Het belang van Office Automation System voor zakelijke ondernemingen
Belang van Office Automation System voor zakelijke ondernemingen!
Met het toenemende aandeel van kenniswerkers in bedrijven, is er een toenemende bezorgdheid om de werkomgeving te verbeteren. De productiviteit van kenniswerkers kan worden verbeterd door secretariële hulp en betere communicatiemogelijkheden te bieden. Dit kan worden bereikt met behulp van automatisering van kantoorsystemen.
Afbeelding Courtesy: eautomationsystem.com/wp-content/uploads/2013/07/1b-utan-blur.jpg
De kantoorsystemen faciliteren in het algemeen de volgende activiteiten:
a) Uitgaande documenten produceren (met tekstverwerkers)
b) Opslag en opvraag van documenten (met behulp van documentbeheersystemen)
c) Verzending van berichten (met behulp van berichtencommunicatiesystemen)
d) Beheer plannen en vergaderen (met behulp van video-conferencing-systemen).
Een verscheidenheid aan kantoorautomatiseringsapparaten wordt gebruikt in moderne kantoren. Deze producten omvatten faxapparaten, kopieermachines, EPBX, enz. De meeste van deze apparaten zijn echter stand-alone machines die hun specifieke doeleinden dienen. Ze zijn niet gekoppeld aan andere apparaten en kunnen ook niet op afstand worden gedeeld.
Dit resulteert in veel tijdverspilling van leidinggevenden bij het verzamelen van de documenten en informatie, ze naar de plaats in het kantoor brengen waar het apparaat zich bevindt en wacht in de rij staan voor het gebruik van apparatuur. Aangezien deze apparatuur niet automatisch mag worden gedeeld, worden ze gedurende het grootste deel van de werkuren onderbenut en tijdens de spits overbevolkt.
Computergebaseerde kantoorautomatisering wint aan populariteit bij managers, omdat dergelijke automatisering geïntegreerde oplossingen biedt die automatisch kunnen worden gedeeld. Ze zijn efficiënter en verwerken verschillende activiteiten en gegevens voor kantoorautomatisering.
Deze kantoorautomatiseringssystemen gebruiken hardware, software en personeel om berichten te verzamelen, verwerken, opslaan, ophalen en communiceren, tussen individuen, werkgroepen en organisaties. Deze berichten kunnen de vorm hebben van documenten of gesproken woorden of worden uitgedrukt in andere vormen, zoals afbeeldingen, stilstaande of videobeelden, enz.
De computergebaseerde kantoorautomatiseringssystemen dienen niet alleen de communicatiebehoeften van kantoormanagers binnen het bedrijf, maar ook met externe entiteiten zoals klanten, verkopers, investeerders, enz.
De bouwstenen van een typisch kantoorautomatiseringssysteem zijn weergegeven in figuur 10.7.
Tekstverwerkingssystemen:
Tekstverwerkingssystemen zijn de meest gebruikte componenten van de kantoorautomatiseringssystemen. Dit komt omdat een groot deel van de kantoorcommunicatie schriftelijk plaatsvindt met woorden uit een natuurlijke taal. Het aandeel schriftelijke communicatie is hoger in geval van externe communicatie.
Tekstverwerkingssystemen automatiseren het proces van de ontwikkeling van documenten zoals brieven, rapporten, memo's, enz. Ze maken het gebruik van standaard opgeslagen informatie mogelijk om gepersonaliseerde documenten te produceren. Een dergelijke automatisering vermindert de sleutelinspanning en minimaliseert de kans op fouten in het document. Over het algemeen zijn de tekstverwerkers in staat om informatie direct uit de databases en spreadsheets te halen en ze in een document op te nemen.
Tekstverwerkingssystemen kunnen worden ondersteund door de dicteersystemen. Deze systemen bestaan uit spraakherkenningssystemen die 'getraind' zijn om de stem van de uitvoerende macht te herkennen. Na 'training' luisteren deze systemen naar het dictaat van de uitvoerende macht en ontwikkelen ze tekst op de tekstverwerker. Dergelijke systemen helpen bij het verkorten van de tijd besteed aan het intoetsen van de tekst door de secretaris nadat de tekst op de dictafoon is gedicteerd.
