Belang van Operations Support Systems voor een zakelijke onderneming

Belang van Operations Support Systems voor een zakelijke onderneming!

De operationele ondersteuningssystemen zijn gericht op de activiteiten van de onderneming. Het basisdoel van deze systemen is het verbeteren van de operationele efficiëntie van de onderneming. Aangezien deze systemen voornamelijk operaties betreffen, gebruiken ze interne gegevens voornamelijk voor managers op lagere niveaus.

Afbeelding Courtesy: mda.mil/global/images/system/c2bmc_mdioc/C2BMC_Control_Room.jpg

De operationele ondersteuningssystemen kunnen verder worden onderverdeeld in de volgende categorieën:

een. Transactie systemen

b. management informatie systemen

c. Enterprise Resource Planning Systems.

Transactie systemen:

Een Transactie Verwerkingssysteem (TPS) richt zich op de registratie en verwerking van economische gebeurtenissen (transacties) in de onderneming. De scope omvat het volledige gamma van dagelijkse routines van de onderneming, inclusief financiële administratie, voorraadbeheer, loonadministratie en verkooporderverwerkingssysteem.

Over het algemeen is de TPS gestructureerd rond het type transacties in een organisatie. Een financieel boekhoudsysteem zou bijvoorbeeld zijn opgebouwd rond financiële boekhoudtransacties zoals ontvangsten, betalingen, facturen en inkooprekeningen, journaaltransacties, enz. Er zijn modules voor de verwerking van elk van deze transacties.

Kenmerken van TPS:

a) Grote hoeveelheid gegevens:

Aangezien TPS transactie-georiënteerd is, bevat het over het algemeen grote hoeveelheden gegevens. Deze systemen vereisen een grotere opslagcapaciteit en hun grootste zorg is ervoor te zorgen dat de gegevens met betrekking tot de economische gebeurtenissen in de organisaties snel en correct worden vastgelegd.

b) Automatisering van basisbewerkingen:

Elke TPS is gericht op het automatiseren van de basisbewerkingen van een zakelijke onderneming en speelt een cruciale rol in de dagelijkse werking van de onderneming. Elke storing in de TPS voor een korte periode kan grote gevolgen hebben voor het functioneren van de onderneming.

Elke tekortkoming van TPS kan leiden tot falen bij het verkrijgen van input van de omgeving of het leveren van output aan de omgeving. TPS verbindt de onderneming met elementen van de externe omgeving (bijv. Klanten, verkopers, aandeelhouders, enz.). Daarom is TPS een belangrijke bron van actuele informatie over de activiteiten in de onderneming.

c) Voordelen zijn eenvoudig meetbaar:

TPS verlaagt de werklast van de mensen die bij de bewerkingen horen en verbetert hun efficiëntie door een aantal bewerkingen te automatiseren. De meeste voordelen van TPS zijn tastbaar en gemakkelijk meetbaar. Daarom is de kosten-batenanalyse met betrekking tot de wenselijkheid van TPS eenvoudig uit te voeren. Omdat de voordelen van TPS vooral tastbaar zijn, is de acceptatie door de gebruikers eenvoudig te verkrijgen.

d) Inputbron voor andere systemen:

TPS is de basisbron van interne informatie voor andere informatiesystemen. Een sterke afhankelijkheid van andere informatiesystemen op TPS voor dit doel maakt TPS ook belangrijk voor tactische en strategische beslissingen.

Management informatie systemen:

Een Management Informatie Systeem (MIS) is gericht op het voldoen aan de informatiebehoeften van managers, met name met betrekking tot de huidige en vroegere activiteiten van de onderneming. Ze bieden samenvattende rapporten over de activiteiten van de onderneming en bieden soms ook een onlineverbinding met afzonderlijke transacties. Dat is de reden waarom deze systemen ook operatiesteunsystemen worden genoemd.

Kenmerken van MIS:

a) Beknopte informatie:

MIS helpt managers door samenvattende informatie te geven over de operaties. Dergelijke samenvattende informatie wordt meestal verstrekt in de vorm van rapporten. Deze rapporten kunnen periodieke, oproep- of uitzonderingsrapporten zijn. Eerdere MIS waren vrij rigide in rapportindelingen en periodiciteit.

