Top 11 kenmerken van een goed verslag
Dit artikel werpt licht op de top elf kenmerken van een goed rapport. De kenmerken zijn: 1. Eenvoud 2. Duidelijkheid 3. Breviteit 4. Positiviteit 5. Interpunctie 6. Benadering 7. Leesbaarheid 8. Nauwkeurigheid 9. Logische volgorde 10. Juiste vorm 11. Presentatie.
Kenmerk # 1. Eenvoud:
De taal moet zo eenvoudig mogelijk zijn zodat een rapport gemakkelijk te begrijpen is. Jargons en technische woorden moeten worden vermeden. Zelfs in een technisch rapport zal er een beperkt gebruik van technische termen zijn als het aan leken moet worden gepresenteerd.
Karakteristiek # 2. Duidelijkheid:
De taal moet helder en duidelijk zijn en duidelijk aangeven wat de bedoeling is om te worden uitgedrukt. Daarvoor moet het rapport in de juiste vorm worden geschreven en de juiste stappen worden gevolgd.
Kenmerk # 3. Beknoptheid:
Een rapport zal niet onnodig lang zijn, zodat het geduld van de lezer niet verloren gaat en er geen verwarring van ideeën is. Maar tegelijkertijd moet een rapport compleet zijn. Een rapport is geen essay.
Kenmerk # 4. Positiviteit:
Voor zover mogelijk moeten positieve uitspraken worden gedaan in plaats van negatieve. Het is bijvoorbeeld beter om te zeggen wat moet worden gedaan en niet wat niet moet worden gedaan.
Kenmerk # 5. Interpunctie:
Punctuaties moeten zorgvuldig en correct worden gebruikt, anders kan de betekenis van zinnen verkeerd worden begrepen of verkeerd worden weergegeven.
Kenmerk # 6. Benadering:
Er zijn twee soorten benaderingen: (a) Persoon - wanneer een rapport is geschreven op basis van persoonlijk onderzoek of observaties, is de benadering persoonlijk en zijn de zinnen in de eerste persoon en in de directe rede, (b) onpersoonlijk - wanneer een verslag wordt opgesteld als een bron van informatie en wanneer het louter feitelijk is (bijv. een verslag van een vergadering), is de aanpak onpersoonlijk en zijn de straffen in de derde persoon en in indirecte rede.
Kenmerk # 7. Leesbaarheid:
De keynote van een rapport is leesbaarheid. De stijl van presentatie en de dictie (gebruik van woorden) zal zodanig zijn dat de lezers het aantrekkelijk vinden en hij is gedwongen om het rapport van het begin tot het einde te lezen. ' Dan dient alleen een rapport voor zijn doel. Een rapport over hetzelfde onderwerp kan anders worden geschreven voor verschillende klassen van lezers.
Karakteristiek # 8. Nauwkeurigheid:
Een rapport moet nauwkeurig zijn wanneer er feiten in zijn vermeld. Het zal niet bevooroordeeld zijn met persoonlijke gevoelens van de schrijver.
Kenmerk # 9. Logische volgorde:
De punten in een rapport worden logisch, stap voor stap en niet op een lukrake manier gerangschikt. Een planning is noodzakelijk voordat een rapport wordt voorbereid.
Kenmerk # 10. Juiste vorm:
Een rapport moet in de juiste vorm zijn. Soms zijn er wettelijke vormen om te volgen.
Kenmerk # 11 Presentatie:
Een rapport heeft een aantrekkelijke presentatie nodig. Dit hangt af van de kwaliteit van het typen of afdrukken en van de kwaliteit van het gebruikte papier. Grote bedrijven maken zeer aantrekkelijke en kleurrijke jaarverslagen.
