4 Belangrijke gevolgen van het bellen van een vergadering

Dit artikel werpt licht op de vier grote gevolgen van het bijeenroepen van een vergadering. De consequenties zijn: 1. Bijeenkomst wordt gehouden 2. Vergadering wordt uitgesteld 3. Vergadering wordt niet bijgehouden 4. Vergadering wordt bijgehouden.

Gevolg # 1. Ontmoeting wordt gehouden:

Het gewenste gevolg is dat de vergadering wordt gehouden op de geplande datum en op de vastgestelde tijd en plaats. Bijeenkomst wordt gehouden betekent dat het naar behoren wordt gehouden met een quorum en een voorzitter die het voorzit. De vergadering is een geldige vergadering en de beslissingen die tijdens de vergadering worden genomen zijn bindend voor leden van de tegel. Er wordt ook verwacht dat alle punten op de agenda worden opgenomen.

Als een lid de vergadering niet bijwoont, kan hij niet deelnemen, maar zijn de beslissingen bindend voor hem. Soms is niet-deelname aan een vergadering schadelijk voor het lid. Als een bestuurder bijvoorbeeld niet aanwezig is op een vergadering van de raad van bestuur, kan zijn afwezigheid een oorzaak zijn van zijn kantoorvakanties (bestuursvergaderingen). Verder verliest hij de vergoeding voor het bijwonen van de vergadering van de raad.

Gevolg # 2. Vergadering wordt uitgesteld:

Wanneer na het uitbrengen van een kennisgeving wordt vastgesteld dat om onvermijdbare redenen de vergadering niet kan worden gehouden of indien het doel van de vergadering niet in het belang van de organisatie of commissie of subcommissie wordt gediend, wordt de vergadering uitgesteld.

Uitstel van een vergadering wordt gedaan door voor de datum van de vergadering een volgende kennisgeving uit te schrijven dat de vergadering wordt geannuleerd of geprostoned. Soms worden er kranten- of radio-aankondigingen gedaan voor dit doel, met name in het geval van een conferentie van belang. Een nieuwe kennisgeving moet worden gedaan om de vergadering opnieuw te houden en alle regels met betrekking tot de kennisgeving zijn van toepassing.

Gevolg # 3. Vergadering wordt niet gehouden:

Een vergadering waarvoor kennisgeving is gegeven, kan wegens technische redenen niet worden gehouden. Stel dat er een fout is geslopen in de kennisgeving die door een lid is aangegeven en dus kan vergadering niet plaatsvinden, hoewel een groot aantal leden op de datum en op de tijd en plaats is gearriveerd, zoals gepland.

Als er enige meningsverschillen zijn tussen de leden, kan iemand bevel krijgen van de rechtbank om te stoppen met het houden van een vergadering. Dit is niet bepaald uitstel. Dit kan de annulering van de vergadering worden genoemd. Een nieuwe kennisgeving is nodig om de vergadering opnieuw te bellen en alle regels met betrekking tot de kennisgeving moeten worden nageleefd.

Consequentie # 4. Vergadering is onderbroken:

Onderbreking, van een vergadering betekent zijn opschorting of beëindiging.

Er zijn twee verschillende soorten verdaging:

(a) Opschorting:

Een vergadering wordt opgeschort als het quorum niet wordt aangetroffen, zelfs niet na een half uur te hebben gewacht vanaf de geplande tijd. De vergadering wordt automatisch verdaagd of opgeschort (volgens de richtlijnen onder de Companies Act) tot de volgende week, op dezelfde dag, op dezelfde plaats en op hetzelfde moment. Geen kennisgeving is nodig voor een verdaagde vergadering en degene die aanwezig is op de verdaagde vergadering zal het quorum nemen.

(b) Beëindiging:

Wanneer een vergadering al enige tijd vordert, kan deze op drie verschillende manieren worden onderbroken of beëindigd:

(i) De voorzitter kan de vergadering verdagen voor de dag waarop er al veel tijd verstreken is, maar alle zaken op de agenda zijn niet opgenomen. De leden beslissen wanneer en waar ze elkaar weer zullen ontmoeten.

De voorzitter kan de vergadering voor een korte tijd verdagen, zodat de leden tijdelijk kunnen uiteenvallen wanneer de voorzitter constateert dat er onder de leden veel onrust heerst over een controversieel onderwerp (vaak te vinden in een Vergadering of in het Parlement) of wanneer de voorzitter vindt dat de deelnemers rust nodig hebben.

(ii) Een vergadering kan tijdelijk worden onderbroken op verzoek en verlangen van de deelnemers voor rust of om tijd te krijgen om na te denken over een belangrijke kwestie in groepen of individueel of zij willen wat extra informatie die tijd kost om te bereiken.

(iii) De voorzitter kan een vergadering wegens overlijden schorsen. Het is een permanente beëindiging van een vergadering en de vergadering zal pas plaatsvinden nadat een nieuwe kennisgeving is gedaan. Alle regels met betrekking tot de kennisgeving zijn van toepassing.

De voorzitter doet dit wanneer hij vindt dat er een impasse ontstaat door een gelijke verdeling tussen de leden over een belangrijke en controversiële kwestie (deze wordt gevonden in een vergadering of in het Parlement) of hij vindt dat de opkomst zo slecht is (hoewel er wel quorum aanwezig is) dat een beslissing over een belangrijke kwestie moet niet worden genomen. Er wordt ook gezegd dat de vergadering wordt geprioriteerd (meestal van toepassing op de Vergadering of het Parlement).