5 Belangrijkste wijzigingen die nodig zijn voor het opzetten van een effectief bedrijfsinformatiesysteem
De belangrijkste wijzigingen die nodig zijn voor het opzetten van een effectief bedrijfsinformatiesysteem zijn hieronder weergegeven:
De basisbenadering van informatietechnologie moet worden gewijzigd en de rol van IT moet opnieuw worden gedefinieerd voor het opzetten van effectieve bedrijfsinformatiesystemen.
Daarnaast moet de IT-infrastructuur worden ondersteund door veranderingen op bedrijfsniveau. Enkele van de veranderingen die binnenkort verschijnen, zijn:
1. Informatie als een actief:
Bedrijfsinformatie is lange tijd behandeld als een geheugensteuntje om transacties bij te houden. De onderneming moet deze zien als een bedrijfsresource en moet bereid zijn om deze bron te ontwikkelen en met oprechtheid te koesteren.
Managers moeten leren om het te herkennen als een bron van concurrentiekracht en actief te streven naar het genereren van een informatiebank van de onderneming.
De houding van bedrijven ten aanzien van informatie wordt goed weerspiegeld in de boekhoudkundige behandeling van de kosten van het genereren van informatie. De uitgaven voor het genereren van informatie zijn tot dusver behandeld als kosten in plaats van investeringen. Hoewel de boekhoudkundige instanties nu het gebruik van informatie op de lange termijn beginnen te erkennen, beschouwen een onderneming de uitgaven nog steeds als uitgaven.
De belangrijkste redenen voor deze boekhoudkundige behandeling zijn (a) dat de meeste voordelen van informatiesystemen niet tastbaar zijn, en (b) er een onzekerheid bestaat over het kwantumvoordeel dat de onderneming mogelijk van de informatiebron kan ontvangen. De moeilijkheden bij het waarborgen van objectieve en betrouwbare waarderingsmethoden hebben ervoor gezorgd dat accountants in dit opzicht het beleid van conservatisme volgen.
2. Informatie moet worden beheerd:
Het is noodzakelijk dat informatie wordt beheerd als andere activa worden beheerd in een zakelijke onderneming. De organisatiestructuren moeten veranderen om te voorzien in een organisatorische eenheid, zoals informatie-afdeling of informatiecentrum onder leiding van Chief Information Officer (CIO). De CIO zou de verantwoordelijkheid hebben om informatiestrategieën, architectuur, gebruik, normen en levering van informatiebronnen te definiëren.
De informatiestrategieën moeten worden gedefinieerd in overeenstemming met het algemene strategische plan van de onderneming. De CIO moet verantwoordelijk zijn voor het identificeren van de kansen die IT het management kan bieden voor de succesvolle implementatie van de brede bedrijfsstrategieën.
De CIO moet ook verantwoordelijk zijn voor het ontwerpen van de architectuur van de IT-infrastructuur. De architectuur moet worden vastgesteld na goed overleg met verschillende gebruikers van de informatiebron.
De toegang tot informatie moet worden gewaarborgd en gereguleerd. De informatie moet naar diegenen gaan die het recht hebben om het te gebruiken en moeten door procedures zodanig worden gereguleerd dat anderen geen toegang krijgen tot informatie.
Het gebruik van de informatiebron moet zorgvuldig worden bekeken en er moet worden geprobeerd de veiligheid en privacy van informatie te waarborgen. Het instellen van procedures voor toegangscontrole moet deel uitmaken van de verantwoordelijkheden van de CIO.
De CIO moet de standaarden van hardware, software, databases en communicatie vaststellen in de hele organisatie. Dit zorgt voor integratie binnen de organisatie van de middelen van het informatiesysteem.
De CIO is er ook verantwoordelijk voor dat de informatie die in de onderneming beschikbaar is, zonder belemmeringen aan gebruikers wordt geleverd. Dit wordt verzekerd door het opzetten van systemen die informatie aan gebruikers leveren. Gebruikerstraining is ook een effectief medium voor informatiestromen en CIO is verantwoordelijk voor de training van gebruikers over informatiesystemen.
Omdat de CIO verantwoordelijk zou zijn voor het ontwikkelen van informatiestrategieën, is het noodzakelijk dat de positie van CIO in de organisatiehiërarchie vrij hoog is, niet onder de eerste laag van het management op middelste niveau. De CIO moet rechtstreeks rapporteren aan de Chief Executive Officer van de onderneming.
3. Informatie moet worden gedeeld:
Ondernemingen die de voordelen van bedrijfsinformatiesystemen willen benutten, moeten zich verbinden tot het delen van informatie. De aard van informatie is zodanig dat het delen van informatie er waarde aan toevoegt.
De hoge mate van veroudering garandeert dat de informatie wordt gedeeld vanwege het effectieve gebruik ervan. Uiteraard brengt het delen risico's van misbruik met zich mee en moet een controlesysteem worden ingesteld om misbruik van de informatie te voorkomen.
4. Betrokkenheid bij de opleiding van personeel :
Training van personeel is eveneens van essentieel belang om ervoor te zorgen dat de potentiële voordelen van IT worden genoten. De gebruikers moeten worden opgeleid om bij te dragen aan een uittreksel uit de informatiebank. De ontwerpers van bedrijfsinformatiesystemen moeten worden opgeleid om met nieuwe technologieën te werken. De meeste gebruikers merken dat hun onwetendheidsniveau niet lager wordt naarmate de IT-infrastructuur snel verandert.
Dat geldt ook voor de IT-professional die moeite heeft om de snel veranderende technologieën het hoofd te bieden. Het is daarom van essentieel belang dat de ondernemingen zich ertoe verbinden hun personeel opnieuw op te leiden.
Deze heropvoeding is niet alleen vereist met betrekking tot nieuwe technologieën en nieuwe informatiesystemen, maar ook om vaardigheden te verlenen om nauw samen te werken met andere gebruikers van informatie.
5. Betrokkenheid van het topmanagement:
Een andere belangrijke verandering die nodig is voor het succes van bedrijfsinformatiesystemen is inzet van het topmanagement voor gebruik van informatietechnologie. De toewijding is niet alleen nodig in termen van toewijzing van middelen voor de IT-infrastructuur, maar ook in termen van algehele ondersteuning van projecten voor bedrijfsinformatiesystemen.
Dus alleen IT biedt niet het wondermiddel voor de problemen van een veranderend bedrijfsscenario. Het is nodig om de rol van IT in het bedrijfsleven opnieuw te definiëren. Het is ook nodig om veranderingen in de IT-infrastructuur teweeg te brengen. De hele benadering van de IT-infrastructuur moet veranderen en indien nodig moet de onderneming ook veranderen om IT in staat te stellen zijn nieuwe rol in het bedrijfsleven op te nemen.