Met veranderende softwaretechnologieën zou moderne MIS echter over het algemeen een online gegevensvraagfaciliteit bieden, evenals flexibele rapportindelingen met faciliteit voor door de gebruiker definieerbare rapporten met behulp van rapportschrijvers die vrij eenvoudig te gebruiken zijn. Omdat MIS samenvattingsrapporten biedt, zonder veel van de gegevensanalysetools te gebruiken, worden ze ook wel rapportagesystemen genoemd.

b) Operationele controle:

MIS biedt ook informatie over geplande niveaus, waarden van vorige periodes en afwijkingen. Dit helpt bij de operationele controle en het verbeteren van de operationele efficiëntie. MIS gebruikt interne gegevens en gebruikt over het algemeen geen gegevens uit de externe omgeving.

c) Focus op interne informatie:

MIS gebruikt voornamelijk TPS of databases als bron voor invoerinformatie. De focus van MIS ligt dus op de interne omgeving. Omdat de rol van interne informatie in managementbeslissingen beperkt is, heeft MIS slechts beperkte toepassingen in het managementproces. Afbeelding 10.1 illustreert dergelijke toepassingen:

d) gestructureerde beslissingen:

Omdat de focus van MIS interne informatie is, mist het geavanceerde hulpmiddelen voor gegevensanalyse en is het als zodanig vooral nuttig voor gestructureerde beslissingen in voorspelbare soorten besluitvormingssituaties.

Beperkingen van MIS:

Veel eerdere MIS hadden niet de faciliteiten van uitzonderingsrapporten, kernindicatorrapporten en oproeprapporten. Een andere algemene zwakte van MIS was de niet-beschikbaarheid van op beslissingen georiënteerde rapporten. Een manager heeft bijvoorbeeld een rapport nodig met volledige informatie over de kostenstructuren voor een prijsbeslissing en niet alleen schattingen van variabele en vaste kosten.

Vanwege de vooraf gedefinieerde periodiciteit van MIS-rapporten is het mogelijk dat informatie de manager vrij laat en soms te laat bereikt.

Hoewel MIS-rapporten het doel dienen om de managers op de hoogte te houden van gebeurtenissen in de onderneming, zijn ze niet afgestemd op analyse van de situatie in termen van het identificeren van redenen voor ongewenste situaties of het trainen en evalueren van alternatieve handelwijzen.

Een andere, veel gehoorde klacht van managers is dat MID in het algemeen, vrij traag reageert op de dynamiek van de marktsituatie en dus meer helpt om postmortem te doen dan te waarschuwen in de tijd dat er dingen fout gaan.

Enterprise Resource Planning Systems:

Omdat MIS van oudsher gebaseerd is op input van transactieverwerkingssystemen, hebben ze de erfenis van het bouwen rond verschillende soorten transacties gedragen. Met het oog hierop hebben organisatiestructuren een belangrijke invloed op het ontwerp van MIS. Informatie, onder MIS, wordt verstrekt in de vorm van rapporten die nodig zijn voor verschillende afdelingen.

De modules van MIS zouden over het algemeen in lijn zijn met het soort afdelingen dat deel uitmaakt van de organisatiestructuur. De toenemende relevantie van flexibiliteit in de processen om ze te heroriënteren naar de veranderende zakelijke omgeving, heeft de MIS minder relevant gemaakt. Met bedrijfsprocessen is re engineering het buzz-woord van vandaag geworden, is er een noodzaak om de volledige aanpak van bedrijfsprocessen te veranderen. De nieuwe aanpak moet de volgende premissen in overweging nemen om de informatiesystemen te ontwikkelen.

een. Bedrijfsprocessen beïnvloeden de bottom-line.

b. Organisatorische eenheden worden soms belemmeringen in de informatiestroom. Interdepartementale communicatie is het eerste slachtoffer van de toenemende omvang van organisaties.

c. Communicatie speelt een belangrijke rol bij het tot stand brengen van flexibiliteit in de onderneming. De snelheid van de informatiestroom is van cruciaal belang voor een beter gebruik van hulpbronnen.

d. Integratie van verschillende bedrijfsfuncties zoals productie, marketing en financiën kan helpen bij kostenbesparingen en klantgerichtheid van bedrijfsprocessen.

