Bedrijfsinformatiesystemen: gedeelde en persoonlijke bedrijfsinformatiesystemen
Bedrijfsinformatiesystemen hebben twee basiscomponenten, namelijk gedeelde bedrijfsinformatiesystemen en persoonlijke bedrijfsinformatiesystemen!
1. Gedeelde bedrijfsinformatiesystemen:
Deze klasse van bedrijfsinformatiesystemen omvat informatiesystemen die groot, complexer en duurder zijn. Een gedetailleerd planningsproces moet voorafgaan aan het opbouwen van infrastructuur voor gedeelde informatiesystemen.
Het voordeel van het ontwikkelen en gebruiken van deze bedrijfsinformatiesystemen ligt in de deelbaarheid van informatie in deze systemen. De beheers-, organisatie- en broncontroles worden uitgeoefend om misbruik van informatie te voorkomen.
De deelbaarheid is uitgebreid in deze informatiesystemen en omvat een breed scala aan bronnen, zoals informatie en service-elementen zoals hardware, software en communicatielijnen.
Een gedeeld informatiesysteem moet bijvoorbeeld het delen van dure laserprinters, scanners, e-mail en internetverbindingen mogelijk maken, evenals informatie die is opgeslagen in verschillende tekst- en spreadsheetbestanden. Aangezien deze bronnen door een groot aantal gebruikers worden gedeeld, zijn de kosten per gebruiker laag genoeg om de grote investering in deze enorme informatiesystemen te rechtvaardigen.
De gedeelde systemen verbeteren de interpersoonlijke communicatie en bevorderen een naadloze stroom van informatie over verschillende functies en niveaus van de managementhiërarchie. De gedeelde bedrijfsinformatiesystemen zorgen ook voor standaardisatie van informatie en verminderen redundantie in informatie en andere bronnen.
Deze systemen kunnen het verstrekken van deskundig advies van technische experts in de informatiesystemen veroorloven. De gedeelde systemen vereisen enorme voorinvesteringen in de IT-infrastructuur. Vanwege de deelbaarheid zijn ze meer blootgesteld aan beveiligings- en privacyrisico's. Daarom zijn procedures zeer belangrijke elementen van dergelijke gedeelde informatiesystemen.
Soorten gedeelde bedrijfsinformatiesystemen:
Een verscheidenheid aan bedrijfsinformatiesystemen wordt gebruikt om tegemoet te komen aan de informatiebehoeften van managers op verschillende managementniveaus. Deze systemen zijn ingedeeld in de volgende categorieën:
(a) Transactieverwerkingssystemen,
(b) Managementinformatiesystemen,
(c) Beslissingsondersteunende systemen,
(d) Uitvoerende informatiesystemen,
(e) expertsystemen,
(f) Kantoorinformatiesystemen.
(a) Transactieverwerkingssystemen:
De Transactie Processing Systems (TPS) zijn gebaseerd op de soorten transacties in een onderneming. Ze verwerken de meeste interne informatie. Hun doel is om operationele informatie te genereren voor het bedienend personeel en managers op lager niveau. Bovendien vormen deze systemen de kern voor het leveren van de nodige input voor managementinformatiesystemen.
(b) Managementinformatiesystemen:
De Management Information Systems (MIS) gebruiken de informatie in de TPS en verwerken deze door samenvattende rapporten met informatie te genereren voor managers om activiteiten te plannen en te regelen. Dit zijn voornamelijk informatiesystemen voor informatie. Deze systemen richten zich primair op de informatiebehoeften van managers op een lager tot gemiddeld niveau.
(c) Beslissingsondersteunende systemen:
Decision Support Systems (DSS) worden door managers op middenniveau gebruikt voor het genereren van tactische informatie. De beslissingsondersteunende systemen nemen niet alleen input van TPS, maar ook van externe bronnen. Ze bieden ook tools voor het grondiger analyseren van de informatie en helpen bij het genereren van tactische informatie en het uitvoeren van 'wat-als-analyse' voor managers.
(d) Uitvoerende informatiesystemen:
Executive Information Systems (EIS) zijn gebruikersvriendelijke informatiesystemen die meer de nadruk leggen op de presentatie van samenvattende informatie, de integratie van interne en externe informatie, uitzonderingsrapportagetechnieken en het leggen van een link met de basisactiviteiten van de onderneming. Deze informatiesystemen genereren strategische informatie en worden gebruikt door topmanagers. Ze helpen bij het identificeren van opties, het evalueren van alternatieve scenario's en het maken van weloverwogen keuzes met betrekking tot de zakelijke opties.
(e) Deskundige systemen:
De expertsystemen zijn gericht op het formaliseren van expertise en stellen deze beschikbaar voor repetitieve zakelijke beslissingen. Ze gebruiken tools voor kunstmatige intelligentie om kennis te genereren uit de informatie, bestaande theorieën, overtuigingen en ervaringen van managers in verschillende bedrijfsactiviteiten.
