Belangrijke functies van een typische zakelijke onderneming (7352 woorden)

Enkele van de belangrijke categorieën waaronder de functies van een typische zakelijke onderneming in grote lijnen kunnen worden ingedeeld, zijn:

Bedrijven ontwikkelen en gebruiken bedrijfsinformatiesystemen om aan hun informatiebehoeften te voldoen. De informatiebehoeften van een onderneming worden voornamelijk bepaald door (a) de aard van bedrijfsfuncties of -activiteiten, en (b) het proces van bestuurlijke besluitvorming gevolgd door de bedrijfsmanagers.

Het is daarom noodzakelijk om de informatiebehoeften van bedrijven met betrekking tot verschillende bedrijfsfuncties of -activiteiten en het proces van managementbeslissingen in zwang te begrijpen, in een bepaalde onderneming. De zakelijke functies of activiteiten en het besluitvormingsproces van managers variëren van de ene onderneming tot de andere, dus de informatie zou ook nodig zijn.

De functies van een typische zakelijke onderneming kunnen grofweg worden ingedeeld in de volgende categorieën:

1. marketingfunctie,

2. Financiële functie,

3. Productiefunctie,

4. Human Resources Management-functie,

5. Informatiefunctie.

Informatiebehoeften van een onderneming kunnen dus onder deze brede functionele gebieden worden geïdentificeerd. Van bij het begin is het echter van essentieel belang erop te wijzen dat de huidige realiteit van de markt doet vermoeden dat de focus van alle zakelijke functies de klant, de raison d'être van elk bedrijf moet zijn.

Elk van de bedrijfsfuncties moet daarom gericht zijn op doelen zoals het verlagen van de kosten, het stroomlijnen van processen, het onderhouden van goede relaties met klanten, het verkorten van cyclustijden, het handhaven van een hoge mate van kwaliteitscontrole, het aanpassen van producten en diensten, het bedienen van nichemarkten, enz.

Voor het bereiken van deze doelen heeft een manager informatie, services en netwerken nodig die hem in staat stellen zich op klanten te richten. Het belangrijkste van dergelijke informatie, diensten en netwerken wordt hieronder besproken met speciale aandacht voor elk van de bedrijfsfuncties.

1. Marketingfunctie en informatiebehoeften:

Marketing, hoewel een essentieel onderdeel van het bedrijfsleven, krijgt de minste aandacht van de ontwerpers van de informatiesystemen. De productiviteit van de marketingfunctie is ten dele afhankelijk van de dynamiek van de marktwerking en het marktinformatiesysteem.

Omdat de voordelen van IT in marketingfuncties voornamelijk ongrijpbaar zijn en het erg moeilijk wordt om de impact van het informatiesysteem te onderscheiden van de dynamiek van de marktkrachten, wordt vaak waargenomen dat de marketingmanagers niet de gewenste rechtvaardiging kunnen bieden voor investeringen in de IT-infrastructuur.

Snel veranderende marktomstandigheden en persoonlijk contact van de marketing executives zorgen ervoor dat ze meer vertrouwen hebben in de kwalitatieve factoren dan in de kwantitatieve factoren in hun besluitvorming. Als gevolg hiervan zijn hun verwachtingen van de IT-infrastructuur laag.

Een deel van de kwantitatieve informatie wordt aan marketingmanagers verstrekt door andere afdelingen, zoals financiën en productie. Dit is nog een reden waarom marketingafdelingen niet hun recht hebben op de IT-infrastructuur.

Door de veranderende marktdynamiek is persoonlijk contact met de potentiële kopers ontoereikend. Met de toenemende concurrentie worden maatwerk van producten en after-sales service steeds belangrijker. Van de marketingafdeling wordt verwacht dat ze informatie verstrekt over het ontwerp van het product en de productievereisten.

De marketingafdeling moet nu de leidende informatie leveren aan andere afdelingen. De rollen in dit opzicht worden omgekeerd. Marketingmanagers hebben ook een gevoel van ontoereikendheid van informatie gekregen en er is een geleidelijke verandering in hun benadering van IT-infrastructuur. Ze denken nu dat IT-infrastructuur hen in bijna alle marketingactiviteiten kan helpen.

Informatiebehoeften van marketingfunctie :

De informatiebehoeften van een typische marketingafdeling omvatten:

1. Klantcontact- en promotie-informatie,

2. Verkoopinformatie,

3. Marktonderzoeksinformatie,

4. Productplanning, evaluatie en ontwikkelingsinformatie,

5. Prijzeninformatie, en

6. Informatie over begrotingscontrole.

Een effectieve IT-infrastructuur moet gericht zijn op het voldoen aan al deze informatiebehoeften van de marketingafdeling.

Klantcontact en promotie:

Het leggen van contacten met de potentiële klanten is de eerste stap in het marketingproces. De twee meest gebruikelijke manieren om contact te leggen met klanten zijn reclame en persoonlijke verkoop.

IT had bijna geen enkele rol meer te spelen in deze hoofdactiviteit van de marketingafdeling. Met de convergentie van communicatietechnologie met IT is contact opnemen met klanten echter mogelijk via de IT-infrastructuur.

Het contact met de klant moet worden vastgesteld en onderhouden tijdens het hele proces van aankoop door de klant. Traditioneel zijn er vijf brede fases erkend in het koopproces; elke fase eindigt met het evenement om het marketingdoel te bereiken. Deze fasen zijn:

1. Erkenning van de noodzaak van een product,

2. Verwerving van informatie over beschikbaarheid,

3. Ontwikkeling van specificaties van het product,

4. Aankoop van het product,

5. Beoordeling na aankoop.

Marketinginspanning is erop gericht om de potentiële klant tijdens deze fasen te helpen. Dit gebeurt door contact te leggen met de potentiële klant via advertenties en persoonlijke verkoop.

Reclame richt zich over het algemeen op de eerste twee fasen, terwijl persoonlijke verkoopinspanningen de potentiële klanten in de derde fase helpen. Het bestellen van bestellingen, het verwerken van bestellingen en het incasseren van betalingen voltooien het aankoopproces en klantenservice neemt het over in de laatste fase. De relatieve effectiviteit van reclame en persoonlijke verkoop verschilt echter in verschillende fasen van het koopproces voor verschillende producten.

