Delegatie: definitie, kenmerken, elementen en typen

Hier beschrijven we de betekenis en definitie van delegatie, de kenmerken, elementen en typen ervan.

Delegatie is een administratief proces om dingen gedaan te krijgen door anderen door hen verantwoordelijkheid te geven. Alle belangrijke beslissingen worden op topniveau genomen door de Raad van Bestuur. De uitvoering is toevertrouwd aan de Chief Executive. De Chief Executive wijst het werk toe aan afdelingsmanagers die in I urn het gezag delegeren aan hun ondergeschikten. Elke superieur delegeert de autoriteit aan ondergeschikten om een bepaald werk gedaan te krijgen. Het proces gaat naar het niveau waarop daadwerkelijk werk wordt uitgevoerd. De persoon die verantwoordelijk wordt gesteld voor een bepaald werk krijgt de vereiste bevoegdheid om het voor elkaar te krijgen.

Er is een limiet tot waarop een persoon toezicht kan houden op de ondergeschikten. Wanneer het aantal ondergeschikten groter wordt, moet hij zijn bevoegdheden delegeren aan anderen die toezicht op hem uitoefenen. Een manager wordt niet beoordeeld op het werk dat hij in zijn eentje uitvoert, maar op het werk dat hij via anderen doet. Hij wijst taken en bevoegdheden toe aan zijn ondergeschikten en zorgt voor het bereiken van de gewenste organisatiedoelen.

Definities:

Allen:

Het toewijzen van een deel of verantwoordelijkheid en autoriteit aan een ander en het creëren van verantwoordelijkheid voor prestaties. "

OS Hiner:

"Delegatie vindt plaats wanneer iemand een ander het recht geeft om namens hem en in zijn naam te werken, en de tweede persoon aanvaardt een overeenkomstige plicht of verplichting om te doen wat van hem wordt verlangd."

Douglas C. Basil:

"Delegatie verwijst naar het vermogen van een manager om zijn last met anderen te delen. Het bestaat uit het toekennen van bevoegdheden of het recht op besluitvorming in bepaalde gedefinieerde gebieden en het opladen van ondergeschikten die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van een toegewezen taak. "

Kenmerken van delegatie:

Heling is de toewijzing van autoriteit aan ondergeschikten in een bepaald gebied en ze verantwoordelijk te maken voor de resultaten.

Delegatie heeft de volgende kenmerken:

1. Delegatie vindt plaats wanneer een manager sommige van zijn bevoegdheden aan ondergeschikten verleent.

2. Delegatie vindt alleen plaats wanneer de persoon die de autoriteit delegeert zelf die autoriteit heeft, dat wil zeggen dat een manager moet bezitten wat hij wil delegeren.

3. Slechts een deel van de autoriteit wordt gedelegeerd aan ondergeschikten.

4. Een manager die autoriteit delegeert, kan deze verminderen, verbeteren of terugnemen. Hij oefent volledige controle uit over de activiteiten van de ondergeschikten, zelfs na delegatie.

5. Het is alleen de autoriteit die is gedelegeerd en niet de verantwoordelijkheid. Een manager kan de verantwoordelijkheid niet van zich afschudden door autoriteit te delegeren aan ondergeschikten.

Elementen van delegatie:

Delegatie bestaat uit het volgen van drie elementen:

1. Toewijzing van verantwoordelijkheid:

De eerste stap in delegatie is de toewijzing van werk of plicht aan de ondergeschikte oftewel delegatie van autoriteit. De overste vraagt zijn ondergeschikte om een bepaalde taak in een bepaalde periode uit te voeren. Het is de beschrijving van de rol die aan de ondergeschikte is toegewezen. Taken in termen van functies of uit te voeren taken vormen de basis van het delegatieproces.

2. Toekenning van autoriteit:

Het verlenen van toestemming is het tweede element van delegatie. De delegator verleent autoriteit aan de ondergeschikten zodat de toegewezen taak wordt volbracht. Het delegeren van verantwoordelijkheid met autoriteit is zinloos. De ondergeschikte kan alleen het werk volbrengen als hij de autoriteit heeft die nodig is voor het voltooien van die taak.

