Zakelijke brief: betekenis, belang en voordelen

Lees dit artikel voor meer informatie over zakelijke brieven. Na het lezen van dit artikel leert u over: 1. Betekenis van zakelijke brief 2. Belang van zakelijke brief 3. Voordelen.

Betekenis van zakelijke brief:

Zakenmensen moeten communiceren met de klanten, de leveranciers, de debiteuren, de schuldeisers, de openbare autoriteiten en het grote publiek, maar ook onderling, met het doel hun standpunten uit te wisselen en informatie te verzenden en te ontvangen. Dit is vereist om transacties te initiëren, uit te voeren en te sluiten.

Communicatie kan op twee manieren zijn:

(1) Mondeling:

Ofwel face to face of met de hulp van verschillende machines en

(2) Geschreven:

Door brieven te schrijven. Deze geschreven communicatie wordt ook wel correspondentie genoemd. Het woord correspondentie heeft een gevoel van 'gelijkenis' en 'associatie'. Met elkaar corresponderen betekent in overeenstemming zijn of in overeenstemming zijn met iets of iemand.

Correspondentie of schriftelijke communicatie kan plaatsvinden tussen twee personen of partijen. Commerciële correspondentie betekent correspondentie door de zakenmensen over handelskwesties.

De woordcorrespondentie heeft een gevoel van pluraliteit. Het betekent letters of een paar letters bestaande uit een originele brief gevolgd door een antwoord. 'Een' letter heeft weinig waarde. De communicatie is voltooid wanneer een brief wordt beantwoord of een actie wordt ondernomen naar aanleiding van een brief.

Belang van zakelijke brief:

Ondernemers moeten contact leggen met de mensen en dan kunnen alleen zij hun organisaties ontwikkelen. Het belang van communicatie is zeer groot in het bedrijfsleven (Ref 3.44). Er was een tijd dat de omvang van het bedrijf normaal klein was en er verschillende communicatiemiddelen niet beschikbaar waren, directe vergaderingen of face-to-face communicatie door de zakenlieden. Later werd het beleid van het sturen van vertegenwoordigers voor directe contacten geïntroduceerd. Al deze methoden hebben hun beperkingen.

Het belang van zakelijke brieven als de goedkoopste en meest uitgebreide vorm van communicatie werd voor het eerst gerealiseerd in de VS en het VK en nu is deze methode aanvaard als de beste communicatiemethode over de hele wereld. Dit was mogelijk met de introductie van steeds groeiende postdiensten. Ondertussen hebben standaardisatie van de vorm en de stijl van zakelijke brieven hen populairder en acceptabeler gemaakt voor iedereen.

De handelscorrespondentie heeft een eigen taal die duidelijk verschilt van persoonlijke brieven. Dag na dag worden verbeteringen aangebracht in de vorm en de stijl van zakelijke brieven waardoor ze indrukwekkender, betekenisvoller en compacter worden.

Een groot aantal boeken over het onderwerp zijn beschikbaar in de markt in de hulp van het bedrijfsleven. Uitvinding van verschillende machines voor het doel maakt bedrijfsbrieven snel in productie en in distributie.

Dit betekent echter niet dat andere communicatiemiddelen zijn opgegeven.

Voordelen van zakelijke brief:

Communicatie via brieven neemt het grootste aandeel in het totale communicatievolume in vanwege de volgende voordelen:

(1) Brieven zijn minder duur dan andere communicatiemiddelen.

(2) Brieven kunnen binnen korte tijd per post naar verre plaatsen worden verzonden. Natuurlijk kunnen brieven verzonden worden door boodschappers binnen aangrenzende gebieden.

(3) Brieven worden opgesteld na goed nadenken en plannen en daarom kan het onderwerp op een systematische en logische manier worden gepresenteerd.

(4) De ideeën die in letters worden overgebracht, zijn duidelijk en vrij van dubbelzinnigheid.

(5) De grootte van een letter kan naar behoefte groot of klein zijn.

(6) Letters voorzien tegelijkertijd in bewijsmateriaal en exacte kopieën kunnen worden bewaard.

(7) Dezelfde mededeling kan aan een aantal personen tegelijk worden gedaan, door middel van dupliceren of afdrukken.

(8) Veel onaangename en delicate zaken die niet van aangezicht tot aangezicht of door mechanische apparaten kunnen worden uitgesproken, kunnen in een discrete taal in letters worden geschreven.

(9) Letters zijn geschikt voor alle soorten communicatie.

(10) Er is standaardisering in vorm en stijl die door het bedrijfsleven gemakkelijk wordt aanvaard. Zelfs internationaal geaccepteerde codetaal wordt gebruikt.

(1) componenten:

Een zakelijke brief heeft de volgende componenten, zoals elke andere vorm van communicatie. - Een schrijver of correspondent - Hij is de communicator. Hij heeft de primaire verantwoordelijkheid om een ​​brief doelgericht en effectief te maken.

(a) Hij moet de vorm en stijl kennen van het schrijven van brieven. Verschillende soorten letters hebben verschillende stijlen. De secretaris van een organisatie, die de leiding heeft over het kantoor, inclusief de correspondentie-afdeling, moet goed vertrouwd zijn met de kunst. Er zijn ervaren correspondentiemedewerkers wiens diensten worden gebruikt voor het doel.

(b) Hij moet de taal beheersen en het Engels is de hoofdtaal in de commerciële wereld. (De tweede internationaal aanvaarde taal is Frans.)

(c) Hij moet bekend zijn met de feiten waarop hij een brief schrijft, anders kan hij de feiten en de standpunten niet getrouw uitdrukken.

(d) Hij moet ook de technische termen en zinsdelen kennen die nodig zijn om in bepaalde soorten brieven te worden gebruikt. Hij kan de hulp inroepen van verschillende soorten woordenboeken die op de markt beschikbaar zijn.

(e) Hij moet de planning maken voordat hij uiteenzet om een ​​brief te schrijven.

(f) In het geval dat hij een antwoord schrijft, moet hij de inleidende brief zeer zorgvuldig lezen.

(g) De redactie zal grotendeels afhangen van de aard van de ontvanger.

(2) De geadresseerde of de ontvanger of de lezer:

Een brief is altijd gericht aan een ontvanger (of ontvangers). Hij is de communicator of de geadresseerde of de lezer. Als de brief niet indrukwekkend is, kan de ontvanger deze mogelijk niet lezen en dus is niet noodzakelijk een ontvanger de lezer. Het opstellen van een brief hangt grotendeels af van de aard van de ontvanger. Bovendien moet een brief de ontvanger zo snel mogelijk bereiken. Dat hangt sterk af van de externe factor - de efficiëntie van het postsysteem, tenzij een brief wordt verzonden door een koerier. De vorm van een brief hangt sterk af van de aard van de ontvanger.

(3) Het bericht:

Een brief draagt ​​een boodschap of stimuli. Het kan lang of kort zijn, aangenaam en onaangenaam, algemeen of specifiek, regelmatig of dringend, bedoeld voor een persoon of veel, initieel of responsief, enz. De stijl van schrijven hangt sterk af van de aard van de boodschap.