De rol van IT in het koopproces:

IT kan een onderneming in staat stellen tijdens het koopproces contact op te nemen en te onderhouden met de potentiële klant. Dit wordt gedaan door elektronisch contact met de klant tot stand te brengen met behulp van elektronische kiosken op geselecteerde sites die vaak worden bezocht door potentiële klanten en websites op internet. De elektronische kiosken zijn multimediamachines die ontworpen zijn om gebruiksvriendelijk en interactief te zijn in het proces van levering van informatie aan externe gebruikers zoals klanten, investeerders, enz.

Hun populariteit neemt niet alleen toe in informatie rijke industrieën zoals bank- en financiële diensten, maar ook in de verkoop van speelfilms en andere show-biz producten. Het gebruik van internet als middel om klanten te bereiken, is ook succesvol geweest.

De handel op internet groeit zeer snel en zal waarschijnlijk in de buurt komen van $ 2000 miljard tegen AD 2000. Bedrijven zouden de volgende voordelen genieten door elektronische kiosken en internet te gebruiken voor klantcontact en promotie:

(a) Eén-vensterservice:

Met behulp van IT is het mogelijk om elektronisch contact te leggen met de potentiële klant. De elektronische kiosken en websites op internet bieden een enkel venster service aan potentiële klanten in verschillende stadia van het koopproces. Dit helpt om de voortgang van de klant in het koopproces te versnellen.

(b) Interactief en privé:

Het elektronische contact met de potentiële klant kan behoorlijk interactief worden gemaakt. Een goede website is zeer interactief en stelt klanten in staat om productvereisten niet alleen op een meer interactieve manier te definiëren, maar zorgt er ook voor dat de interactie privé blijft.

Dientengevolge, scoort het over de persoonlijke verkoopinspanning. Vaak wil een potentiële klant niet geïdentificeerd worden en vindt hij het niet leuk dat anderen in zijn omgeving zich ervan bewust zijn dat hij de mogelijkheden onderzoekt om een ​​bepaald product te kopen, althans in de beginfase. Dit is vrij gebruikelijk in het geval van individuele klanten en zelfs in het geval van sommige van de institutionele en institutionele beleggers die hoogwaardige items of items voor persoonlijk gebruik kopen. In het geval van persoonlijke verkoopinspanningen gaat de privacy van het verkennend werk in het ene of het andere stadium verloren.

(c) Snelle reactie:

In het geval van persoonlijke verkoop moet het gemak van zowel de potentiële koper als de verkoopvertegenwoordiger worden gesynchroniseerd. In het geval van elektronisch contact is dit helemaal geen probleem; interactie is 24 uur per dag mogelijk op alle 365 dagen. De interactieve website helpt de klant bij het bepalen welke gegevens vereist zijn en verstrekt de productdetails in de volgorde en snelheid die door de klant wordt geregeld.

Het is dus effectiever dan de persoonlijke verkoop, vooral wanneer interactie tussen de koper en de verkoper een belangrijke rol speelt in de verkoopinspanningen. In het geval van financiële producten zoeken serieuze beleggers naar veel details met betrekking tot het product en het bedrijfsprofiel, en frequentere interactie voldoet aan de informatiebehoeften. Dit helpt veel bij het converteren van een query in een verkoop.

(d) Economisch reclamemedium:

Web is een economisch reclamemedium. Een goede website kost slechts een fractie van elk ander populair medium van uitgezonden advertenties. Het is effectiever als het gaat om het onder de aandacht brengen van potentiële klanten.

Industrial Development Bank of India (IDBI) stuurde meer dan 50.000 mailers die Rs uitgeven. 6 lac om reactie voor zijn Rs te vragen. 1000 crore obligatie-uitgifte.

Het antwoord was te verwaarlozen. In plaats daarvan, de website voor het probleem, kost Rs. 50.000 genereerden elke week 10.000 tot 15.000 hits. Een elektronische kiosk-hardware zou overal in de buurt van Rs 2 lac kosten en een goede software kost tussen Rs 4 tot 6 Lac. De onderhoudskosten zijn ook erg laag in vergelijking met andere advertentiemedia met een vergelijkbaar blootstellingspotentieel.

(e) Wereldwijd bereik:

Misschien is een van de belangrijkste redenen voor toenemende populariteit van internet als reclamemedium dat het een zeer grote geografische dekking biedt. Bijna driekwart van de 40 miljoen internetgebruikers komt uit de VS en Europa. Geen enkele andere reclamemedia biedt zo'n brede geografische dekking tegen zulke lage kosten. Dat is de reden waarom de inhoud van websites is ontworpen met globale oriëntatie.

(f) Meetbaar:

De impact van elektronisch contact is veel meetbaarder in termen van aantal en diepte van blootstellingen aan potentiële klanten dan enige andere vorm van reclame. De feedback met betrekking tot de effectiviteit van een website is snel.

De softwarepakketten die voor dit doel worden gebruikt, registreren niet alleen het aantal bezoeken op de site, maar houden ook informatie bij over de ernst van het bezoek, gedeelten van de site die de aandacht van de gebruikers van de faciliteit hebben getrokken.

Ze analyseren al dergelijke informatie bijna op real-time basis. Deze softwarepakketten bieden ook de nodige informatie die nodig is voor het beoordelen van het ontwerp en andere factoren. Bovendien kunnen wijzigingen in de gebruikersinterface van de faciliteit zeer snel worden doorgevoerd. Het minimaliseert dus de tijdsverschillen tussen de beslissing om te veranderen en de wijziging door te voeren.

De impact van IT op klantcontact kan aanzienlijk zijn, zelfs in het geval van niet-elektronische media van communicatie met klanten. Er is geen tekort aan succesverhalen met betrekking tot de verbeterde respons van selectieve direct mailing bij hulp van geschikte software.

Dergelijke software zou het productprofiel analyseren en matchen met het behoefteprofiel van de klant om te bepalen of het de moeite waard zou zijn om een ​​mailer voor het product naar een potentiële klant te sturen. IT kan veel helpen bij het besparen op stijgende kosten voor het verzenden van mailers naar potentiële klanten.

Om een ​​voorbeeld te geven van toenemende populariteit van software die helpt bij het verbeteren van het aantal mail-shots, houdt het Gold Mine-systeem mailers bij en bewaakt het de resultaten van marketingcampagnes. Het helpt de gebruikers zich te richten op het ontvangen van de mailers en een uitnodiging te ontvangen voor bedrijfsseminars.

