Plicht van secretaris op statutaire en jaarlijkse algemene vergadering

Lees dit artikel om meer te weten te komen over de plicht van de secretaris op de wettelijke en jaarlijkse algemene vergadering.

Plicht van secretaris op statutaire vergadering:

De plicht van de secretaris op de statutaire vergadering kan worden besproken in termen van zijn plicht vóór de vergadering, tijdens de vergadering en na de vergadering.

A. Vóór de vergadering:

1. Om de kennisgeving zorgvuldig op te stellen volgens de wettelijke vorm en uit te geven.

2. Het opstellen van het Statutair Verslag en het verkrijgen van de goedkeuring van de Bestuurders.

3. Het opstellen van het Statutory Report en deze minstens 21 dagen vóór de vergadering doorsturen naar elk lid van het bedrijf.

4. Het certificaat van auditors verkrijgen.

5. Een kopie van het Wettelijke Rapport indienen bij de Registrator.

6. Een lijst met leden voorbereiden met hun namen, adressen en beroepen en het aantal aandelen dat ze bezitten.

B. Tijdens de vergadering:

1. Hij moet de leden ontvangen en zien dat geen onbevoegde persoon toegang krijgt tot de vergadering.

2. Hij moet ervoor zorgen dat het aanwezigheidsregister van leden correct door hen is ondertekend.

3. Hij moet ervoor zorgen dat de juiste notulen worden vastgelegd.

4. Hij moet de voorzitter helpen om de vergadering te leiden.

5. Indien de voorzitter daarom verzoekt, zal hij de nodige informatie en documenten verstrekken.

6. Hij neemt kennis van de werkzaamheden van de vergadering.

7. Hij moet de oproeping voor de vergadering en het Statutory Report lezen.

C. Na de vergadering:

1. Hij moet de notulen voorbereiden en de notulen laten ondertekenen door de voorzitter.

2. Hij moet de besluiten uitvoeren die tijdens de vergadering zijn aangenomen.

3. Hij dient een kopie van de resoluties in bij de Registrar of Companies.

Plicht van de secretaris op de jaarlijkse algemene vergadering:

A. Vóór de vergadering:

1. Hij dient erop toe te zien dat de jaarrekening wordt opgesteld volgens de bepalingen van de wet en naar behoren wordt gecontroleerd en gecertificeerd door de accountants van de onderneming.

2. Hij bereidt de agenda voor in overleg met de Voorzitter en publiceert mededelingen van de Raad van Bestuur die vlak voor de jaarlijkse Algemene Vergadering worden gehouden.

3. Hij bereidt het jaarverslag van de bestuurders voor in overleg met de voorzitter.

4. Hij moet de kennisgeving van de jaarlijkse algemene vergadering aan alle leden sturen, samen met de nodige formulieren.

5. Hij bereidt de toespraak van de voorzitter voor in overleg met de voorzitter.

6. Hij moet alle volmachten ontvangen vóór de vastgestelde tijd ontvangen, controleren, medeondertekenen en registreren.

7. Hij zal het register voor de overdracht van aandelen sluiten en de dividendlijsten en warrants opstellen.