Informatie: 5 Belangrijke attributen die waarde toevoegen aan de kwaliteit van informatie
Enkele van de belangrijke kenmerken die waarde toevoegen aan de kwaliteit van informatie zijn de volgende:
Er zijn veel kenmerken die worden geassocieerd met informatie van goede kwaliteit. Elk van deze kenmerken voegt waarde toe aan informatie.
Het proces van het genereren van informatie moet gericht zijn op de kwaliteit van informatie door te streven naar het verbeteren van de mate van elk van deze attributen. Elk compromis met betrekking tot de kwaliteitsinformatie vanwege de technische, fysieke of economische beperkingen moet aan de gebruiker bekend worden gemaakt met informatie, op het moment dat de informatie wordt verstrekt.
Volgende kenmerken voegen waarde toe aan de kwaliteit van informatie:
(a) Snelheid in beschikbaarheid en bijwerking:
Beslissingen moeten binnen een bepaald tijdsbestek worden genomen en daarom moet informatie binnen het gewenste tijdsbestek beschikbaar zijn. Het is goed gezegd 'Verlopen informatie is informatie geweigerd'. Sommige soorten informatie zijn periodiek vereist en moeten regelmatig en tijdig ter beschikking van de gebruiker worden gesteld om vertraging bij de besluitvorming te voorkomen.
De andere soorten informatiebehoeften zijn plotseling en onregelmatig. Dergelijke behoeften doen zich voor wanneer een zakelijke mogelijkheid of dreiging wordt waargenomen. Dergelijke informatie kan, indien tijdig verstrekt, de beheerder helpen sneller een beslissing te nemen om het verlies van kansen te minimaliseren of het mogelijke verlies als gevolg van bedrijfsbedreigingen te beperken.
Actualisering van informatie is dus een regelmatige activiteit in elk goed informatiesysteem. Sommige informatiesystemen zijn zelfs zodanig ontworpen dat de informatiewaarde automatisch wordt bijgewerkt, onmiddellijk nadat een evenement in de geschiedenis is geregistreerd. Dergelijke informatiesystemen worden ook realtime systemen genoemd.
(b) Nauwkeurigheid:
Nauwkeurigheid is de mate van afwezigheid van fouten bij het genereren van informatie. Het is een belangrijk kenmerk van goede informatie. Het verhogen van de nauwkeurigheid kan echter kosten met zich mee brengen. Het is daarom noodzakelijk om de aanvaardbare nauwkeurigheidsniveaus voor elk type informatie te bepalen.
De kostenramingen voor het product moeten bijvoorbeeld zo nauwkeurig mogelijk zijn, omdat een kleine onnauwkeurigheid van grote invloed kan zijn op de prestaties van de onderneming. De inschatting van de totale omvang van de markt en het aandeel van de onderneming daarin met een relatief hogere fout kan echter nog steeds van grote waarde zijn voor de beslissingsnemer.
(c) Precisie:
Precisie is een belangrijke eigenschap van informatie van goede kwaliteit. Te veel informatie leidt soms tot het dumpen van belangrijke informatie in de hoop details die op een bepaald moment mogelijk niet nodig zijn.
Overdreven detail van informatie resulteert in informatie-overload die veroorzaakt wordt door wat nu wordt aangeduid als Information Fatigue Syndrome. Alleen precieze informatie wordt gerespecteerd en gebruikt door managers. Onnodige details worden zojuist gearchiveerd.
(d) Volledigheid:
Informatie gecommuniceerd aan een manager moet compleet zijn en aan al zijn behoeften voldoen. Onvolledige informatie kan misleidend zijn en kan leiden tot verkeerde beslissingen. Daarom moet een manager erop staan dat hij betrokken is bij het definiëren van de informatie die hem ter beschikking wordt gesteld.
Ingeval het verstrekken van uitgebreide informatie om een of andere reden niet haalbaar is, moet de manager hiervan op de hoogte worden gebracht, zodat de onvolledige informatie met de nodige omzichtigheid wordt gebruikt.
(e) Ondubbelzinnigheid:
Duidelijkheid van informatie is een belangrijk kenmerk van goede informatie. Informatie moet ondubbelzinnig zijn en moet op een zodanige manier worden gecommuniceerd dat deze dezelfde betekenis aan verschillende gebruikers geeft. Moderne databanken onderhouden gegevenswoordenboeken die duidelijk de variabele definiëren die in de informatie wordt gebruikt om de terminologie die in rapporten wordt gebruikt, te standaardiseren.
Daarnaast zijn er nog andere kenmerken, zoals kwantificeerbaarheid, verifieerbaarheid, onbevooroordeeldheid, enz. Die men kan proberen te incorporeren om de kwaliteit van informatie te verbeteren. In welke mate de kwaliteit van informatie kan worden gehandhaafd, hangt af van de kostenoverwegingen, aard en bron van informatie, beschikbare tijd voor het genereren van informatie en dergelijke andere factoren.