Het helpt ook bij het afhandelen van correspondentie met potentiële klanten en het voldoen aan de gemeenschappelijke vragen van hen. Bovendien kan IT de effectiviteit van promotie-inspanningen drastisch verbeteren door informatie te genereren en te analyseren, zoals seizoensgebonden kortingsaanbiedingen, geschenkenschema's, speciale vertoningen, wedstrijden en competities, enz. De impact van dergelijke promotionele activiteiten kan veel meetbaarder zijn dan is mogelijk zonder een goede IT-infrastructuur.

De laatste, maar niet de minste, IT-verkooppromotie-technieken helpen normaal gesproken bij het verkopen. De directe verkoop is minder duur omdat deze alleen op de potentiële kopers is gericht. Deze promotie-opties zijn nuttiger in situaties waarin klanten meer details over de producten willen weten voordat ze kopen.

Verkoop informatie:

Zodra het contact met de potentiële klant tot stand is gebracht met of zonder de hulp van IT, moet de informatie over de marketingactiviteit worden doorgestuurd om het contact om te zetten in aanvulling op omzet en klanttevredenheid.

Dit proces kan voor een groot deel worden geholpen door een effectieve IT-infrastructuur. Een verkoopinformatiesysteem zou over het algemeen informatie bieden over drie basisactiviteiten op een verkoopafdeling, namelijk verkoopondersteuning, verkoopanalyse en klantanalyse.

Verkoopondersteuning:

De verkoopondersteuning zou informatie omvatten met betrekking tot het genereren van lead voor potentiële klanten, het volgen van bestellingen en opvolging en verwerking van verkooporders. Deze activiteiten zijn van cruciaal belang bij het genereren van verkopen en elk oponthoud in elk stadium als gevolg van communicatiekloof tussen de klant en de verkoopafdeling kan resulteren in omzetverlies.

De moderne verkoopondersteunende systemen helpen het verkooppersoneel bij het onderhouden van een goed geïnformeerd contact met de klant en versnellen het aankoopproces door de klant voordat hij in beroep gaat tegen de concurrerende producten.

Deze informatiesystemen helpen ook bij het onderhouden van regelmatig contact met de verkoopondersteuningsinfrastructuur van de onderneming en genereren informatie over het serviceniveau van de infrastructuur.

Aldus fungeert het verkoopondersteuningsinformatiesysteem als een verbinding tussen de klant en de klantondersteunende infrastructuur. Het houdt beide partijen op de hoogte van de voortgang van verschillende stadia van het aankoopproces.

Verkoopanalyse:

Verkoopanalyses richten zich over het algemeen op twee basiselementen, namelijk het product en het verkoopgebied. Verkoopanalyse vereist informatie over deze elementen. In feite is het verslag van de verkooptransactie een belangrijke bron van informatie over deze elementen.

IT kan een grote hulp zijn bij het gebruik van de informatie met deze verschillende oriëntaties. Het volgen van trends in productwinstgevendheid, vraag en levenscyclus is erg handig met een geschikte IT-infrastructuur. Identificatie van snel bewegende en langzaam bewegende items is eenvoudiger met geautomatiseerd voorraadbeheersysteem.

Bijna dezelfde gegevensbank kan ook nuttig zijn bij het traceren van trends in koopgedrag van verschillende soorten klanten. De verkoper en territoriumsanalyse is van grote hulp bij het identificeren van de sterke en zwakke punten van de marketinginspanning, evenals de eigenaardigheden van geografische verschillen. De meeste informatie die nodig is voor verkoopanalyses is intern en een marketingmanager kan deze informatie ophalen uit de IT-infrastructuur.

Klant analyse:

Nu steeds meer verkopers een beperkt aantal kopers achterna zitten, heeft de klantanalyse nieuwe dimensies gekregen. Het is nu gegroeid van algemene koopgedragsanalyse tot aandacht voor analyse van individuele behoeften en aanpassing van producten en diensten. Dit helpt klanten te behouden door de kans te verkleinen dat klanten naar andere bronnen kijken om aan zijn behoeften te voldoen.

De rol van afzonderlijke analyse met betrekking tot kleine en grote kopers kan niet over het hoofd worden gezien. De klantanalyse vereist veel interne en externe informatie. Het volume van interne informatie in een dergelijke analyse is zeer hoog en een geschikte IT-infrastructuur kan een manager alleen in staat stellen dergelijke informatie te organiseren en analyseren.

Marktonderzoek:

Marktonderzoek heeft in de eerste plaats betrekking op het vaststellen van de omvang van de markt voor elk van de producten waarin het bedrijf is geïnteresseerd en het nauwlettend in de gaten houden van de sterke en zwakke punten en strategieën van concurrenten op de markt.

Marktonderzoek vereist veel informatie zowel uit interne als externe bronnen. Venture-analyse vereist marktinformatie en analysehulpmiddelen, zoals waarschijnlijkheidstheorie, besluitvormingstheorie en wiskundige modellering. IT-infrastructuur kan effectief worden gebruikt voor het verzamelen van de vereiste informatie en de toepassing van analysetools.

In feite is regulier markttoezicht tegenwoordig mogelijk met een grote en geografisch verspreide markt, alleen met behulp van IT. Een van de beste marketingmanagers gaf toe verrast te zijn geweest dat de meeste verkopers in het bedrijf op de hoogte waren van bepaalde bewegingen van de concurrenten, maar de informatie kon de topmarketingmanagers niet bereiken simpelweg omdat 'iedereen dacht dat alle anderen het weten het.' Een eenvoudig element van de IT-infrastructuur, zoals e-mail of het intranet, had dit soort informatiekloof kunnen voorkomen.

Verkoopvoorspellingen:

Verkoopprognose is de basisinformatie voor effectieve bedrijfsplanning. Strategieën voor verkooppromotie, financiële vereisten, productieplannen, ordergrootte, enz. Hangen in grote mate af van de verkoopprognose.

De verkoopprognoses zijn vereist voor verschillende planperioden. Een manager kan wekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse verkoopprognoses nodig hebben. Verkoopprognoses voor de middellange tot lange termijn zijn ook vereist voor de strategische planning van de onderneming.