Ze stellen de uitvoerende macht ook in staat om het document op elk moment klaar te maken en de afhankelijkheid van de secretaris te elimineren. De documenten kunnen dus op elk moment van de dag worden geproduceerd en niet noodzakelijk tijdens de kantooruren.
De tekstverwerker kan bestaan uit eenvoudige tekstverwerkingssystemen of desktop publishing-systemen. De desktop publishing-systemen helpen bij het snel produceren van meerdere kopieën van het document met kwaliteitsafdrukken. Dergelijke vereisten zijn vrij gebruikelijk in het geval van de voorbereiding van de agenda en achtergronddocumenten voor vergaderingen.
Meerdere exemplaren kunnen ook nodig zijn voor het documenteren van verschillende plannen, zoals budgetten, beleid, regels, procedures, enz. De desktop publishing-systemen worden vaak ondersteund met laserprinters, inkjetprinters, scanners en andere dergelijke apparaten voor het produceren van documenten van goede kwaliteit. Met de scherpe daling van de prijzen van deze apparaten zal het gebruik van desktop publishing-systemen in kantoren onvermijdelijk toenemen.
Document Management Systemen:
De computergebaseerde documentbeheersystemen zijn gericht op het vastleggen van de informatie in documenten, opgeslagen voor toekomstig gebruik en communiceren de relevante onderdelen aan de gebruikers op het moment dat dit nodig is. Deze systemen zijn gekoppeld aan de andere kantoorautomatiseringssystemen zoals tekstverwerkers, elektronische berichtcommunicatiesystemen, enz.
Deze systemen zijn zeer nuttig bij externe toegang tot documenten, wat bijna onmogelijk is met handmatige documentbeheersystemen. Een klant kan bijvoorbeeld een klacht hebben over de levering van goederen die niet in overeenstemming zijn met de leveringsinstructies in de bestelling.
De reizende directeur zou toegang tot het bestellingsdocument nodig hebben om vast te stellen dat de klant geen speciale instructies voor de levering van goederen had gegeven. Het computergebaseerde documentbeheersysteem zou de uitvoerende macht in staat stellen om toegang te krijgen tot het document via zijn notitieboekcomputer die is verbonden met een telefoonlijn en het aan de klant te tonen, zijn bestellingsdocument op zijn kantoor.
Zelfs in het geval van interne communicatie kunnen documentbeheersystemen zeer nuttig zijn. Het aanvraagformulier voor leningen dat is ingediend bij een bankfiliaal, kan bijvoorbeeld door de sanctionerende functionaris worden geraadpleegd voor controle op het hoofdkantoor of op eender welk kantoor voor het controleren van leningvoorstellen.
De elektronische toegang van documenten vergemakkelijkt niet alleen een snellere toegang tot documenten, maar vermindert ook het papierwerk omdat de noodzaak voor meerdere kopieën is geëlimineerd. De opslag van documenten is op magnetische media en daarmee wordt de opslagruimte die nodig is voor het doel verminderd. Met computergebaseerde documentbeheersystemen wordt de locatie van de uitvoerende macht irrelevant voor toegang tot documenten.
Deze systemen kunnen dus zeer nuttig zijn in een kantooromgeving waar reizende managers werkruimte delen op kantoor. Met toenemende kosten van kantoorruimte zullen computergebaseerde documenttoegangssystemen waarschijnlijk aan populariteit winnen.
Beschikbaarheid van Optical Character Readers (OCR's) -software heeft computergebaseerde documentbeheersystemen nog populairder gemaakt. Deze softwarepakketten zetten de afbeeldingen van documenten om in tekst die kan worden gebruikt voor verdere verwerking met behulp van een tekstverwerker.
Message Communication Systems:
Ondernemingen hebben verschillende communicatiesystemen gebruikt voor het verzenden en ontvangen van berichten. Deze omvatten telefoon, post, fax (fax), enz. De computergebaseerde berichtcommunicatiesystemen bieden veel economie, niet alleen in termen van verminderde tijd voor het verzenden of ontvangen van het bericht, maar ook in termen van betrouwbaarheid van het bericht en de kosten van communicatie. .
