Voorraad: inventarisatie, records en gebruikte formulieren (met exemplaar)

Voorraad: inventarisatie, records en gebruikte formulieren (met exemplaar)!

Perpetual Inventory:

De CIMA definieert eeuwigdurende inventaris als "Een systeem van records onderhouden door de controllingafdeling die de fysieke verplaatsing van aandelen en hun huidige balans weerspiegelt." Het betekent een systeem van records - een systeem waarmee continue informatie beschikbaar is over beschikbaarheid van materiaal en winkels bekend als Perpetual Inventory. Het gaat om het vaststellen van het saldo na elke ontvangst en afgifte via prikkaarten of grootboeken.

Continu inventariseren:

Het is essentieel om de nauwkeurigheid van de Perpetual Inventory te bewijzen, dat er continu moet worden gewogen. Normaal gesproken wordt fysieke voorraad eenmaal per jaar of eenmaal in zes maanden uitgevoerd. De werkelijke hoeveelheid van elk artikel wordt vermeld en vergeleken met boekcijfers. Als er geen fout of verspilling of diefstal heeft plaatsgevonden, moet het boekcijfer (volgens de bin-kaart of het grootboek van de winkel) overeenkomen met de feitelijke fysieke voorraad.

Als er een meningsverschil is, moet dit in staat zijn om een ​​verklaring te geven. Maar aangezien het gaat om het doornemen van de records van het hele jaar en proberen te onthouden wat er het hele jaar door is gebeurd, kan het meningsverschil over het algemeen niet worden verklaard en moeten de boekcijfers worden aangepast.

De continue inventarisatie neemt dit nadeel weg. Onder dit systeem worden dagelijks vijftien of twintig items van de voorraad ingenomen door de bin-kaart of het grootboek van de winkel. Als er een verschil van mening is, wordt het verschil daar en dan uitgelegd. Omdat het aantal ontvangsten of problemen niet groot zou zijn, zou de oorzaak van het verschil bekend en verwijderd zijn.

De volgende dag worden de volgende 15 of 20 items opgenomen en hun fysieke voorraad en boekvoorraad vergeleken. Op deze manier worden alle items drie of vier keer per jaar gecontroleerd in plaats van slechts één keer onder de jaarlijkse inventarisatie. Naast het feit dat de voorraad en de boekenvoorraad altijd overeenkomen, zorgt het systeem ervoor dat de winkelier zijn winkels doorloopt en eventuele lekken, verspilling of diefstal waarneemt, zodat alle verliezen direct kunnen worden gecontroleerd.

Het systeem vermijdt de noodzaak van jaarlijkse inventarisatie en verstoring van de gebruikelijke werkzaamheden. Voorraadbladen kunnen worden getypt uit het winkelboek, wetende dat er geen discrepantie bestaat tussen de werkelijke voorraad en de boekvoorraad. Tussentijdse accounts zijn mogelijk en eindrekeningen kunnen snel klaar zijn.

Om de controle en de algemene bewaartermijnen te vergemakkelijken, moeten de originele verpakkingen intact worden gehouden en moet de hoeveelheid in elke verpakking worden vermeld. De verificateur moet dan alleen de losse hoeveelheid tellen of wegen. Als de dagelijkse controle door iemand anders dan de winkelier of zijn ondergeschikten wordt uitgevoerd, zou dit een uitstekende controle van de activiteiten van de winkelier zelf zijn.

Enkele items moeten willekeurig worden geselecteerd (naast de reguliere items) om een ​​verrassingselement te bieden. Deze controle door een "buitenstaander" moet niet moeilijk zijn, gezien het feit dat het nummer van de prullenbak wordt vermeld op de bin-kaart of het grootboek van de winkel. Men kan naar de betreffende bak gaan en het artikel dat daar ligt tellen of meten of wegen en het resultaat vergelijken met het boekbeeld.

Het record:

The Stores Ledger:

In elke fabriek van redelijke grootte zou het nodig zijn om continue informatie te hebben over de waarden van aangekochte, uitgegeven en nog in evenwicht zijnde materialen en winkels. Voor dit doel is het noodzakelijk om een ​​account bij te houden voor elk item, zowel wat betreft hoeveelheid als hoeveelheid. Accounts van goedkope materialen worden mogelijk niet onderhouden. Het bedrag dat wordt uitgegeven aan hun aankopen kan direct worden afgeschreven van Factory Expenses.

De vorm van het account wordt hieronder weergegeven:

Invoer in de Stores Ledger wordt in principe op dezelfde manier gemaakt als in Bin Cards. Het enige verschil is dat er in de Stores Ledger ook bedragen moeten worden ingevoerd. Het onderhoud van het grootboek van winkels zodat informatie over het saldo in de hand en de waarde van een dergelijk saldo altijd beschikbaar is, wordt het Perpetual Inventory System genoemd. (Het kan niet gezegd worden dat het compleet is zonder continu voorraadbeheer).

Deze taak moet worden toevertrouwd aan een aparte klerk en het zou niet gepast zijn om de taak aan de winkelier zelf toevertrouwen of om de klerk een ondergeschikte aan hem te maken. De Opgeslagen Grootboekklerk zou in het calculatiekantoor moeten werken. Er is al op gewezen dat de boeking in Stores Ledger met betrekking tot de ontvangsten plaatsvindt op basis van de ontvangen winkelnota. Wat kwesties betreft, wordt de invoer verricht op basis van het verzoek om toestemming, dat de afgegeven hoeveelheid vermeldt.

Het is de Stores Ledger Clerk die het grootboek op de juiste pagina opent, het tarief te weten komt en de berekening uitvoert. Het aldus berekende bedrag wordt ingevoerd op de aanvraagbon en ook in de uitgiftekolom van het grootboek.

Formulieren die moeten worden gebruikt in voorraadbeheer:

De belangrijkste vormen die worden gebruikt bij inventarisatie zijn de volgende:

(i) Voorraadmagneten:

Voorraadtags zijn uitglijders met twee delen: -tagnummer, materiaalsymbool, hoeveelheid nadat de inventaris is genomen, eenheid van hoeveelheid. Het onderste deel toont ook dezelfde informatie. De bovenste en onderste delen zijn geperforeerd. Het bovenste gedeelte is bevestigd aan de voorraadbak en het onderste gedeelte is afgescheurd en bewaard voor de voorraadverificatie.

Als een bunker geen tag bevat, betekent dit dat het item nog moet worden geverifieerd. Na de juiste verificatie worden de lagere delen van de tags verwerkt voor de vaststelling van de voorraad. Als vervolgens wordt vastgesteld dat het fysieke saldo en de boekwaarde niet met elkaar overeenstemmen, maken deze tags van het bovenste gedeelte in opslaglocaties de mogelijkheid om opnieuw te controleren of opnieuw te controleren.

(2) Voorraadbladen:

Een voorraadblad is een lijst met materialen die vallen onder voorraadtags, met het voorraadsaldo en de grootboekensaldo-balans naast elkaar om eventuele discrepanties tussen beide weer te geven. Hieronder volgt een indeling van het voorraadoverzicht.

Na voltooiing van de voorraadverificatie wordt dit blad naar de winkels verzonden. voor het maken van de benodigde gegevens. Als er afwijkingen zijn, wordt noodzakelijk onderzoek gedaan om oorzaken van afwijkingen te achterhalen en ook om maatregelen te nemen om verschillen te voorkomen en te beheersen.