Historisch gezien zijn de verkoopprognoses gedaan door de trends in de verkoop over een bepaalde periode te analyseren. Door de dynamiek van de nieuwe marktomgeving zijn eerdere verkoopprestaties echter ontoereikend voor dit doel.

In veel gevallen bieden neurale netwerkanalyses en het gebruik van fuzzy logic een betrouwbaarder voorspelling dan de traditionele tijdreeksanalyses. Gebruik van dergelijke geavanceerde technieken voor het voorspellen van de verkoop vereist de beschikbaarheid van geschikte IT-infrastructuur.

Product ontwikkeling:

Productdifferentiatie wordt het belangrijkste element in de marketingstrategieën van moderne bedrijven. Het marktonderzoek, verkoopanalyses en andere gerelateerde informatie kunnen worden gebruikt om de kenmerkende eigenschappen van het product te begrijpen die aantrekkelijker zijn voor de potentiële klanten. De ontwikkeling van nieuwe producten moest een normale activiteit zijn van elke dynamische onderneming.

Met de beschikbaarheid van software voor ontwerpen, simuleren en prototypen is het nu veel gemakkelijker om nieuwe producten te ontwikkelen en het product te onderscheiden van andere concurrerende producten. De informatietechnologie zelf is zelfs heel nuttig bij het opbouwen van strategische barrières in de markt tegen concurrentie.

De huidige IT-infrastructuur biedt informatie over het risicoprofiel, kostenstructuren, schattingen van de opbrengst, productlevenscycli enz. Van voorgestelde producten. Hierdoor kan de marketingmanager een weloverwogen keuze maken met betrekking tot de productdifferentiatie en het lanceren van nieuwe producten op de markt.

Prijsinformatie:

Prijzen zijn een van de meest cruciale beslissingen van een marketingmanager. Het proces van het nemen van prijsbeslissingen is zeer complex omdat een groot aantal afdelingen bij het beslissingsproces betrokken is.

Deze beslissing wordt beïnvloed door vele interne en externe factoren en vereist dus informatie over de kosten, de prijsstructuur van de concurrent, de prijs van concurrerende producten en het algemene prijsbeleid van het bedrijf. Het hele scala aan informatie kan worden verzameld, geanalyseerd en uitgewisseld met behulp van de IT-infrastructuur.

Begrotingscontrolegegevens:

Het is van essentieel belang ervoor te zorgen dat de uitgaven voor de productie en ondersteuning van de verkoop binnen de geplande niveaus blijven. Nu de marges in de meeste industrieën kleiner worden, zal kosten- of kostenbeheersing op de marketingafdeling van cruciaal belang zijn voor het succes van elke onderneming. Aangezien elke marktinspanning tastbare voordelen oplevert om marketingdoelen te bereiken, is het waarschijnlijk dat de marketingkosten de geplande niveaus zouden overschrijden.

IT kan worden gebruikt om dergelijke kosten te bewaken en controle uit te oefenen over de kosten door regelmatige rapportage van informatie over de gebudgetteerde en werkelijke kosten. Dit vereist informatie over de werkelijke kosten en budgetten die flexibel zijn, omdat de daadwerkelijke verkoop mogelijk ver weg is van de geplande verkoop.

IT-infrastructuur kan van groot nut zijn bij het uitoefenen van budgettaire controle over de kosten van marketing en het verminderen van het risico van overenthousiasme van marketingpersoneel.

Er zijn dus grote hoeveelheden informatie en gegevensanalysetools nodig door de marketingmanagers. De moderne IT-infrastructuur moet zijn toegerust om tegemoet te komen aan de informatiebehoeften van de marketingmanagers, zodat het bedrijf de dreiging van concurrentie die de hele tijd boven het hoofd van dergelijke managers opdoet, kan overleven.

2. Financieringsfunctie en informatiebehoeften:

Financiën is de levenslijn van elk bedrijf. De rol van financieel manager heeft de afgelopen twee decennia een grote verandering ondergaan. De traditionele rol van een financieel manager omvatte activiteiten met betrekking tot het opstellen van financiële rapporten met betrekking tot de prestaties van de onderneming en haar financiële positie, samen met het aantrekken van fondsen om aan de behoeften van de onderneming te voldoen.

Als gevolg hiervan werden accountants het meest geschikt geacht voor de functie van financieel manager. De financieel manager van vandaag houdt zich echter bezig met de totale hoeveelheid kapitaal die met de onderneming wordt gebruikt, de toewijzing van middelen aan verschillende activiteiten en de meting van de resultaten van deze activiteiten in het licht van de gemeenschappelijke doelen van de onderneming.

Dit omvat investeringsbeslissingen, financieringsbeslissingen, dividendbeslissingen, portfoliobeheer, activabeheer enz. Daarnaast heeft financieel management de verantwoordelijkheid om een ​​goede boekhouding bij te houden met betrekking tot de prestaties van verschillende componenten van de onderneming om te rapporteren aan verschillende gebruikers van de boekhoudkundige informatie.

De financieel manager voert dus functies uit die leiden tot liquiditeit, winstgevendheid en goed beheer van activa. De activiteiten van een financieel manager vallen dus in de volgende belangrijke domeinen:

ik. Grootboekadministratie,

ii. Financiële planning en budgettering,

iii. Assets and Liability Management,

iv. Winstgevendheidsanalyse,

v. Cash en Fund Flow Management,

vi. Evaluatie van fondsen en investeringen,

vii. Kostenanalyse,

viii. Responsibility and Profitability Reporting.

De informatievereisten van een financieel manager met betrekking tot elk van de bovengenoemde activiteitengebieden worden in de volgende secties besproken.

Grootboekboekhoudingsinformatie:

De eerste toepassing van IT op financiële afdelingen begon en begint nog steeds met de automatisering van procedures voor grootboekboekhouding. IT-infrastructuren zijn behoorlijk volwassen in goed beheerde ondernemingen met betrekking tot automatisering van facturering, debiteurenadministratie, voorraadboekhouding, loonadministratie, boekhouding van activa en andere gerelateerde activiteiten.

Toenemend gebruik van de IT-infrastructuur voor deze activiteiten heeft niet alleen de nauwkeurigheidsniveaus verbeterd, maar ook de snelheid waarmee actuele informatie beschikbaar is, resulterend in een hogere mate van betrouwbaarheid en betere naleving van de wettelijke en andere rapportageverplichtingen van de financieel manager.

