Top 5 componenten van een zakelijke brief (met voorbeeld)

Dit artikel werpt licht op de top vijf componenten van een zakelijke brief. De aspecten zijn: 1. Stijl 2. Formulier 3. Types 4. Kosten 5. Presentatie.

Zakelijke letter # 1. Stijl:

Elk creatief werk heeft een stijl nodig. Het woord 'stijl heeft verschillende betekenissen, waarvan er twee terecht van toepassing zijn op een zakelijke brief.

Volgens de Webster Dictionary zijn ze:

(a) 'Wijze waarop gedachten in taal worden uitgedrukt' en

(b) 'De gewoonte of het plan gevolgd n spelling, hoofdletters, interpunctie en typografische rangschikking en weergave'. Een zakelijke brief voldoet aan alle kenmerken van 'stijl'.

(1) Het belangrijkste is de woordkeuze bij het schrijven van een brief. Om dezelfde betekenis uit te drukken, worden verschillende woorden in verschillende situaties gebruikt. Dit kan worden gedemonstreerd tijdens het schrijven van opeenvolgende herinneringsbrieven wanneer de tonen van de letters geleidelijk harder worden. Niet alleen de juiste woorden moeten worden gekozen, maar ze moeten perfect worden gerangschikt om de betekenis duidelijk te maken en tegelijkertijd de grammaticaregels in het oog te houden.

De moderne stijl is niet om ongewone woorden te gebruiken, maar om de zinnen eenvoudig te maken. Bloemrijke taal met retoriek wordt nooit op prijs gesteld. Voor zover mogelijk moeten technische woorden en jargons worden vermeden. Daarnaast mogen overbodig, antagoniserend of insinuerend (woede veroorzaken), pedant (leesbaar en het tentoonstellen van kennis), huisdieren of informele en aanstootgevende woorden niet worden gebruikt. 'Gewoon -voelen' met woorden zonder inhoud maakt een zakelijke brief nutteloos.

(2) Het tweede punt om op te merken is dat de lay-out correct moet zijn. Letters worden getypt op afgedrukte vellen met briefhoofden. Verschillende druktechnieken worden gebruikt om het briefpapier aantrekkelijk te maken.

De lay-out van een brief bestaat uit de volgende delen:

(a) Een juiste vorm.

(b) Schrijven van de letter die de marges verlaat - meer aan de linkerkant dan aan de rechterkant,

(c) Het lichaam van de brief in alinea's opsplitsen. Over het algemeen wordt aan elk punt een afzonderlijke alinea toegewezen.

(3) De punten moeten in logische volgorde worden gerangschikt en dan kunnen alleen de ideeën duidelijk worden overgebracht en op de lezer worden afgedrukt. De aanpak moet, voor zover mogelijk, positief en niet negatief zijn.

(4) Een brief moet aan de volgende kenmerken of hoofdzaken voldoen:

(a) Duidelijkheid:

De taal moet duidelijk zijn, zodat de ideeën correct worden uitgedrukt en de lezer ze in dezelfde zin kan begrijpen. Duidelijkheid is afhankelijk van de juiste woordkeus en het gebruik van eenvoudige zinnen. Het woord zal volledig worden vermeld en niet hun - afkortingen. Er zal geen onduidelijkheid bestaan over de boodschap of informatie.

(b) Beknoptheid:

Een brief zal niet onnodig lang zijn. Brevity is een uitstekende kwaliteit voor een goede zakelijke brief. Het zal lang genoeg zijn om de ideeën volledig over te brengen en niet meer dan dat. Noch de schrijver noch de lezer als zakenman heeft veel tijd te verliezen over een brief.

Te veel schrijven betekent zich overgeven aan fouten. Iemand die het commando over taal heeft, kan dingen uitdrukken binnen een kort kompas. Maar beknoptheid betekent niet dat er een gebrek aan duidelijkheid of volledigheid zal zijn. Beknoptheid betekent niet ook botheid.

(c) Volledigheid:

Een brief zal in alle opzichten compleet zijn. Het moet alle punten bevatten die nodig en relevant zijn voor het onderwerp waarop de brief is geschreven. De schrijver zelf zal een uitgebreid idee hebben over het onderwerp, anders kan hij niet alle noodzakelijke en relevante punten behandelen.

De punten moeten systematisch en logisch worden gerangschikt en dan komt alleen een volledig en duidelijk beeld naar voren. Gegevens en statistieken, indien vereist, worden als afzonderlijke items bijgevoegd.

