Procedures voor effectieve werking van de inkoopafdeling

Procedures voor effectieve werking van inkoopafdeling (met exemplaar)!

(a) Aankoopaanvragen of inspringen op materialen :

De aankoopfunctionaris onderneemt geen actie voor het zelf kopen van materialen. Met behulp van de aanvragen tot bestellen leert de inkoopfunctionaris welke soorten materiaal in de organisatie nodig zijn.

Een aanvraag tot bestellen is een formulier dat wordt gebruikt als een formeel verzoek aan de inkoopafdeling om materialen aan te schaffen. Dit formulier wordt door de winkelier opgesteld voor reguliere voorraadmaterialen en door het afdelingshoofd voor speciale materialen die niet als normale artikelen worden aangeboden. De aanvraag wordt goedgekeurd door een uitvoerende macht, zoals de plantensuperintendent of de werkmanager, naast degene die de vordering heeft ingesteld.

De aanvraag tot bestellen wordt meestal in drievoud voorbereid. Het originele exemplaar wordt naar de inkoopafdeling gestuurd, het duplicaat wordt bewaard door de winkelier of de afdeling die de aanvraag indient en het drievoud wordt naar de uitvoerende machtiging gestuurd.

De inkoopaanvraag die door de winkelier wordt ingeleid voor reguliere artikelen, wordt de 'normale' inkoopaanvraag genoemd en de inkoopaanvraag die de afdelingshoofd voor speciale materialen heeft opgesteld, wordt 'speciale' of 'incidentele' aanvraag tot bestellen genoemd. Normale aanvragen tot bestellen worden voorbereid wanneer de artikelen in de bestelniveaus op het niveau liggen waarop de bestelling voor aanvullen moet worden geplaatst.

Dit wordt gedaan om het tekort aan materialen te vermijden en ononderbroken toevoer van materialen naar banen of afdelingen mogelijk te maken. De voorbeeldvorm van een aanvraag tot bestellen staat hieronder.

Uit het bovenstaande exemplaar van de aanvraag tot bestellen blijkt duidelijk dat het drie basisinformatie biedt die van pas komt bij het werk van de afdeling Aankoop.

Dit zijn:

(а) Welk type materiaal moet worden gekocht? Beschrijving van het codenummer van artikelen en winkels moet duidelijk worden vermeld in de aanvraag tot bestellen, zodat de juiste kwaliteit van materialen kan worden gekocht.

(b) Wanneer moet worden gekocht? De materialen moeten op het juiste moment worden gekocht, zodat er geen tekort aan materialen of overmatige investeringen in voorraden is.

(c) Hoeveel moet er worden gekocht op het moment dat u een bestelling plaatst? Wat zou een economische bestelhoeveelheid moeten zijn?

(b) Verkenning van de bronnen van levering en keuze van de leverancier:

Een bron van materiaallevering moet worden geselecteerd na ontvangst van de aanvraag tot bestellen. De inkoopafdeling onderhoudt gewoonlijk voor elke groep materialen een lijst met de namen en adressen van de leveranciers. Van deze leveranciers kunnen offertes worden uitgeschreven door ze een offerte te geven. Na ontvangst van de offertes van de leveranciers moet een vergelijkende verklaring van de verschillende ontvangen offertes worden opgesteld en de gewenste leveranciers worden geselecteerd.

Bij het selecteren van de leverancier aan wie de bestelling moet worden gedaan voor de aankoop van materialen, moet de inkoopafdeling rekening houden met:

(i) productiecapaciteit,

(ii) Betrouwbaarheid van de leverancier,

(iii) Financiële situatie van de leverancier,

(iv) Het management van het toeleverende bedrijf,

(v) Genoemde prijs,

(vi) Hoeveelheid waarvoor de opgegeven prijs van toepassing is,

(vii) Betalingsvoorwaarden,

(viii) Leveringsvoorwaarden, en

(ix) Specificaties waarnaar de producten worden vervaardigd.

Alle andere factoren; omdat het hetzelfde is, moet de aankoopprijs de laagste prijs zijn waarvoor een bepaald materiaal moet worden gekocht. De leverancier van wie het materiaal wordt gekocht, moet dus betrouwbaar zijn en op het juiste moment tegen redelijke prijzen materialen van uniforme kwaliteit kunnen leveren.