Een ander belangrijk tastbaar voordeel van het gebruik van IT in de grootboekrekening is de verlaging van de personeelskosten en de ruimte voor de opslag van boekhoudkundige informatie. Het heeft ook gezorgd voor gemakkelijke toegang tot grote hoeveelheden boekhoudinformatie voor verdere analyse van de financiële besluitvorming.

Moderne financiële boekhoudsoftwarepakketten bieden nu rapporten over financiële ratio-analyse, budgetcontrole, kredietbeheer, verouderingsanalyse van debiteuren, enz. Naast de grootboekrapporten van het vanille-type, zoals debiteurenadministratie, onkostenmeldingen, budgetafwijkingen rapporten, verklaring van verwerving en vervreemding van activa, enz.

Financiële planning en budgettering:

Toewijzing van middelen aan verschillende activiteiten in het bedrijf is een van de belangrijkste functies van een financieel manager. Budgetten als financiële plannen omvatten het voorspellen van de uitkomst van verschillende bedrijfsstrategieën en het anticiperen op de veranderingen in de marktkrachten die de prestaties van de onderneming beïnvloeden. Deze voorspellingen zijn gebaseerd op aannames met betrekking tot de toekomst. De resultaten van de activiteiten moeten interactief worden onderzocht, zodat een corrigerende actie kan volgen zonder tijdverlies.

Een snelle corrigerende actie kan helpen om de mogelijke schade aan het belang van de onderneming te beperken wanneer de voorspellingen fout gaan vanwege onrealistische aannames of een verkeerd algoritme van het voorspellingsmodel.

Het gebruik van de IT-infrastructuur heeft het mogelijk gemaakt om real-time flexibele budgetten te ontwikkelen en de resultaten van activiteiten te onderzoeken, zodat de financieel manager sneller en weloverwogen beslissingen kan nemen.

Moderne IT-infrastructuur kan een financieel manager ook helpen om meer geavanceerde budgetanalysemodellen in te zetten bij het ontwerpen van budgetten en het uitvoeren van budgetcontrole. Deze modellen houden niet alleen rekening met de kwantificeerbare factoren, maar nemen ook de veroordelende factoren op met behulp van fuzzy logic en kennistechnieken.

Informatie over de activiteiten in de onderneming kan permanent worden onderzocht met behulp van de software van de intelligente agent, zodat uitzonderingen automatisch en zonder enige fout worden gerapporteerd.

Assets and Liability Management:

Winstgevendheid wordt bepaald door het gebruik van middelen van een onderneming. Het vermogensbeheer is dus een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een financieel manager. IT-infrastructuur kan informatie aan een financieel manager verschaffen voor het beheer van activa en het regelmatig monitoren van het gebruik ervan.

De overtollige activa kunnen worden weggegooid, verwijderd of opnieuw gepositioneerd om ervoor te zorgen dat ze waarde toevoegen aan het bereiken van de doelstellingen van de onderneming. IT-infrastructuur kan worden gebruikt voor het identificeren van activa met lage bezettingsfactoren en het genereren van noodzakelijke informatie voor het evalueren van voorstellen voor het inhuren van activa wanneer dat nodig is, of het onderzoeken van mogelijkheden voor uitbesteding.

Aangezien dergelijke beslissingen veel informatie vergen, krijgen ze doorgaans een lage prioriteit in de afwezigheid van een goede IT-infrastructuur. Evenzo kan de financieel manager de verplichtingen van de onderneming effectief beheren als de benodigde informatie regelmatig beschikbaar is

Winstgevendheidsanalyse:

Winstgevendheid analyse is een belangrijke activiteit op de financiële afdeling. Met het snel veranderende marktscenario is het nodig om de rentabiliteitscurve constant in de gaten te houden en de bedrijfsprocessen dienovereenkomstig te heroriënteren. Deze analyse van de winstgevendheid vormt niet alleen de basis van het plan voor de toewijzing van middelen voor verschillende activiteiten, maar begeleidt ook de financieel manager bij het nemen van beslissingen zoals 'doorgaan of stoppen' en prijzen.

IT helpt de financieel manager om de levenscyclus van het product bij te houden en beslissingen te nemen met betrekking tot de productmix. Moderne IT-infrastructuur biedt een financieel manager de informatie die nodig is voor winstgevendheid analyse, evenals moderne tools voor analyse van dergelijke informatie.

De voordelen van het gebruik van IT-infrastructuur voor winstgevendheidsanalyse zijn het grootst in het geval de onderneming een groot aantal producten en diensten te bieden heeft of een groot aantal winstcentra heeft.

In dergelijke gevallen wordt de hoeveelheid informatie te groot en te verspreid om te worden geanalyseerd zonder de hulp van de IT-infrastructuur. Zo vinden gediversifieerde bedrijven met een groot aantal filialen of verkoopkantoren IT-infrastructuur zeer nuttig bij het analyseren van de winstgevendheid.

Een bank met een redelijke omvang zou bijvoorbeeld niet weten wat te doen om winstgevendheidsanalyses uit te voeren zonder de juiste IT-infrastructuur.

Cash and Funds Flow Management:

Het beheer van de geld- en geldstroom is altijd de zorg geweest van financiële managers. Ondanks dat dit een goed onderzocht gebied is in financieel management, is wanbeheer van contanten een terugkerend fenomeen in zakelijke ondernemingen.

Voor een effectief beheer van contanten en fondsen is het essentieel om informatie te hebben over de vraag naar en de waarschijnlijke beschikbaarheid van liquide middelen uit operaties, investeringsbeslissingen en financieringsbeslissingen.

Aangezien de informatie over de waarschijnlijke vraag naar en de beschikbaarheid van contanten en middelen uit activiteiten wordt beïnvloed door de dynamiek van de marktkrachten en een groot aantal andere factoren, wordt het erg moeilijk om de vraag naar en de beschikbaarheid van fondsen voor elke planperiode nauwkeurig te schatten.

Zelfs binnen de planperiode is het nodig om te zorgen voor resource-leveling, zoals wordt gedaan in het geval van projectbeheer. Een grote hoeveelheid informatie over activiteiten in de exploitatiecyclus is vereist voor de besluitvorming met betrekking tot kasstroom- en fondsstroombeheer.

