Comité vorm van organisatie (een overzicht)

Comité vorm van organisatie: behoefte, types, voordelen en andere details!

Een aantal personen kunnen samenkomen om een ​​beslissing te nemen, een gedragslijn te bepalen, lijnfunctionarissen over sommige zaken te adviseren, het is een comitévorm van organisatie. Het is een methode van collectief denken, bedrijfsoordeel en gemeenschappelijke beslissingen. Aan een commissie kunnen enkele bestuursfuncties worden toegewezen of er kan een advies- of verkenningsdienst van worden verwacht. Een commissie is geen gescheiden type organisatie als zodanig. Maar het is een methode om personen of groepen aan lijnafdelingen te koppelen voor advies en begeleiding bij bedrijfsplanning en -uitvoering. Een groep van bekwame en geïnteresseerde personen bundelt hun gedachten om het besluitvormingsproces te vergemakkelijken.

Soms is er behoefte aan het verkrijgen van mening van andere personen over het nemen van belangrijke beslissingen. Het denken van gevarieerde personen wordt samengevoegd door overleg en discussies en er worden gemeenschappelijke beslissingen genomen. Door collectieve informatie en analyse hebben commissies vaker oplossingen voor ingewikkelde problemen. Met de groei van de organisatie is de behoefte aan een comité groter.

Noodzaak van commissies:

De belangrijkste reden voor commissies is om een ​​gemeenschappelijk oordeel te vellen over administratieve aangelegenheden.

De comités zijn opgericht om de volgende redenen:

1. De commissies bieden een forum voor het uitwisselen van ideeën tussen de leden van de organisatie.

2. De uitwisseling van ideeën tussen leden kan enkele suggesties en aanbevelingen opleveren die nuttig kunnen zijn voor de organisatie.

3. Er kan een goede discussie zijn over de huidige problemen en er worden inspanningen gedaan om oplossingen te vinden.

4. De comités kunnen ook nodig zijn bij het opstellen en ontwikkelen van organisatiebeleid.

Soorten comités:

Verschillende commissies kunnen worden gevormd met een andere id en doeleinden. Sommige commissies kunnen slechts adviserend zijn of sommige kunnen leidinggevende functies vervullen.

Er zijn volgende soorten commissies:

1. Formele en informele comités:

Als commissies worden gevormd als onderdeel van de organisatiestructuur en als afgevaardigde een aantal taken en bevoegdheden, is het een formeel comité en kan een informeel comité worden gevormd om een ​​probleem aan te pakken. De manager kan een aantal experts bellen om hem te helpen bij het analyseren van een probleem en een geschikt voorstel doen oplossing. De chief executive kan een vergadering van afdelingshoofden en enkele experts bijeenroepen om een ​​oplossing voor een probleem te vinden. In beide gevallen gaat het om een ​​informele commissie.

2. Adviescommissies:

Dit zijn de comités die lijnhoofden over bepaalde kwesties adviseren. Lijnofficieren kunnen sommige problemen of problemen doorverwijzen naar een commissie voor advies. De commissie zal informatie over het probleem verzamelen en een oplossing voor het probleem aanbevelen. De lijnofficieren hebben de bevoegdheid om de suggesties van adviescommissies te aanvaarden, te wijzigen of te verwerpen. Deze comités hebben geen leidinggevende bevoegdheden en kunnen hun mening over de lijnbestuurders niet uitoefenen.

3. Lijncommissies:

Er kunnen comités zijn met bestuurlijke bevoegdheden. In plaats van het geven van werk aan één persoon, kan het worden toegewezen aan een aantal leidinggevenden. De comités met bestuurlijke bevoegdheden worden regel- of pluriforme commissies genoemd. Lijncomités helpen bij het plannen van bedrijfsbeleid en -programma's en het organiseren van inspanningen om deze plannen te realiseren, enz. Deze comités sturen ook de activiteiten van medewerkers aan en controleren deze om de organisatiedoelstellingen te bereiken.

Voordelen van de comitévorm van de organisatie:

De commissievorm van de organisatie heeft de volgende voordelen:

1. Bundeling van adviezen:

De leden van commissies hebben verschillende achtergronden en expertisegebieden en hebben verschillende standpunten en waarden. Wanneer personen met verschillende capaciteiten bij elkaar zitten en een probleem bespreken, worden verschillende aspecten van de zaak benadrukt en worden voor- en nadelen beoordeeld. De samengevoegde mening zal helpen om een ​​realistisch beeld van het probleem te krijgen.

2. Betere Co-ordinatie:

De organisatievorm van het comité zorgt voor meer coördinatie tussen verschillende segmenten van de organisatie wanneer vertegenwoordigers van verschillende afdelingen samen zitten, zij begrijpen en waarderen de moeilijkheden waarmee anderen worden geconfronteerd. Dit soort openhartige discussies helpen bij het vaststellen van de doelen van verschillende afdelingen en een betere coördinatie wordt bereikt door dit soort besluitvorming.

3. Evenwicht tussen weergaven:

Dit type organisatie helpt bij het in evenwicht brengen van de standpunten van verschillende personen. Er is een tendens om de aspecten van de eigen afdeling te sterk te benadrukken door het inter-afhankelijk karakter van problemen van verschillende afdelingen te negeren. Een commissie helpt om een ​​overeengekomen visie op het probleem naar voren te brengen door rekening te houden met uiteenlopende meningen die tijdens dergelijke vergaderingen naar voren zijn gebracht.

