Zorgen voor een soepele werking in het inkoopsysteem

Dit artikel werpt licht op de drie belangrijkste systemen om een vlotte werking en verantwoording in het aankoopsysteem te garanderen. De systemen zijn: 1. Pre-Purchase System 2. Bestelsysteem 3. Aankoopsysteem plaatsen.

1. Pre Purchase System of Stage:

Vóór de daadwerkelijke aankoop moeten bepaalde formaliteiten worden gecompileerd. Ze zijn - vordering, eisen programma's selectie van leveranciers, het verkrijgen van offertes en het evalueren van hen. Een ingevulde aanvraagformulier ingevuld door een hogere functionaris wordt ingediend door een bevoegd persoon.

Er is over het algemeen een financiële limiet waarnaar een bepaalde officier voor materialen kan vorderen. De beslissingen over aankopen of kapitaalgoederen worden genomen op directieniveau.

In het geval van aankopen in bulk en in een snelle frequentie over een lange periode, worden reisservicebiedingen gebruikt. De aanvraag gaat van de inkoopafdeling naar de inkoopafdeling, zeer lang na elke fase waarin een inkooporder wordt geïnitieerd.

Standaard aanvraagformulieren worden gebruikt wanneer bestellingen vaak moeten worden herhaald. Door veel organisaties worden vragen gesteld voor offertes van leveranciers. Het aanvraagformulier bevat, in tegenstelling tot een inkooporder, de woorden 'dit is alleen een, offerteaanvraag' of 'dit is geen inkooporder'.

2. Bestelsysteem:

Na ontvangst van antwoorden op vragen, wordt de leverancier geselecteerd na controle en worden bestellingen geplaatst.

Een bestelling bevat normaal gesproken:

(a) Referentienummer,

(b) Beschrijving van de materialen,

(d) Prijs en kortingen

(e) verzendinstructies

(f) Bestemming van de materialen

(g) Handtekening van de materiaalbeheerder die de aankoop en

(h) Gedetailleerde voorwaarden en bepalingen.

Meestal worden vijf of zes exemplaren van de bestelling voorbereid. Het origineel wordt naar de leverancier gestuurd, één exemplaar wordt naar de ontvangende afdeling gestuurd, één naar de uitvinder en één naar de financiële afdeling voor latere matching met de factuur van de leverancier en "Goederenontvangstnota's" voor betaling.

3. Aankoopsysteem na aankoop:

Het systeem is bedoeld voor vervolgprocedures, ontvangst en controle van facturen. Follow-up procedures omvatten tijd en geld, dus het moet selectief zijn. Om selectief te zijn, moeten prioriteiten worden vastgesteld en mogen 'kritieke' items alleen worden gebruikt voor de follow-up. Er kan gebruik worden gemaakt van territoriale opvolging.

Ontvangsten worden chronologisch geregistreerd. Het helpt bij het snel identificeren van materialen. Dit is nodig voor inspectie van materialen vóór acceptatie. In veel organisaties, waar centrale ontvangende secties bestaan, wordt een kopie van de inkooporder verzonden naar de centrale sectie voor afstemming.

Factuurcontrole wordt uitgevoerd vóór betaling. De factuur wordt cheeked met de werkelijke ontvangsten en op tevreden zijn, wordt de betaling gedaan. Facturen worden over het algemeen naar de financiële afdeling van de koper gestuurd.