(d) Hoffelijkheid:

Een brief moet hoffelijk zijn. Het betekent dat er een beleefde houding door wordt geopenbaard. Een onbeleefde brief kan nooit effectief zijn en kan zelfs schadelijk zijn voor een bedrijf. Een hoffelijke brief is die vol oprechtheid en vrij van ongewenste trots of zelfbewering door de schrijver. Een brief wordt een stille ambassadeur van het bedrijf genoemd. Het moet de sympathie en gunstige reactie van de lezer verdienen.

Het moet een blijvende invloed uitoefenen op de geest van de lezer. Zelfs een onplezierig iets kan op een beleefde manier worden gepresenteerd. Een weigering kan op een redelijke manier worden gedaan en een fout kan worden opgemerkt zonder de andere kant te beschadigen. Alles hangt af van de woordkeuze en de presentatie ervan. Soms kan een brief lang zijn omwille van hoffelijkheid, anders kan een onaangename kwestie niet worden gepresenteerd.

(e) Doeltreffendheid:

De effectiviteit van een brief hangt af van alle kenmerken samen. Het wordt bewezen door de prompte en gunstige reactie van de ontvanger. Zelfs de interpunctie of hoofdletters die op de juiste plaats worden gebruikt, dragen bij aan de effectiviteit. Bij het uittypen van een letter is het gebruik van spatiëring een belangrijke factor. Moderne typemachines hebben elegante lettertypen die de weergave of het uiterlijk van een letter zeer indrukwekkend en effectief maken.

Bedrijfsbrief # 2. Vorm:

Een zakelijke brief moet worden geschreven in een goede 'vorm' voor de effectiviteit ervan. De vorm van zakelijke brieven is geëvolueerd door de tijd en uit ervaring, gewoonten en behoeften. Min of meer dezelfde vorm wordt gebruikt voor alle soorten zakelijke brieven met kleine variaties en in alle landen.

Een correcte vorm maakt een goede indruk in de geest van de lezer over de schrijver en dan kan alleen de communicatie effectief zijn. Een correcte vorm kan in één oogopslag een algemeen beeld geven van de aard van de communicatie.

Het formulier een brief bestaat uit de volgende delen:

(i) de titel:

Aan de bovenkant van de brief moet de volgende informatie beschikbaar zijn zodat de ontvanger kan begrijpen waar en op welke datum de brief is gekomen.

Het bestaat uit:

(a) De naam van de afzender.

(b) Het adres van de afzender.

(d) Als de brief afkomstig is van een bepaalde tak, divisie of afdeling, dan kan dat ook worden vermeld.

(e) Het telefoonnummer, het telexnummer, het telegrafische adres, enz. indien van toepassing.

(f) Of er een zakelijke codetaal wordt gebruikt dan de specifieke code die is gevolgd, bijvoorbeeld ABC of. Brentley of Leiber's, enz. Codes worden gebruikt om woorden te bezuinigen en voor enige geheimhouding te zorgen.

(g) Het referentienummer van de brief. Het referentienummer wordt meestal opgesteld met het nummer van het bestand waaraan de brief is gerelateerd.

(h) De datum van schrijven van de brief.

Over het algemeen worden de naam, het adres, de aard van het bedrijf en de naam van het filiaal, enz. In het midden bovenaan geschreven (afgedrukt). Ze kunnen bij voorkeur op de rechterbovenkant worden geschreven, zodat ze tijdens het doorlopen van het bestand gemakkelijk leesbaar zijn. Ze mogen niet op de linkerbovenkant worden geschreven. De telefoon enz., De code en het referentienummer zijn meestal geschreven aan de linkerkant en de datum aan de rechterkant.

(ii) Het interne adres:

Het bevat:

(a) De naam van de geadresseerde, hetzij een persoon of een bedrijf, hetzij een bedrijf of een andere maatschappij of instelling.

(b) Het adres van de geadresseerde. Ingeval een venstervelop wordt gebruikt, moet het binnenadres zichtbaar zijn van buitenaf. Sommige gratis woorden zoals Mr, Mrs, Sri (Shri, Shree), mevrouw, de heren, Sarbashree worden gebruikt voor de naam / namen van de geadresseerde (n).

(c) Over het algemeen is een brief gericht aan een belangrijke functionaris van de organisatie zoals een directeur, een algemeen directeur, een verkoopmanager, een partner, een secretaresse, enz.

