Aankoopprocedure van materialen: 7 fasen
Enkele fasen zijn: 1. Ontvangsten en analyse van vereisten en verwerking van aanvragen 2. Keuze en locatie van potentiële leveranciers 3. Verzoek, ontvangst en analyse van offertes 4. Plaatsing van bestellingen 5. Follow-up en versnelling van de bestellingen en andere .
Stadia in aankoopprocedure:
- Ontvangsten en analyse van vereisten en verwerking van aanvragen
- Keuze en locatie van potentiële leveranciers
- Verzoek, ontvangst en analyse van offertes
- Het plaatsen van bestellingen
- Follow-up en expeditie van de bestellingen
- Verificatie van leveranciers Facturen voor betaling na verwerking Afwijkingen en afwijzingen
- Voltooide bestellingen sluiten en records onderhouden
Stadium # 1. Ontvangsten en analyse van vereisten en verwerking van aanvragen tot bestellen:
De verschillende afdelingen van de organisatie communiceren hun vereisten voor verschillende items om een afdeling te kopen via een aanvraagformulier.
Een bestelaanvraagformulier bereidt de basis voor het maken van de aankoop voor en bevat de volgende gegevens:
(i) Wat is het materiaal / artikel dat vereist is met kwaliteit en andere noodzakelijke specificaties?
(ii) Hoeveelheid vereist?
(iii) Datum waarop de materialen nodig zijn?
(iv) plaats van levering?
(v) Naam van de voorgestelde leverancier.
Een aanvraag tot bestellen wordt in tweevoud voorbereid en ondertekend door de bevoegde autoriteit. Om te controleren of het artikel in de winkel beschikbaar is, wordt het door de winkel gerouteerd. Formaat wordt getoond in Fig. 6.3
Stage # 2. Keuze en locatie van potentiële leveranciers:
Dit proces bestaat uit het selecteren van een behoorlijk aantal leveranciers via geautoriseerde vertegenwoordigers, catalogi, vakbladen. Advertenties, handelsgidsen of beurzen.
Het criterium voor de uiteindelijke keuze van een leverancier is ook gebaseerd op de volgende factoren:
(i) Betrouwbaarheid van de levering: op basis van in het verleden behaalde prestaties van de leverancier.
(ii) Zekerheid van tijdige levering van goederen opnieuw gebaseerd op gegevens uit het verleden.
(iii) Andere overwegingen zoals service na verkoop, houding tegenover door koper afgewezen goederen, technische assistentie in en na installatie, enz.
Hoewel overwegingen van de mogelijke leveranciers ook aandacht wordt besteed aan de volgende:
(i) Als de aankoop moet worden gedaan van de lokale markt of een andere concurrerende plaats buiten de sector.
(ii) Als alle aankopen moeten worden gedaan bij een enkele leverancier of bij verschillende leveranciers.
(iii) Of het nu rechtstreeks van fabrikanten te kopen.
Inkopers scannen de markt voortdurend op zoek naar potentiële nieuwe leveranciers.
Fase 3. Aanvraag, ontvangst en analyse van offertes:
Offerte is een vraag om te weten of de leveranciers het gewenste materiaal op de aangegeven datum kunnen leveren en zo ja, met welk percentage.
De offerteaanvraag wordt gedaan op een gespecificeerde vorm zoals getoond in Fig. 6.4
Offertes worden uitgenodigd voor de aankoop van materiaal zoals hieronder weergegeven en moeten uiterlijk op (datum) om (tijd) bij dit kantoor aankomen. De offertes moeten worden verzonden met volledige details en ondersteund door details, literatuur of pamfletten etc.
(i) Gelieve op de bovenkant van de envelop te vermelden
Aanvraag Nee .......... Datum waarop de verschuldigde ..................
(ii) De offertes moeten in tweevoud worden ingediend.
(iii) De offertes moeten in dezelfde volgorde worden gegeven als in de aanvraagbrief.