Met de vooruitgang in netwerktechnologie is een nieuw type informatiesysteem, het Enterprise Resource Planning (ERP) -systeem, naar voren gekomen. ERP-systeem integreert alle processen van de organisatie met klanttevredenheid en plant het beheer van de middelen van een onderneming.

Deze oplossingen helpen bij het focussen op productiecapaciteiten, het beheren van de logistiek en het berekenen van de financiële consequenties van elk besluit in plaats van alleen de kosten van het maken van een computer.

De basisfilosofie van de ERP-systemen is dat bedrijfsprocessen op alle niveaus moeten worden geïntegreerd, waarbij alle middelen van de onderneming worden behandeld als gemeenschappelijke middelen die primair zijn bedoeld om tegemoet te komen aan de veranderende behoeften van klanten.

Erkennend dat de klantbehoefte voortdurend verandert, bieden ERP-systemen aanpasbaarheid aan de veranderende behoeften met een verbeterde reactiesnelheid.

Structuur van ERP-systeem:

Om te begrijpen hoe de integratie van verschillende functies wordt bereikt en de responstijd wordt verminderd door verbeterde intra-enterprise communicatie; laten we eens kijken naar het schema van een typisch ERP-systeem (Fig. 10.2). Zoals opgemerkt, begint het hele proces met verkoopprospecting en als het eenmaal succesvol is, neemt het onderhoudsproces voor de bestelling over.

De verwerking van de verkooporder is rechtstreeks gekoppeld aan het voorraadsysteem, werkorderonderhoud en debiteurenmodules, waardoor de marketingfunctie wordt geïntegreerd met zowel productie als financiën.

Er is integratie van alle activiteiten zoals controle op de winkelvloer, productieplanning, productieplanning, inkoop van inputs en inventaris volgen met de verkoopactiviteit. De Manufacturing Resource Planning (MRP) is via het voorraadsysteem gekoppeld aan de verkoopactiviteit.

De integratie van bedrijfsprocessen verbetert de snelheid van aanpassing aan veranderende marktsituaties. De productie vindt plaats volgens de ontvangen verkooporder en in het licht van de beschikbare inventaris. Het omgekeerde kan gebeuren in de afwezigheid van ERP-systemen.

Een hogere mate van integratie kan ook helpen bij het verminderen van de voorraadniveaus en de 'Just in Time'-aanpak kan met succes worden gebruikt om de voorraadniveaus tot het optimale te verlagen zonder de productie-efficiëntie of klanttevredenheid op te offeren.

ERP-systemen kunnen ook behoorlijk effectief zijn in het tot stand brengen van verbanden tussen de klant en elke medewerker van het bedrijf aan de ene kant en verkopers van het bedrijf aan de andere kant, leidend tot een betere waardering van de problemen van elkaar en verbeterde relaties. Problemen met klanten en klachten kunnen snel worden behandeld.

Voordelen van ERP-systemen:

De ERP-systemen worden een belangrijk onderdeel van de IT-strategie van bedrijven. Een redelijk groot aantal Indiase bedrijven heeft ook voor ERP gekozen, 'met het oog op de potentiële voordelen ervan.

Enkele van de belangrijkste voordelen van ERP-systemen zijn als volgt:

a) Focus op processen:

ERP-systemen zijn bedrijfsprocesgeoriënteerde systemen. Ze richten zich op de activiteiten van bedrijfsprocessen. Dientengevolge, worden de bedrijfsdoelstellingen duidelijk gearticuleerd. ERP's stellen de ondernemingen in staat zich te concentreren op de behoeften van de klant.

b) Flexibiliteit:

ERP-systemen voegen flexibiliteit toe aan bedrijfsprocessen door het proces zelf te automatiseren, in plaats van sommige functies in het proces te automatiseren. Omdat de meeste belangrijke processen geautomatiseerd zijn, is er meer flexibiliteit in het gebruik van hulpbronnen van de onderneming op verschillende manieren en voor verschillende doeleinden.

