Top 8 stappen betrokken bij inkoopcyclus van materialen
Dit artikel werpt licht op de top acht stappen die betrokken zijn bij de inkoopcyclus van materialen.
Stap # 1. Ontvangen en analyseren van inkoopaanvraag:
Aanvragen tot bestellen beginnen bij de afdeling of persoon die de uiteindelijke gebruiker zal zijn. In de planningsomgeving voor materiaalbehoeften geeft de planner een geplande order vrij die de inkoopafdeling autoriseert om een bestelling door te voeren.
De aanvraag tot bestellen bevat ten minste de volgende informatie:
een. Identiteit van initiator, ondertekende goedkeuring en account waaraan kosten zijn toegewezen.
b. Materiële specificatie.
c. Hoeveelheid en maateenheid.
d. Vereiste leverdatum en plaats.
e. Alle andere aanvullende informatie vereist.
Stap # 2. Leveranciers selecteren:
Het identificeren en selecteren van leveranciers zijn belangrijke verantwoordelijkheden van de inkoopafdeling. Voor standaarditems of items die in het verleden niet zijn gekocht, wordt een lijst met goedgekeurde leveranciers bewaard. Als het artikel nog niet eerder is gekocht of als er geen acceptabele leverancier in het bestand is, moet er worden gezocht.
Als de bestelling van een kleine waarde is of voor standaardartikelen, is een leverancier waarschijnlijk te vinden in een catalogus, vakblad of directory.
Stap # 3. Aanvragen van offertes:
Voor belangrijke artikelen is het meestal wenselijk om een offerteaanvraag uit te brengen. Dit is een schriftelijke vraag die aan veel leveranciers wordt gestuurd om ervoor te zorgen dat concurrerende en betrouwbare offertes worden ontvangen. Het is geen verkooporder. Nadat de leveranciers de offertes hebben voltooid en aan de koper hebben geretourneerd, worden de offertes geanalyseerd op prijs, conformiteit met specificaties, verkoopvoorwaarden, leverings- en betalingsvoorwaarden.
Voor artikelen waar specificaties nauwkeurig kunnen worden geschreven, is de keuze waarschijnlijk gemaakt op prijs, levering en verkoopvoorwaarden. Voor items waar specificaties niet nauwkeurig kunnen worden geschreven, kunnen de vermelde items variëren. De offertes moeten worden beoordeeld op technische factoren en prijs. Meestal zijn zowel de uitgevende als de inkoopafdeling bij de beslissing betrokken.
Stap # 4. Bepaling van de juiste prijs:
Dit is de verantwoordelijkheid van de inkoopafdeling en is nauw verbonden met de selectie van leveranciers. De inkoopafdeling is ook verantwoordelijk voor prijsonderhandelingen en zal proberen de beste prijs bij de leverancier te krijgen.
Stap # 5. Een bestelling plaatsen:
Een bestelling is een legaal aanbod om te kopen. Na aanvaarding door de leverancier wordt het een wettelijk contract voor de levering van de goederen volgens de voorwaarden die in de koopovereenkomst zijn gespecificeerd. De bestelling wordt voorbereid op de bestelaanvraag of de offertes en op alle andere benodigde aanvullende informatie.
Een kopie wordt naar de leverancier gestuurd; kopieën worden bewaard door aankoop en worden ook verzonden naar andere afdelingen, zoals de boekhouding, de afdeling van herkomst en ontvangen.
Stap # 6. Follow-up en levering:
De leverancier is verantwoordelijk voor het op tijd leveren van de bestelde artikelen. De inkoopafdeling is ervoor verantwoordelijk dat leveranciers op tijd leveren. Als er twijfel bestaat dat leveringsdatums kunnen worden gehaald, moet inkoop het probleem tijdig ontdekken en corrigerende maatregelen nemen.
Dit kan te maken hebben met het bespoedigen van het transport, alternatieve leveranciers, samenwerken met de leverancier om zijn problemen op te lossen of de productie opnieuw plannen.
De inkoopafdeling is ook verantwoordelijk voor het werken met de leverancier bij eventuele wijzigingen in leveringsvereisten. De vraag naar items verandert in de loop van de tijd en het kan nodig zijn om bepaalde items te versnellen of bezorging bij sommige anderen in te trekken. De koper moet de leverancier op de hoogte houden van de werkelijke vereisten, zodat de leverancier in staat is om te bieden wat gewenst is en wanneer.
Stap # 7. Goederen ontvangen en accepteren:
Wanneer de goederen worden ontvangen, inspecteert de ontvangende afdeling de goederen om ervoor te zorgen dat de goederen correct zijn verzonden, in de juiste hoeveelheid zijn en de vrachtbrief door de vervoerder is verstrekt. De ontvangende afdeling aanvaardt vervolgens de goederen en schrijft een ontvangstrapport op met vermelding van enige afwijking. Als verdere inspectie vereist is, zoals door kwaliteitscontrole, worden de goederen naar kwaliteitscontrole gestuurd of daar ter inspectie bewaard.
Als de goederen beschadigd worden ontvangen, zal de ontvangende afdeling de inkoopafdeling adviseren en de goederen bewaren voor verdere actie. Mits de goederen in orde zijn en geen nadere inspectie behoeven, zullen ze naar de oorspronkelijke afdeling worden verzonden of worden geïnventariseerd.
Een kopie van het ontvangstrapport wordt vervolgens naar de inkoopafdeling gestuurd, waarbij een afwijking of discrepantie van de bestelling wordt vermeld. Als de bestelling in alle opzichten als voltooid wordt beschouwd, sluit de ontvangende afdeling zijn exemplaar van de bestelling af en adviseert de inkoopafdeling dienovereenkomstig.
Als dit niet het geval is, wordt de bestelling open gehouden in afwachting van de voltooiing. Als de goederen ook zijn geïnspecteerd door de afdeling kwaliteitscontrole, zullen zij ook de inkoopafdeling op de hoogte stellen of de goederen zijn geaccepteerd of niet.
8. Goedkeuren leveranciersrekening voor betaling:
Wanneer de leveranciersfactuur is ontvangen, zijn er drie soorten informatie die moeten overeenkomen: de inkooporder, het ontvangstrapport en de factuur. De items en de hoeveelheden moeten voor iedereen hetzelfde zijn; de prijzen en uitbreidingen van prijzen moeten hetzelfde zijn op de bestelbon en de factuur.
Alle kortingen en voorwaarden van de originele bestelling moeten worden vergeleken met de factuur. Het is de taak van de inkoopafdeling om deze te verifiëren en eventuele verschillen op te lossen. Na goedkeuring wordt de factuur verzonden naar crediteuren die moeten worden betaald.
