Collectiebrieven: richtlijnen voor het schrijven van verzamelbrieven (met voorbeelden)

Collectiebrieven: richtlijnen voor het schrijven van verzamelbrieven (met voorbeelden)!

Collectiegeschriften worden geschreven wanneer u uw contributie moet recupereren / innen bij een klant, voor de goederen of diensten die op krediet worden gegeven. Als de klant niet op tijd heeft betaald, is het noodzakelijk om hem eraan te herinneren. Dit is een delicate situatie, omdat u aan de ene kant de zakelijke relatie wilt behouden en aan de andere kant uw geld op tijd wilt hebben.

Vandaar dat tact van taal noodzakelijk is om de klant (die zelf in financiële moeilijkheden verkeert) te imponeren om toch al je contributie te betalen. In sommige gevallen is het een realiteit van zaken dat u ook gedeeltelijke betaling moet accepteren.

Richtlijnen voor het schrijven van verzamelbrieven:

1. Tact en terughoudendheid:

Het is een gevoelige kwestie om iemand eraan te herinneren dat hij zijn financiële verplichtingen niet is nagekomen.

Daarom moet je een taal van tact en terughoudendheid gebruiken. Bovendien moet u rekening houden met twee omstandigheden: dat de betaling al is verzonden / ontvangen, maar niet bij uw weten, of dat de goederen / diensten onbevredigend zijn.

De koper kan moeilijkheden ondervinden bij het realiseren van de waarde van uw benodigdheden. Tegelijkertijd zijn sommige klanten gewoonlijk te laat of nalatig. Daarom moet elke zaak op verdiensten worden gebaseerd.

2. Beleefde toon:

Een goede zakenman heeft zijn toekomstige zakelijke invalshoek in gedachten en gebruikt beleefde taal in een verzamelbrief. Hij vermijdt de lezer pijn te doen. Zelfs als dit de laatste verzamelbrief is die juridische stappen in de weg staat, vereist goed zakendoen dat je beleefd bent en woorden gebruikt als 'met spijt'.

3. Toon begrip van de problemen van de klant:

Als de klant zelf in een moeilijke financiële situatie verstrikt raakt, geen klaar geld heeft en niet in staat is om contant geld uit uw goederen te halen, kan hij goede redenen hebben om niet te betalen of niet te kunnen betalen. Als een verzamelaar van contributie, moet je misschien een beetje betrokken raken bij zijn problemen en een gemeenschappelijke oplossing vinden om waarde te krijgen voor je goederen. Deze gevoeligheid moet worden getoond in uw brief en de algehele aanpak van de collectie.

4. Progressieve stappen bij het schrijven van een reeks verzamelbrieven:

Het kan gebeuren dat één collect call niet genoeg is om je te helpen. De klant kan opzettelijk of anderszins in gebreke blijven bij betaling.

De fasen bij het schrijven van verzamelletters in een reeks zijn:

(i) Formele herinnering, ervan uitgaande dat hij zal betalen, op een milde toon.

(ii) Een vastere en overtuigende herinnering die de noodzaak benadrukt om hier en nu te betalen.

(iii) "Laatste redmiddel" -brief, waarin staat dat de klant moet betalen, anders zullen juridische stappen volgen

First Stage Collection Letters:

In deze fase is de brief formeel. Zelfs een afgedrukte standaardbrief kan worden gebruikt. Er wordt verondersteld dat de klant gewoon is vergeten te betalen en onmiddellijk aan de herinnering zal handelen.

Handige starters voor eerste verzamelbrieven:

(i) We merken dat uw rekening, die betaalbaar was op ... 1 uitstaand bedrag in onze boeken.

(ii) We moeten uw aandacht vestigen op onze factuurnr. voor Rs ...

(iii) We moeten u eraan herinneren dat we het tegoed dat we tegen uw naam hebben getoond nog niet hebben ontvangen in onze verklaring van ... ten bedrage van Rs. die nu meer dan een maand te laat is.

Closers:

(i) We hopen dat u de rekening per omgaande zult betalen.

(ii) We kijken uit naar uw overmaking binnen de komende dagen.

(iii) Als u de betaling in de tussentijd heeft verzonden, kunt u deze kennisgeving negeren.

Model formele herinnering:

Overtuigende / stevige herinnering:

Als de eerste verzamelbrief niet resulteert in de betaling na een wachttijd, wordt een tweede brief verzonden binnen ongeveer 15-20 dagen. In deze brief is de taal steviger, maar de toon is nog steeds beleefd. Je moet de klant niet irriteren, maar eerder zijn medewerking zoeken.

Sommige starters:

(i) We zien aan de hand van onze gegevens dat onze herinnering aan u voor betaling, onze factuur gedateerd ... is tot op deze datum onveranderd.

(ii) We verwijzen naar onze brief met de datum ... waarin u wordt verzocht uw contributie te betalen.

(iii) We moeten u opnieuw herinneren aan uw contributie volgens onze factuur nee ... Gedateerd ... voor Rs ..., waarvoor onze eerste herinnering van ... niet door u lijkt te worden beantwoord.

Closers:

(i) We dringen er nogmaals op aan om dit op voorrang te nemen en de contributie in één keer te regelen.

(ii) We hopen oprecht dat u deze keer een serieuze notitie van de contributie zult maken en ze onmiddellijk zult wissen.

(iii) Wij vertrouwen erop dat dit op u de urgentie van de zaak drukt en dat u onmiddellijk zult handelen.

Specimenverzamelbrief stadium II

Last Resort brief / definitieve verzameling brief:

Als er geen antwoord is op de eerdere verzamelbrieven, wordt een definitieve verzamelbrief verzonden volgens het volgende schema:

(a) Leg de eerdere inspanningen voor verzameling vast.

(b) Bied één extra kans om te betalen aan.

(c) Noem de juridische stappen die nodig zullen zijn als ook dit verzoek wordt genegeerd.

(d) Stel een betalingsdatum in.

Sommige starters:

(i) We hebben je geschreven op ... en opnieuw op ... voor herstel of onze contributie videorekening nee .... Gedateerd ..., met nog steeds geen actie van jou

(ii) We moeten zeggen dat onze eerdere verzoeken gedateerd ... en ... voor de afrekening van onze factuur gedateerd ... voor ... blijven door u niet gehonoreerd

(iii) Wij constateren met verbazing en teleurstelling dat onze twee opeenvolgende brieven met betrekking tot de achterstallige contributie van u met betrekking tot onze rekening gedateerd ... niet worden beantwoord.

Closers:

(i) Tenzij we onze contributie ontvangen door ... hebben we geen andere keus dan de zaak in handen te leggen van onze advocaten.

(ii) Behandel dit als ons laatste betalingsverzoek in deze kwestie voordat we onze toevlucht nemen tot de wet. Maar we hopen nog steeds dat je binnen twee weken zult handelen en de contributie zult betalen.

(iii) We hopen nog steeds dat je je bezorgt door ... en bespaar jezelf op de aanzienlijke kosten en het ongemak van juridische stappen.

Specimen Laatste recordbrieven / definitieve brieven