Top 5 stappen betrokken bij het proces van taakanalyse

De volgende stappen worden gevolgd voor het proces van taakanalyse:

1. Tijd voor het uitvoeren van een taakanalyse:

"Is de tijd rijp voor het uitvoeren van functieanalyses?" Is de vraag die human resource manager zichzelf moet stellen. Hij moet beslissen over deze belangrijke kwestie. Het is een kwestie van strategie. In de moderne tijd verandert het snel. De nieuwe concurrenten betreden de zakelijke en industriële arena. Onder de gewijzigde omstandigheden moeten organisaties de organisatorische structuur herstructureren als onderdeel van de strategie om de uitdagingen opnieuw aan te gaan. Dit leidt tot een taakanalyse. Sommige nieuwe banen kunnen worden gecreëerd, sommige worden geëlimineerd of sommige kunnen met andere worden gecombineerd.

De kwalificaties, vaardigheden, kennis van computers en andere mogelijkheden die vereist zijn om de functie uit te voeren en de salarisstructuur kunnen ook veranderen. Bijkomende taken kunnen worden gecreëerd als gevolg van uitbreiding, fusies en overnames die taakanalyses vereisen.

Medewerkers en managers kunnen van mening zijn dat hun huidige positie meer hard werk vereist en dat ze een hogere loonschaal nodig hebben. Dit leidde ook tot een analyse van banen die opnieuw moesten worden ondernomen om de taken, verantwoordelijkheden en verantwoordelijkheden te bepalen met kennis, vaardigheden, talent, potentieel, vaardigheden die nodig zijn om de functie uit te voeren en de salarisstructuur die daaraan moet worden aangepast. Normaal gesproken moet een taakanalyse worden uitgevoerd na een regelmatig interval van twee, drie of vijf jaar of op elk gewenst moment als dat nodig is.

2. Verzameling van informatie met betrekking tot banen:

Na de beslissing om een ​​taakanalyse uit te voeren, is de eerste stap het verzamelen van alle relevante informatie met betrekking tot verschillende banen in de organisatie. Hieronder volgen de manieren om informatie te verzamelen ten behoeve van functieanalyses.

(a) Vragenlijsten:

Het is een veelgebruikte methode voor gegevensverzameling. Het is een minder dure methode om informatie over het werk te verzamelen bij de werknemers. Een gedetailleerde vragenlijst is opgesteld zodat essentiële informatie niet wordt gemist. De vragenlijsten werden vroeger verspreid onder de werknemers van wie informatie over banen moet worden verzameld.

(b) Observatie:

In deze methode worden de uitvoerders tijdens het werk geobserveerd. Observatie kan continu zijn of in monsters. Deze methode is niet foolproof. Het is nuttig voor de banen met fysieke activiteiten. Het geeft waarnemer de algemene vertrouwdheid met het werk.

(c) Interviews:

De ervaren medewerkers die volledige kennis hebben over de banen worden geïnterviewd en de relevante informatie over het werk en de specifieke activiteiten verzameld. Een gestructureerd interview is het nuttigst om essentiële informatie te verzamelen over de functie en de prestaties ervan. Een interview is tijdrovend. Een interview kan bevooroordeeld zijn. Om dit te voorkomen, moeten meer werknemers worden geïnterviewd.

De informatie die op de bovenstaande manieren wordt verzameld, moet de informatie bevatten met betrekking tot de fysieke omgeving tijdens het uitvoeren van werkzaamheden zoals temperatuur, lawaai, vuil, waarschijnlijkheid van een ongeluk, comfort of ongemakken; sociale omgeving overwegend tijdens het uitvoeren van werk; getrokken financiële voordelen zoals loonschalen en andere prikkels; de kwaliteiten, vereist in een persoon voor het uitvoeren van de taak, zoals vaardigheden, capaciteiten, talent, kennis, potentieel, intellect enz.

3. Formulieren voor opdrachtbeschrijving voorbereiden:

De informatie die op de bovenstaande manieren is verzameld, moet nu worden gebruikt om een ​​formulier met werkomschrijvingen voor te bereiden. Het is een document met de volledige informatie over de verschillende activiteiten die bij het werk horen. Het beschrijft hoe en wanneer werk moet worden gedaan en hoe een werkneemster het zal doen. De afzonderlijke formulieren voor taakomschrijving zijn voorbereid op verschillende taken die als referentie zijn opgeslagen.

4. Opdrachtspecificaties voorbereiden:

De volgende stap in het proces van taakanalyse is het opstellen van functiespecificaties op basis van verzamelde informatie. De taakspecificatie is de verklaring waarin minimaal aanvaardbare kwalificaties worden vermeld die in een persoon vereist zijn om de taak met succes uit te voeren.

5. Verslag voorbereiden:

De functieanalisten worden door de organisatie benoemd om een ​​taakanalyse uit te voeren. De volgende stap in het proces van taakanalyse is om het rapport over de functieanalyse door de analist voor te bereiden en hetzelfde aan de personeelsmanager voor te leggen. Het rapport bevat de verschillende activiteiten van verschillende banen en de minimale onderwijskwalificaties, ervaring, training en vaardigheden die nodig zijn om ze uit te voeren en de aanbevelingen.

Het door de analist ingediende rapport wordt vervolgens besproken op het hoogste managementniveau of personeelsbeheer kan de autoriteit hebben om in toto te aanvaarden of bepaalde wijzigingen in functieomschrijving en taakspecificatie aan te brengen nadat de werknemersvakbond en andere collega-managers van verschillende afdelingen zijn overtuigd van de organisatie.