Applicatiesoftware selecteren voor uw onderneming? - Beantwoord!

Enkele van de belangrijke kenmerken die moeten worden gevolgd voordat u toepassingssoftware voor een onderneming kiest, zijn:

Er is een grote verscheidenheid aan toepassingssoftwarepakketten op de markt beschikbaar. Gezien de felle concurrentie tussen de verkopers (vanwege verwaarloosbare marginale kosten van extra exemplaren), is het waarschijnlijk dat het selectieproces wordt aangestuurd door de verkoopmedewerkers van de verkopers.

Afbeelding Courtesy: downloads.acs.com.hk/product-image-library/en/20110804170147lib_acos6sdk.png

Idealiter moet de toepassingssoftware worden geselecteerd na een systematische analyse van de kenmerken van elk beschouwde pakket.

Onnodig te vermelden dat het betreffende pakket moet voldoen aan de functionele vereisten van de applicatie.

Naast dit basiskenmerk moet een koper van verpakte software elk pakket zoeken en beoordelen in het licht van de volgende kenmerken:

(a) Besturingssysteemvereiste:

Het pakket moet compatibel zijn met het besturingssysteem dat al in gebruik is of van plan is om in de onderneming te worden gebruikt. Soms biedt de leverancier het pakket met een hulpprogramma aan om het op verschillende besturingssystemen te laten werken of worden er verschillende versies voor verschillende besturingssystemen aangeboden.

Een dergelijke conversie kan de efficiëntie van de software beïnvloeden. Het is daarom raadzaam om op de hoogte te zijn van de mogelijke impact van dergelijke conversies. De versie die op het gewenste besturingssysteem wordt uitgevoerd, moet zorgvuldig worden geëvalueerd voordat u een selectie maakt.

(b) Uitrustingseisen:

Applicatiesoftware heeft over het algemeen een minimale configuratie voor de apparatuur waarop deze correct zal werken. Soms worden softwarepakketten die oorspronkelijk zijn ontworpen voor hoog geconfigureerde computerhardware aangeboden aan gebruikers van kleinere computers.

In een dergelijk geval worden de testgegevens dienovereenkomstig aangepast om ervoor te zorgen dat deze ook op kleinere computers vrij efficiënt lijkt. Er moet dus een reeks testgegevens in voldoende volume worden ontwikkeld en gebruikt door de koper tijdens de evaluatie van een softwarepakket.

(c) Toegangsmethode voor invoer / uitvoer van gegevens:

Het is belangrijk om de efficiëntie van invoer en uitvoer van gegevens door de software te beoordelen. Het is beter als de gegevens die in het gegeven softwarepakket zijn ingevoerd, door andere softwarepakketten kunnen worden geopend / gedeeld. Voorzieningen voor controletrajecten en controles voor gegevensvalidatie om ervoor te zorgen dat alleen correcte gegevens het systeem binnenkomen zijn uiterst belangrijk, vooral in toepassingen die grote hoeveelheden gegevensinvoer omvatten.

Veel toepassingssoftwarepakketten bieden faciliteiten voor het opnieuw opbouwen van gegevensbestanden die zijn vernietigd door hardwarestoringen. Dergelijke faciliteiten zijn erg handig bij het minimaliseren van het gegevensverlies als gevolg van hardwarefouten.

(d) Gebruikersvriendelijkheid:

De softwarepakketten moeten gebruiksvriendelijk zijn en minimale training van de kant van de gebruiker vereisen. De mogelijkheid om het rapportformaat of beveiligingssysteem aan het eind van de gebruiker te wijzigen, is een ander kenmerk van gebruikersvriendelijkheid. Goed georganiseerde menu's, het vermogen om fouten van gebruikers af te handelen en on-line contextgevoelige hulp voor gebruikers zijn enkele van de belangrijke functies die de gebruiksvriendelijkheid van applicatiesoftware verbeteren.

(e) Flexibiliteit:

Een andere belangrijke overweging voor de selectie van een toepassingssoftwarepakket is de geschiktheid voor de toepassing. De meeste van de verpakte software worden algemeen gemaakt om het potentiële klantenbestand te verbeteren. Dergelijke pakketten zullen waarschijnlijk veel faciliteiten hebben die niet door een bepaalde gebruiker vereist zijn.

Deze faciliteiten hebben een negatieve invloed op de verwerkingssnelheid en verbruiken opslagruimte voor gegevens en programma's op massaopslagmedia. Het is daarom belangrijk om te beoordelen hoe efficiënt dergelijke functies zijn opgenomen in de software.

(f) Aanpasbaarheid:

Zelfs het meest algemene toepassingssoftwarepakket mist de ene of de andere faciliteit die de gebruiker wenst. Het is daarom noodzakelijk dat de koper de aanpasbaarheid van de software begrijpt. De meeste modificeerbaarheid die beschikbaar wordt gesteld, heeft betrekking op opties voor rapportontwerpen.

Sommige softwareontwerpers hebben ook de ingebouwde flexibiliteit geïntroduceerd in het formaat van het invoerscherm.

Hun softwarepakketten stellen de gebruiker ook in staat de invoerformaten te wijzigen om overeen te komen met de invoer documentformaten die worden gebruikt in de gebruikersonderneming. Een dergelijke voorziening helpt bij het verminderen van fouten bij het invoeren van gegevens en helpt ook bij het verminderen van de trainingstijd die nodig is voor het pakket.

(g) Gegevensorganisatie:

Een ander criterium voor de selectie van toepassingssoftwarepakketten is de manier waarop de gegevens in het softwarepakket zijn georganiseerd. Gegevensorganisatie is een belangrijke bepalende factor voor de kwaliteit van informatie die een systeem kan genereren.