Geavanceerde technieken voor het modelleren van kasbeheer moeten worden gebruikt om ervoor te zorgen dat er net voldoende middelen zijn om aan de vereisten te voldoen. IT-infrastructuur kan veel helpen, niet alleen bij het onttrekken van dergelijke informatie aan de databases, maar ook bij het inschatten van de vraag naar en de beschikbaarheid van middelen uit verschillende andere bronnen.

Nu bedrijven multinationaal worden, heeft een andere dimensie die aan het cashmanagement is toegevoegd, betrekking op het beheer van de valutaportefeuille. IT-infrastructuur kan helpen bij het genereren van informatie die nodig is voor dergelijke beslissingen met behulp van meer complexe modellen van schattingen en prognoses.

Evaluatie van fondsen en investeringen:

Beleggingsbeslissing verwijst naar de selectie van activa waarin geld moet worden geïnvesteerd. Dit omvat de evaluatie van alternatieve voorstellen, selectie van financieel haalbare voorstellen en bepaling van de prioriteit van investeringen in verschillende activiteiten.

Kosten van fondsen of kapitaal vormen het basiselement van de selectiecriteria. De informatie die nodig is voor de evaluatie van voorstellen wordt meer en meer probabilistisch en de inschatting wordt steeds complexer naarmate we nieuwe weiden en ongeslagen banen binnengaan.

De moordende concurrentie houdt de financieel manager weg van projecten die meer deterministische informatie beschikbaar hebben over de kosten en cashflow van het project.

IT-infrastructuur kan helpen bij het gebruik van geavanceerdere modellen voor het schatten van kosten en kasstromen, en het meten van risico-rendementratio's voor verschillende projecten. Gebruik van verschillende winstgevendheidmodellen is mogelijk met behulp van geschikte IT-infrastructuur.

Voor kleinere investeringsvoorstellen wordt zelfs nauwelijks serieuze evaluatie uitgevoerd bij gebrek aan geschikte IT-infrastructuur.

Met de toepassing van kunstmatige intelligentie is het nu mogelijk om elk investeringsvoorstel bijna automatisch met snelheid en nauwkeurigheid te evalueren. Dit stimuleert de implementatie van zero-based budgeting, een techniek die het mogelijk maakt verspillende uitgaven aan overbodige activiteiten te voorkomen.

Sterker nog, op nul gebaseerde budgettering werd pas een populaire techniek nadat IT-infrastructuur beschikbaar was voor een regelmatige evaluatie van elk investeringsvoorstel, in een korte periode.

Kostenanalyse:

Kostenanalyse is een belangrijke activiteit die een financieel manager regelmatig onderneemt om de kosten en de waarde van de voorraad te beheersen. De kosteninformatie wordt ook gebruikt als een belangrijke informatieve input in de prijsbeslissing. Aangezien de kosteninformatie bijna op real-time basis vereist is, hebben de handmatige informatiesystemen voor kostenanalyse niet veel waarde aan de zakelijke besluitvorming.

Moderne IT-infrastructuur biedt up-to-date kosteninformatie en hulpmiddelen voor het bestuderen van het gedrag van verschillende kostenelementen. Hierdoor kan de financieel manager snellere beslissingen nemen en effectieve controle uitoefenen over de kosten. Met een geschikte IT-infrastructuur is het mogelijk om meer gedetailleerde informatie over de kosten te genereren.

Het stelt managers in staat om nog kleinere kostencomponenten effectiever te beheren. Automatische generatie van kostenvariantie-rapporten helpt de managers meer inzicht te krijgen in de veranderende bedrijfssituaties en sneller corrigerende acties te ondernemen. Het biedt handvatten voor het identificeren van mogelijkheden om de kosten te verlagen en verbetert de winstgevendheid

Responsibility and Profitability Reporting:

Verantwoordingsboekhouding houdt in dat kortetermijndoeldoelen worden vastgesteld als prestatienormen voor verschillende organisatie-eenheden, de zogenaamde verantwoordelijkheidscentra. Het is een controletechniek waarbij de feitelijke prestaties worden vergeleken met de normen, de controleerbare en oncontroleerbare kosten- en opbrengstfactoren worden bepaald en de prestaties van elk verantwoordelijkheidscentrum worden gemeten met het oog op de aldus gegenereerde informatie.

Verantwoordelijkheidsboekhouding maakt gebruik van een flexibel budgetteringsconcept voor het meten van de prestaties van verschillende eenheden van de organisatie. It has gained much of its popularity after the availability of IT infrastructure for maintaining detailed information for its purpose and analysis of variances to establish reasons for variances from plans needed for exercising proper control. IT infrastructure can provide a platform for effective responsibility accounting and reporting of profitability of each of the organisational units separately.

The information needs of finance function can be represented with the help of Fig 3.2.

It may be noted that the manual system of accounting and reporting was also generating information for financial decision making. What the IT has done is that it has changed the framework of analysis and reporting.

It has also made use of certain sophisticated techniques of analysis of information viable even for comparatively smaller organisational units.

The reporting framework has changed from periodic statements in predefined formats to interactive reports in the desired format. The financial information is up-to-date and its availability is automatic.

The reporting approach is proactive in the sense that the predefined information needs are met without periodic requests from the user. The IT links the different accounting systems as an integrated whole and thus reduces redundancy in stored information.

Use of IT in financial management should also help to ensure consistency in data at different levels in the organisation so that the aggregation of values of all the departments match with the value given by the division, and aggregate values of divisions match with operating company consolidated values for various financial factors. Figure 3.3 highlights the need for such data consistency.

3. Production Function and Information Needs:

Production function or management is a process of managing the manufacturing resources and their efficient utilisation for catering to the needs of the customers. Traditionally, three manufacturing resources have been considered important in the manufacturing process, namely, men, materials and machines (popularly known as the three Ms).

With the increasing technology intensity of products and popularity of flexible manufacturing process, technology is now considered as a separate resource. Production management, thus, focuses on procurement, utilisation and maintenance to these resources.

Broadly speaking,, a production manager performs two basic functions:

ik. Materiaal management

ii. Production planning and control

Materials Management:

Materials management involves activities such as materials planning, ascertaining materials requirements, inventory management, purchasing, production scheduling, allocation, distribution of materials, etc.

A production manager needs information for forecasting the materials requirements, vendor development and procurement of materials and inventory management.

All of these functions have undergone substantial changes in the last decade. With the growing competition and fast changes in technologies, materials management has become more challenging than ever before. Even in the traditional product lines, one finds plenty of scope for innovation in materials management.

