Record Keeping: belang en processen van bijhouden van records

In onze huidige ruileconomie wordt geldbeheer van een familie een ingewikkeld proces. In de praktijk wordt geld betaald voor alle goederen en diensten. Een aantal kleine dagelijkse uitgaven in een gezin wordt gedaan met geld. Onder deze omstandigheden kan niet op het geheugen worden vertrouwd om bruikbare records te leveren. Wanneer het budget in actie is, is de meest gebruikelijke manier om te weten hoe het geld in het gezin wordt besteed, het bijhouden van records en accounts. Zelfs eenvoudige registraties die consistent en zorgvuldig worden bewaard, zullen het financieringsproces van een gezin helpen verlichten.

Belang van het bijhouden van gegevens:

Het bijhouden van financiële gegevens helpt het gezin op verschillende manieren:

1. Het is gemakkelijker om te weten hoe het inkomen van het gezin wordt besteed.

2. Gezinnen die records bijhouden, hebben een duidelijker beeld van de prijzen van verschillende items en kunnen een verstandige beslissing nemen bij het kopen van artikelen.

3. De huidige uitgaven kunnen worden vergeleken met die van het verleden.

4. Er zijn verschillende manieren en middelen om het totale inkomen en de totale uitgaven van het gezin in balans te brengen.

5. Records zijn nuttig als verleden tijd om de nooduitgaven te tonen. Dit geeft een indicatie voor de toekomst.

6. Het kan helpen om het proces van financiering van een gezin te vergemakkelijken.

7. Ze zijn ook waardevol bij het opstellen van aangiften inkomstenbelasting en bij het aanpassen van verzekeringsclaims.

8. Opslaan kan eenvoudig worden gemaakt door een administratie bij te houden.

9. De record biedt een set gereed naslagwerk.

10. Record kan dienen als een controle over het gezinsbudget.

Een reeks records die volledig bevredigend is voor één gezin is misschien niet voor een ander. Elk gezin kan een patroon aannemen om rekeningen bij te houden die zijn aangepast aan zijn eigen behoeften. Een familie waarin de leden voorzichtig en zorgvuldig zijn, kan de gedetailleerde gegevens bijhouden. Sommige andere families kunnen minimale informatie bewaren omdat ze een hekel hebben aan dit proces, omdat het vaak repetitief en soms tijdrovend is.

Recordhoudprocessen :

Het gezin kan drie soorten processen voor het bijhouden van gegevens toepassen:

(1) De inkomsten- en uitgavenrekening

(2) Family Ledger

(3) Balans

1. De inkomsten- en uitgavenrekening:

Dit is een dagelijkse lopende rekening van het gezin. Het kan wekelijks of maandelijks worden bijgehouden. In deze rekening wordt het inkomen van de maand geboekt op de data waarop het werd ontvangen. Alle uitgavenposten worden genoteerd. De items in een bepaalde kop moeten afzonderlijk worden vermeld. De wekelijkse uitgaven voor elk item en de extra dagen van de maand moeten duidelijk worden genoteerd. Aan het einde van de maand moeten de totale uitgaven worden berekend en van het totale inkomen worden afgetrokken. Als er een saldo is, kan het worden meegenomen naar de volgende maand.

Een voorbeeld voor het overzicht van maandelijkse uitgaven wordt hieronder gegeven:

(1) Beginsaldo (van vorige maand)

(2) Inkomensbedrag (gedurende de maand)

(3) Uitgaven (gedurende de maand)

(4) Saldo (doorgestuurd naar volgende maand)

2. Grootboek familie :

Het record van alle uitgaven kan in een grootboek worden vastgelegd. Het omvat de betalingen die zijn gedaan voor de aankoop van grondeigendommen, gebouwen, auto's, koelkasten, meubels, premies voor verzekeringen, bankdeposito's, leningen aan anderen enz. Die worden beschouwd als de bezittingen van het gezin.

Alle leningen van het gezin worden ook opgenomen in het grootboek. Leningen bij de banken, andere financiële instellingen of bij particulieren moeten duidelijk in het grootboek worden vermeld. De te betalen wissels met betrekking tot op krediet gekochte goederen of te betalen termijnen moeten worden genoteerd. Alle soorten leningen en betalingen die moeten worden gedaan, zijn de verplichtingen van het gezin.

3. Balans:

Balans is een jaarlijks overzicht van de activa en passiva aan het einde van het jaar. Aansprakelijkheid is de betaalkant, terwijl vermogen de ontvangende kant van de familierecords is. De saldi van leningen, onbetaalde vaardigheden en de onbetaalde termijnen aan het einde van het jaar zijn aan de passiefzijde. De waarden van verschillende door de familie gekochte activa zoals grond, koelkast, machine, meubilair, gebouw, de leningen die aan anderen worden betaald, contant geld en bank staan ​​aan de actiefzijde. Aansprakelijkheid betekent dat het gezin moet betalen en dat het bezit de dingen omvat die het gezin moet ontvangen.

Het doel van het bijhouden van accounts en gegevensrecords is om periodiek de manier te bekijken waarop het geld wordt besteed, de besparingen die worden beïnvloed en de activa die zijn gevormd. Door de vorige en de huidige uitgaven te vergelijken, helpt de balans de besparing te verbeteren. Het bijhouden van gegevens is net als een kant en klaar naslagwerk. Bij het bijhouden van gegevens ontstaat een gevoel van discipline bij een individu, omdat het een bewustzijn creëert tegen extravagante en onnodige uitgaven.