16 Snelle tips voor het houden van een effectieve vergadering (met checklist)

Een effectieve ontmoeting is de baby van iedereen, niet alleen de voorzitter of de voorzitter. We oogsten wat we zagen.

1. Duidelijkheid van het doel:

De doelen van de bijeenkomst moeten duidelijk zijn en de aanpak moet goed worden geschetst. Dan kan de discussie doelgericht zijn.

2. Geschikte voorzitter:

De voorzitter zou bij de gelegenheid moeten passen. Engeland koos Churchill als oorlogstijd-premier maar toen de vrede werd gevestigd.

3. Goede briefing:

Alle leden moeten een goede briefing en aanmoediging hebben om bij te dragen aan de ontmoeting.

4. Zorg voor punctualiteit:

Aangezien ieders tijd betrokken is, moet de voorzitter stappen ondernemen om stiptheid te waarborgen. Er moeten beloningen voor zijn en straffen (zelfs als ze subtiel zijn) omdat ze het niet uit pure gewoonte houden.

5. Tijdbeheer:

Om op tijd te beginnen en eindigen en om recht te doen aan de agenda, moet de voorzitter goed plannen. De individuele items op de agenda kunnen een vaste tijd toegewezen krijgen om de toewijzing van tijd in evenwicht te brengen.

6. Heb een strategie:

Sinds de eendaagse cricket is gekomen, hebben we veel van strategie gehoord. Een meetleidster moet een vooraf geplande strategie hebben voor het aanpakken van bepaalde mensen, bepaalde kwesties en bepaalde te verwachten situaties.

7. Duidelijke beslissingen:

De beslissingen moeten duidelijk zijn en de toewijzing van taken op basis van bekwaamheid en bereidheid. Er moet een duidelijke betrokkenheid van de leden zijn.

8. Democratische geest:

Democratie is voor ieders rechtvaardige ontwikkeling. Laat iedereen bijdragen, worden vertegenwoordigd, worden aangesproken in de beslissingen van de bijeenkomst.

9. Moedig het luisteren aan:

Luisteren wordt aangemoedigd als dingen voor iedereen van belang zijn. Maar verschillende motieven spreken verschillende mensen aan. Niet-luisteraars worden geconfronteerd met de mogelijkheid van afwijzing en censuur.

10. Los conflicten op:

Een botsing van standpunten moet worden opgelost. In plaats van planningsproblemen, kan men ze face-on ontmoeten.

11. Leg positieve en negatieve kanten uit:

De voorzitter of een deskundige woordvoerder moet zowel het goede in een idee als in het slechte uitleggen. Issue-based politiek is de beste. Een rationele en kritische, goed geïnformeerde en niet-emotionele benadering moet worden aangemoedigd.

12. Gebruik meningsverschillen:

Als er onenigheid ontstaat in de procedure, kan dit een bron van een beter idee zijn.

13. Niet-persoonlijke opmerkingen:

Het lid hoeft niet in het persoonlijke leven van anderen te gaan wanneer de vergadering over problemen gaat, niet iemands persoonlijke leven.

14. Geef een meerkeuze:

Om de leden het gevoel te geven dat ze hebben gekozen en besloten, is het handig om ze verschillende opties te geven en er het beste uit te halen.

15. Zelfontplooiing:

De bijeenkomst moet voldoen aan de kwaliteit van beslissingen en de kwaliteit van deelname. In een vriendelijke sfeer, met onpartijdig voorzitterschap, is dit gevoel gemakkelijker te ontwikkelen. De leden moeten hun emotionele voldoening hebben.

16. Krijg definitieve oplossingen:

In plaats van halfweg oplossingen of compromissen, moeten beslissende oplossingen worden genomen.

valkuilen:

Tijdens het houden van een vergadering moeten we waken voor:

(a) Een vertraagde start

(b) Neerkomen bij kleine problemen

(d) Onderbrekingen

(e) Monopoliseren door een lid of een subgroep

(f) Cross-talk

(g) Tangentieel praten

(h) Emotionele opflakkeringen

(i) Zwakke of bevooroordeelde stoelgang

(j) afwezigheid van hoofdrolspelers

(k) Een te ambitieuze agenda

(l) Ontmoeting als een vervanging voor denken en doen (een soort gieten van problemen bij een groep en het vinden van een zondebok)

Checklist voor het houden van goede vergaderingen:

Als arrangeur van vergaderingen zul je deze checklist misschien nuttig vinden.

1. De stoelen, tafels, etc. moeten goed zijn opgesteld.

2. Als de leden naamborden, badges enz. Moeten hebben, moeten deze worden geregeld.

3. Er moeten kantoorbenodigdheden zoals spelden, clips, plakband, papier, pennen enz. Aanwezig zijn.

4. Het omroepsysteem moet worden getest.

5. Voor visuele projectie moet het apparaat worden getest.

6. Display-items moeten gereed zijn en, indien nodig, worden gerepareerd.

7. De hal moet netjes en vrij zijn om gemakkelijk te kunnen bewegen. Geen draden op de grond waar men kan struikelen.

8. Er moeten voorzieningen zijn voor snacks, water, enz., Indien nodig. Sommigen geloven dat "Geen ontmoeting zonder eten."

9. Ervoor zorgen dat de leden een kennisgeving hebben ontvangen. Zorg ervoor dat ze voorbereid zijn. De timing van uw telefoon voor hen is belangrijk.

10. Buitendeskundigen hebben speciale behandeling nodig. Er moet een regeling worden getroffen om ze te ontvangen en te escorteren.

11. Men moet zorgen voor de verlichting, ventilatie, akoestiek (geluidsspreiding) en temperatuur van de plaats van de ontmoeting.

12. Het organiseren van een grote vergadering is zelf een commissiejob. Je moet zien dat de co-arrangeurs goed gebriefd zijn en communicatielijnen open staan.

13. Na de bijeenkomst moet de follow-up actie snel zijn. Het succes van een ontmoeting en lof daarvoor kan ons zo zelfvoldaan maken dat we inactief worden.

14. Men moet het actieplan voortzetten door een keten van toezicht te vormen. Dit zou de belangrijkste kritiek wegnemen die zelfs van toepassing is op goed geleide vergaderingen - al het gepraat en geen actie.