Activiteiten die te maken hebben met het managementproces van een zakelijke onderneming
Enkele van de belangrijke activiteiten die betrokken zijn bij het managementproces van een onderneming zijn als volgt:
Er werd geconcludeerd dat alle zakelijke functies en beleid gericht moeten zijn op het bereiken van klanttevredenheid. Zoals Peter F. Drucker het treffend heeft gezegd, is de enige geldige definitie van het doel van een bedrijf het creëren van een klant.
Het primaire doel van elke bedrijfsmanager moet dus zijn om een gestage stroom tevreden klanten voor het bedrijf te genereren. Dit doel moet de drijvende kracht zijn achter alle activiteiten van een zaakvoerder.
De meest voorkomende gebruiker van bedrijfsinformatiesystemen is de bedrijfsleider. De bedrijfsinformatiesystemen moeten dus uitgaan van de informatiebehoeften van een manager.
Het is dus noodzakelijk om het management en het managementproces te begrijpen. Management is wat een manager doet. Wat een manager doet, geeft ons inzicht in het proces van management.
Het is een algemeen aanvaarde opvatting dat management de kunst is om dingen gedaan te krijgen door anderen om bepaalde doelen te bereiken. Deze visie op management richt zich op het managementproces (dwz de kunst) dat betrokken is bij het bereiken van de gewenste resultaten.
Het managementproces omvat de volgende activiteiten:
ik. Planning,
ii. Organiserende,
iii. Staffing,
iv. Wijzen,
v. Controlling.
Om te begrijpen wat bedrijfsinformatiesystemen moeten nastreven, is het van essentieel belang om de activiteiten te begrijpen die bij het managementproces betrokken zijn.
1. Planning:
Planning verwijst naar de bepaling van de toekomstige handelwijze om gewenste doelen te bereiken. Het betekent van tevoren beslissen wat te doen, hoe het te doen, wanneer het moet en wie het moet doen. Het is een "uitvoerende actie die de vaardigheden belichaamt van het anticiperen, beïnvloeden en beheersen van de aard en richting van verandering". Planning gaat aan alle andere functies van een manager vooraf.
Het compenseert de onzekerheid en impact van veranderingen in de omgeving. Een goede planning kan een manager helpen de uitdagingen van milieuveranderingen effectief aan te gaan. Plannen worden opgesteld met focus op doelstellingen. Plannen begeleidt dus de acties in de onderneming om de gewenste doelen te bereiken.
Het vult de kloof tussen wat is de stand van zaken van vandaag en wat is de gewenste stand van zaken in de business voor de toekomst. Plannen worden gebruikt voor het evalueren van de prestaties en het uitoefenen van controle in de onderneming. Planning is doordringend en bijna iedereen in een organisatie is van plan.
Het karakter van het plan kan op verschillende managementniveaus verschillen. De plannen op de lagere niveaus van managementhiërarchie moeten binnen de grenzen van de algemene plannen van de managers aan de bovenkant van de organisatie liggen. Plannen kunnen van verschillende typen zijn, zoals missie, doelstellingen, strategieën, beleid, regels en procedures, programma's en projecten en budgetten.
Verschillende soorten plannen worden op verschillende managementniveaus getekend. De missie, doelstellingen en strategieën van de organisatie zijn bijvoorbeeld het exclusieve domein van topmanagement.
Plannen fungeren als basis voor management. Andere managementactiviteiten worden bepaald door plannen. Planning gaat logischerwijs vooraf aan de uitvoering van alle andere managementactiviteiten, zoals organiseren, personeel, regisseren en controleren.
Een van de belangrijkste redenen voor toename van planningsactiviteit onder managers is dat ze de voordelen realiseren van proactief zijn in plaats van reactief zijn. De enorme investeringen en hoge risico's in nieuwe projecten maken het noodzakelijk dat een manager van tevoren plannen maakt en probeert zo veel mogelijk onzekerheid weg te nemen.
De complexiteit van bedrijfsprocessen maakt bedrijfsplanning ook tot een lonende activiteit. Beschikbaarheid van betere en betrouwbaardere modellen om op de toekomst te anticiperen en de onzekerheid te verminderen, heeft ook bijgedragen aan de toegenomen planningsactiviteit.
Een planningsproces omvat de volgende stappen:
(1) Zich bewust zijn van kansen of ontwikkelingen markeert het begin van het planningsproces. Dit omvat het beoordelen van sterke en zwakke punten van de omgeving binnen en buiten de bedrijfsorganisatie.
(2) Bepaling van doelstellingen voor de organisatie en de afzonderlijke organisatie-eenheden in het licht van nieuwe kansenontwikkelingen.
(3) Vaststelling van kritieke planningslocaties met betrekking tot de interne en externe omgeving waarin de plannen zullen werken. Dit omvat het identificeren van sterke en zwakke punten van de onderneming in termen van producten, markten, processen, technologieën, personeel, enz.
(4) Identificatie van de alternatieve actielijnen om de doelstellingen te bereiken.
(5) Evaluatie van de alternatieve actielijnen in het licht van hun impact op het behalen van de doelstellingen.
(6) Selectie van de beste alternatieve handelwijze.
(7) Formulering van de derivatenplannen ter ondersteuning van het plan.