Een nieuwe verpakking van kleinere afmetingen voor bakolie bijvoorbeeld zou niet alleen veranderingen in de productie, maar ook in facturerings-, verzend- en marketingprocessen vereisen. De vereiste veranderingen worden snel uitgevoerd met behulp van een ERP-systeem, omdat alle betrokken processen geautomatiseerd zijn en in elkaar zijn geïntegreerd. In feite zijn er in SAP, een populair ERP-pakket, meer dan 700 processen die met elkaar worden geautomatiseerd en geïntegreerd.

c) Kortere cyclustijd:

ERP-systemen integreren verschillende processen met behulp van geavanceerde communicatieverbindingen. De overdracht van informatie tussen de processen is bijna automatisch en onmiddellijk.

Dit vermindert de cyclustijd in het proces. In processen zoals voorraadbeheer, debiteurenrealisatie, klantenfacturatie, verzending, etc. heeft een kleine verkorting van de cyclustijd aanzienlijke gevolgen voor de operationele kosten. Hindustan Lever Limited heeft zijn 55 depots over het hele land verbonden met zijn distributeurs die hun voorraden dagelijks aanvullen, waardoor hun voorraadniveaus aanzienlijk worden verlaagd.

d) Verbeterde communicatie:

Een van de belangrijkste voordelen van het ERP-systeem is het opstellen van een communicatieplan voor de hele onderneming. Dientengevolge is er minder weerstand tegen voorgestelde wijzigingen vanwege de gemakkelijke toegang tot informatie over de imperatieven voor verandering.

Kritieke succesfactoren bij de implementatie van een ERP-systeem:

ERP-systemen zijn dure oplossingen en vereisen veel geld en tijd om te implementeren. Deze systemen beïnvloeden bijna alle dagelijkse activiteiten in de onderneming en de implementatie is een uitdagende taak waarvoor een voorzichtige aanpak vereist is.

Enkele van de kritische succesfactoren bij de implementatie van een ERP-systeem zijn:

a) Discipline:

Integratie en automatisering van processen veronderstellen een hoge mate van discipline van degenen die betrokken zijn bij deze processen. Omdat ERP's zowel integratie als automatisering van processen omvatten, wordt een hoge graad van discipline verwacht in de organisatie die deze implementeert. SAP (een ERP-softwarepakket) maakt bijvoorbeeld gebruik van de FIFO-methode (first-in-first-out) voor inventarisbeweging en waardering.

In een van de bedrijven die SAP gebruiken, liet de heftruckbestuurder de materialen achter in de eerste lege bak die hij zag in plaats van ze in bakken te plaatsen die eerst leeg waren. Na enige tijd konden de suggesties om materialen uit de door SAP gespecificeerde bak op te halen niet worden geïmplementeerd omdat ze nog steeds leeg waren.

Aan de andere kant waren de bakken die gevuld moesten worden met materialen al vol, wat leidde tot chaos in het materiaalverwerkingsproces. Dus, de naleving van de procedures speelt een belangrijke rol in het succes van het ERP-systeem.

b) Verandering in werkcultuur:

Bereidheid om processen opnieuw te ontwerpen en informatie als een gewoonte te delen, zijn de twee basisvereisten van de werkcultuur bij ERP-implementerende ondernemingen. Daarom zijn de 'implementatie-blues' minder ernstig in ondernemingen met een gunstige werkcultuur.

c) Ondersteuning van het topmanagement:

De implementatie van een ERP-systeem vereist ondersteuning van het topmanagement en de medewerking van alle leden van de werkgroepen die bij het proces zijn betrokken.

Momenteel zijn de ERP-systemen die in India worden aangeboden door verschillende leveranciers vrij duur en ontworpen in het licht van omgevingen die relevanter zijn voor ontwikkelde markten. Misschien zijn lokale leveranciers nuttiger voor Indiase bedrijven en moeten oplossingen op maat module per module worden ontwikkeld om één voor één te worden geïntegreerd. Een ander probleem met het ERP-systeem van vandaag is dat ze zich voornamelijk richten op operaties in plaats van op het plannen van resources.