Top 11 voorbeelden van bedrijfsbrieven (met exemplaar)

Lijst met enkele goed geschreven voorbeeldbrieven.

Zakelijk Brief # 1. Aanbiedingen, offertes en bestellingen:

Invoering:

Een aanbieding is een uitnodiging van een fabrikant of een handelaar aan zijn potentiële klanten die bestellingen van hen verwachten.

Een dergelijk aanbod kan zijn:

(a) Vrijwillig:

De aanbieder maakt de uitnodiging uit de zijne en

(b) Specifiek:

Een aanbod wordt gedaan in antwoord op een vraag van een vermoedelijke klant. Wanneer een zakenman een vraag van een andere zakenman indient voor de aankoop van goederen voor handelsdoeleinden, wordt dit een handelsonderzoek genoemd. In het eerste geval zendt de verkoper circulaire en in de laatste gevallen een specifieke brief.

Hoewel een vrijwillig aanbod van 'oplichtend' type is dat de aandacht van de koper trekt en hem verleidt, vestigt een specifiek aanbod de aandacht op enkele specifieke voorwaarden.

Grote zorgen, voor het maken van aankopen van briefpapier, winkels, grondstoffen, enz. Vraag om offertes van leveranciers. Deze uitnodiging wordt een tender genoemd. Aanbestedingen kunnen worden gedaan aan alle leveranciers in het algemeen door een aankondiging van de aanbesteding in kranten te publiceren of inschrijvingen kunnen alleen worden gedaan aan geregistreerde of geregistreerde leveranciers. Grote zorgen hebben dergelijke geregistreerde of geregistreerde leveranciers voor specifieke goederen. In antwoord op offertes sturen de leveranciers specifieke aanbiedingen of offertes.

Een offerte is een antwoord op een aanbesteding. Een aanbesteding is als een handelsonderzoek en een offerte is als een specifiek aanbod. Sommige concerns leveren gedrukte of gedupliceerde offerteformulieren waarin de offertes moeten worden verzonden. Vanwege de uniformiteit wordt het eenvoudiger om de offertes voor het nemen van beslissingen te vergelijken.

De leverancier begrijpt ook volledig wat de koper wil. Samen met de offerte moeten voorbeelden en soms wat serieus geld worden verzonden. Het serieuze geld zorgt voor de echtheid en de oprechtheid van de leverancier.

Een specifieke aanbieding of een prijsopgave zit vol details: de omschrijving van de goederen, de prijs, de kortingspercentage (indien van toepassing), de wijze van vervoer, wie zal het vervoer, de verzekering en dergelijke andere bijkomende kosten dragen, de tijd om te zijn genomen voor levering, betalingswijze, wanneer betaling moet plaatsvinden, de aard van de verpakking en de kosten, enz.

Bestellingen kunnen door de ondernemers worden geplaatst voor aankopen bij de leveranciers, hetzij op basis van aanbiedingen of offertes die worden ontvangen of rechtstreeks. Een bestelling is een schriftelijke aanvraag voor te leveren goederen. Soms verzendt een koper eerst een acceptatiebrief naar de aanbieding of offerte die gevolgd moet worden door een Orderbrief waarmee een formeel contract tussen de koper en de verkoper wordt gecreëerd dat tot wettelijke verplichtingen leidt.

Daarom moet een bestelbrief zeer zorgvuldig worden opgesteld. De bestelbrief kan de eerste zijn of een herhaalbestelling. Als een aantal artikelen wordt besteld, kan de brief vergezeld gaan van een afzonderlijk bestellingsformulier. Een bestelling wordt niet noodzakelijkerwijs geplaatst op die persoon die de laagste prijs berekent. Het vermogen van de leverancier of betrouwbaarheid moet ook in overweging worden genomen. Een bestelling kan worden gesplitst en kan gedeeltelijk op verschillende leveranciers worden geplaatst om te zorgen voor regelmatige leveringen.

Model 1:

AANBIEDING (vrijwillig):

Voorbeeld 1:

Office Equipment Co. Ltd wil een algemeen aanbod doen aan al haar dealers met betrekking tot een nieuwe typemachine.

Office Equipment Co. Ltd

Brabourne Road, Calcutta-700 001

(Fabrikanten van kantoorapparatuur)

Telefoon: 34-6003

telegrafisch

Adres: OFEQ

Telex: C7348

Code: A, B, C.

Ref. Nee. Cir / L / L15 / 88

24 april 1998

Aan alle dealers

Geachte heren,

Re: Introductie van LIPI Typewriter:

We hebben het genoegen om aan te kondigen dat we zojuist ons prestigieuze product op de markt hebben gezet: het merk LIPI Typewriter. Dit is het nieuwste model van onze goed opgeleide productontwerpers die het meest geschikt zijn voor moderne kantoren.

De speciale kenmerken van dit model zijn:

1. Feather-touch bediening.

2. Absoluut geluidloos.

3. Meerdere aanpassingen.

4. Elegante behuizing van aluminiumlegering.

5. Zo licht als een portefeuille tas.

We bieden een speciale korting van 25% aan onze geregistreerde dealers op alle bestellingen die we ontvangen op of vóór 30 juni 1988, andere voorwaarden blijven hetzelfde.

Hieronder vindt u een geïllustreerde catalogus die het uiterlijk van de machine en de interne mechanismen ervan toont. LIPI-typemachines zijn ook te zien in onze showroom voor demonstratie.

We hopen dat je deze bumperaanbieding niet zult missen.

Met vriendelijke groet,

Voor Office Equipment Co. Ltd

Encl: één catalogus

Marketing Manager

Zakelijke brief 2. Bevestiging, weigering en annulering van bestellingen:

Wanneer een bestelling door een leverancier wordt ontvangen, is het een gebruikelijke gewoonte dat hij een bevestigingsbrief naar de koper stuurt. Dit wordt Bevestigingsbrief genoemd.

Het heeft twee aspecten:

(1) Het is een kwestie van beleefdheid dat een bestelling wordt bevestigd.

(2) Het wordt verplicht voor de koper om zijn belofte na te komen.

Een bevestigingsbrief zal de koper overbrengen. Als hij helemaal een nieuwe koper is, wordt hij verwelkomd als nieuwe klant van de leverancier. In de bevestigingsbrief moet de verwachte datum van aflevering van de zending worden vermeld.

Zodra een bestelling is uitgevoerd, kan door de leverancier aan de koper hiervan mededeling worden gedaan door middel van een brief met de titel Uitvoering van een bestelling.

Dit is om twee redenen wenselijk:

(1) Uit beleefdheid en

(2) Voor het creëren van gegevens zodat er in de toekomst geen misverstand kan ontstaan ​​met betrekking tot de uitvoering van de bestelling.

Over het algemeen worden dergelijke brieven verzonden bij de uitvoering van een zware bestelling of levering van goederen aan een prominente koper van wie verdere patronage wordt verwacht of in het geval van een verre (buitenlandse) koper. De brief bevat alle details over de verzonden goederen.

Elke bestelling die een zakenman ontvangt, is mogelijk niet acceptabel. Er zijn verschillende redenen voor niet-acceptatie of weigering van een bestelling. De partij die de bestelling plaatst, kan bijvoorbeeld niet betrouwbaar zijn met betrekking tot de betaling, of de voorwaarden voorgesteld door de koper zijn mogelijk niet acceptabel enz.

Met andere woorden, de redenen voor weigering kunnen persoonlijk of onpersoonlijk zijn. Wat de reden ook moge zijn, niet-acceptatie moet worden doorgegeven aan de koper, onmiddellijk de reden vermelden en tegelijkertijd de brief op een beleefde en diplomatieke manier opstellen. Zo'n brief wordt de weigeringbrief genoemd.

Soms besluit een klant na het plaatsen van een bestelling het te annuleren. Annulering is misschien nodig om verschillende redenen die voorheen niet konden worden bedacht. De vraag naar de goederen of de marktprijs van de goederen kan bijvoorbeeld plotseling dalen en een handelaar die een bestelling heeft geplaatst, kan worden gedwongen de bestelling te annuleren. Of, een handelaar heeft een bestelling geplaatst voor sommige goederen waarvoor hij een klant had die de bestelling nu annuleert. Soms kan een koper, uit afschuw, de bestelling annuleren wanneer de leverancier ongewone vertraging oploopt bij de uitvoering ervan.

In elk geval moet de koper de verkoper informeren via een brief met de opzeggingsbrief, die voldoende lang van tevoren moet worden verzonden, zodat deze de verkoper bereikt voordat de bestelling wordt uitgevoerd. Soms wordt een aanduiding gegeven door een telegram. De verkoper kan een uitzondering op de annulering maken en een beroep doen op de wet, hetzij schadevergoeding claimen, hetzij aandringen op specifieke prestaties (dat wil zeggen, de koper dwingen de goederen te kopen door een bevel van de rechtbank).

Soms aanvaardt de verkoper de annulering wanneer hij goede relaties en regelmatige transacties heeft met de koper of wanneer hij in de toekomst een goede bestelling verwacht van die koper. Aan de andere kant kan het soms voorkomen dat een verkoper die een bestelling heeft geaccepteerd, moeilijkheden ondervindt bij het uitvoeren van de bestelling om verschillende redenen.

Bijvoorbeeld, de goederen zijn niet op voorraad, er is veel vraag naar goederen en daarom moet de levering worden vertraagd, heeft de verkoper niet genoeg geld om de goederen te kopen of te verzenden, etc. In dergelijke gevallen schrijft de verkoper brieven aan de koper vraagt ​​hem om te wachten en biedt zelfs een extra mogelijkheid om het ongemak te compenseren.

Model 2:

Bevestigingsbrief:

Voorbeeld 2:

Office Equipment Co. Ltd stuurt een bevestigingsbrief naar Technico Engineering Co. Ltd bij ontvangst van de bestelling (Voorbeeldbrief 6, Voorbeeld 2).

De koers (behalve het referentienummer en de datum) en de gratis afsluiting zijn dezelfde als in modelbrief 1.

Ref. Nr. 200 / D / T-2

12 mei 1988

De algemeen directeur

Technico Engineering Co. Ltd

Connaught Place

New Delhi

Geachte heer,

Re: Uw bestelling voor één LIPI-typemachine:

Wij danken u hartelijk voor uw brief nr. OP-M / OE / 82 van 4.5.88.

Zoals gewenst door u zullen we het artikel verzenden per wegtransport en de documenten doorsturen via Bank of Baroda, Connaught Place Branch, New Delhi.

Wij vestigen uw aandacht op pagina 4 van de catalogus, waarvan een kopie is bijgevoegd, waarin duidelijk wordt vermeld dat wij een jaar garantie bieden voor de typemachine en niet voor twee jaar zoals u verwacht. Onze diensten staan ​​echter altijd voor u klaar als er zich een probleem voordoet.

Hoewel, vanwege de grote vraag naar LIPI-typemachine op de markt, we normaal gesproken niet in staat zijn om een ​​bestelling uit te voeren vóór een maand vanaf de datum van ontvangst van hetzelfde, zullen we ons best doen om het artikel op een eerdere datum te verzenden .

We zijn ervan overtuigd dat de speciaal ontworpen LIPI-typemachine uw tevredenheid zal opbrengen.

Met vriendelijke groet,

Marketing Manager

Encl: één catalogus

Zakelijke brief # 3. Claims, klachten en aanpassingen:

Bestellingen moeten met alle mogelijke zorg worden uitgevoerd, zodat er geen fout is in de hoeveelheid of de kwaliteit van de geleverde goederen, bij het opstellen van de factuur of de facturen, in de wijze van transport, in de verpakking, enz. Wanneer er een fout is in een van de bovenstaande manieren waarop de koper klachten indient en hij kan een claim indienen voor compensatie. Soms moet de vergoeding worden betaald of de zaak kan worden geregeld via aanpassingen.

Een koper na ontvangst van de goederen kan een Klachtbrief schrijven die enkele claims of anderszins doet vanwege de volgende redenen:

(a) De goederen voldoen niet aan de kwaliteit.

(b) De hoeveelheid varieert van de geplaatste bestelling of van de beschrijving op de factuur of de factuur.

(c) De goederen zijn beschadigd of defect verpakt.

(d) De prijs strookt niet met de offerte.

(e) Er is vertraging opgetreden bij de verzending van de goederen.

(f) Het vervoermiddel verschilt van wat was afgesproken, met schade aan goederen, vertraging bij aankomst, etc.

Het schrijven van een klachtenbrief is delicaat, hoewel de koper voldoende redenen heeft om geïrriteerd te zijn. De klachtenbrief moet hoffelijk maar krachtig zijn. De gemaakte aantijgingen moeten gerechtvaardigd en feitelijk zijn. Het moet snel en binnen een redelijke termijn plaatsvinden. De leverancier krijgt de gelegenheid om het defect te verhelpen of aanpassingen aan te brengen. Als blijkt dat de gemaakte klacht niet juist is, erkent de klager dit in een sportieve geest.

Er wordt door de leverancier een Aanpassingsbrief verzonden waarin wordt voorgesteld om het probleem recht te zetten en het geschil te beslechten. Na ontvangst van een klacht moet de leverancier een grondig onderzoek instellen om de oorzaak van de fout te achterhalen en te verifiëren. Dienovereenkomstig zal hij enerzijds de koper schriftelijk vragen om aanpassingen en anderzijds zal hij intern stappen ondernemen, zodat een dergelijke fout niet wordt herhaald. Hij zal de koper verzekeren dat een dergelijke fout in de toekomst niet zal worden herhaald.

Als de klacht niet juist blijkt te zijn, zal de koper dit beleefd aan de koper melden, zonder hem te schaden, zodat de klant niet verloren gaat. De algemene stelregel, gevolgd door zakenmensen, is dat "de klant altijd gelijk heeft". Een leverancier moet echter tactvol zijn en in geen geval grove onrechtvaardigheid accepteren als een klant een valse klacht indient. Een aanpassingsbrief kan niet lang duren, zodat de leverancier zijn positie volledig kan uitleggen. Het zal hoffelijk en tactvol zijn.

Model 3:

Letters of Claim, Reclames en Aanpassingen

Voorbeeld 3:

De heren kledingwinkels van Calcutta, een handelaar in kleding, ontvangt een partij kant-en-klare wollen truien van Punjab Wollen Products van Amritsar te laat voor het winterseizoen.

Kledingwinkels

Grant Street, Calcutta

(Dealers in alle soorten kant en klare kledingstukken)

Telefoon: 44 9098

17 januari 1989

De heren Punjab Woolen Products

Hoofdweg, Amritsar

Geachte heren,

Re: Your Consignment No. 30971:

Dit is om onmiddellijk te melden dat we zojuist uw zending nr. 30971 met 250 stuks wollen truien van verschillende grootte hebben ontvangen tegen onze Bestelnummer 238 van 7.9.88.

Het winterseizoen in Calcutta is sinds december vorig jaar begonnen. De markt voor wollen goederen in Calcutta haalt begin december in en wint aan kracht voorafgaand aan de kerst. In deze context hebben we niets te maken met uw goederen die pas in de tweede week van januari zijn ontvangen.

We hebben onze bestelling al in 7.9.88 geplaatst, zodat we voldoende tijd hebben om de goederen op tijd te verzenden. Het is heel vreemd dat je vier maanden hebt genomen om de bestelling uit te voeren.

Tot onze spijt moeten we zeggen dat we genoodzaakt zijn om de zending niet te accepteren. U wordt verzocht om de terugname van de goederen te regelen.

Met vriendelijke groet,

Kledingwinkels

Eigenaar

Bedrijfsbrief # 4. Collectie:

In zaken, moeten de kredietfaciliteiten door een zakenman aan een andere worden verleend. Elk bedrijf heeft enkele debiteuren (voornamelijk kopers), aan het einde van financiële periodes. Ondernemers laten krediet toe aan anderen die alle zorg in acht nemen door de financiële status van een debiteur van de bank of van collega-handelaren te achterhalen.

Bankreferentie of het nemen van een kredietbrief van een bank is een veel voorkomende aangelegenheid. Ondanks al deze voorzorgsmaatregelen worden soms geen betalingen ontvangen van de partijen. Een verzamelbrief betekent een herinnering aan een schuldenaar die hem verzoekt te betalen.

Er zijn verschillende soorten debiteuren:

(a) Sommige debiteuren betalen pas na het ontvangen van een herinnering.

(b) Sommige debiteuren hebben bereidheid om te betalen, maar vanwege moeilijkheden zijn ze niet in staat om te betalen.

(c) Er zijn debiteuren die betalingen opzettelijk vermijden of uitstellen. De toon en stijl van brieven zullen verschillende soorten debiteuren zijn. Een incassobureau mag de schuldenaar geen schade toebrengen, noch zijn prestige verminderen. Tegelijkertijd moet het effectief zijn. Soms moet een aantal of een reeks letters worden geschreven.

De toon van dergelijke brieven wordt geleidelijk moeilijker en eindigt uiteindelijk met een dreiging voor juridische actie. De eerste letter zal een milde herinnering zijn. De tweede moet ook mild zijn met een verwijzing naar de eerste letter en kan vergezeld zijn van een dubbele rekening. De derde brief moet hard en stevig zijn, met vermelding van het ongemak veroorzaakt door de niet-betaling. De vierde brief bevat een betalingsverzoek binnen een specifieke datum. De laatste letter vormt een bedreiging voor juridische actie.

Opgemerkt moet worden dat de stijl van het schrijven van een toevallige herinneringsbrief en de eerste letter van een reeks hetzelfde is.

Model 4:

Collectie Letters

Voorbeeld 4:

Stel dat Technico Engineering Co. Ltd (Voorbeeldbrief 2, Voorbeeldbrief 6 - Voorbeeld 2 en Voorbeeldbrief 7 - Voorbeeld 1) geen betaling verricht na ontvangst van de levering van LIPI-typemachine van Office Equipment Co. Ltd, .

Eerste brief:

De koers (behalve het referentienummer en de datum), het interne adres en de gratis sluiting zijn dezelfde als in modelbrief 7.

Ref. Nr. 200 / D / T-3

2 juni 1988

Geachte heer,

Re: Our Bill No. 759 of 17.5.88:

We vestigen uw aandacht op onze bovengenoemde wet voor het leveren van één LIPI-typemachine. In uw vriendelijke volgorde van 4, 5.88 heeft u ons verzocht het artikel te verzenden via Bank of Baroda, Connaught Place Branch, New Delhi. We verwachtten het bankontwerp meteen nadat het artikel je had bereikt. Helaas hebben we de betaling nog niet ontvangen. Misschien is onze rekening je aandacht ontgaan.

We zullen blij zijn als u de Bank Draft zo spoedig mogelijk verzendt.

Tweede brief:

Ref. Nr. 200 / D / T-4

19 juni 1988

Geachte heer,

Re : Our Bill 759 of 17.5.88:

Wij vestigen uw aandacht op onze brief nr. 200 / D / T-3 van 2.6.88 waarin u wordt verzocht de betaling op een vroege datum uit te voeren.

Tot onze spijt moeten we constateren dat tot nu toe door ons geen betaling is ontvangen en dat de bovengenoemde brief niet is erkend. We sturen u hierbij echter een duplicaat van het wetsvoorstel waarin u wordt gevraagd om de betaling te versnellen.

Einde: een kopie van Bill No. 759 van 17.5.88

Derde brief:

Geregistreerd met A / D

Ref. Nr. 200 / D / T-5

26 juni 1988

Geachte heer,

Re: Our Bill No. 759 of 17.5.88

Tot onze spijt moeten we erop wijzen dat onze brieven van 2.6.88 en 19.fi.88 uw aandacht vestigen op het betalen van onze factuur nr. 759 van 17.5.88 niet worden erkend.

Je moet toegeven dat het bedrag te laat is en het is niet mogelijk voor ons om nog langer te wachten. We hebben niet om een ​​voorschot gevraagd omdat u ons heeft gevraagd het artikel via uw bank te verzenden. Het is niet ons principe om onze klanten zo lang te loven.

U wordt daarom verzocht om het Bankontwerp per omgaande post te verzenden.

Vierde letter:

Geregistreerd met A / D

Ref. Nr. 200 / D / T-6

5 juli 1988

Geachte heer,

Re: Our Bill No. 759 of 17.5.88:

Het is zeer te betreuren dat u, ondanks onze herhaalde herinneringen aan 2.6.88, 19.6.88 en 26.6.88, niet de moeite hebt genomen om de rekening af te handelen en de brieven zelfs niet hebt erkend als gewone zakelijke beleefdheid.

In dat geval zijn wij genoodzaakt u te adviseren dat als we de betaling niet binnen drie dagen na ontvangst van deze brief ontvangen, we geen ander alternatief hebben dan de kwestie aan onze juridische afdeling over te dragen.

Wij vertrouwen, u zult de situatie realiseren en het nodige doen om onaangenaamheden te voorkomen.

Laatste brief:

Geregistreerd met A / D

Ref. Nr. 200 / D / T-7

10 juli 1988

Geachte heer,

Re: Onze factuur nr. 759 van. 17.5.88:

We moeten u meedelen dat we geen antwoord hebben ontvangen op onze brief nr. 200 / D / T-7 van 5.7.88, evenals op alle eerdere brieven waarin u werd verzocht om de betaling voor onze rekening nr. 759 van 17.5.88 we hebben deze dag de zaak overhandigd aan onze juridische afdeling voor de nodige actie.

Je hoort snel van de afdeling.

Zakelijke brief # 5. Agentschap brieven:

Zakenlieden moeten agenten aanstellen om namens hen activiteiten uit te voeren en ze te vertegenwoordigen aan derden. Dit is het meest gebruikelijk bij de distributie van goederen. Voor de distributie van goederen moeten contacten worden gelegd met de potentiële kopers. Algemene introductie wordt gedaan via advertenties, maar voor persoonlijke contacten worden verkoopvertegenwoordigers aangesteld die zich in de markt verplaatsen.

Zelfs dan is het misschien niet haalbaar om elke mogelijke koper te ontmoeten. Daarom stellen zakenlieden agenten aan in verschillende gebieden of plaatsen. Soms wordt een Enige Agent aangesteld om de volledige distributie voor zijn rekening te nemen en de Sole Agent benoemt agenten. Een agent heeft veel functies: contacten leggen, bestellingen doen, verkopen uitvoeren, betalingen innen, garantie geven voor de verkoop van credits, etc. Een agent wordt benoemd door middel van een schriftelijke overeenkomst.

Heel vaak vindt de onderhandeling plaats door middel van het uitwisselen van brieven en dergelijke brieven worden bureaubrieven genoemd. Aanvankelijk kan een fabrikant of een groothandelaar schrijven naar een partij die een agentschap aanbiedt of een partij kan schrijven naar de fabrikant of een op zoek naar een groothandelaar. Er zijn verschillende soorten agenten.

Over het algemeen gesproken zijn er vanuit juridisch standpunt twee soorten agenten:

(a) Een agent van de Commissie die zelfstandig zaken doet en de risico- en winstcommissie neemt.

(b) een handelsagent die optreedt namens de principaal, die geen risico neemt maar commissie verdient.

In het bedrijfsleven worden de woorden distributeurschap, dealerbedrijf, enz. Ook in dezelfde zin als agency gebruikt. Daarom zal de stijl van de letter in elk geval hetzelfde zijn.

Model 5:

Letter Seeking Agency:

Voorbeeld 5:

Stel dat het Nataraja Trading-syndicaat van de heer (modelbrief 4) uitgebreide voorwaarden en voorwaarden aan Office Equipment Co. Ltd doorgeeft, die op zoek is naar een agentschap voor Tamilnadu.

Nataraja Trading-syndicaat:

Ennore, Madras

Telefoon: 215748

Ref. Nee. TE / OEC / 1-88

19 april 1988

De algemeen directeur

Office Equipment Co. Ltd

Barbourne Road, Calcutta

Geachte heer,

Re: Agency in Tamilnadu voor uw LIPI-typewriter:

Mogen wij ons voorstellen als handelaren in kantoorapparatuur, waaronder machines, met een ervaring van ongeveer twintig jaar in deze reeks. We hebben een netwerk van organisaties in de staat Tamilnadu, met een ervaren verkoopteam. We hebben een goed ingerichte showroom en een toonbank op de dichtstbevolkte plaats in de stad.

We hebben met belangstelling de advertenties van uw product bekeken, maar we vinden geen effectieve stappen voor de marketing in deze staat. We vertrouwen erop dat er enorme mogelijkheden zijn voor hetzelfde.