(iv) De Offertes moeten minstens één maand vanaf de datum van opening geldig zijn,
(v) De vermelde tarieven dienen VOOR bestemming van de koper te zijn en alle belastingen te omvatten.
(vi) De offertes dienen in verzegelde omslagen te worden verzonden.
(vii) Het recht is voorbehouden om een offerte geheel of gedeeltelijk te accepteren of te weigeren zonder een reden op te geven.
(viii) De verkoper kan aanwezig zijn op het moment van het openen van offertes.
Verzoek indienen voor offertes:
Verzoek om citaten wordt gedaan op voorgeschreven Performa getoond in Fig. 6.4 aan alle geselecteerde leveranciers of bronnen en levering. Op het offerteformulier vindt u de details van het aangekochte materiaal en de algemene voorwaarden waaronder de koper het materiaal zou willen aanschaffen.
Analyse van citaten:
Na ontvangst van citaten uit verschillende bronnen worden deze bestudeerd voor vergelijkingen van tarieven, andere voorwaarden en condities vermeld in de offerteaanvraag. Een vergelijkende verklaring zoals getoond in Fig. 6.5 wordt voorbereid voor analyse. N.TS en A.TS is gemarkeerd op elk item dat wil zeggen niet op specificaties en volgens specificaties en selectie van de juiste leverancier is van items gemarkeerd ATS
De vergelijkende verklaring die hierboven is opgesteld, dient een goede leidraad bij het selecteren van de juiste leverancier, dwz waarvan het materiaal aan de vereiste specificaties voldoet.
Fase # 4. Plaatsing van bestellingen:
Na het selecteren van de juiste leverancier, wordt een bestelling (zoals weergegeven in figuur 6.6) naar hem verzonden. De bestelling vormt een juridisch document en dient als leveranciersautoriteit voor de levering van materiaal volgens de voorwaarden van de inkooporder.
Stadium # 5. Follow-up en versnelling van de bestellingen:
Het plaatsen van de bestelling geeft geen garantie voor de levering van materialen en enige uitvoering is ook vereist.
Daarom houdt het aankoopgedeelte contact met de leverancier om:
(i) Krijg informatie over de voortgang van de bestelling.
(ii) Leverancier moet worden herinnerd vóór het verstrijken van de leveringsperiode, aangezien dit de essentie van het koopcontract is.
(iii) Corrigerende maatregelen nemen (zoals het wijzigen van de transportmodi of het overdragen van een deel van de bestellingen naar de andere leveranciers) zodat materiaal op tijd kan worden ontvangen zoals eerder gepland.
Zes exemplaren van de bestelling worden voorbereid door de afdeling aankoop. en elk exemplaar wordt ondertekend door de aankoopfunctionaris.
Van deze exemplaren wordt één kopie verzonden naar:
(i) Leverancier.
(ii) Sectie opslaan.
(iii) Accounts Section.
(iv) Inspectiedept.
(v) Deptt. aanvragen plaatsen.
(vi) Aankoop Deptt voor opname.
Stadium # 6. Verificatie van leveranciers Facturen voor betaling na verwerking Afwijkingen en afwijzingen :
Rapporten over het materiaal dat is ontvangen, worden vergeleken met de inkooporders om discrepanties te ontdekken, dwz kwaliteitsvariaties, enz. De verschillen in kwaliteit of kwantiteit moeten onmiddellijk ter kennis worden gebracht van de leveranciers. Het afgekeurde materiaal kan worden teruggestuurd naar de leverancier voor vervanging.
Facturen worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat het materiaal is ontvangen volgens bestellingsspecificaties en overeengekomen prijs. Na het bevestigen van deze dingen wordt de betaling gedaan aan de verkoper voor het ontvangen materiaal.
Stadium # 7. Voltooide bestellingen sluiten en archieven bijhouden:
Na vergelijking van de bestelling met de ontvangstrapporten en de factuur van de leverancier. De bestellingen worden behandeld als voltooide bestellingen en gesloten. De laatste stap van de aankoopprocedure is het archiveren van de gegevens van deze transacties, dwz het bijhouden van records.