De inkoopfunctionaris moet alle bovenstaande criteria in gedachten houden bij het maken van een keuze voor een leverancier; hij moet echter niet penny-wise en pond-dwaas worden. Hij moet niet bang zijn om uit te geven, soms meer van het geld van het bedrijf om te voldoen aan de vereiste leveringsschema's, kwaliteitsnormen en betalingsvoorwaarden.

De inkoopmanager verkrijgt de benodigde informatie uit het offertetraject, oude records, catalogi, handleidingen voor kopers en andere boeken. Kortom, hij moet alle benodigde gegevens bijhouden, rekening houdend met het belangrijkste doel van de afdeling Aankoop, namelijk de juiste hoeveelheid en kwaliteit van materialen kopen tegen de laagste prijs op het juiste moment om de werking van de productie vlot te laten verlopen.

Het model van een inschrijvingsformulier dat wordt uitgereikt aan de verschillende leveranciers voor het uitnodigen van offertes is als volgt:

Er moet een periodieke evaluatie plaatsvinden van leveranciers en leveranciers waarvan de prestaties slecht blijken te zijn wat betreft kwaliteit, levertijd, verkoopbeleid en concurrerende prijzen, moeten uit de lijst met leveranciers worden verwijderd. In de toekomst mogen geen offertes van dergelijke leveranciers worden gevraagd totdat hun prestaties goed zijn bevonden.

Materialen kunnen worden gekocht volgens de open aanbestedingmethode, de methode van de beperkte aanbesteding en de methode met één enkele inschrijving. Open tender-methode helpt bij het uitnodigen van offertes van vele partijen door het geven van advertenties in de pers en wordt gevolgd wanneer de aankoop aanzienlijke hoeveelheid en waarde inhoudt.

Deze methode zal de voorraad materialen vergroten omdat geadverteerde aanbestedingen meer tijd in beslag nemen voor de afhandeling van offertes en het plaatsen van bestellingen. Bij een beperkte tendermethode worden offertes ingewacht van een beperkt aantal leveranciers. In beperkte aanbestedingen zijn leveranciers doorgaans bekend met de materialen en kunnen zij realistische offertes indienen.

Leveranciers zijn in het verleden bewezen leveranciers. Bijgevolg kunnen ononderbroken leveringen worden gewaarborgd volgens opgegeven voorwaarden. In een dergelijk systeem van aanbesteding is concurrentievermogen ook mogelijk omdat de vorige prijs kan worden vergeleken met de opgegeven prijs en indien de tender-prijs hoger is, kan de aanbesteding worden gevraagd om de verhoging te rechtvaardigen. Deze methode is populairder vanwege de voordelen ervan. Eén enkele aanbestedingmethode wordt toegepast op de plaats waar de leverancier de enige leverancier is.

(c) Bestelling:

Na het kiezen van de leverancier, bereidt de inkoopafdeling een inkooporder voor op de levering van winkels. De bestelling is de schriftelijke machtiging aan de leverancier om het specifieke materiaal of materialen te leveren. Het is het bewijs van het contract tussen de koper en de leverancier dat zowel de koper als de leverancier verbindt aan de voorwaarden waaronder de bestelling is geplaatst.

De leverancier is verplicht om materialen te leveren volgens de bepalingen en voorwaarden van de bestelling en de koper moet de levering accepteren en de betaling doen voor materialen zoals overeengekomen. Bovendien is het het document dat de autoriteit aan de ontvangende afdeling geeft om het bestelde materiaal voor en aan de boekhoudafdeling te ontvangen om de factuur van de leverancier voor betaling te accepteren.

Het aantal exemplaren van de inkooporder dat moet worden voorbereid, varieert van organisatie tot organisatie. Er worden drie tot vijf exemplaren voorbereid, afhankelijk van de grootte van de organisatie.

Als vijf exemplaren zijn voorbereid, kan het mogelijke gebruik als volgt zijn:

(i) Het originele exemplaar wordt naar de leverancier gestuurd.

(ii) Eén kopie wordt verzonden naar de ontvangende afdeling.

(iii) Eén exemplaar wordt verzonden naar de persoon die de aanvraag tot bestellen heeft geïnitieerd.

(iv) Eén kopie wordt verzonden naar de boekhoudafdeling.