Autoriteit is afgeleid van verantwoordelijkheid. Het is de macht, om te bevelen of te bevelen, gedelegeerd door de meerdere, om de ondergeschikte in staat te stellen zijn verantwoordelijkheid te vervullen. De overste mag het overdragen om de ondergeschikte in staat te stellen zijn toegewezen werk naar behoren te voltooien. Er moet een balans zijn tussen autoriteit en verantwoordelijkheid. De overste moet voldoende gezag delegeren om het toegewezen werk te doen.

3. Verantwoordelijkheid creëren:

Verantwoording is de verplichting van een ondergeschikte om de hem toevertrouwde taken uit te voeren. De delegatie schept een verplichting voor de ondergeschikte om de taak te vervullen die de overste hem toevertrouwt. Wanneer een werk wordt toegewezen en autoriteit wordt gedelegeerd, is de verantwoording het bijproduct van dit proces.

De autoriteit wordt overgedragen zodat een bepaald werk naar wens wordt voltooid. Dit betekent dat de delegator ervoor moet zorgen dat het toegewezen werk wordt voltooid. Autoriteit stroomt naar beneden terwijl verantwoording naar boven stroomt. De neerwaartse stroom van autoriteit en opwaartse stroom van verantwoording moet pariteit hebben op elke positie van de managementhiërarchie. De ondergeschikte moet verantwoording worden afgelegd aan slechts één meerdere. Single accountability verbetert werk en discipline.

Soorten delegaties:

Delegatie kan van de volgende typen zijn:

Algemene of specifieke delegatie:

Wanneer autoriteit wordt verleend voor het uitvoeren van algemene bestuursfuncties zoals plannen, organiseren, regisseren enz., Voeren de ondergeschikte managers deze functies uit en genieten zij van de autoriteit die vereist is om deze verantwoordelijkheden uit te voeren. De chief executive oefent algemene controle uit en begeleidt de ondergeschikten van tijd tot tijd.

De specifieke delegatie kan betrekking hebben op een bepaalde functie of een toegewezen taak. De autoriteit die wordt gedelegeerd aan de productiemanager voor het uitvoeren van deze functie, is een specifieke delegatie. Verschillende afdelingsmanagers krijgen specifieke bevoegdheden om hun afdelingsfuncties uit te voeren.

Formele of informele delegatie:

Formele delegatie van autoriteit is het deel van de organisatiestructuur. Wanneer een taak aan een persoon wordt toegewezen, wordt hem ook de vereiste bevoegdheid gegeven. Dit type delegatie maakt deel uit van het normale functioneren van de organisatie. Elke persoon krijgt automatisch autoriteit op basis van zijn taken. Wanneer de productiemanager bevoegdheden krijgt om de productie te verhogen, dan is het een formele delegatie van autoriteit. Informele delegatie komt niet voort uit positie maar afhankelijk van de omstandigheden. Een persoon kan een bepaalde taak uitvoeren, niet omdat hij het heeft gekregen, maar het is noodzakelijk om zijn normale werk te doen.

Laterale delegatie:

Wanneer een persoon een autoriteit is toegewezen om een taak te volbrengen, kan hij de hulp van een aantal personen nodig hebben. Het kan enige tijd duren om formeel hulp te krijgen van deze personen. Hij kan indirect contact opnemen met de personen om hun hulp te krijgen voor het opnemen van het werk door korte tijd van formele delegatie te verkorten. Wanneer de autoriteit informeel wordt gedelegeerd, wordt dit laterale delegatie genoemd.

Gereserveerde autoriteit en gedelegeerde instantie:

Een delegator wil misschien niet elke autoriteit delegeren aan de ondergeschikten. De autoriteit die hij bij zich heeft, wordt de gereserveerde autoriteit genoemd en de autoriteit die aan de ondergeschikten is toegewezen, is een gedelegeerde autoriteit.