The basic approach towards procurement has changed. Production managers find keeping a real time contact with the vendors a critical activity in the materials procurement. Vendor development is considered an essential responsibility for better procurement.

The minimisation of inventory levels has become critical as the rate of obsolescence is very high. IT infrastructure can help in all these activities of materials management. Modern IT infrastructure offers direct contact with vendors through computer networks.

The 'just in time' inventory management technique can be used to minimise inventory levels only under conditions of highly connected procurement environment that is provided by IT infrastructure.

Productieplanning en -controle:

Once the availability of necessary materials has been ensured, the next step in the production process would be production planning and control. The production planning focuses on scheduling of production so that the movement of all resources needed for production can take place as per the plan. The production control focuses on the product design, manufacturing process control and quality assurance.

The emerging market environment is posing multiplicity of challenges before the production managers. On the one hand, there is a pressure to reduce costs by reduction in inventory levels, substitution of raw materials, increasing productivity of man and machine.

On the other hand, there is a pressure to improve performance in terms of quality of product, customisation by offering greater variety in the product, shorten delivery time, etc. Information technology can play an important role in meeting the challenge of these pressures.

Computer Aided Designing (CAD) and Process Control Systems help the production manager in the production process, while the production information systems help him take decisions regarding production scheduling and plan procurement and movement of different production resources. With the application of artificial intelligence in manufacturing, some of the major elements of the challenge can be successfully met.

The basic advantages that IT has to offer to the production management are flexibility, control and customisation. These advantages occur due to free flow of information to and from the production process to all other organisational units assisting the production planning and manufacturing process.

The quicker flow of information not only helps in reducing the wastage, a common cause for high costs, but also adds flexibility to the production activity. These together help the organisation cater to the specific needs of the customer and target niche markets that may not be tapped by other market rivals. With help of proper IT infrastructure, it becomes feasible to take a broader view of production management and create a more interactive environment for production management.

The MRP-II software solution offers links between sales orders and work orders, advises on issues such as when to place orders for purchases and how much to order in the light of the orders received, order cancelled, inventory of materials in different stages of production, purchase orders awaiting deliveries, etc., for each type of material required.

The work orders are tracked and production schedules are revised accordingly, in case any discrepancy is noticed in the planned and actual implementation of work orders. Such information system integrates production scheduling, procurement, inventory management, process control and other such activities with financial and marketing plans of the enterprise.

The information needs of the production function can, thus, be represented with the help of Fig 3.4 as given below.

4. Human Resources Management and Information Needs:

Human resources management plays a key role in the success of any business enterprise. The relevance of this function is increasing due to the increasing knowledge intensity of jobs in business enterprise.

There is no dearth of people looking for jobs in the market, but the shortage of right type of man power has been a serious handicap in the path to successful business.

The basic functions of a human resources manager are:

ik. Personeelsplanning,

ii. Selection and recruitment,

iii. Training and development,

iv. Compensation and incentives planning,

v. Performance appraisal.

With the size of enterprises growing and the increased mobility of manpower, coupled with increasing legislation regarding protection of rights of employees, there is a growing problem of shortage of human resources. Information technology has an important role to play in each of the functions mentioned above.

The data bank with regard to the existing human resources, their strengths and limitations has become an important information input for decisions regarding the manpower planning. IT can also help an enterprise to keep a track of the right people in and outside the organisation.

Career and succession planning systems help managers in identifying the surplus manpower, suggest redeployment of persons or reorganisation of activities, identify the training needs of people in the light of succession plan.

Het bijhouden van gedetailleerde informatie over de compensatie voor mankracht is een van de meest voorkomende activiteiten die tastbare voordelen bieden om investeringen in de IT-infrastructuur te rechtvaardigen. Het basisvoordeel van IT in dit verband vloeit voort uit de analyse van de compensatiepakketten naar de verschillende klasse van werknemers en het inschatten van de potentiële impact van elke beslissing op de algehele winstgevendheid van de onderneming.

Dergelijke informatie is niet alleen nuttig bij collectieve onderhandelingen, maar ook bij het rationaliseren van het compensatiepakket, om de personeelskosten te minimaliseren en tegelijkertijd het motiverende niveau van elke medewerker op een hoog niveau te houden. Dit helpt bij het behouden van de geschikte mensen in de organisatie.

Een recentere toepassing van de IT-infrastructuur in het personeelsbeheer zit in de ontwikkelingsactiviteit. Met de hulp van multimedia- en simulatietechnieken is het nu mogelijk voor een onderneming om hun werknemers voor verschillende banen te trainen.

Introductie van intelligente agents in software-oplossingen zorgt ervoor dat mensen de bedrijfsprocessen gemakkelijk begrijpen door de informatie die beschikbaar is in de databases van de onderneming te analyseren.

De expertsystemen formaliseren, slaan op en maken de kennisbasis van de onderneming beschikbaar, waardoor nieuwkomers de schat aan kennis kunnen opdoen die is opgedaan door ervaring en experimenten van eerdere kunstenaars.

Prestatiebeoordeling is nu gedetailleerder en gebaseerd op de volledige set verantwoordelijkheden dan alleen op basis van geselecteerde, eenvoudig te kwantificeren factoren. Informatietechnologie heeft de functioneringsgesprek regelmatiger, systematischer en uitgebreider gemaakt.

Moderne tools voor functioneringsgesprekken die alleen in managementliteratuur werden gevonden, winnen in toenemende mate aan populariteit onder managers in veel organisaties. Dit was voornamelijk mogelijk door de tijdige beschikbaarheid van gedetailleerde informatie over de prestaties van elke werknemer en elke eenheid van de organisatie.

De belangrijkste activiteiten van personeelsbeheer die de informatiebehoeften zouden bepalen, zijn weergegeven in figuur 3.5.

"Human resources (HR) en informatiesystemen (IS) zullen de sleutel zijn tot de toekomst van een versnelde organisatie. Tegelijkertijd zullen de HR- en IS-afdelingen zoals we die kennen dood en begraven zijn. Hoe kunnen beide uitspraken waar zijn? Omdat om de diensten die van hen worden vereist te bieden, zullen de HR- en IS-functies onherkenbaar moeten veranderen ".