Veel softwarepakketten bieden faciliteiten voor het toevoegen van aangepaste gegevensvelden die niet zijn opgenomen in het softwarepakket en het verwijderen van de gegevensvelden die overbodig zijn.

Gegevensorganisatie is ook een relevante factor in het ontwerp en de doeltreffendheid van gegevensbeveiligingssystemen. Als de databestanden bijvoorbeeld kunnen worden geopend en gewijzigd of gemanipuleerd met behulp van een aantal andere standaardtoepassingspakketten, zoals FoxPro of Excel, zou het gegevensbeveiligingssysteem van het pakket dat wordt beoordeeld nadelig worden beïnvloed.

(h) Commerciële ervaring:

Het is van vitaal belang te erkennen dat een van de basisvoordelen van kant-en-klare softwarepakketten is dat het goed is getest. Omdat de bugs in de software niet door de gebruiker kunnen worden verwijderd, moet de koper ervoor zorgen dat het pakket voldoende commerciële ervaring heeft.

De commerciële ervaring moet worden gemeten zowel in termen van aantal installaties als de tijd sinds de laatste versie ervan in gebruik is bij deze installaties. Gewoonlijk wordt een periode van zes maanden voldoende geacht voor een goede test van een nieuw ontwikkeld / aangepast softwarepakket bij een onderneming van redelijke omvang.

(i) Kosten van het pakket:

Prijs van toepassingssoftwarepakket wordt op verschillende manieren uitgedrukt. Daarom moeten de kostenimplicaties van de prijsstructuur zorgvuldig worden bestudeerd en begrepen. De toepassingssoftwarepakketten bestaan ​​vaak uit vele modules en elk is afzonderlijk geprijsd. Soms biedt de leverancier tegen extra kosten installatie-, implementatie- en training- en onderhoudsservices.

Een ander belangrijk element van prijsstrategie is de extra kosten voor elke installatielocatie in dezelfde onderneming. Een dergelijke prijsstructuur kan van de koper verlangen dat hij meerdere exemplaren van de software koopt, op verschillende computers, zelfs onder hetzelfde dak. Soms wordt het softwarepakket op leasebasis aangeboden en na het verstrijken van de leaseperiode wordt het recht om de software te gebruiken door de verkoper weggenomen. Bij het evalueren van een toepassingssoftwarepakket moet rekening worden gehouden met deze prijsaspecten.

(j) Klantenservice:

Hoewel de meeste kant-en-klare softwarepakketten zijn ontworpen om van het type 'plug-n-play' te zijn, vindt de gebruiker het moeilijk om het pakket correct te gebruiken zonder de steun van de leverancier. Het is belangrijk om niet alleen de kwaliteit van de softwarehandleiding te controleren, maar ook de probleemoplossingsfaciliteiten die door de softwarefabrikant aan zijn gebruikers worden aangeboden.

De kwaliteit van de softwarehandleidingen en de softwareondersteuningsfaciliteit zijn complementair aan elkaar. Als de documentatie niet helder is of vaag en dubbelzinnig is, heeft de klant meer softwarematige ondersteuning van de fabrikant nodig.

(k) Onderhoud:

Vaak zijn de onderhoudskosten van software veel hoger dan de oorspronkelijke kosten gedurende de levenscyclus. Deze kosten omvatten ook de kosten van kleine uitbreidingen van de software en wijzigingen als gevolg van up-gradatie van computerhardware en montage van de software op nieuwe apparatuur.

Als de leverancier instemt met het leveren van deze diensten, is het vrij handig en is het de betaling waard. Bovendien komen leveranciers soms overeen om nieuwe versies van de software gratis of voor een nominale prijs te leveren. Dergelijke aanbiedingen verdienen serieuze overweging op het moment van overname. Deze aanbiedingen helpen ook bij de verlenging van de levenscyclus van de software.

Over het algemeen wordt een checklist opgesteld met feiten verzameld met betrekking tot elk pakket op basis van de bovengenoemde overweging. Een dergelijke checklist wordt gebruikt om de toepassingspakketten te rangschikken. De definitieve beslissing kan worden genomen op basis van deze ranglijsten in het licht van de specifieke vereisten en het belang van deze overwegingen in de gegeven situatie.

Ondanks het feit dat kant-en-klare toepassingspakketten scoren op maatwerksoftware, geven veel organisaties de voorkeur aan op maat gemaakte software voor verschillende overwegingen.

De belangrijke factoren die de 'make'-opties bevorderen zijn:

(a) Het niet beschikbaar zijn van een softwarepakket dat voldoet aan de specifieke vereisten van het bedrijfsproces,

(b) Noodzaak om de privacy van de procedures in het proces te behouden,

(c) Mate van dynamiek van het bedrijfsproces: in het geval dat de procedures, systemen en vereisten waarschijnlijk vrij vaak zullen veranderen, zou op maat gemaakte software een meer economisch en haalbaar alternatief zijn.

Op maat gemaakte software is een dure propositie. Daarom blijven veel kleine bedrijven kant-en-klare softwarepakketten gebruiken, zelfs als ze niet alle doelstellingen van het IT-beleid dienen of een compromis vereisen in bedrijfsprocessen. Middelgrote tot grote bedrijven vinden echter veel toepassingen waarbij de kosten van aangepaste software gemakkelijk te rechtvaardigen zijn. De uitgaven zijn te rechtvaardigen als gevolg van een hoger activiteitenniveau dat wordt beïnvloed door de toepassing.