(iii) De openingsaanhef of begroeting:

Een brief begint met Geachte heer, geachte heren, mevrouw, heren, etc. zoals vereist onder de omstandigheden. Dergelijke groeten worden gebruikt ter wille van de beleefdheid, 'Mijn beste heer' of 'Beste Sri A' kan worden gebruikt wanneer er een persoonlijk contact is met een bepaalde persoon in een bezorgdheid. Soms wordt er boven de aanhef een naam genoemd aan wie de brief specifiek zou moeten gaan. Bijvoorbeeld:'Attention: Sri A '. Een dergelijke vermelding van de naam voegt een persoonlijk karakter toe aan de brief.

(iv) De inhoud van het onderwerp:

Het onderwerp waarop de brief is geschreven, wordt in het kort vermeld als Re: ______________. 'Re' betekent 'met betrekking tot'. Dit kan worden geschreven tussen Inside Address en Salutation of tussen Salutation en de Body of the Letter.

(v) De hoofdtekst van de brief:

Dit is het belangrijkste deel van de brief met de informatie, standpunten, feiten, berichten, etc. of het hoofddoel waarvoor de brief is geschreven. Het hoofdgedeelte van de brief is verdeeld in alinea's, waarbij elke alinea een bepaald punt of onderwerp of aspect van het onderwerp behandelt. Soms zijn de alinea's gemakshalve genummerd.

De hoofdtekst van de brief heeft de volgende subonderdelen:

(a) Introductie van het onderwerp, met of zonder verwijzing naar eerdere mededelingen. Soms is er een zelfintroductie van de schrijver. De inleiding zal heel kort zijn, een zin of een kleine alinea.

(b) Het middelste gedeelte dat het onderwerp uitwerkt. Dit wordt verdeeld in punten op basis van punten,

(c) Het laatste deel van de brief waarin het hele thema wordt afgerond en de lezer om het even welke suggestie of actie vraagt of een suggestie of advies doet van de kant van de schrijver. Er is ook een wens om beleefdheid.

(v) De gratis afsluiting:

De brief wordt over het algemeen afgesloten met een gratis slot met behulp van enkele standaardzinnen of -zinnen zoals 'Hoogachtend', 'Hoogachtend', 'Hoogachtend', 'Hoogachtend', etc.

(vi) De handtekening:

De brief wordt door de schrijver ondertekend door zijn eigen hand, maar onder de handtekening kan de naam tussen haakjes worden getypt, zodat de lezer de naam kan kennen (aangezien de handtekening mogelijk niet leesbaar is).

De handtekening moet vergezeld gaan van:

(a) de naam van de zorg voor wie de brief wordt geschreven (deze wordt boven de handtekening gegeven).

(b) de aanduiding (dwz de officiële functie) van de persoon die de handtekening maakt (deze wordt onder de handtekening gegeven) om de authenticiteit van de handtekening te waarborgen. De status van de ondertekenaar heeft grote invloed op het belang van de brief. De handtekening staat meestal rechts onderaan de brief.

(vii) Bijlagen:

Als er papier, vinkjes, diepgang enz. Aan de letter zijn bevestigd, moet dit worden vermeld aan de linkeronderhoek van de brief, met vermelding van het aantal en de aard van de behuizing (en). In het kort is het geschreven als 'Encl:'.

(vii) Postscripts:

Nadat de brief is voltooid, voegt hij een nieuw punt in de geest van de schrijver toe, waarvan hij denkt dat deze erin zal worden opgenomen, onder de kop: Postscripts (of kortweg PS). Dit is echter geen goede gewoonte. Het is beter om de brief opnieuw te schrijven of opnieuw in te voeren. De schrijver begint zijn naam aan het einde van de naschriften.

(ix) Voorletters:

Aan de uiterste linkerbenedenhoek van de onderkant typeert de typist zijn initialen. Dit is nodig omdat als er een fout is bij het typen er achter gevonden kan worden wie de typist was, vooral als er een typistenpool is.

(x) Kopiëren:

Soms wordt (of wordt) een kopie (of kopieën) van een aan een persoon of partij gerichte brief (of worden) ter referentie naar een andere persoon of partij (personen of partijen) gestuurd. Dit komt vaker voor bij interne communicatie wanneer kopieën of kopieën van een brief naar een andere afdeling of afdelingen worden verzonden. In dergelijke gevallen aan het einde van de brief wordt (worden) de naam of de namen van de persoon of partij (of personen of partijen) met het merk ccie carbon copy vermeld.

Zakelijk Letter # 3. Types:

Zakelijke brieven zijn van verschillende typen, omdat brieven over verschillende onderwerpen worden geschreven, bij verschillende gelegenheden en onder verschillende omstandigheden.

