Taken en boeken beheerd door een opslaghouder
Lees dit artikel voor meer informatie over de taken en boeken die door een winkelier worden onderhouden!
taken:
Alle productiebedrijven benoemen een persoon als opslaghouder. Zijn taken omvatten de ontvangst van goederen, de juiste opslag ervan, uitgifte wanneer de goederen in kwestie daadwerkelijk nodig zijn voor gebruik en het saldo. De opslaghouder moet zien dat de schade aan goederen terwijl ze onder zijn verantwoordelijkheid zijn minimaal is. Bepaalde goederen zijn vatbaar voor lekkage of verdamping of schade door vocht, blootstelling aan de zon en roest.
De winkelier moet proberen zoveel mogelijk verlies te controleren. Zijn werk kan echter alleen worden uitgevoerd als het gebouw voor het huisvesten van de winkels goed is gebouwd. Vochtige vloeren of wanden of lekkende daken kunnen heel wat schade aanrichten. De godown van de winkel moet ook worden gebouwd vanuit het oogpunt van het vermijden van diefstal.
De winkel moet worden uitgerust met rekken die moeten worden onderverdeeld in kleine ruimtes. Al deze ruimtes moeten serieel genummerd zijn. Elke spatie wordt 'bin' genoemd en voor één artikel één bak moet worden toegewezen; wanneer nieuwe artikelen van dat artikel worden ontvangen, moeten deze in de toegewezen bak worden geplaatst en niet ergens anders. Het woord 'bin' betekent echter niet alleen een spatie op een rek. 'Bin' betekent eigenlijk elke plaats waar goederen worden bewaard. Balen met jutezakken worden bijvoorbeeld in een hoek gestapeld. Die hoek zal een prullenbak zijn en moet worden genummerd zoals andere bakken.
Alle artikelen die in een afdeling worden gebruikt, moeten zoveel mogelijk naast elkaar worden opgeslagen, dat wil zeggen dat de bakken die zijn toegewezen aan de vereisten van een bepaalde afdeling op één plaats moeten zijn. Ook moeten de originele verpakkingen zoveel mogelijk intact worden gehouden, waarbij de hoeveelheid in elke verpakking duidelijk wordt aangegeven. Op een gegeven moment zou slechts één pakket open moeten zijn. Het is de plicht van de winkelier om af en toe de werkelijke fysieke voorraden te controleren en het cijfer te vergelijken met boekcijfers om te zien dat er geen fouten of diefstallen hebben plaatsgevonden.
Boeken beheerd door Storekeeper:
Bin-kaart:
Bij ontvangst van goederen, zoals blijkt uit de Ontvangen Note, voert de winkelier de goederen in op een bin-kaart, wat een rekening is om ontvangst, afgifte en saldo te registreren in termen van hoeveelheid.
De uitspraak wordt hieronder gegeven:
Hoe u gegevens op de bin-kaart kunt invoeren:
De belangrijkste kolommen zijn die met betrekking tot Datum, Referentie, Ontvangen, Uitgegeven en Saldo. De kolom voor Referentie is bedoeld om het aantal en de aard van het document vast te leggen - Ontvangen notitie opslaan voor ontvangsten en Materiaalaanvraag voor problemen. Wanneer een hoeveelheid wordt ingevoerd in de kolom Ontvangen, wordt uiteraard het saldo verhoogd en wordt het saldo verlaagd wanneer een item wordt ingevoerd in de kolom Uitgegeven. Dus:
De kolommen onder 'Besteld' zijn bedoeld om aan te geven hoeveel hoeveelheid nog steeds in bestelling is. Wanneer de winkelier een kopie ontvangt van de bestelling die op een leverancier is geplaatst, moet hij het nummer en de datum van de bestelling in de eerste kolom en de hoeveelheid in de tweede kolom invoeren. De derde kolom is niet gevuld totdat de goederen daadwerkelijk zijn ontvangen; tot die datum wordt aangegeven dat deze en dergelijke hoeveelheid goederen nog steeds te ontvangen is.
De kolommen onder 'Gereserveerd' geven de hoeveelheid weer die voor een bepaalde taak apart moet worden gehouden. Reserveringen worden gemaakt voor belangrijke banen onder het gezag van een vooraf aangewezen functionaris, bijvoorbeeld de hoofdinspecteur van een afdeling.
Het nummer van de taak wordt ingevoerd in de eerste kolom en de betreffende hoeveelheid in de tweede kolom. Stel dat er 100 eenheden zijn gereserveerd voor taak 135 en het feitelijke saldo 160 eenheden. De vermeldingen in de kolommen "Gereserveerd" stellen de winkelier in staat om te weten dat slechts 60 eenheden kunnen worden uitgegeven voor andere taken dan opdrachtnummer 135. Wanneer het artikel wordt getekend tegen de opdracht waarvoor het was gereserveerd, wordt de datum ingevoerd in de derde kolom, waaruit blijkt dat de reservering niet meer werkt.
Voorraadbeheerkaarten:
Bakkaarten worden meestal samen met de materialen in de bak zelf bewaard, maar als alle kaarten op één plaats in het kantoor van de winkelier worden bewaard, is de gebruikelijke naam "Voorraadbeheer Kaarten". Er is geen verschil in de vorm en inhoud van Bin Cards en Stock Control Cards.
Double Bin System:
Sommige bedrijven verdelen de prullenmand (de plaats die bedoeld is om het artikel fysiek op te slaan) in twee delen - één, de kleinere, om de hoeveelheid op te slaan die gelijk is aan de minimumhoeveelheid (of het bestelniveau) en de andere om de resterende hoeveelheid op te slaan. Het personeel heeft instructies om de hoeveelheid in het kleinere deel niet te gebruiken zolang er voorraad is in het andere deel. Zodra het nodig is om de hoeveelheid als minimum te gebruiken, is dit een teken om een nieuwe bestelling te plaatsen. Wanneer de verse voorraad wordt ontvangen, wordt er op toegezien dat een hoeveelheid die gelijk is aan de minimumhoeveelheid wordt gescheiden.
Afbeelding 1:
De volgende informatie met betrekking tot kolen wordt verkregen uit de archiefrecords van een fabriek:
1. Beginbalans: 200 ton
2. Uitgegeven op Vereist nr. 273: 57 ton
4. Uitgegeven op Vereist nr. 285: 83 ton
5. Ontvangen van leverancier door challan nr. 74 van 5 augustus: 120 ton. Het aanbod werd op deze datum verwacht.
8. Uitgegeven op Vereist nr. 341: 92 ton
12. Uitgegeven op Vereist nr. 364: 30 ton
Onderzoek door de voorraad Verifier op 13 augustus openbaarde tekort aan 5 ton. De maximale hoeveelheid kolen die op elk moment is toegestaan, is 200 ton en minimaal 50 ton. Het bestelniveau is 100 ton. Trek de Bin-kaart voor steenkool op met alle nodige details.