We zullen met u graag onderhandelingen met u beginnen om een ​​verkoopcentrum met ons op te zetten voor uw product.

Er kan worden verwezen naar de State Bank of India, Main Office, Madras, vijand van onze geloofsbrieven.

We zijn klaar om het beste van onze diensten te leveren om een ​​markt voor uw LIPI-typemachine in Tamilnadu te ontwikkelen als u die verantwoordelijkheid aan ons toevertrouwt. We zullen blij zijn om u te horen van uw algemene voorwaarden voor het agentschap.

Met vriendelijke groet

Voor Nataraja Trading-syndicaat

Partner

Bedrijfsbrief # 6. Statusaanvragen:

Een groot volume van de handel wordt vandaag op krediet uitgevoerd. En er is altijd een element van risico bij het verlenen van krediet aan een nieuwe klant. Handige handelaars staan ​​geen krediet toe. In plaats daarvan doen ze eerst zorgvuldig onderzoek naar de financiële status en kredietwaardigheid van een nieuwe klant voordat ze hem een ​​kredietwaardigheid toekennen.

Statusaanvragen worden vertrouwelijk behandeld. De informatie kan worden verkregen van de zakelijke vrienden van de potentiële klant of van zijn bankier. Er zijn kredietinformatiebureaus in ontwikkelde landen om dergelijke service te verlenen.

In een brief met statusonderzoek moeten de volgende punten worden opgemerkt:

(1) Reden voor het maken van dergelijk onderzoek.

(2) De aard van de gewenste informatie.

(3) Zekerheid om de informatie geheim te houden.

(4) Zekerheid van het vergelden van deze gunst wanneer daarom wordt gevraagd.

(5) De naam van de partij over wie informatie wordt gewenst, wordt gewoonlijk niet in de hoofdtekst van de brief vermeld. Het is geschreven op een afzonderlijke strook die op elk moment kan worden vernietigd, zodat er geen gegevens worden bijgehouden en er sprake is van absolute geheimhouding.

Een antwoord op deze vraagbrief kan gunstig of ongunstig zijn. Met andere woorden, de partij aan wie het onderzoek is gezonden kan voor of tegen de partij spreken (op zoek naar krediet).

In een antwoordbrief moeten de volgende punten worden opgemerkt:

(1) Het antwoord is kort en to the point.

(2) De verstrekte informatie moet strikt gebaseerd zijn op persoonlijke kennis.

(3) Als het antwoord ongunstig is, moet het tactvol en behoedzaam worden uitgedrukt.

(4) De verantwoordelijkheid wordt echter gelegd door de verstrekker van informatie wanneer het antwoord gunstig is. Het gunstige antwoord is geen garantie.

Model 6:

Brieven met vragen om statusonderzoek en antwoorden daarop:

Voorbeeld 6:

De heren Janata Electronics Co. uit Kanpur hebben gevraagd om een ​​creditering van 6 'LOOK-HEAR' tv-sets ter waarde van Rs. 24 000-00 van Eastern India Electronics Ltd uit Calcutta, fabrikant van de sets. De fabrikant schrijft een brief aan de heren Sharma Sound Products van Kanpur waarin wordt gevraagd naar de financiële status van de heren Janata Electronics Co.

Eastern India Electronics Ltd

109 Camac Street, Calcutta 71

(Fabrikanten van elektronische apparatuur)

Telefoon: 641257

Ref. Nee, S-EN / UP53

26 maart 1988

Messrs Sharma Sound Products

Meston Road

Kanpur

Geachte heer,

Re: Statusaanvraag van een bedrijf:

Het bedrijf vermeld in de bijgevoegde slip, heeft bij ons een bestelling geplaatst voor 6 'LOOK-HEAR' tv-sets en heeft om een ​​tegoed van 3 maanden gevraagd. Aangezien het bedrijf niet bekend is bij ons, zijn wij zeer verplicht als u, een van onze meest gewaardeerde klanten, ons vriendelijk de nodige informatie over de financiële status en bedrijfsreputatie verstrekt. We willen vooral weten of iemand het bedrijf een credit kan geven, de omvang van Rs, 24.000, 00.

Alle informatie die van u afkomstig is, zal als strikt vertrouwelijk worden behandeld en we zullen slechts zeer verheugd zijn om uw gebaar te beantwoorden wanneer zich gelegenheden voordoen.

Bij voorbaat dank voor uw vriendelijke medewerking.

Je trouw,

Voor Eastern India Electronics Ltd

N. Sarkar

Verkoopsmanager

uitglijden

De heren Janata Electronics Co.

Meston Road

Kanpur

Zakelijke brief # 7. Aanbeveling en tegoed:

Het doel van een aanbevelingsbrief is om een ​​bekende te helpen een voordeel te verkrijgen.

(1) Het kan zijn geschreven om een ​​sollicitant voor een functie aan te raden aan zijn toekomstige werkgever. In dit soort brieven vermeldt de schrijver de naam van de aanvrager, geeft hij een kort overzicht van zijn achtergrond en kwalificaties en certificeert hij zijn karakter en capaciteiten. De schrijver moet feiten en niets dan feiten vermelden. De taal moet eenvoudig zijn en de stijl van schrijven moet hoffelijk zijn.

(2) Er kan een aanbevelingsbrief worden geschreven om een ​​zakenvriend aan te bevelen aan andere zakenvrienden die hetzelfde soort zaken doen. Het doel van dit type aanbevelingsbrief is om een ​​zakenvriend aan een andere zakenman te introduceren om hem te helpen bij het vormen van nieuwe zakelijke contacten of het verkrijgen van krediet op de markt.

In dit type aanbevelingsbrief moet de schrijver de volledige naam vermelden van de aanbevolen persoon, het doel van de aanbeveling en de financiële status en goodwill van de persoon. De schrijver zal een verzoek indienen om de geadresseerde alle mogelijke hulp aan de aanbevolen persoon te geven. De brief moet eenvoudig zijn en mag niets dan de waarheid bevatten.