Verschillende letters zijn bedoeld voor verschillende soorten mensen en met verschillende doeleinden. Zakelijke brieven worden hoofdzakelijk gegroepeerd in Circulaires en letters. Circulaires zijn niet bedoeld voor individuele of specifieke personen of partijen. Ze zijn bedoeld voor een groot aantal personen of een grote groep of het grote publiek.

Er wordt bijvoorbeeld een gemeenschappelijke circulaire verzonden door een fabrikant aan zijn dealers die hen informeert, wijzigingen in de voorwaarden van het dealerschap of prijzen van de goederen. Circulaires kunnen rechtstreeks naar de klanten worden verzonden. In een proces van reclameboodschap kunnen circulaires worden verzonden waarin een product wordt geïntroduceerd bij een groot aantal mensen die hun naam en adres uit het telefoonboek halen.

Brieven zijn bedoeld voor specifieke personen of partijen die zich bezighouden met bepaalde specifieke onderwerpen en die individueel worden verzonden. Soms worden circulaires bevestigd met zelf geadresseerde en zelfs gestempelde enveloppen, zodat de ontvangers van de circulaires zonder enige moeite of kosten antwoorden kunnen verzenden. Business Reply Cards komen ook in deze categorie. In plaats van zelf-geadresseerde enveloppen te sturen, worden zelf-geadresseerde kaarten verzonden waarvoor geen postzegels nodig zijn, omdat de afzender de postzegels vooruit betaalt en een licentie krijgt voor het uitgeven van dergelijke kaarten aan het postkantoor tegen betaling van de kosten.

Een licentienummer dat aan de afzender wordt gegeven, wordt op de kaarten afgedrukt. Naast deze classificatie vinden we ook formulieren. Dit zijn standaardantwoorden die worden verzonden tegen veelvoorkomende vragen. Dergelijke brieven worden ondertekend door junior officieren of zelfs door kantoorassistenten en hebben minder belang.

Zakelijke brief # 4. Kosten:

Het is erg moeilijk om de kosten te berekenen van een bepaalde brief die is voorbereid en verzonden vanuit het kantoor. De kosten zijn niet zo laag als het lijkt. Het gaat om twee soorten kosten, monetair en reëel, en de werkelijke kosten hebben een geldwaarde.

Uitgaande van de kostenaspecten kunnen de volgende kostenposten worden opgesomd:

(1) de kosten van briefpapier-paper, clip, pin, carbon papier, envelop, etc.

(2) Installatie-, bedienings- en onderhoudskosten van de gebruikte machines.

(3) Kosten van verspilling van briefpapier, indien aanwezig.

(4) Porto.

(5) Het salaris van de griffiers, stenografen, typisten, enz.

(6) Kosten van het indienen van de kopieën.

(7) Kosten van de ruimte ingenomen door de correspondentie-afdeling, plaatsing van machines, enz.

(8) De tijd die de officieren nodig hebben om de plannen te maken voordat ze schrijven en brieven dicteren.

(9) De algemene overheadkosten van het kantoor voor verlichting, huur, enz.

Het is wenselijk dat de juiste besturing aanwezig is, zodat de kosten worden geminimaliseerd. Over het algemeen komt een groot deel van de totale kantoorkosten voort uit het correspondentiewerk. Gebruik van machines bespaart tijd en geld. Formulierbrieven dragen ook bij aan het verminderen van tijd en kosten. De kosten kunnen worden verlaagd door onnodige correspondentie te elimineren. Controle op de aankoop van briefpapier verlaagt indirect de kosten.

Bedrijfsbrief # 5. Presentatie:

De presentatie van een brief is een essentiële kwestie in correspondentie. Brieven moeten elegant worden gepresenteerd. De kwaliteit van het gebruikte briefpapier, van het afdrukken van briefkoppen, zoals van het typen, moet van hoge kwaliteit zijn. Over het algemeen worden verschillende kwaliteiten van briefpapier gebruikt voor verschillende soorten letters.

De kwaliteit van het afdrukken (gebruik van een aantal kleuren, gebruik van stempels, etc. op het briefhoofd) is ook gevarieerd. Zelfs het correct vouwen van letters voegt elegantie toe aan hen. Grote zakelijke huizen blijven een bepaalde kleur (of kleuren) inkt gebruiken voor het afdrukken van alle letters. Het wordt de 'huiskleur' genoemd en het helpt bij het creëren van goodwill.

Schets van de lay-out of vorm van een brief: