Functies die moeten worden opgenomen in de software voor een effectief persoonlijk informatiesysteem
Enkele van de speciale functies die moeten worden opgenomen in de software voor een persoonlijk effectief informatiesysteem, worden hieronder vermeld!
De microcomputertoepassingssoftware heeft zijn speciale doel en omgeving die verschillen van die in gedeelde informatiesystemen.
Daarom moet dergelijke software zijn ontworpen om een paar speciale functies te bevatten. Enkele van de belangrijke kenmerken zijn:
(a) Zeer gebruikersgericht:
Applicatiesoftware voor microcomputers moet zeer gebruikersgericht zijn. Ze moeten ontworpen zijn om tegemoet te komen aan de behoeften van de gebruiker die mogelijk actief betrokken zijn bij het ontwikkelingsproces.
De software dient de waargenomen behoeften van de gebruiker te dienen en de prioriteit van de toepassing moet ook in overleg met de gebruiker worden bepaald. Een goede toepassing is mogelijk niet succesvol als de gebruiker van mening is dat zijn prioriteiten op het gebied van automatisering en het genereren van informatie anders zijn dan die van de toepassing.
(b) Enkele gebruikersgroep:
De microcomputer-applicaties moeten worden ontwikkeld, ervan uitgaande dat een enkele gebruikersgroep het grootste deel van de tijd een toepassing zal gebruiken. Deze gebruikersgroep kan de werkgroep zijn die bij de toepassing hoort of personen die op een gemeenschappelijke werkplek werken.
De applicatiesoftware moet de praktijk van gebruik per groep aanmoedigen in plaats van door een persoon te gebruiken. Er moet echter voldoende beveiliging zijn voor het werk dat door individuele gebruikers wordt verricht.
(c) Eenvoud:
Het sleutelwoord in de microcomputertoepassingssoftware is 'eenvoud'. De software moet eenvoudig te gebruiken zijn, zodat de vereiste trainingsinspanning tot een minimum kan worden beperkt en de gebruiker kan worden aangemoedigd om de infrastructuur maximaal te benutten. Het gebruik van applicaties is een gebied waar eenvoud zou betalen. Een ander gebied waar eenvoud net zo de moeite waard is, is de indeling van het rapport.
De rapporten die afkomstig zijn van de toepassing voor microcompressie moeten eenvoudig en ondubbelzinnig zijn. Vele malen voegen de technologiefanaten geavanceerde functies toe aan rapportage ten koste van eenvoud en eenduidigheid. Een dergelijke tendens druist in tegen het belang van efficiëntie bij het gebruik van infrastructuur. Dit kan ook leiden tot een lagere waarde van rapporten.
(d) Back-up en noodherstel:
De persoonlijke informatiesystemen worden over het algemeen gebruikt door mensen die gespecialiseerd zijn in andere gebieden dan informatiesystemen. Ze verrichten voor het grootste deel van hun tijd andere activiteiten dan gegevensverwerking. Daarom zullen ze waarschijnlijk minder aandacht besteden aan gebieden zoals gegevensbeveiliging.
Ze negeren meestal de beveiligingsprocedures en zijn meer vatbaar voor andere beveiligingslekken dan degenen die in informatiecentra werken. Het is daarom essentieel om ingebouwde back-up- en herstelprocedures te hebben. Ongeacht de kwaliteit en de hoeveelheid training die aan gebruikers wordt gegeven, zullen ze waarschijnlijk fouten begaan die leiden tot gegevensverlies. De noodherstelprocedures moeten daarom worden ingebouwd in de applicatiesoftware.
(e) Kortere ontwikkelingscyclus:
Het is wenselijk dat de ontwikkelingscyclus zo klein mogelijk is. Naarmate de ontwikkeling meer tijd kost, verliezen de gebruikers hun enthousiasme in het project. Ze blijven ook eisen aan veranderingen in het ontwerp die leiden tot een oneindige reeks inspanningen en ontevredenheid.
Gelukkig is het eenvoudig om de toepassingssoftware voor micro-computing te testen dan die van gedeelde informatiesystemen. De prototyping-tools die beschikbaar zijn op pc's maken het eenvoudiger om de vereisten te definiëren en aan te tonen hoe het systeem zal functioneren. Deze verbetering in communicatie tussen gebruikers en ontwerper is een essentiële input voor succesvolle applicatie-ontwikkeling voor pc's.
(f) Flexibiliteit:
Persoonlijke informatiesystemen zijn klein en relatief minder gestructureerd dan de gedeelde informatiesystemen. De beschikbare tijd voor het ontwikkelingsproces voor elke toepassing is in dergelijke gevallen relatief kort. De gebruikersvereisten blijven vrij vaak veranderen.
Het is niet mogelijk en ook niet raadzaam om te plannen voor langetermijninformatiebehoeften van gebruikers. De veranderingen in applicaties komen dus vrij vaak voor in persoonlijke informatiesystemen. Het betere alternatief is om te zorgen voor flexibiliteit in microcomputer-applicatiesoftware.
