van liquidatie:

Een bedrijf kan vrijwillig door de leden worden ontbonden of op grond van wettelijke dwang wanneer een bedrijf zijn schuldeisers niet kan betalen of wanneer een bedrijf wettelijke bepalingen schendt of onder andere omstandigheden zoals bepaald in de Companies Act.

De wet bepaalt ook dat de secretaris, als een functionaris van de onderneming, wettelijke verplichtingen heeft om de officiële vereffenaar bij te staan ​​en de eventuele uitspraken van het Hof bij de liquidatie te verrichten.

Hij moet ook de Raad van Bestuur bijstaan, zoals vereist in de omstandigheden en de contacten onderhouden met de leden, schuldeisers, bijdragers, de Registrar of Companies en andere betrokkenen. Hij moet de nodige teruggaven en verklaringen indienen bij de bevoegde autoriteiten.