Materiaalbeheersing: definities, doelstellingen en vereisten
Hier geven we details over de definities, doelstellingen en vereisten van materiële controle!
Definitie van materiaalbeheersing:
Materiaalbeheersing kan worden gedefinieerd als een systeem dat de beschikbaarheid van de vereiste hoeveelheid materiaal van de juiste kwaliteit op het juiste moment waarborgt en tegelijkertijd voorkomt dat onnodig kapitaal in winkels wordt geblokkeerd. Het systeem van materiaalcontrole moet zo uitgebreid zijn dat het de hele procedure bestrijkt vanaf het moment dat de bestelling wordt geplaatst bij de leveranciers tot het stadium totdat de materialen in de productie worden verbruikt.
Objectives of Material Control:
De volgende kunnen worden genoemd als algemene doelstellingen van materiaalbeheersing of, met andere woorden, de volgende stappen moeten worden genomen om ervoor te zorgen dat er geen ondoelmatigheid bestaat met betrekking tot materialen:
1. Beschikbaarheid:
De verschillende materialen en winkels die nodig zijn om de productie soepel voort te zetten, moeten altijd beschikbaar zijn. Dit betekent niet alleen dat de hoofdgrondstoffen en de hoofdwinkels moeten worden bevoorraad, maar ook dat er kleine en goedkope, maar noodzakelijke materialen voor nodig zijn. In een katoenfabriek worden bijvoorbeeld altijd katoen en steenkool geleverd, maar het is ook noodzakelijk dat de juiste smeerolie voor machines altijd beschikbaar is. Het stopzetten van de productie om welke reden dan ook is erg duur en de persoon die verantwoordelijk is voor de levering van materialen en winkels moet ervoor zorgen dat de productie niet wordt onderbroken vanwege gebrek aan materialen en winkels.
2. Goede kwaliteit en prijs:
Bij de aankoop van de materialen en winkels moet ervoor worden gezorgd dat de vereiste kwaliteit van materialen wordt gekocht en dat de betaalde prijs redelijk laag is. Het heeft geen zin om goederen van inferieure kwaliteit of van een zeer hoge kwaliteit te kopen. Voor elk product of elke klus is er een bepaalde kwaliteit van materialen die nodig is en dat alleen kwaliteit moet worden gekocht. Voor het afdrukken van tekstboeken mag bijvoorbeeld geen kunst- of krantenpapier worden gebruikt; wit printpapier met een redelijke gewichtswaarde zal nodig zijn. Maar een boek met kunstfoto's en redelijk geprijsd moet worden afgedrukt op papier van goede kwaliteit; kranten moeten krantenpapier gebruiken, anders zijn de kosten te hoog.
De prijzen moeten ook onnodig hoog zijn, hoewel het in sommige gevallen het beleid van de onderneming kan zijn om bepaalde leveringen aan te moedigen door hen een hogere prijs te betalen dan op de markt gebruikelijk is; maar dit kan slechts voor een korte periode en in speciale gevallen zijn.
3. Minimale verspilling:
Terwijl verschillende materialen worden opgeslagen in de godowns, moet het verlies van of schade aan de verschillende items zo laag mogelijk worden gehouden. De verliezen zijn meestal diefstal of schade door roest, stof, vuil of water. Al deze verliezen moeten grondig onder controle worden gehouden.
4. Geen overstocking:
Investeringen in voorraden materialen en winkels moeten zo laag mogelijk worden gehouden. Dit betekent dat onnodig grote voorraden niet moeten worden gehandhaafd.
5. Informatie over beschikbaarheid van voorraden:
Er moet voortdurend informatie over de voorraad beschikbaar zijn. Dit zorgt voor een goede planning van het werk en ook voor het tijdig aanvullen.
6. Minimaal verlies tijdens proces:
Terwijl de materialen in de fabriek worden gebruikt, moet de verspilling op het minimaal mogelijke niveau worden gehouden. Enige verspilling is er zeker, maar efficiëntie vereist dat de verspilling niet boven het minimumniveau mag gaan.
Belangrijke vereisten voor materiaalbeheersing (managementverwachtingen):
De belangrijkste vereisten van elk systeem voor materiaalcontrole zijn de volgende:
1. Een goede coördinatie van alle afdelingen die betrokken zijn bij het kopen, ontvangen, testen, goedkeuren, opslaan, administreren en distribueren van fondsen.
2. Gebruik van materialen, benodigdheden en uitrustingsbudgetten, zodat economie bij inkoop en gebruik van materialen kan worden gerealiseerd.
3. Werking van het systeem van interne controle, zodat alle transacties met betrekking tot materialen, leveringen en apparatuuraankopen worden gecontroleerd en goedgekeurd door een aantal daartoe bevoegde personen.
4. Centralisatie van inkoop is aan te raden. Economie in inkoop en gebruik van materialen kan worden bereikt door het gebruik van materialen, benodigdheden en apparatuurbudgetten.
5. Standaardformulieren waarop instructies met betrekking tot aankopen en gebruik van materialen correct zijn geschreven, moeten worden geaccepteerd.
6. Opslag van alle materialen en benodigdheden op een aangewezen locatie, goed beveiligd onder effectief toezicht.
7. Er moet een systeem van permanente voorraad worden vastgesteld, zodat het mogelijk is om op elk moment de hoeveelheid en de waarde van elke soort materiaal in voorraad te bepalen.
8. Bepaling van een minimumhoeveelheid voor elk artikel beneden welk punt de voorraad niet mag dalen en ook een maximale hoeveelheid waarboven de voorraad niet mag worden vervoerd.
9. Een goed en effectief systeem voor voorraadbeheer en uitgifte moet worden goedgekeurd, zodat er bij aanvraag aan de afdelingen materialen worden geleverd op het juiste moment en in de juiste hoeveelheid op het moment dat ze nodig zijn.
10. Ontwikkeling van een systeem van controlerende rekeningen en ondergeschikte bescheiden die summiere en gedetailleerde materiële kosten in elk stadium van materiële ontvangst en consumptie van de voorraadkamer aan gebeëindigde goederen tonen.
11. Regelmatige rapporten van aangekochte materialen, uitgegeven uit voorraad, voorraadsaldi, verouderde voorraad, goederen geretourneerd aan verkopers en verwende of defecte artikelen.