Ze zijn geen vervanging voor deskundigen op het gebied van het menselijk domein, maar ze helpen menselijke experts hun werk effectiever uit te voeren en de expertise te repliceren op verschillende locaties in het bedrijf.
(f) Kantoorautomatiseringssystemen:
Kantoorautomatiseringssystemen zijn bedoeld om de communicatie en productiviteit van mensen in de onderneming te verbeteren. Ze proberen kantoorprocedures te automatiseren en knelpunten in het secretariaat van het kantoor weg te nemen.
Deze systemen worden gebruikt door mensen op alle managementniveaus. De belangrijke elementen van deze systemen omvatten e-mail, desktop publishing-systemen, tekstverwerkers, grafische afbeeldingen en elektronische teleconferenties.
Zoals kan worden waargenomen, hebben verschillende soorten bedrijfsinformatiesystemen toepassingen op verschillende managementniveaus. De soorten bedrijfsinformatiesystemen en managementniveau's waarop ze worden gebruikt, worden weergegeven. De expertsystemen en kantoorautomatiseringssystemen kunnen nuttig zijn op alle managementniveaus.
Het kan echter worden opgemerkt dat het nut van een bepaald type bedrijfsinformatiesysteem ook afhangt van de manier waarop activiteiten worden georganiseerd in de organisatiestructuur van het bedrijf. Als de activiteiten in een organisatie bijvoorbeeld zodanig zijn georganiseerd dat er veel overlapping is tussen de verantwoordelijkheden van managers op lager en middelhoog niveau, kan TPS ook op het middenniveau worden gebruikt.
Deze bedrijfsinformatiesystemen kunnen speciaal worden ontwikkeld voor elk van de bedrijfsfuncties, zoals marketing, financiën, productie, ontwikkeling van personeel, enz. Of er kan een gemeenschappelijke structuur zijn die nuttig is voor elk van de functies.
De bedrijfsinformatiesystemen die verschillende bedrijfsfuncties integreren, worden geïntegreerde systemen genoemd. Dergelijke geïntegreerde informatiesystemen zijn populairder in het geval van bedrijven die met knelpunten in interfunctionele communicatie te maken hebben vanwege hun grotere omvang, grotere geografische dekking, gevarieerde productbasis, enz. Deze systemen worden door verschillende softwarefabrikanten verschillend genoemd. Maar de meest gebruikte term voor een sterk geïntegreerd informatiesysteem is het Enterprise Resource Planning (ERP) -systeem.
2. Persoonlijke bedrijfsinformatiesystemen:
De persoonlijke bedrijfsinformatiesystemen worden door managers gebruikt om hun productiviteit op het werk te verbeteren. Ze helpen managers hun taken efficiënter uit te voeren. De persoonlijke informatiesystemen omvatten het gebruik van microcomputers en software voor tekstverwerking, elektronische spreadsheets, systemen voor het beheer van persoonlijke gegevensbanken, grafische afbeeldingen en bedrijfspresentaties en het organiseren van desktops.
De persoonlijke informatiesystemen zijn minder duur om te installeren en eenvoudig te gebruiken in vergelijking met gedeelde bedrijfsinformatiesystemen. Ze zijn flexibeler en worden beschermd omdat ze systemen zijn met één hand.
De procedure, in het geval van dergelijke systemen, is hoofdzakelijk beperkt tot back-ups, om te zorgen voor eventualiteit van hardwarefalen. Omdat ze persoonlijk zijn, kan een manager het gebruiken zoals hij het productiever voor hem vindt.
Ze zijn dus gebouwd en gebruikt met focus op specifieke informatiebehoeften. Het belangrijkste kenmerk van persoonlijke informatiesystemen is het feit dat een persoon de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het definiëren van vereisten, het ontwerpen van het raamwerk van het systeem en het gebruiken ervan. Ze dienen dus alleen gespecificeerde doelen van bedrijfsmanagers.
Ze zijn primair gericht op het bieden van een betere werkomgeving aan manager, zodat hij zijn productiviteit kan verbeteren door hulp te krijgen bij eenvoudige problemen met gegevensverwerking, rapportageproblemen en communicatieproblemen. Ze dienen ook als substituut voor sommige kantoorautomatiseringsapparatuur. De beschikbaarheid van notitieboekcomputers heeft de hele visie van microcomputertoepassingen totaal anders gemaakt. Nu worden ze ook gezien als communicatieapparatuur.
Hoewel ze in de meeste gevallen gekoppeld zijn aan gedeelde bedrijfsinformatiesystemen, hebben ze niet de capaciteit om complexe problemen van grotere zakelijke problemen effectief aan te pakken. Ze hebben te lijden onder de beperking van beperkte beschikbaarheid van kennis en expertise in de definiërende behoeften en het ontwerpen van informatiesystemen.
De hardware die wordt gebruikt in persoonlijke informatiesystemen is vaak het doelwit van inbrekers en daarom is de beveiliging ook een probleem met personal computers, alleen de aard van blootstelling en risicograad is anders dan die in het geval van gedeelde informatiesystemen.
