De beginnersgids voor begrotingscontrole

Componenten van het begrotingscontrolesysteem:

Het beleid van een bedrijf voor een bepaalde periode wordt vertegenwoordigd door het hoofdbudget, waarvan de details worden vermeld in een aantal afzonderlijke begrotingen, functionele begrotingen genoemd.

Verschillende soorten budgetten:

Er zijn verschillende soorten budgetten ontwikkeld met het oog op de verschillende doelen die ze dienen.

Begrotingen kunnen worden ingedeeld volgens:

(1) de dekking die zij omvatten;

(2) De capaciteit waarmee ze verbonden zijn;

(3) de voorwaarden waarop zij zijn gebaseerd; en

(4) De perioden waarop zij betrekking hebben.

Begrotingscontrole wordt toegepast op een systeem van beheer en boekhoudcontrole, waarbij alle activiteiten en output zo ver mogelijk worden voorspeld en de werkelijke resultaten, indien bekend, worden vergeleken met budgetramingen.

CIMA, Londen definieert budgettaire controle als: het vaststellen van de budgetten met betrekking tot de verantwoordelijkheden van leidinggevenden voor de vereisten van een beleid en de voortdurende vergelijking van feitelijk met gebudgetteerd resultaat, hetzij om door individuele actie de doelstellingen van dat beleid te beveiligen, of om een ​​bedrijf te bieden basis voor de herziening ervan.

Kenmerken:

Essentiële kenmerken van budgettaire controle die in deze definitie zijn opgenomen, zijn:

(i) Vaststelling van budgetten voor elke functie en elk deel van de organisatie.

(ii) Uitvoeringsverantwoordelijkheid om de specifieke taken uit te voeren, zodat doelstellingen van de onderneming kunnen worden bereikt.

(iii) Doorlopende vergelijking van de werkelijke prestaties met die van de begroting om de variaties van het budget te kennen en de verantwoordelijkheid van leidinggevenden te plaatsen voor het niet behalen van het gewenste resultaat zoals vermeld in de begroting.

(iv) Het nemen van passende herstelmaatregelen om de gewenste doelstelling te bereiken als de werkelijke prestaties afwijken van de gebudgetteerde prestaties.

(v) Herziening van de begrotingen in het licht van gewijzigde omstandigheden.

Budget, budgettering en begrotingscontrole :

Een budget is gewoon een prognose van toekomstige gebeurtenissen uitgedrukt in kwantitatieve termen. Het voert drie basisfuncties van een bedrijf uit.

Zij zijn:

(i) Het geeft het bedrag en de exacte timing aan van de behoeften van de onderneming aan toekomstige financiering.

(ii) Het neemt corrigerende maatregelen waarbij de gebudgetteerde cijfers niet overeenkomen met de werkelijke.

(iii) Het biedt een basis voor prestatie-evaluatie.

Budgettering is een techniek voor het formuleren van budgetten. Het geeft een goed pad voor het beheer van het bedrijf. Het helpt het management om te anticiperen op de verschillende problemen van het bedrijf en om corrigerende maatregelen te nemen om de problemen op te lossen.

Begrotingscontrole is een techniek van beheerscontrole via budgetten. Het is ontworpen om het management te helpen bij de toewijzing van verschillende verantwoordelijkheden. Het is een systeem om de bedrijfsdoelen met minimale kosten te bereiken en biedt een krachtige tool voor het management voor een efficiënte uitvoering van de managementfuncties.

Rowland en William in hun boek getiteld Budgeting for Management Control hebben het verschil tussen budget, budgettering en budgetcontrole als volgt aangegeven:

"Begrotingen zijn de individuele doelstellingen van een afdeling, enz., Terwijl budgetteren kan worden beschouwd als het opbouwen van budgetten. Budgettaire controle omvat dit alles en omvat bovendien de wetenschap van het zelf plannen van de budgetten en het gebruik van dergelijke budgetten om een ​​algehele managementtool voor de bedrijfsplanning en -controle tot stand te brengen ".