Tegelijkertijd moet de schrijver duidelijk maken dat hij geen persoonlijke verantwoordelijkheid kan nemen voor de aanbevolen persoon. In het geval van een letter of credit (zie hieronder) is er een dergelijke persoonlijke verantwoordelijkheid. De brief moet worden afgesloten met bedankt voor alle services die mogelijk worden weergegeven.

In het geval van een letter of credit introduceert de schrijver een persoon aan de geadresseerde en verzoekt hem ook om een ​​bepaald geldbedrag te betalen of om een ​​aantal goederen aan de geïntroduceerde persoon te leveren. Een kredietbrief is een essentieel instrument in de buitenlandse handel waarbij de bankier van een importeur de importeur bij een exporteur invoert, zodat deze de goederen veilig naar de importeur kan sturen en de betaling is gegarandeerd. Een kredietbrief van een bankier die in de buitenlandse handel wordt gebruikt, heeft een specifieke vorm.

Een gewone accreditiefbrief bevat de naam en het adres en andere bijzonderheden over de persoon die wordt ingevoerd, de naam en het adres van de geadresseerde aan wie het moet worden voorgelegd ter betaling, het bedrag of de limiet van de hoeveelheid geld die moet worden betaald. betaald, de specimenhandtekening van de persoon die is geïntroduceerd (deze wordt vergeleken met de handtekening die door hem moet worden gemaakt op het tijdstip van de betaling), de geldigheidsperiode van het krediet en andere instructies met betrekking tot betalingen, indien van toepassing.

Letters of credit worden grofweg ingedeeld in:

(een reclamespot:

Deze worden uitgegeven door zakenmensen ten gunste van hun vertegenwoordigers of andere agenten die bevoegd zijn om betalingen te ontvangen of uitgegeven door bankiers ten gunste van hun klanten, meestal in buitenlandse handel. Commerciële accreditieven kunnen opnieuw van verschillende types zijn: herroepelijk (die binnen de gestelde krediettermijn kan worden herroepen), onherroepelijk (herroepbaar), revolverend (een dergelijke letter of credit wordt opnieuw geldig nadat de vastgestelde periode voorbij is) enz.

(b) Niet-commercieel:

Deze worden uitgegeven door banken aan hun klanten of reizigers die ze op andere plaatsen kunnen inpakken vanuit de filialen van die banken aldaar. Dit zijn net zo goed als reischeques. Mensen kunnen rondtoeren en geld uitgeven zonder geld te moeten betalen.

Letters van aanbeveling en letters of credit kunnen in twee worden ingedeeld:

(een eenvoudige:

Zo'n brief is gericht aan één enkele partij.

(b) Circulair:

Zo'n brief is bedoeld voor een aantal partijen.

Hieronder worden voorbeelden gegeven van verschillende vormen van aanbevelings- en aanbevelingsbrieven.

Model 7:

Aanbevelingsbrieven:

Voorbeeld 7:

Stel dat iemand een baan wil in een bedrijf. Hij heeft academische kwalificaties, maar hij heeft aanbeveling nodig van een betrouwbare en respectabele persoon op basis waarvan een werkgeversauto hem vertrouwt en hem een ​​baan biedt. Een dergelijke aanbevelingsbrief kan worden geschreven door een persoon of door een bedrijf of bedrijf (a) bedoeld voor een bepaalde werkgever of (b) bedoeld voor elke werkgever. Een voormalige werkgever kan een dergelijke brief schrijven ten gunste van zijn vroegere werknemer.

(a) Aanbevelingsbrief bedoeld voor een bepaalde werkgever.

Plasticon (India)

200 Brabourne Road, Calcutta 1

(Fabrikanten van plastic goederen)

Telefoon: 26 1235

Telegrafisch adres: kunststof

Ref. Nr. Misc / 23/89

5 januari 1989

De heren Chemoflax Co.

178 Nariman Avenue

Bombay 400005

Geachte heren,

Sri Pravin Popat is sinds 1972 een medewerker van ons in de verkoopafdeling. Hij bezit een goede B. Sc. diploma met Honours in Chemistry. Zijn kennis in de chemie heeft hem veel geholpen bij het begrijpen van de problemen van de productie van plastic goederen.

Tijdens zijn dienst hier heeft hij zijn taken met loyaliteit en verdienste vervuld. Het spijt me hem te moeten verlaten omdat hij onder druk van zijn familie wordt gedwongen om Calcutta te verlaten en zich in zijn eigen staat te vestigen. Elke organisatie zal trots zijn op het hebben van een vertrouwde en hardwerkende persoon zoals Sri Popat. Ik raad hem aan voor elke post van vertrouwen en verantwoordelijkheid.

Ik zal het zeer op prijs stellen als Sri Popat in uw bezorgdheid opgeslorpt is.

Met vriendelijke groet

For Plasticon (India)

R. Merhotra

Eigenaar

Business Letter # 8. Bank- en verzekeringswezen:

Banken verlenen verschillende diensten aan de zakenlieden en aan het publiek. De belangrijkste functie van een bank als een geldhandelaar is om deposito's zowel op de vraag als in de tijd te ontvangen en om financiële accommodatie te bieden door over-daft toe te staan, faciliteit te bieden voor kasgeld, leningen te verstrekken en kortingen te geven.

De andere functies van een bank zijn het afgeven van kredietbrieven, het bewaren van kostbaarheden, het kopen en verkopen van effecten namens een klant, het adviseren over zakelijke aangelegenheden (merchant banking) en investeringen, het doen van betalingen namens de klant, etc. Correspondentie tussen een bank en zijn klanten vindt heel vaak plaats op een van deze functies.

Aangezien de relatie tussen een bank en haar klanten van fiduciaire aard is, dat wil zeggen op basis van vertrouwen, is de correspondentie over het algemeen vertrouwelijk. Opgemerkt moet worden dat tijdens het schrijven van een brief aan de bank een klant zal tekenen met behulp van zijn specimen handtekening opgenomen in de bank wanneer de brief betrekking heeft op geldzaken of de bankrekening.

Verzekering als een commerciële activiteit is van groot belang in de zakenwereld. Een zakenman moet verschillende soorten risico's nemen die monetaire verliezen kunnen veroorzaken. Maar bij het nemen van verzekeringspolissen kan een zakenman zichzelf beschermen tegen verliezen die voortvloeien uit de verschillende soorten risico's. Verliezen kunnen voortvloeien uit zee-, brand- of andere ongelukken, diefstal, inbraak, oorlog, oproer, natuurrampen, etc.

Een verzekeringspolis kan worden genomen na onderhandeling, claims moeten worden ingediend nadat enig verlies is opgetreden en verschillende soorten informatie zullen worden overgedragen tussen de verzekeraar dwz de verzekeringsmaatschappij en de verzekerde dwz de beleidsnemer. Dit alles vereist regelmatige correspondentie. Een verzekeringscontract is gebaseerd op verschillende principes waaruit het beginsel van goede trouw van betekenis is. Daarom zijn brieven met betrekking tot verzekeringen van vertrouwelijke aard en moeten ze zorgvuldig worden opgesteld.

Model 8:

Bankbrieven:

Voorbeeld 8:

Toolman Co. (P) Ltd, een bedrijf dat werktuigmachines produceert, schrijft aan zijn bankier om financiële accommodatie te vragen. Het bedrijf is klaar om voldoende zekerheden aan te bieden.

De tekst van de brief is als volgt:

Toolman Co. (P) Ltd

138 Shakespear Sarani, Calcutta 71

(Fabrikanten van werktuigmachines en apparaten)

Telefoon: 26 9158

Ref. Nee. Fin / MB / 43

2 januari 1989

De bedrijfsleider

Merchant Bank Ltd

Chowringhee Branch

Everest House

Chowringhee Road

Calcutta

Geachte heer,

Re: Financiële accommodatie voor Rs. 25.000 ^. 00:

Als klant van vijf jaar staan ​​we u graag te informeren dat de Raad van Bestuur van het bedrijf heeft besloten om zijn productie uit te breiden om aan de groeiende vraag naar zijn producten te voldoen. Voor dat doel is er de dringende behoefte aan het installeren van een Capstan-machine die Rs zal kosten. 50.000, 00 ongeveer.

De beschikbare fondsen van het bedrijf staan, zoals u weet, de volledige betaling van de machine niet toe. In deze omstandigheden doen we een beroep op u om zes maanden lang een lening van Rs 25.000, 00 te verstrekken onder de gebruikelijke voorwaarden. De machine die u koopt, blijft aan u onderhevig.

We hebben er alle vertrouwen in dat het genoemde bedrag na zes maanden aan u wordt terugbetaald wanneer sommige onbetaalde rekeningen van onze klanten worden gerealiseerd.

We zullen u dankbaar zijn als u uw algemene voorwaarden op een vroege datum toestuurt.

Met vriendelijke groet,

Voor Toolman Co. (P) Ltd

Directeur

Bedrijfsbrief # 9. Bedrijf is belangrijk:

De meeste grote bedrijven benoemen secretarissen en op dit moment is het een wettelijke verplichting voor een bedrijf met een volgestort kapitaal van Rs. 25 lakhs of meer om een ​​gekwalificeerde secretaris te benoemen. De secretaris van het bedrijf als secretaris is de Chief Executive op kantoor en een liaisonofficier. Als zodanig moet hij zorgen voor de algemene correspondentie en public relations. Aangezien een onderneming verschillende juridische formaliteiten moet ondergaan, moet een permanent contact worden onderhouden met de Registrar of Companies.

Besides, it has been already discussed that a company secretary has duties to the directors, to the members of the Co., to the members of the staff, to the customers, to the Registrar and finally to the public at large. Contact is mainly maintained through correspondence.

In many companies the secretary looks after the general business correspondence and as such he may have to dictate, sign or look over different types of business letters. The forms and texts of such letters are the same as have been shown in this chapter earlier. A company secretary has to prepare reports on administrative or organisational matters and to submit them before the Board of Directors. Specimen of reports, as shown earlier, will be applicable to reports) prepared by the company secretary as well.

Company matters also include drafting of notices, resolutions and minutes. These are found in the Meeting Chapter. There are some specific types of form letters which a company secretary has to prepare on statutory reasons. Specimen of some such form letters are given below, followed by letters of general correspondence type.

Specimen 9:

Form Letters:

Voorbeeld 9:

Letter of Allotment written to those share applicants whose applications for shares have been accepted by the Board of Directors.

West Bengal Carbons Ltd

Regd. Office: 24 Lord Sinha Road, Calcutta 71

Makers of carbon black

Telephone: 47 9098

January 30, 1988

Ref. No. AL 103

Sri AK Majumdar

43 Lake Range

Calcutta

Geachte heer,

Re: Allotment of shares:

I am instructed to inform you in response to your share application of 5.12.87 that the Board of Directors of the Company at its meeting held on 27.1.88 have allotted you 50 Equity Shares of Rs. 100.00 each in the Company. I have to request you that you will be good enough to pay on or before 28th day of February, 1988, to the United Bank of India (Chowringhee Branch), Chowringhee Road, Calcutta 71, the Banker of the Company, a sum of Rs. 2, 500.00 being the allotment money of Rs. 50.00 per share.

On receipt of the above-mentioned money a Share Certificate shall be sent to you. In the meantime kindly sign the declaration part of the Receipt attached below and send the entire Receipt form to the Banker together with the money. The Receipt will be sent back to you to be exchanged for the Share Certificate.

By Order of the Board

N. Ganguly

Secretaris

Receipt

Datum:

Received from Sri AK Majumdar of 43 Lake Range, Calcutta 26, a sum of Rs, 2, 500.00 (Rupees Two thousand five hundred only) being the amount payable on allotment of 50 Equity Shares of Rs. 100.00 each in West Bengal Carbons Ltd.

Rs. 2, 500 00

United Bank of India

(Chowringhee Branch)

Middel

This portion to be retained by the Banker.

No. AL103

Date :

Naar

De secretaris

West Bengal Carbons Ltd

Hiermee overhandig ik u de som van Rs. 2.500 00 (alleen Rupees Tweeduizendvijfhonderd) per Contant / cheque Nee ........................... .. op .................................. verouderd………………. het te betalen bedrag bij toewijzing van 50 aandelen van Rs. 100-00 per aandeel.

Rs. 2, 500-00

Handtekening van de allottee

Adres…………………..

Zakelijke brief # 10. Vertegenwoordiging bij de overheid:

Een zakenman moet via zijn verschillende afdelingen in contact komen met de overheid bij het uitvoeren van zijn bedrijfsactiviteiten. Hij moet de regering benaderen voor het verkrijgen van verschillende toestemmingen, certificaten, licenties, enz., Alsook om klachten in te dienen of om compensaties of terugbetalingen te vorderen. Vertegenwoordiging bij de overheid wordt ook noodzakelijk om protest aan te tekenen of om adviezen in te dienen met betrekking tot verschillende beleidsmaatregelen of orders van de regering met betrekking tot belastingen en rechten, arbeidsverhoudingen, import of export, registratie, documentatie enz.

Over het algemeen nemen de respectieve handelsverenigingen, verschillende kamers van koophandel en dergelijke andere representatieve commerciële en beroepsorganisaties de verantwoordelijkheid van dergelijke vertegenwoordigingen op zich voor zaken van gemeenschappelijk belang. Bovendien moet een zakenman zich individueel verplaatsen voor zijn persoonlijke interesse.

In het laatste geval moet hij correspondentie met de regering doen. In deze dagen van geplande economie en verschillende manieren van controle en regulering van het bedrijfsleven door de overheid is dergelijke correspondentie een gebruikelijk kenmerk geworden in de bedrijfsadministratie. Voor de vertegenwoordiging bij de regering zijn in het algemeen voorgeschreven vormen verkrijgbaar van de relevante afdelingen van de regering. Maar heel vaak worden brieven in de gebruikelijke vormen geschreven.

Vertegenwoordiging bij de regering moet aan de respectieve functionarissen worden gericht door hun aanwijzing en niet door hun naam. De brieven moeten worden ondertekend door de topbestuurders of de eigenaar of de partners, omdat dergelijke brieven grote wettelijke waarden hebben. In het geval van een bedrijf worden dergelijke brieven meestal ondertekend door de secretaris, indien aanwezig, of door een directeur of door de directeur, indien aanwezig.

Vertegenwoordiging bij de regering over commerciële aangelegenheden kan worden gedaan namens een eenmanszaak of een partnerkantoor of een bedrijf of een andere organisatievorm. In de onderstaande voorbeelden zijn de 'heading' en de 'complimentary close' niet gegeven. Deze kunnen worden vastgesteld aan de hand van de voorgaande voorbeelden. De tekst van elk type brief is alleen gegeven.

Model 10:

Brief voor een gunst

Voorbeeld 10:

West Bengal Chemical Works Ltd schrijft aan de gezamenlijke hoofdcontroleur van invoer en uitvoer, Calcutta, voor het verhogen van zijn quotum voor Australische talg van 100 tot 150 ton vanwege een toegenomen verbruik van het materiaal.

West Bengal Chemical Works Ltd

103 Jackson Lane, Calcutta 1

Telefoon: 39 1248

3 februari 1949

Ref. JCCIE-1-89

De gezamenlijke hoofdcontroller van invoer en uitvoer

Calcutta 1

Geachte heer,

Re: Groter quotum voor Australische talg:

We willen graag meteen uw aandacht trekken vanwege de stijgende vraag naar onze 'Klean' merkspecifieke waszeep waarvoor dringend een grotere hoeveelheid Australische talg nodig is. We hebben lange tijd alleen een quotum van 100 ton toegewezen gekregen dat nauwelijks aan de huidige eis kan voldoen. Omdat de vraag naar zeep met meer dan 50% is toegenomen, hebben we grote moeite om aan de vraag te voldoen.

Het is nu een vaststaand feit dat, hoewel de invoer van talg onder strikte controle staat en uitsluitend is bedoeld voor daadwerkelijke consumenten, het op de markt beschikbaar is tegen ongeautoriseerde bronnen tegen een exorbitante prijs.

In deze context doen we een beroep op u, mijnheer, om onze aanvraag te overwegen en de vleierige te doen. We zijn in een positie om u te overtreffen zonder enige twijfel over onze werkelijke behoeften.

Met vriendelijke groet

Voor West Bengal Chemical Works Ltd.

T. Burman

Directeur

Zakelijke brief # 11. anderen:

Een zakenman moet verschillende andere soorten letters op verschillende gelegenheden schrijven. Niet noodzakelijk zijn ze direct gerelateerd aan zijn bedrijf. Maar ze zijn heel gewoon in het bedrijfsleven. Bijvoorbeeld brieven geschreven aan de redacteuren van kranten om enkele grieven of meningen over sommige onderwerpen te ventileren, hetzij in het belang van de zakenman zelf, hetzij van het bedrijfsleven als geheel. Nogmaals, een zakenman kan een brief schrijven aan de vereniging waartoe hij behoort.

Model 11:

Brieven geschreven voor redacteurs:

Voorbeeld 11:

Fibroglass (P) Ltd schrijft een brief aan de redacteur van de staatsman die zijn klacht tegen onregelmatige stroomuitval door de regering ventileert.

Fibroglass (P) Ltd

Budge Budge Road, Calcutta

Telefoon: 72 1598

29 maart 1988

Ref. Nr. NPS / 1/88

De bewerker

De staatsman

Calcutta

Sir,

De laatste tijd is de situatie van stroomvoorziening in de industriële gebieden onzeker geworden. Niet alleen het totale aanbod van stroom is tot een ongelooflijk laag niveau gedaald, er is absolute chaos met betrekking tot de toegepaste methoden.

Macht wordt geknipt zonder voorafgaande waarschuwing, om nog maar te zwijgen van een definitief schema. Dientengevolge moeten we enorme verliezen lijden, niet vanwege een tekort aan productie, maar ook vanwege het verlies van materialen.

We hebben een delicaat productieproces met smeltglas op hoge temperatuur. Als de stroom plotseling wordt uitgeschakeld, wordt de gesmolten grondstof gereduceerd tot een klont die nooit meer kan worden gebruikt. Wie zal dit verlies dragen? Zal de overheid dit compenseren?

Begrijpen we niet waarom een ​​bepaald schema niet door de autoriteiten kan worden opgesteld over verdeling van macht over de hele regio? De regering had de situatie eerder moeten visualiseren in plaats van een beleid van kijken en zien te volgen.

Met vriendelijke groet,

Met vriendelijke groet,

Voor Fibroglasss (P) Ltd

MN Joshi

Directeur