5. Informatiebeheer als zakelijke functie:

Informatietechnologie wordt nu gezien als een afzonderlijke bedrijfsfunctie. Het houdt zich bezig met de planning, ontwikkeling en onderhoud van IT-infrastructuur om tegemoet te komen aan de informatiebehoeften van een aantal gebruikers in en buiten de onderneming.

De IT-manager heeft de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat de benodigde informatie wordt ontwikkeld en beschikbaar wordt gemaakt voor gebruik in het besluitvormingsproces in alle zakelijke functies.

Meer specifiek voert hij de volgende activiteiten uit:

ik. Identificerende informatiebehoeften van de organisatie,

ii. Informatietechnologie volgen,

iii. Planning voor IT-infrastructuur,

iv. Inkoop van geschikte IT-middelen,

v. Zorgen voor een juiste benutting en beveiliging van de IT-infrastructuur.

De IT-manager moet rekening houden met de volgende kenmerken van de IT-omgeving:

(1) Informatie is een immateriële hulpbron die specifiek is afgestemd op de behoeften van specifieke ondernemingen. Aangezien er nauwelijks mogelijkheden zijn om deze bron uit te lenen of aan anderen te verkopen voor betaling, zijn de kosten voor het genereren van informatie een verzonken kostenpost. Alleen het gebruik ervan kan waarde toevoegen aan de informatiebron.

(2) De informatie en de technologie ervan zijn onderhevig aan hoge mate van veroudering.

(3) Informatiebehoeften veranderen snel en snellere oplossingen zijn heel bevredigend.

(4) Informatie is voor gebruikers en het genereren ervan is geen doel op zich.

De functie informatietechnologie evolueert en de ervaringen uit het verleden zijn niet toereikend om als handleiding voor toekomstige actie te dienen. Leren door te experimenteren is dus heel natuurlijk in deze functie.

Integratie van zakelijke functies:

Alleen het opzetten van een IT-infrastructuur is geen wondermiddel voor de problemen van een zaakvoerder. Er is behoefte aan een IT-infrastructuur om een ​​cultuur te ontwikkelen die meer transparantie en informatie-uitwisseling bevordert. IT-infrastructuur moet helpen bij het integreren van de bedrijfsfuncties om 'eenheid' in de organisatie-activiteiten tot stand te brengen.

Elke activiteit moet gericht zijn op het bereiken van de gemeenschappelijke doelstellingen die zijn vastgelegd voor de organisatie als geheel. De informatiesystemen worden dus steeds meer multifunctioneel en de organisatiegrenzen van verschillende bedrijfsfuncties worden terecht overschreden.

IT-infrastructuur kan een cruciale rol spelen bij het verkorten van de cyclustijd, het focussen op klanten en het zorgen voor een naadloze informatiestroom over verschillende bedrijfsfuncties, waardoor de efficiëntie en effectiviteit van bedrijfsprestaties wordt verbeterd.

Cyclustijd verkorten:

IT kan de tijd verminderen die betrokken is bij de productiecyclus, de omzetcyclus van de voorraad, de inkomstencyclus, enz. Dit kan worden bereikt door de verwerking en stroomlijning van de activiteiten te integreren.

Klantgerichtheid:

Door een regelmatige en naadloze stroom van communicatie met de klant tot stand te brengen, kan de IT-infrastructuur helpen bij het focussen op de behoeften van de klant en alle functies in staat stellen zich snel aan te passen aan de veranderende voorkeuren van de klant. Klantenservice, maatwerk van producten, herschikking van productie-installaties in het licht van klantbehoeften zijn enkele van de gebieden waarop IT tastbare en snelle resultaten zal bieden.

Naadloze informatiestroom over functies:

De IT-infrastructuur moet zodanig worden ontwikkeld dat een naadloze informatiestroom tussen alle functies van het bedrijf wordt gewaarborgd. Een gelijk speelveld voor alle managers, voor zover toegang tot informatie een belangrijke stap is om de manager in staat te stellen een algeheel beeld te krijgen van de organisatie als geheel in plaats van een kortzichtige kijk op zakelijke functies te nemen.

De Enterprise Resource Planning (ERP) -systemen zijn gericht op het bereiken van een dergelijke integratie van bedrijfsfuncties en bieden de voordelen van synergie van verschillende functies bij het bereiken van de doelstellingen van de organisatie.

De informatiebehoeften van verschillende bedrijfsfuncties verschillen zowel qua aard als inhoud. Aan deze behoeften moet worden voldaan, rekening houdend met het feit dat deze functies zichzelf transformeren in het licht van een veranderend bedrijfsscenario.

Het is nodig om de informatiebehoeften van verschillende bedrijfsfuncties te integreren in een goed web van informatie dat rijk is aan inhoud en gericht is op de klant.

De pogingen om geïntegreerde bedrijfsinformatiesystemen te implementeren, in de volksmond bekend als Enterprise Resource Planning Systems, zijn stappen in de goede richting. Er kan worden opgemerkt dat de bedrijfsleider de meest frequente en belangrijke gebruiker van bedrijfsinformatiesystemen is. Daarom moet zijn informatiebehoefte centraal staan ​​in alle bedrijfsinformatiesystemen.

De informatiebehoeften van een onderneming worden bepaald door de bedrijfsfuncties die zij uitvoert. Deze functies omvatten marketing, financiën, productie en personeelsbeheer. Deze functies zijn de afgelopen jaren veel veranderd door veranderingen in de bedrijfsdynamiek.

Dientengevolge is er behoefte aan een frisse kijk op de informatiebehoeften van verschillende functies. Men mag echter niet vergeten dat deze functies geen waterdichte compartimenten zijn. Ze zijn met elkaar verbonden. Met de toenemende aandacht voor klantbehoeften en kosteneffectiviteit in bedrijfsactiviteiten, worden geïntegreerde informatiesystemen steeds populairder.

De discussie over de informatiebehoeften van verschillende functies brengt duidelijk tot uitdrukking dat de meeste informatiebehoeften primair bedoeld zijn om managers te helpen hun werk goed te doen. Het is de zaakvoerder die verantwoordelijk is voor het sturen van de inspanningen van de onderneming naar de bedrijfsdoelstellingen.

IT heeft lang de informatiebehoeften van hogere orders van managers genegeerd en zich voornamelijk gericht op operationele informatie gefragmenteerd in segmenten op basis van bedrijfsfuncties.