Vereiste vereisten voor delegatie:

Elke superieur probeert zoveel mogelijk gezag te behouden. De belasting van werk of omstandigheden kan delegatie naar beneden afdwingen. Als de autoriteit niet vrijwillig wordt gedelegeerd, levert dit niet de gewenste resultaten op. Het is belangrijk dat de juiste autoriteit naar beneden gaat, zodat het werk soepel en efficiënt wordt uitgevoerd. Het delegatieproces is alleen voltooid als aan de vereisten is voldaan.

Bereidheid om te delegeren:

De eerste voorwaarde voor delegatie is de bereidheid van de overste om afstand te doen van zijn autoriteit. Tenzij de meerdere psychologisch bereid is zijn autoriteit te verlaten, zal delegatie niet effectief zijn. Als een meerdere gedwongen wordt om gezag zonder zijn zoete wil neerwaarts te delegeren, zal hij proberen methoden te bedenken om de werking van de ondergeschikte te verstoren. Hij kan de ondergeschikte in zo'n mate overschaduwen dat elke beslissing wordt uitgevoerd met goedkeuring van de baas of dat de uitvoering hem doorstaat met zijn nauwkeurige blik. Het is beter om gezag niet te delegeren tenzij de meerdere mentaal bereid is om dat te doen.

Klimaat van vertrouwen en vertrouwen:

Er zou een klimaat moeten zijn van vertrouwen en vertrouwen tussen meerderen en ondergeschikten. De ondergeschikten moeten voldoende kansen krijgen of echte werksituaties waarbij zij hun talent en ervaring gebruiken. Als ze fouten maken, moeten leidinggevenden hen begeleiden en corrigeren. De meerderen moeten hun ondergeschikten vertrouwen en mogen ze niet als hun concurrenten nemen. Het klimaat van vertrouwen en vertrouwen zal de ondergeschikten helpen om te leren en te groeien en dit zal het delegatieproces helpen.

Geloof in ondergeschikten:

Soms delegeren de meerderen geen autoriteit met de angst dat ondergeschikten niet in staat zullen zijn om zelfstandig met de baan om te gaan. Ze zijn niet zeker van de kwaliteiten van ondergeschikten en willen geen risico's nemen. De overste kan zich te zeer bewust zijn van zijn vaardigheden en bekwaamheid, met als resultaat dat hij aarzelt om autoriteit te delegeren. De meerderen moeten dit soort denken en houding vermijden. Ze moeten vertrouwen hebben in hun ondergeschikten en ze liever helpen bij het leren van de baan. Tenslotte leerden de meerderen ook veel van hun superieuren en huidige ondergeschikten moeten ook hogere verantwoordelijkheden op zich nemen. Het klimaat van geloof zal de ondergeschikten helpen om de dingen sneller te leren en meer verantwoordelijkheden op te nemen.

Angst voor toezichthouders:

Er is vaak een angst onder de superieuren dat hun ondergeschikten ze misschien niet meer zullen overnemen, als ze eenmaal een hogere verantwoordelijkheid krijgen. Dit is een geval van minderwaardigheidscomplex. De meerderen kunnen veel logica geven voor het delegeren van autoriteit, maar deze angst is een van de belangrijke oorzaken. De meerderen moeten dit soort denken vermijden en een positieve houding ten opzichte van ondergeschikten hebben.

De ondergeschikten moeten worden aangemoedigd om meer verantwoordelijkheden op zich te nemen en ze zullen meer respect hebben voor de meerderen en hun vermogen om vertrouwen te hebben in hun ondergeschikten en ze liever helpen om de job goed te leren. Tenslotte leerden de meerderen ook veel van hun superieuren en huidige ondergeschikten moeten ook hogere verantwoordelijkheden op zich nemen. Het klimaat van geloof zal de ondergeschikten helpen om de dingen sneller te leren en meer verantwoordelijkheden op te nemen.