(v) Het laatste exemplaar wordt bewaard door de inkoopafdeling voor toekomstig gebruik.

Een voorbeeldformulier van de bestelling wordt hieronder weergegeven:

Er moet regelmatig een follow-up van bestellingen worden geplaatst, zodat materialen tijdig kunnen worden ontvangen. Vragen moeten worden gesteld met regelmatige tussenpozen op de afgesproken leveringsdata. Er kunnen passende herstelmaatregelen worden genomen of er kunnen alternatieve bevoorradingsbronnen worden aangeboord als deze problemen ondervinden bij het leveren van de materialen tegen de beloofde leverdata.

Wanneer de leveringsdata zijn verstreken, moeten de leveranciers worden gevraagd de data te vermelden waarop zij verwachten de materialen te zullen leveren. Verlenging van leveringen dient alleen te worden toegestaan ​​onder de vorm van boetes in de contracten. Het opvolgen van orders zorgt dus voor een soepele inkoop van materialen en biedt ook bescherming tegen de sluiting van de fabriek door het niet ontvangen van materialen.

(d) Materiaal ontvangen en inspecteren :

In grote bezorgdheid moet een afzonderlijke afdeling voor ontvangst en inspectie worden ingesteld, onafhankelijk van kouslocaties, om de materialen te ontvangen en te inspecteren. Maar in kleine concerns, kan het werk van het ontvangen van de goederen worden toevertrouwd aan de winkelier.

De functies van de ontvangst- en inspectiedienst zijn:

1. Onderhoud van inkooporderbestanden.

2. Ontvangen, lossen en uitpakken van het materiaal geleverd door de leveranciers onder levering challans. Deze challans worden ondertekend door een medewerker van de ontvangende afdeling en één exemplaar van de challan wordt teruggegeven aan de leverancier als bewijs voor de ontvangst van de materialen die door de leverancier onder de challan zijn geleverd.

3. Controle van de hoeveelheid en de fysieke conditie van de ontvangen materialen. Dit wordt gedaan door de inkooporder te vergelijken met levering challan. Elke tekort of breuk moet worden gemeld aan de leverancier.

4. Controle van de kwaliteit van ontvangen materialen. De ingenieur of de chemicus kan worden geroepen om de kwaliteit van de materialen te controleren. Hij moet ervoor zorgen dat de kwaliteit overeenstemt met de bestelling. Na het controleren van de kwaliteit van materialen, zal de afdeling een rapport indienen over de kwaliteit en als sommige materialen worden afgewezen de reden daarvan.

5. Na voltooiing van de inspectie dient de ontvangende winkelbediende details in te voeren van materialen die zijn ontvangen in de Winkel of Goederenontvangstnota. Vijf exemplaren van de notitie moeten worden voorbereid. Eén exemplaar wordt bewaard door de ontvangende afdeling en vier exemplaren samen met het materiaal worden naar de winkelier gestuurd.

Hij zal opnieuw de hoeveelheid materialen controleren en deze vergelijken met de hoeveelheid die op de notitie wordt vermeld. Hij zal alle vier de exemplaren ondertekenen.

Eén kopie wordt door de winkelier bewaard voor zijn record en de andere drie exemplaren worden naar de volgende afdelingen verzonden (één exemplaar naar elke afdeling):

(i) de afdeling inkoop,

(ii) de afdeling Accounts,

(iii) Het departement dat de aanvraag heeft ingediend.

De vorm van Stores (of Goods) Received Note wordt hieronder gegeven:

Opgemerkt moet worden dat de kolommen voor het percentage en de hoeveelheid worden ingevuld door de afdeling Kosten.

Goed ontvangen biljet is een document op basis waarvan aankopen worden geverifieerd en de betaling aan de leverancier wordt gedaan. Het is ook nuttig bij het indienen van een claim voor korte leveringen. Het geeft een compleet overzicht van alle ontvangen materialen.

(e) Controle en doorrekening van facturen voor betaling :

Wanneer de factuur van de leverancier wordt ontvangen, wordt deze naar het gedeelte voor boekhouden van winkels gestuurd om zowel de authenticiteit als de rekennauwkeurigheid te controleren. De hoeveelheid die op de factuur wordt vermeld, wordt gecontroleerd aan de hand van het ontvangen aantal ontvangen biljetten, terwijl de prijs op de factuur wordt gecontroleerd vanaf de bestelling. De prijs van materiaal moet worden aangepast voor kortingen, transportkosten, douanerechten, accijnzen, kosten van containers, enz.