Een begroting is dus een financieel plan en de resultaten van de begrotingscontrole zijn het gevolg van het beheer van het financiële plan.

Doelstellingen van begrotingscontrole :

Het hoofddoel van budgettaire controle is het plannen, bewaken, controleren en aanpassen van middelen om aan de overeengekomen bedrijfsdoelstellingen te voldoen en tegelijkertijd binnen vastgestelde limieten te blijven. Begrotingscontrole is gepland om het management te helpen bij de toewijzing van verantwoordelijkheden en bevoegdheden om te helpen bij het maken van schattingen en plannen voor de toekomst, om te helpen bij de analyse van variaties tussen geschatte en feitelijke resultaten en om een ​​basis te ontwikkelen voor metingen of normen om de efficiëntie te evalueren van operaties.

De algemene doelstellingen van begrotingscontrole zijn de volgende:

1. Planning:

De eerste en belangrijkste stap in het begrijpen van een budget is plannen. Bij plannen moet je uitzoeken wat het ideale budget zou zijn. Zonder een goede planning zou het budget veel op een kaart zonder bestemming lijken. De planning voor de persoonlijke budgettering zou verschillen met de planning voor het bedrijf.

Planning houdt zich bezig met het specificeren van het type, de hoeveelheid en de kwaliteit van de diensten die aan de gebruikers worden geleverd, het schatten van de servicekosten en het bepalen van de manier waarop moet worden betaald voor de diensten. Om de begroting effectief te maken, moet het rekening houden met de huidige inkomstenbronnen en lopende kosten.

De begroting zal zijn doel bereiken op basis van de huidige niveaus van inkomsten en uitgaven Een begroting is een plan van het te voeren beleid (het lokaliseren van de gedefinieerde tijdsperiode om een ​​bepaald doel te bereiken.) De budgettaire controle zal het management op alle niveaus dwingen om plannen te maken op tijd alle activiteiten die moeten worden gedaan tijdens de toekomstige periodes.

Een budget als plan van aanpak bereikt de volgende doelen:

(a) De actie wordt geleid door een goed doordacht plan omdat een budget wordt voorbereid na een zorgvuldige studie en onderzoek.

(b) Het budget dient als een mechanisme waarmee de doelstellingen en het beleid van het management worden bereikt.

(c) Het is een brug waardoor communicatie tot stand wordt gebracht tussen het topmanagement en de medewerkers die het beleid van het topmanagement moeten uitvoeren.

(d) De meest winstgevende handelswijze wordt gekozen uit de verschillende beschikbare alternatieven.

(e) Een begroting is een volledige formulering van het beleid van de onderneming die moet worden nagestreefd om een ​​bepaald doel te bereiken.

2. Coördinatie:

De begrotingscontrole coördineert de verschillende activiteiten van het bedrijf en verzekert de medewerking van alle betrokkenen zodat het gemeenschappelijke doel van het bedrijf met succes kan worden bereikt. Het dwingt leidinggevenden om als een groep te denken en te denken. Het coördineert de bredere economische trends en de economische positie van een onderneming. Het is ook nuttig bij het coördineren van het beleid, de plannen en acties.

Een organisatie zonder budgettaire controle is als een schip dat in een gecharterde zee vaart. Een budget geeft richting aan het bedrijf en geeft betekenis en betekenis aan het succes door een vergelijking te maken van de werkelijke prestaties en gebudgetteerde prestaties.

3. Controle:

Controle bestaat uit de actie die nodig is om ervoor te zorgen dat de prestaties van de organisatie overeenstemmen met de plannen en doelstellingen. Controle van de prestaties is mogelijk met vooraf bepaalde normen die zijn vastgelegd in een begroting.

Begrotingscontrole maakt dus controle mogelijk door voortdurende vergelijking van de werkelijke prestaties met die van de begroting, om de variaties van de begroting te rapporteren aan het beheer van corrigerende maatregelen.

4. Rapportering en evaluatie:

Evaluatie is een spontaan proces of een daad van beoordeling van de effectiviteit, efficiëntie, kosten, relevantie en impact van een project op basis van specifieke doelstellingen. Begrotingsevaluatie omvat het verzamelen en analyseren van gegevens over de begrotingsactiviteiten. Evaluatie is om zowel een lopend project als het maken van de toekomstige projecten te verbeteren.

Begrotingen leggen de basis voor rapporten en evaluaties aan het einde van de periode. Wanneer een budget gekoppeld is aan de doelstellingen van een organisatie, kan dit de beoordeling van efficiëntie en effectiviteit vergemakkelijken. Een goede evaluatie en rapportage helpt een organisatie de identificatie en oplossing van verschillende problemen van het bedrijf te vergemakkelijken, dwz vergemakkelijkt de identificatie en oplossing van problemen.

Het budgetteringssysteem integreert dus belangrijke managementfuncties omdat het de planningsfunctie van het topmanagement koppelt aan de besturingsfunctie die wordt uitgevoerd op alle niveaus in de managementhiërarchie. Maar de efficiëntie van het budget als een plannings- en besturingsapparaat hangt af van de activiteit waarin het wordt gebruikt.

Een nauwkeuriger budget kan worden ontwikkeld voor die activiteiten waarbij een directe relatie bestaat tussen inputs en outputs. De relatie tussen inputs en outputs wordt de basis voor het ontwikkelen van budgetten en het uitoefenen van controle.

Begrotingscontrole en boekhouding :

Een goed boekhoudsysteem is essentieel voor het ontwikkelen van een bevredigend budget. De vorming van het budget is afhankelijk van informatie die grotendeels is verzameld uit het kostenberekeningssysteem. Een belangrijk kenmerk van de begrotingscontrole is het vergelijken van de werkelijke prestaties met eerdere schattingen of streefcijfers die in de begroting zijn vastgelegd om te zorgen dat de feitelijke prestaties de juiste richting uitgaan.

Deze functie kan alleen worden uitgevoerd als betrouwbare en snelle boekhoudinformatie beschikbaar is. Het boekhoudsysteem moet gerubriceerde informatie verstrekken in termen van organisatie-autoriteit en verantwoordelijkheid, zodat de verantwoordelijkheid voor valkuilen kan worden opgelost en er corrigerende maatregelen kunnen worden genomen. De boekhoudkundige informatie moet in overeenstemming zijn met de eisen van de begrotingscontrole, zodat er bevredigende begrotingen kunnen worden ontwikkeld.

We hebben gezien dat budgettaire controle afhankelijk is van boekhouding. Evenzo is een degelijk kostenberekeningssysteem ook afhankelijk van de effectieve werking ervan op een degelijke begrotingsprocedure. Kostprijsadministratie, met name overhead accounting, is gebaseerd op een zorgvuldig budget van uitgaven in de toekomst, wat overeenkomt met verschillende operationele capaciteiten.

Overheadtarief voor absorptie in banen, bestellingen of processen wordt bepaald op basis van toekomstige schattingen die worden gemaakt bij de voorbereiding van verschillende budgetten. Bepaling van geschatte kosten of standaardkosten wordt gemaakt op de gebudgetteerde kosten van materialen, arbeid en overheadkosten. Het is daarom een ​​feit dat de ontwikkeling van een efficiënt systeem voor begrotingscontrole een belangrijke voorwaarde is voor het hanteren van een solide kostenberekeningssysteem.

Essenties van een effectief begrotingscontrolesysteem:

Voor een effectief systeem voor begrotingscontrole moeten er bepaalde essentiële voorwaarden zijn. Deze zijn als volgt:

(i) Ondersteuning van het topmanagement:

Geen enkel controlesysteem kan effectief zijn tenzij het volledige ondersteuning krijgt van elk lid van het management. Het hogere management moet zich in eerste instantie committeren aan het begrotingsidee en aan de principes en het beleid van het systeem.

(ii) Redelijke doelen:

De begrotingsdoelen moeten realistisch zijn en redelijkerwijs beschikbare doelen vertegenwoordigen.

(iii) Duidelijke doelstellingen:

De doelstellingen die door de begrotingen moeten worden bereikt, moeten duidelijk worden vermeld.

(iv) Deelname door verantwoordelijke leidinggevenden:

Degenen aan wie de uitvoering van de begrotingen is toevertrouwd, moeten deelnemen aan het proces van het vaststellen van de begrotingen. Dit zal zorgen voor een goede implementatie van programma's.

(v) Passend boekhoudsysteem:

Er is een nauwe relatie tussen budgettering en boekhouding. Men moet afhankelijk zijn van de boekhoudafdeling voor betrouwbare historische gegevens. Verantwoordelijkheidsboekhouding is essentieel voor een succesvolle budgettaire controle.

(vi) Continuous Budget Education:

Er moet een systeem van permanente educatie van medewerkers zijn over de doelstellingen en technieken van budgettering.

(vii) Maximale winst:

Dit uiteindelijke doel van het realiseren van de maximale winst moet altijd bovenaan worden gehouden.

(viii) Constante waakzaamheid:

Constante waakzaamheid is vereist, zodat een voortdurende vergelijking tussen de begrote en feitelijke gegevens en variantie moet worden gerapporteerd.

(ix) Kosten van het systeem:

De kosten van het systeem zouden niet meer moeten zijn dan het voordeel dat het systeem ontvangt.

(x) Co-ordinatie met standaardcalculatie:

Waar ook een standaardcalculatiesysteem wordt gebruikt, moet het begrotingsprogramma worden voorbereid in coördinatie met standaardkosten.

Organisatie voor begrotingscontrole:

Het is noodzakelijk dat een onderneming een duidelijk plan van organisatie moet hebben voor het voorbereiden, onderhouden en beheren van de begroting. Er zou een organigram moeten zijn.

Het kan als volgt zijn:

Het organisatieschema laat zien dat de hoogste baas het hoofd is van het systeem voor begrotingscontrole. Hij delegeert zijn bevoegdheid aan de begrotingsambtenaar die ziet dat alle begrotingen gecoördineerd en in de tijd getekend worden. De andere managers bereiden de budgetten voor die tegen hen worden weergegeven in de grafiek. Begrotingscontrole is dus een gecoördineerde actie waaraan alle individuen deelnemen en er moet coördinatie zijn om een ​​goed verband tussen hen te hebben.

Iedereen die verantwoordelijk is voor de uitvoering en prestaties moet worden vertrouwd. Wanneer er een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheid en autoriteit is, zal er geen overlapping zijn. Het zorgt voor teamwerk en een geest van samenwerking tussen de medewerkers, wat uiteindelijk leidt tot een hoge mate van budgetbewustzijn.

De organisatie voor begrotingscontrole wordt meestal geleid door een topfunctionaris die bekend staat als Budgetcontroller of Budget Director of Budget Officer. De directeur moet een dergelijke uitvoerende persoon aanwijzen die de specifieke taak krijgt om de begroting te beheren. Zijn rang zou gelijk moeten zijn aan andere functionele managers.

Omdat zijn werk zal gaan over de voorbereiding en coördinatie van begrotingen met figuren, zal hij meestal een persoon zijn met boekhoudkundige kennis. Hij moet ook een technische kennis van het bedrijf hebben. Hij zou moeten zien dat de functionele managers de budgetten tijdig opstellen.

Hij moet ook de budgetten achterna zitten en zien dat de feitelijke prestaties in lijn zijn met de gebudgetteerde prestaties en tijdig waarschuwen wanneer de feitelijke prestaties aanzienlijk verschillen. Hij moet helpen bij het herzien van de begrotingen als er fundamentele veranderingen zijn in de omstandigheden nadat de budgetten zijn voorbereid.

Hij moet ervoor zorgen dat begrotingen worden voorbereid volgens het budgethandboek. De budgetcontroller heeft een staffunctie. Hij heeft geen lijnfunctie behalve over zijn eigen sectie. Zijn functie is advies geven aan de lijnmanagers.

Ontwikkeling van begrotingen is niet de directe verantwoordelijkheid van de begrotingscontroleur; zijn functie is die van de supervisor en coördinator van alle begrotingsfuncties. Over het algemeen wordt in grote organisaties een full-time Budget Controller aangesteld, maar in kleine organisaties wordt een topfunctionaris verantwoordelijk gemaakt voor het uitvoeren van het begrotingscontrolesysteem, naast het bijwonen van zijn eigen taken.

De budgetcontroleur wordt bijgestaan ​​door het begrotingscomité. Het Budgetcomité zal een General Manager (of een andere chief executive), een Sales Manager, een Works Manager, een Accountant of een Budget Controller, een Purchase Officer, een Personeelsmanager en een Departmental Manager zijn. De algemeen directeur treedt over het algemeen op als voorzitter van het comité.

De functionele managers bereiden de begrotingen voor en leggen deze voor aan de commissie. Het is de taak van de Begrotingscommissie om noodzakelijke aanpassingen in de begrotingen aan te brengen, alle begrotingen te coördineren en uiteindelijk de begrotingen goed te keuren. Budget is een administratiefunctie, de nauwste associatie van de verschillende executives die verantwoordelijk zijn voor de verschillende functies van het bedrijf is essentieel; dus alle functionele managers zijn opgenomen in de begrotingscommissie.

De begrotingscommissie is een adviescommissie. Het onderzoekt begrotingsrapporten die de daadwerkelijke prestaties vergelijken met de gebudgetteerde prestaties en beveelt corrigerende maatregelen aan voor verschillen tussen werkelijke en budgetten.

Het budgetcomité is over het algemeen belast met de volgende taken:

1. Functionele budgetten ontvangen, controleren, herzien en goedkeuren voorbereid door elke sectie / afdeling.

2. Om rapporten te ontvangen volgens het voorgeschreven schema en de werkelijke te vergelijken met de gebudgetteerde cijfers.

3. Om de verantwoordelijkheid vast te stellen door de afwijkingen te analyseren en zo nodig corrigerende maatregelen of herziening van het budget voor te stellen.

4. Om deel te nemen aan de discussie voor het evalueren van de verschillende projecten of programma's die direct van invloed zijn op de budgetten.

Taken van budgetcontroller kunnen als volgt worden samengevat:

1. Coördinatie creëren tussen de verschillende functionele managers en hen begeleiden bij alle zaken die betrekking hebben op budgetten.

2. Het budgethandboek herzien en wijzigen naarmate en wanneer dit nodig is.

3. Om budgetprogramma's voor te bereiden en instructies te geven voor een goede uitvoering van elk programma.

4. De functionele begrotingen van verschillende afdelingen herzien en kritisch bekijken en de nodige informatie verstrekken die van invloed is op de voorbereiding van hun begrotingen.

5. De voorgestelde eisen van de afdelingen en algemene begrotingen bespreken met de begrotingscommissie.

6. Samenvattende begrotingen voorbereiden in overleg met de begrotingscommissie en alle informatie en begrotingen voor de begrotingscommissie plaatsen.

7. Herziening van de begrotingen volgens de aanwijzingen van het begrotingscommissie en deze vóór de goedkeuring van de raad van bestuur voor de definitieve toezending aan verschillende afdelingen.

8. Om de werkelijke kosten van de kostenplaats te incasseren en deze te vergelijken met de gebudgetteerde cijfers in de begrotingsrapporten, plaats deze voor de begrotingscommissie ter beslissing en breng deze ten slotte over aan de afdelingsmanagers voor hun naleving.

De Budget Controller wordt verantwoordelijk gesteld aan de Chief Executive Officer of Voorzitter of aan de Chief Accounts Officer, indien deze bij hem is gevoegd. Hij onderhoudt een nauwe band tussen de boekhouding en het budget. Hij heeft toegang tot alle boekhoudkundige gegevens en vermijdt aldus overlapping van werk door alle informatie te verstrekken waar en wanneer nodig.