Informatie: data-acquisitie, datatransformatie en beheer van informatie

Het proces van het genereren van informatie omvat een reeks activiteiten. Over het algemeen zijn er drie basisactiviteiten:

1. Gegevensverzameling,

2. Datatransformatie,

3. Beheer van informatie.

1. Data-acquisitie:

Gegevens (meervoud van datum) zijn feiten die worden uitgedrukt met behulp van symbolen zoals alfabetten, cijfers, grafieken, diagrammen, afbeeldingen, enz. Of in een andere vorm. Gegevens kunnen een gebeurtenis beschrijven of deze kan de status van een element van de omgeving weergeven.

Wat de bron van gegevens ook moge zijn; het kan aanvankelijk worden vastgelegd en later worden geverifieerd op nauwkeurigheid en authenticiteit. Deze activiteit wordt gegevensverzameling genoemd.

Gegevens kunnen worden vastgelegd door te ponsen met het toetsenbord of door te scannen met scanapparaten, feiten uit documenten waarop ze zijn opgenomen. Ingeval gegevens al zijn vastgelegd op computermedia zoals schijven en tapes, kan het vastleggen van gegevens plaatsvinden door het relevante deel van die opname te selecteren om te voldoen aan de gegevensbehoeften voor het beoogde doel. Gegevens kunnen ook worden vastgelegd met betrekking tot de stand van zaken van het industriële proces met behulp van verschillende detectie-apparaten.

De druk in de oliepijpleiding of de temperatuur in de oven kan bijvoorbeeld worden opgevangen met behulp van geschikte detectie-inrichtingen voor het doel. Aangezien het vastleggen en opslaan van gegevens kosten met zich meebrengt, is het noodzakelijk selectief te zijn bij het vastleggen van gegevens. Er wordt gesuggereerd dat de gegevensbehoeften zorgvuldig moeten worden gedefinieerd in het licht van de informatiebehoeften van alle gebruikers.

De meeste gegevens die worden vastgelegd voor bedrijfsinformatiesystemen zijn georganiseerd in gegevensbestanden. Elk bestand bevat records met betrekking tot verschillende gegevenselementen (velden) uitgedrukt met behulp van verschillende symbolen (tekens). Deze bestanden zijn gekoppeld aan databases; de hiërarchie van gegevens in bedrijfsinformatiesystemen kan worden beschreven met behulp van Fig. 1.4

2. Datatransformatie :

Datatransformatie kan worden gedaan door een van de volgende bewerkingen uit te voeren op gegevens:

(i) Herschikken:

Het herschikken van gegevens in een bepaalde volgorde is een zeer gebruikelijke gegevensverwerkingsactiviteit. Bijvoorbeeld; gegevens met betrekking tot winkels kunnen worden herschikt in volgorde van aankoopdatum of in volgorde van waarde van elke eenheid of in alfabetische volgorde van namen van deze artikelen. Een dergelijke herschikking is ook bekend als het sorteren van gegevens. Sorteren kan bijdragen aan het nut van gegevens.

(ii) Klassering:

Gegevens kunnen worden geclassificeerd op basis van de geselecteerde variabelen / factoren. Verkoopgegevens kunnen bijvoorbeeld worden geclassificeerd op de variabelen zoals klantcode, stad en product of verkoper die betrokken zijn bij het verkrijgen van de bestelling.

Classificatie is ook een veel gebruikte gegevensverwerkingsbewerking, met name in boekhoudinformatiesystemen. In feite is het hele concept van ledger gebaseerd op classificatie als een waarde toevoegende activiteit in het proces van het genereren van informatie. De classificatie voegt waarde toe aan gegevens en maakt deze waardevoller voor de gebruiker in de meeste beslissingsituaties.

(iii) Berekening:

Voor een leek worden gegevens alleen verwerkt door te rekenen. Een reeks berekeningen uitgevoerd op numerieke waarden wordt berekening genoemd. Dat is misschien de manier waarop computers hun naam hebben gekregen, zoals eerdere generaties computers gericht op het aanbieden van computerfaciliteiten.

Zelfs omdat de verschillende vormen van gegevens nu met behulp van computers kunnen worden verwerkt, is het proces van genereren voornamelijk computeren. Berekenen omvat het uitvoeren van rekenkundige bewerkingen (zoals optellen, aftrekken, vermenigvuldigen, delen en logische bewerkingen).

Financiële ratio's kunnen bijvoorbeeld worden berekend door rekenkundige bewerkingen uit te voeren op verschillende waarden in financiële overzichten. Zelfs een complexe reeks berekeningen kan plaatsvinden tijdens het gebruik van verschillende kwantitatieve technieken voor data-analyse. Deze kwantitatieve modellen helpen bij het sorteren van informatie uit grote hoeveelheden gegevens. Dit soort gegevensverwerking wordt door managers veel gebruikt voor het voorspellen van het gedrag van verschillende elementen van de bedrijfsomgeving.

(iv) Samenvattend:

Samenvatten is een proces waarbij verschillende gegevenselementen worden samengevoegd, waardoor de hoeveelheid gegevens tot een betekenisvollere vorm wordt teruggebracht. Een financieel manager kan bijvoorbeeld geïnteresseerd zijn in het kennen van het totale aantal aangevraagde aandelen in een openbaar probleem. De gegevens in dit verband kunnen worden samengevat en dergelijke samenvatting kan voor hem nuttiger zijn dan de volledige verklaring met details over elke ontvangen aandeelaanvraag.

Samenvattingen kunnen ook betrekking hebben op aggregatie in elke categorie of klasse van waarde. Uitbreiding van het bovenstaande voorbeeld, een samenvattend rapport kan subtotalen bevatten voor elke klasse ontvangen share-applicaties, dat wil zeggen individueel, corporate body, trust, etc. of aantal aandelen waarvoor in elke stad een aanvraag is ingediend.

3. Beheer van informatie:

Na verwerving en / of transformatie kunnen de verwerkte gegevens ofwel gecommuniceerd worden aan de eindgebruiker of kunnen worden opgeslagen voor toekomstig gebruik. Als de informatie moet worden gecommuniceerd aan de gebruiker, moet het formaat voor de rapportage worden geselecteerd. Het formaat voor rapportage kan een eenvoudig kolom- / tabelformaat of visuele formaten omvatten, zoals grafieken, diagrammen, grafieken, enz.

Met de beschikbaarheid van snellere computers en betere weergaveapparaten, worden informatiekaart- en visualisatietechnieken populair. Zodra het rapportformaat is vastgesteld, moet een geschikt communicatiekanaal worden geselecteerd en gebruikt.

In het geval dat de gegenereerde informatie in de toekomst zal worden gebruikt, kan deze worden opgeslagen op een of ander medium voor massaopslag. Dergelijke activiteiten van het communiceren en / of opslaan van informatie kunnen worden aangeduid als beheersinformatie.

Een voorbeeld van het genereren van informatie

Laten we, om het proces van het genereren van informatie te begrijpen, een hypothetische informatieverplichting nemen. Een groot bedrijf overweegt de invoering van een stimuleringsregeling voor zijn klanten van bederfelijke producten. Het schema is aanvankelijk alleen van toepassing op klanten die een verkooporder hebben geplaatst die Rs overschrijdt. 15 lac in waarde in een maand.

Geschat wordt dat de klanten die bestellingen hadden geplaatst voor de waarden variërend van Rs 12 tot 15 lak de stimulans behoorlijk aantrekkelijk zullen vinden en daarom werden deze klanten de 'doelklanten' genoemd. De incentive verhoogt waarschijnlijk de waarde van verkooporders van deze doelklanten in de huidige maand.

Aangezien het product aan bederf onderhevig is, zou de gestegen verkoop in de huidige maand de aanschafvereisten van de klanten in de komende maand niet verminderen. Om de mogelijke stijging van de omzet voor de lopende maand als gevolg van de stimuleringsregeling te kunnen beoordelen, heeft de marketingmanager informatie nodig over de waarde waarmee de totale verkooporders van elke doelklant te kort waren met Rs 15 lac en het totaal van Naar verwachting zullen deze tekorten de omzet in de huidige maand doen toenemen.

De gegevens van de verkooporder van de vorige maand zijn al gemarkeerd op een magneetband. Om informatie te verkrijgen over de totale verkoop van elke klant, moet alle verkooptransactie worden geclassificeerd op basis van de naam van de klant. Vervolgens kan een lijst van klanten met een totale verkooporderwaarde tussen Rs 12 en 15 lac worden voorbereid, de tekorten worden berekend en samengevat. De informatie kan als koude waarden worden doorgegeven aan de manager.

Een alternatieve manier kan zijn om de informatie in de vorm van een frequentieverdeling weer te geven, zodat de manager in staat is om de mogelijke bijdrage van elke groep klanten aan de verwachte toename te beoordelen en dienovereenkomstig het bereik voor klanten in aanmerking te nemen voor de stimuleringsregeling . Een cirkeldiagram dat deze bijdrage van elke categorie weergeeft, kan de manager helpen de informatie snel te begrijpen.

Het bovenstaande geval illustreert alleen de aard van de activiteiten die betrokken zijn bij het genereren van informatie en is een vereenvoudigd hypothetisch voorbeeld van de rol van elke dergelijke activiteit op het proces. Het genereren van informatie kan een vrij ingewikkeld proces zijn en meerdere activiteiten omvatten.

Het proces van het genereren van informatie gaat door omdat er een veelvoud aan doeleinden is waarvoor informatie nodig is in een zakelijke onderneming. Als gevolg hiervan is de onderneming over het algemeen betrokken bij een oneindige cyclus van informatie-ontwikkeling.