De drie basiscomponenten van op computer gebaseerde berichtcommunicatiesystemen zijn:
ik. Elektronische post
ii. Voice Mail
iii. facsimile
Elektronische post:
Het verschil tussen de normale post, -interpersoonlijke communicatie van informatie in de vorm van tekst en afbeeldingen ten opzichte van de andere vormen van interpersoonlijke communicatie zoals de telefoon-e-mail is de niet-simultane communicatie waarin de aanwezigheid van de ontvanger niet essentieel is bij het tijdstip van verzending.
De post wordt al lang gebruikt door zakelijke ondernemingen en is nog steeds een van de meest populaire niet-simultane communicatiemiddelen. De elektronische post heeft de manier waarop berichten tussen personen en bedrijven worden uitgewisseld echter aanzienlijk veranderd.
De elektronische post, in de volksmond e-mail genoemd, is een computergebaseerd elektronisch postsysteem voor elektronische verzending van informatie, inclusief berichten, documenten en afbeeldingen tussen twee of meer personen.
De belangrijkste kenmerken van e-mail zijn:
a) Elektronische verzending:
Het verzenden van berichten met e-mail is elektronisch en het verzenden van berichten gaat zeer snel, bijna onmiddellijk. De bevestiging van verzending is ook snel en de betrouwbaarheid is zeer hoog.
b) Online ontwikkeling en bewerking:
Het e-mailbericht kan vóór de verzending online worden ontwikkeld en bewerkt. Door de online ontwikkeling en bewerking is het gebruik van papier in communicatie overbodig. Het vergemakkelijkt ook de opslag van berichten op magnetische media, waardoor de ruimte die nodig is om de berichten op te slaan, wordt verkleind.
c) Uitzending en omleiding:
E-mail maakt het verzenden van een bericht naar een groot aantal doelontvangers mogelijk. Het is dus gemakkelijk om een circulaire naar alle filialen van een bank te sturen via e-mail, wat resulteert in veel papierbesparing. De e-mail kan worden omgeleid naar mensen die direct in het bericht geïnteresseerd zijn, met of zonder het wijzigen of toevoegen van gerelateerde informatie aan het bericht.
De e-mail die de marketing executive ontvangt van een klant die een klacht registreert met betrekking tot de kwaliteit van het product, kan bijvoorbeeld worden omgeleid naar de kwaliteitscontroleafdeling voor opmerkingen en actie aan dat einde.
d) Integratie met andere informatiesystemen:
De e-mail heeft het voordeel dat deze wordt geïntegreerd met de andere informatiesystemen. Zo'n integratie helpt om ervoor te zorgen dat het bericht accuraat is en dat de informatie die nodig is voor het bericht snel toegankelijk is.
e) Draagbaarheid:
E-mail maakt de fysieke locatie van de ontvanger en afzender irrelevant. De e-mail is toegankelijk vanaf elke pc die is uitgerust met de relevante communicatiehardware, software en verbindingsfaciliteiten. Een manager op het hoofdkantoor heeft toegang tot zijn e-mailberichten terwijl hij zich in het filiaal in een afgelegen gebied of zelfs in een vakantieoord bevindt, met behulp van links zoals telefoonlijnen.
f) Economisch:
De vooruitgang in communicatietechnologieën en de concurrentie tussen de aanbieders van communicatiediensten hebben van e-mail de meest economische manier van verzenden van berichten gemaakt. Omdat de transmissiesnelheid toeneemt, nemen de tijdskosten op communicatiemedia per pagina verder af, wat de populariteit van e-mail vergroot.
De e-mail blijkt erg nuttig te zijn, niet alleen voor formele communicatie, maar ook voor informele communicatie binnen de onderneming. De marktinformatie en persoonlijke meningen van de leidinggevenden vinden nu afdrukken in de e-mailberichten naar hun bazen en peer groups.
Communicatie in werkgroepen kan aanzienlijk worden verbeterd door het juiste gebruik van e-mailfaciliteiten. Het succes van e-mail voor het verbeteren van intra-organisatorische communicatie zal echter in grote mate afhangen van de werkcultuur in de organisatie.
fax:
Fax (Fax) is elektronische communicatie van afbeeldingen van documenten via telefoonlijnen. De computergebaseerde faxtechnologie automatiseert de faxcommunicatie en maakt het delen van faxfaciliteiten mogelijk. Het maakt gebruik van speciale software en faxservers om faxberichten te verzenden en ontvangen met behulp van gemeenschappelijke communicatiebronnen.
Deze servers kunnen faxberichten ontvangen en deze automatisch doorsturen naar de beoogde ontvanger nadat ze op de centrale computer zijn bekeken. Op dezelfde manier kunnen de managers in een onderneming het faxbericht achterlaten op de server die het automatisch naar de beoogde ontvanger zal sturen.
Computergebaseerde faxsystemen besparen uitvoerende tijd die anders in wachtrijen bij de algemene faxfaciliteit wordt doorgebracht, kiezen en verbinden met het faxapparaat van de beoogde ontvanger. Deze systemen helpen ook bij het verminderen van de kosten van het verzenden van het bericht, aangezien het mogelijk is voor de servers om te bellen tijdens lage tarieven, automatisch.
De kijkfaciliteit helpt ook bij het beheersen van het probleem van ongewenste e-mail afkomstig van verschillende leveranciers. Het verwijderen van dergelijke e-mail helpt veel bij het verkorten van de tijd die nodig is om de faxberichten door te nemen en helpt u bij het focussen op alleen belangrijke berichten, door de minder belangrijke berichten te verplaatsen naar de lagere niveaus. Natuurlijk wordt het gebruik van papier ook gereduceerd met behulp van deze systemen.
Voicemail:
Voicemail is een variatie op de e-mail. De voicemail verzendt berichten als gedigitaliseerde stem. De ontvanger van de voicemail moet een voicemailservice kiezen of toegang krijgen tot de elektronische postbus met behulp van de gespecificeerde apparatuur en hij kan het gesproken bericht horen in de stem van de afzender.
Voor het beveiligde type voicemailservice moet de ontvanger mogelijk een identificatiecode invoeren voordat toegang wordt verleend tot de opgeslagen informatie. Voicemail is erg handig in informatiesystemen die inspelen op de informatiebehoeften van externe entiteiten.
Klanten kunnen bijvoorbeeld vragen stellen over de status van de uitvoering van hun orders met behulp van de voicemailservice die is verbonden met het productie-informatiesysteem van de onderneming.
Teleconferenties en videoconferentiesystemen:
Teleconferenties houden een zakelijke bijeenkomst waarbij meer dan twee personen op twee of meer verschillende plaatsen zijn betrokken. De teleconferentie helpt bij het verkorten van de tijd en de kosten van een vergadering, aangezien de deelnemers niet hoeven te reizen om de vergadering bij te wonen. Teleconferenties kunnen audio- of videoconferenties zijn met of zonder gebruik van computersystemen.
De computergebaseerde teleconferentie heeft het voordeel van flexibiliteit in termen van vooraf opgenomen presentaties en integratie met andere informatiesystemen. Met de vooruitgang op het gebied van multimediatechnologieën zijn teleconferentiesystemen voor het bureau nu verkrijgbaar tegen betaalbare prijzen.
Deze systemen zijn gebaseerd op pc's met een digitale camera en draaien op visuele communicatiesoftware. De communicatieverbindingen zijn nog steeds vrij duur, waardoor de desktopvideoconferenties alleen nuttig zijn voor geselecteerde applicaties. De vergaderingen die het meest geschikt zijn voor tele / videoconferenties, zijn vergaderingen met weinig conflicten, omdat deze niet zo effectief zijn als persoonlijke contactbijeenkomsten.
De effectiviteit kan echter worden verbeterd door de juiste training aan de gebruikers te geven met betrekking tot de systemen en de gebaren die deel uitmaken van de lichaamstaal. De meest voorkomende toepassingen van computergebaseerde teleconferenties omvatten managementcommunicatie en -training, budgetvergaderingen, technische consultaties, projectbesprekingen, contractonderhandelingen, enz.
Voordelen van Office Automation Systems:
De kantoorautomatiseringssystemen, die ooit als triviaal werden beschouwd, staan nu in de aandacht vanwege de stijgende kosten van gekwalificeerde mankracht.
Met de verbetering van communicatie- en multimediatechnologieën zouden de kantoorautomatiseringssystemen kunnen helpen bij:
ik. Verbetering van de communicatie binnen een organisatie en tussen organisaties.
ii. Verkort de cyclustijd tussen het opstellen van berichten en het ontvangen van berichten aan het einde van de ontvanger.
iii. Verminder de kosten van kantoorcommunicatie zowel in termen van tijd besteed door leidinggevenden en de kosten van communicatieverbindingen.
iv. Zorgen voor nauwkeurigheid van communicatiestromen.
Natuurlijk moeten kantoorautomatiseringssystemen, net als elk ander informatiesysteem, worden onderworpen aan de juiste controles. De problemen van ongewenste E-mail, beledigende post, betrokkenheid van leidinggevenden bij communicatie die geen verband houdt met hun aard van werk, beveiliging en privacy van informatie komen vrij vaak voor. Besturingssystemen om deze problemen aan te pakken moeten worden ontwikkeld om de voordelen van de kantoorautomatiseringssystemen te benutten.
Resource-matching nodig:
Elk type informatiesysteem heeft zijn eigen toepassingsgebied en is gunstig gebleken voor zakelijke ondernemingen. De kosten en impact van elk type informatiesysteem verschillen echter waarschijnlijk van organisatie tot organisatie.
Het is daarom noodzakelijk dat een manager de kosten en de mogelijke impact van de BIS op de organisatie bestudeert voordat een bepaald type informatiesysteem wordt geselecteerd voor implementatie.
De volgende aspecten moeten worden overwogen bij het beslissen over de portfolio van informatiesystemen in een onderneming:
Dunne afbakening:
Er kan worden opgemerkt dat de scheidingslijn tussen verschillende soorten informatiesystemen erg dun en wazig is. Het kan in bepaalde gevallen moeilijk zijn om een bepaald informatiesysteem als DSS of EIS te classificeren. Sommige EIS kunnen ook BES-tools gebruiken.
De verschillende soorten informatiesystemen kunnen gemeenschappelijke functies hebben. Het vertegenwoordigt de relatie en overlapping van sommige van de informatiesystemen. Zoals opgemerkt kunnen de verschillende onderscheidende kenmerken van elk informatiesysteem ook significant zijn in een ander informatiesysteem.
Kostenstructuren:
De kostenstructuren variëren voor elk type informatiesysteem. Het Enterprise Resource Planning System kost bijvoorbeeld overal tussen Rs 10 en Rs 50 lac, terwijl elk Transactie Processing System uitgaven kan omvatten die dichter bij een procent van de kosten van een ERP-systeem liggen. De selectie van een informatiesysteem voor de onderneming zou sterk worden beïnvloed door kostenoverwegingen.
Variërende voordelen:
De voordelen van een bepaald informatiesysteem zouden verschillend zijn voor verschillende soorten bedrijven en bedrijven. Het MER kan bijvoorbeeld meer bruikbaar zijn in organisaties die betrokken zijn bij nieuwere soorten bedrijven en de DSS zou meer voordelen bieden waarin het management op middelste tot hoogste niveau veel vrijheid krijgt met betrekking tot de besluitvorming. ERP's zouden nuttiger zijn in relatief grotere organisaties die meer gedisciplineerd zijn in het naleven van instructies etc.
schaalbaarheid:
Veel informatiesystemen bieden veel flexibiliteit op het gebied van verschillende softwarecomponenten en de diepte van de analyse van informatie. De ERP's zijn bijvoorbeeld over het algemeen zeer schaalbaar en daarom kunnen verschillende bedrijfsprocessen en analysehulpmiddelen in de beginfase van de implementatie worden uitgesloten. Als gevolg hiervan kunnen de kosten van het informatiesysteem slechts met een redelijke mate van nauwkeurigheid worden bepaald nadat de reikwijdte van het informatiesysteem duidelijk is gedefinieerd.
De meeste informatiesystemen bieden veel flexibiliteit in termen van hun omvang en kostenfactoren. Het is daarom van essentieel belang om de informatiebehoeften van de onderneming te identificeren en de bronnen van het informatiesysteem te matchen met de informatiebehoeften, rekening houdend met de kostenfactoren.