Alvorens de eindafrekening te verifiëren, hebben de volgende punten aandacht nodig:

1. Handelskorting, indien van toepassing, moet worden afgetrokken van de aankoopprijs van materiaal.

2. De kwantumkorting die de leverancier voor bulkaankopen heeft gegeven, moet ook van de materiaalprijs worden afgetrokken.

3. Contantkorting wordt alleen geclaimd als de betaling in contanten wordt gedaan. Sommige deskundigen bepleiten echter dat contantkorting een item van zuiver financiële aard is en daarom niet in kostenrekeningen moet worden opgenomen.

4. Transportkosten gemaakt om het materiaal naar de organisatie te brengen, maken deel uit van de materiaalkosten. Als de leverancier namens de koper aan dergelijke kosten voldoet, moet de factuur van het materiaal worden verhoogd met het bedrag van de transportkosten.

5. Eventuele door de leverancier betaalde verzekeringskosten moeten ook aan de materiaalprijs worden toegevoegd.

6. Verkoopbelasting, accijnzen, etc. moeten ook worden toegevoegd.

7. Eventuele verschuldigde interesten op het saldo van de leverancier moeten worden toegevoegd.

8. De kosten van containers worden toegevoegd aan de aankoopprijs van materiaal als ze niet teruggestuurd moeten worden naar de leverancier. Inkoopprijs bevat echter geen kosten voor containers als deze op volledige waarde kunnen worden geretourneerd. In het geval van containers die tegen een lagere waarde kunnen worden geretourneerd, wordt de huurprijs, dwz het verschil tussen de door de leverancier aangerekende prijs en de herbruikbare prijs, toegevoegd aan de materiaalprijs.

Nadat de echtheid van de factuur is geverifieerd, moet ook de rekennauwkeurigheid worden gecontroleerd. Het gedeelte voor het boekhouden van winkels keurt de factuur uiteindelijk goed, certificeert en geeft deze door voor betaling en op basis hiervan kan de kassier de betaling uitvoeren. Betaling geschiedt volgens de voorwaarden die in een bepaalde bestelling zijn overeengekomen.

Afbeelding 1:

Toen offertes voor een winkel werden uitgenodigd, werden offertes ontvangen als onder:

Leverancier A:

(a) Tarief Rs 2 elk; (b) Handelskorting 10%; (c) Contantkorting 5% indien facturen binnen veertien dagen na ontvangst worden betaald; (d) Transportkosten Rs 1 per 100 eenheden.

Leverancier B:

(a) Tarief Rs 1, 80 per stuk (tot 1.000 stuks), Rs 1, 60 elk (voor bestellingen van meer dan 1.000 stuks); (b) 6% rente per jaar zal worden toegevoegd als de rekeningen niet binnen twee weken na ontvangst van de materialen worden betaald; (c) Transportkosten Rs 3 per 100 eenheden.

Ervan uitgaande dat er elke maand ongeveer 5.000 eenheden nodig zijn en dat de kwaliteit en andere leveringsvoorwaarden hetzelfde zijn, geef dan uw commentaar over wie de bestelling kan worden uitgegeven. De fabriek betaalt elke veertien dagen 50% van de totale maandelijkse facturen.

Oplossing:

De bestelling moet worden afgegeven aan leverancier B vanwege de laagste materiaalkosten.

Afbeelding 2:

Na het uitnodigen van offertes worden twee offertes als volgt ontvangen:

(a) Rs. 4, 20 per eenheid.

(b) Rs. 4, 00 per stuk plus Rs. 2.000 vaste lasten die moeten worden toegevoegd ongeacht de bestelde eenheden.

Adviseer met uw argumenten met wie de bestelling moet worden geplaatst en welke hoeveelheid moet worden besteld.

Afbeelding 3:

Een vrachtwagenlading materiaal van gemengde goederen werd gekocht voor Rs. 9.000. Deze werden gesorteerd in de volgende klassen waarvan de marktkoersen tegen elk worden weergegeven: