Afdeling: noodzaak, belang en proces

Hier beschrijven we de noodzaak en het belang van afdelingen, het proces en de gevaren van afdelingen en factoren die van invloed zijn op de toewijzing van activiteiten.

Organisatie omvat het verdelen en groeperen van activiteiten die in een onderneming moeten worden uitgevoerd. Werkverdeling betekent de identificatie van activiteiten die moeten worden gedaan om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Na het identificeren van verschillende activiteiten, zijn deze op een logische basis gegroepeerd.

Afdeling is het proces van het groeperen van verschillende activiteiten in afzonderlijke afdelingen. Een afdeling is een afzonderlijk deel van het bedrijf dat zich bezighoudt met een bepaalde groep van bedrijfsactiviteiten van dezelfde aard. Het werkelijke aantal afdelingen waarin een bedrijfshuis kan worden verdeeld, is afhankelijk van de grootte van de vestiging en de aard ervan.

Een grote zakelijke onderneming heeft meestal meer afdelingen dan een kleine. In de woorden van Allen: "Afdeling is een manier om een ​​grote en monolithische functionele organisatie te verdelen in kleinere, flexibele, administratieve eenheden."

Noodzaak en betekenis van afdelingen:

Het is een vaststaand feit dat er een beperking is aan het aantal personeelsleden dat een onderneming of een supervisor rechtstreeks kan controleren. Deze beperking van controle beperkt de omvang van de onderneming, tenzij deze zijn activiteiten verdeelt en groepeert in afdelingen. Afdelingen vormen een raamwerk voor een organisatie en stellen het in staat om voor onbepaalde tijd uit te breiden.

Afdeling streeft naar:

(i) Specialisatie van activiteiten voor efficiënte prestaties;

(ii) Vereenvoudiging van de taak van het management binnen een werkbare periode; en

(iii) Coördinatie en controle van de verschillende activiteiten handhaven.

De voordelen van een afdeling kunnen worden samengevat als:

1. Het verhoogt de efficiëntie van de onderneming omdat verschillende activiteiten zijn gegroepeerd in werkbare eenheden.

2. Het maakt het vastleggen van de verantwoordingsplicht voor resultaten zeer eenvoudig, omdat de activiteiten duidelijk zijn omschreven en de verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd.

3. Het voorziet in fixatie van normen voor functioneringsgesprekken en zorgt zo voor effectieve controle.

4. Het creëert mogelijkheden voor afdelingshoofden om initiatief te nemen en zo managementfaciliteiten te ontwikkelen.

Proces betrokken bij de afdeling:

De verschillende stappen bij de afdeling zijn:

1. Om taak of taken te identificeren;

2. Om de details van elke taak te analyseren;

3. Om de functies te beschrijven of soortgelijke activiteiten te groeperen

4. De gegroepeerde activiteiten toevertrouwen aan afdelingshoofden en

5. De autoriteit en verantwoordelijkheid van afdelingshoofden definiëren.

Gevaren van afdelingen:

Hoewel afdelingen van groot belang zijn voor het efficiënt runnen en besturen van een bedrijf.

Er zijn een paar gevaren van de afdeling waarvoor moet worden gezorgd tijdens het toewijzen en groeperen van activiteiten:

1. Het opdelen van het bedrijfshuis in verschillende afdelingen maakt de coördinatie van verschillende activiteiten erg moeilijk. Om individuele efficiëntie te bereiken, kan een afdeling werken tegen de belangen van een andere afdeling, waardoor de algehele efficiëntie en winstgevendheid van de onderneming als geheel wordt verminderd.

2. Afdeling creëert communicatieproblemen tussen de verschillende afdelingen van de organisatie en maakt planning en controle moeilijker.

3. Afdeling verhoogt het managementniveau dat duurder is en vergroot ook de kloof tussen het topmanagement en de werknemers.

Factoren die van invloed zijn op de toewijzing van activiteiten:

De volgende factoren moeten in aanmerking worden genomen bij het toewijzen van activiteiten aan afdelingen:

1. Specialisatie:

Bij het toewijzen van activiteiten aan afdelingen moet ervoor worden gezorgd dat de voordelen van specialisatie worden behaald.

2. Controle:

Een van de belangrijkste doelen van de afdeling is om controle te vergemakkelijken. Afdelingen moeten zo worden opgericht dat ze duidelijke verantwoordelijkheden vaststellen om effectieve controle mogelijk te maken.

3. Co-ordinatie:

Een andere factor die de toewijzing van activiteiten beïnvloedt, moet op zo'n manier worden gegroepeerd dat het niet erg moeilijk wordt om de verschillende activiteiten van het bedrijf te coördineren. Het is noodzakelijk om de medewerking van iedereen in de organisatie te krijgen om er een succes van te maken. De doelen van het bedrijf komen vaak voor en iedereen zou moeten proberen ze op hun respectieve terrein te bereiken. Er moet een agentschap zijn om de activiteiten van verschillende afdelingen te coördineren. De verkoopafdeling moet de plannen van de productieafdeling kennen en omgekeerd. Evenzo moeten andere afdelingen ook in coördinatie met elkaar werken. Een centraal orgaan moet optreden als coördinerende instantie.

4. Belangrijkste activiteiten:

Er zijn bepaalde activiteiten die zeer cruciaal zijn. Dergelijke activiteiten moeten in afzonderlijke afdelingen worden geplaatst.

5. Nadruk op lokale omstandigheden:

Bij het toewijzen van activiteiten moet de nadruk worden gelegd op de plaatselijke omstandigheden op de betreffende plaatsen, namelijk de persoonlijkheid van de personen aan wie de verantwoordelijkheden kunnen worden toegekend, de aard van de informele relatie tussen de mensen, de houding van de mensen, enz.

6. Economie:

Een andere belangrijke factor waarmee rekening moet worden gehouden bij het creëren van afzonderlijke afdelingen, is de kosten en de economie van de activiteiten.