4. Motivatie:

De comités bestaan ​​zowel uit managers als uit ondergeschikten. De opvattingen van ondergeschikten krijgen erkenning en belangrijkheid. Het geeft hen aanmoediging en zorgt ervoor dat ze zich als een integraal onderdeel van het besluitvormingsproces voelen. Dergelijke comités stimuleren het moreel van ondergeschikten en motiveren hen om hun prestaties te verbeteren.

5. Verspreiding van kracht:

De machtsconcentratie bij weinig personen kan leiden tot misbruik van autoriteit en verkeerde beslissingen. Door bevoegdheden onder de commissieleden te verspreiden, kan dit probleem worden opgelost.

6. Betere acceptatie van beslissingen:

De beslissingen genomen door commissies worden beter geaccepteerd door ondergeschikten. De beslissingen van een persoon kunnen autocratisch zijn, terwijl commissies een breder perspectief op de organisatie hebben. Omdat verschillende tinten mensen in commissies vertegenwoordigd zijn, worden deze beslissingen beter geaccepteerd.

7. Betere communicatie:

Het is een beter forum om kwesties van wederzijds belang te bespreken en tot bepaalde conclusies te komen. Deze beslissingen kunnen goed worden gecommuniceerd aan ondergeschikten via commissieleden. De leden zullen correcte en authentieke informatie verzenden en ook de achtergrond van het nemen van die beslissingen overbrengen.

8. Executive Training:

Commissies bieden een goed forum voor het opleiden van leidinggevenden. Ze leren de waarde van interactie, groepsdynamiek en menselijke relaties. Ze worden blootgesteld aan verschillende gezichtspunten en leren de kunst om beslissingen te nemen en organisatorische problemen op te lossen.

Zwakte van de comitévorm van de organisatie:

Deze organisatievorm heeft de volgende zwakke punten:

1. Vertraging:

Het grootste nadeel van de organisatievorm van de commissie is vertraging bij het nemen van beslissingen. Een aantal personen drukt zijn zichtpunten uit tijdens vergaderingen en er wordt veel tijd besteed aan het nemen van een beslissing. De vaststelling van commissievergaderingen is ook tijdrovend. Een agenda wordt uitgegeven en een gemaksdatum wordt vastgesteld voor de vergadering. Het besluitvormingsproces is erg traag en veel zakelijke kansen kunnen verloren gaan als gevolg van vertraagde beslissingen.

2. Compromis:

Over het algemeen worden inspanningen geleverd om consensusbeslissingen te bereiken. Het gezichtspunt van de meerderheid is genomen als een unaniem besluit van de commissie. Het denken van de minderheid kan geldig zijn, maar het kan niet worden nagestreefd voor een uitzondering. Ze accepteren misschien minder dan een optimale oplossing, vanwege de angst dat als hun oplossing onjuist blijkt te zijn, ze de schuld krijgen.

3. Geen verantwoording:

Er mag geen individuele aansprakelijkheid worden vastgesteld als deze beslissingen slecht zijn. Elk lid van het comité probeert zichzelf te verdedigen door te zeggen dat hij een andere oplossing oplost. Als de verantwoording niet is vastgesteld, is dit de zwakte van de organisatie.

4. Dominantie door sommige leden:

Sommige leden proberen te domineren in de commissievergaderingen. Ze proberen hun kijk op anderen te krijgen. De agressiviteit van sommige leden helpt hen om de meerderheid mee te nemen en minderheidsstandpunten worden genegeerd. Dit type besluitvorming is niet in het belang van de organisatie.

5. Gespannen relaties:

Soms raken relaties tussen commissieleden of met anderen gespannen. Als sommige leden op bepaalde punten afwijkende standpunten innemen, kunnen sommigen zich beledigd voelen. In het geval dat een kwestie met betrekking tot andere personen wordt besproken in een commissie en leden die deze personen niet waarderen, hen beledigen. De discussies in de vergaderingen worden over het algemeen gelekt naar andere werknemers. Sommige onaangename beslissingen worden misschien niet gewaardeerd door degenen die er last van hebben. Het beïnvloedt de relaties van werknemers niet alleen op het werk maar ook op persoonlijk niveau.

6. Gebrek aan effectiviteit:

De rol van commissies is niet effectief op alle gebieden. De comités kunnen nuttig zijn bij klachten over redreses of interpersoonlijke aangelegenheden. Commissies zijn mogelijk niet effectief wanneer beleid moet worden geformuleerd en snelle beslissingen nodig zijn. Individueel initiatief zal in deze gevallen effectiever zijn. Dus commissies hebben een beperkte rol te spelen.

Richtlijnen voor commissieleden:

Om de werking van commissies effectief te maken, moeten de leden deze richtlijnen volgen:

1. De leden moeten ervoor zorgen dat de sfeer tijdens de vergaderingen hartelijk en informeel is.

2. De leden moeten hun opvattingen duidelijk en logisch uiten en rustig naar de reacties luisteren.

3. Meningsverschillen moeten niet worden genegeerd. Ze moeten niet compromitteren alleen omwille van de harmonie. Kritiek moet gericht zijn op de problemen en niet op personen.

4. Er moet voor worden gezorgd dat de voorzitter niet overdreven domineert. Zijn opvattingen moeten ook op dezelfde manier worden behandeld als die van anderen. Zijn mening moet niet als definitief worden beschouwd.

5. Het meningsverschil in de vergadering moet niet op persoonlijk niveau worden genomen. De geest van concurrentie moet worden vermeden en de samenwerking moet worden verbeterd.

Al deze richtlijnen zullen niet alleen de werkcommissies versoepelen, maar ze ook tot een effectief instrument van de organisatie maken.