Het kan worden opgemerkt dat elk van de bovenstaande stappen in het planningsproces veel informatie vereist over de interne en externe omgeving waarin de plannen moeten werken. De informatie met betrekking tot de externe omgeving omvat economische trends, technologische veranderingen, beschikbaarheid en kosten van verschillende bronnen, enz.
De informatie met betrekking tot de interne omgeving omvat verkoopprognoses, financiële middelen en plannen, de beschikbaarheid van middelen in het bedrijf, enz. Een beheerder heeft ook verschillende hulpmiddelen nodig voor het analyseren van de informatie met betrekking tot de omgeving.
Het planningsproces omvat anticiperen en prognoses. Dit vereist informatie over de interne en externe factoren die waarschijnlijk van invloed zijn op de toekomstige stand van zaken.
De informatie over de relevantie en de relatieve impact van deze factoren is een cruciale input in het proces van anticiperen op en voorspellen van toekomstige gebeurtenissen. Gebruik van simulatie, kunstmatige intelligentie technieken, neurale netwerken, fuzzy logic, enz. Met behulp van moderne computers, hebben de voorspellende waarde van plannen verbeterd, evenals waardetoevoeging aan de planningsinformatie.
2. Organiseren:
Organiseren omvat het analyseren van activiteiten die moeten worden uitgevoerd om aan de planvereisten te voldoen, deze te groeperen zodat ze kunnen worden toegewezen aan mensen of groepen mensen in organisatie-eenheden en delegatie van bevoegdheden om de middelen van de organisatie te gebruiken om de toegewezen verantwoordelijkheden uit te voeren.
Organiseren heeft betrekking op de mensen, taken en technologie. Omdat deze factoren verschillen van organisatie tot organisatie, is er geen typisch organisatieontwerp dat geschikt zou zijn voor alle organisaties.
De organisatiestructuur moet worden ontworpen volgens de specifieke vereisten en voorwaarden van de organisatie. Omdat de mensen, taken en technologie onderhevig zijn aan dynamiek van de omgeving, worden de organisaties geherstructureerd in het licht van de veranderende zakelijke omgeving.
Organisatiestructuren en informatiesystemen zijn nauw met elkaar verbonden. Als de organisatiestructuur het lichaam van de onderneming is, is het informatiesysteem het zenuwstelsel.
De organisatiestructuur moet worden ontworpen met het oog op de natuurlijke informatiestroom in de onderneming. De prestatiemetingschema's moeten overeenkomen met de informatiestroom en de organisatiestructuur.
Idealiter zou elke verandering in informatiesystemen een overeenkomstige verandering in de organisatiestructuur moeten veroorzaken; anders zouden de informatiesystemen de plannen van het bedrijf niet kunnen weerspiegelen. De ontwikkelingen in database-technologieën en het gebruik van gedistribueerde informatiesystemen hebben bijvoorbeeld hun eigen impact op de manier waarop organisatiestructuren vandaag zijn ontworpen.
Omgekeerd, als de organisatiestructuur verandert, moet ook het informatiesysteem veranderen om het hoofd te bieden aan de nieuwe realiteit van bedrijfsprocessen. In de ene organisatie bijvoorbeeld, vereisten de veranderingen in de organisatiestructuren die gerechtvaardigd waren door de toegenomen concurrentie een herontwerp van de informatiesystemen om niet alleen informatie aan managers te bieden met betrekking tot de gebeurtenissen in de onderneming, maar ook de expertise in het bedrijfsproces. Instrumenten voor informatieanalyse en andere kunstmatige-intelligentie-instrumenten moesten in de informatiesystemen worden geïntegreerd om het besluitvormingsproces te versterken.
Herstructurering van bedrijfsorganisaties kan pijnlijk en duur zijn als de informatiesystemen niet goed zijn ontwikkeld. Efficiënte informatiesystemen kunnen helpen het herstructureringsproces te vereenvoudigen en managers te helpen omgaan met de veranderingen in hun specifieke functies en activiteiten.
Het informatiesysteem dat deel uitmaakt van de kennisbasis van de onderneming kan van grote hulp zijn bij het omgaan met situaties die nieuw zijn voor een bepaalde manager.
3. Personeel:
Staffing is het proces van het bemannen van de organisatiestructuur. Een manager moet ervoor zorgen dat de juiste soort mensen de posities in de organisatiestructuur invullen. Personeel omvat selectie, beoordeling en ontwikkeling van personeel in de organisatie.
De veelgemaakte fout die een manager begaat, is om de uitzendactiviteit te negeren en deze over te laten aan de personeelsafdeling. De personeelsbezetting is te belangrijk om te worden geroutiniseerd op de personeelsafdeling. Aangezien de prestaties van de manager in grote mate afhangen van de prestaties van zijn ondergeschikten, kan elke verwaarlozing van de personeelsfunctie een nadelige invloed hebben op de effectiviteit van het management.
Met de toenemende onderlinge afhankelijkheid van verschillende functies, wordt de beoordeling van het personeel steeds complexer. Er is behoefte aan geavanceerdere technieken voor functioneringsgesprekken. Deze technieken kunnen worden toegepast met behulp van de IT-infrastructuur.
Goed ontworpen informatiesystemen kunnen informatie verzamelen over verschillende kritieke succesfactoren voor elke leidinggevende functie en de prestaties op regelmatige basis volgen. De vooruitgang in multimediatechnologieën kan helpen bij het automatiseren van trainings- en ontwikkelingssystemen.
4. Regie:
Regie omvat het instrueren, begeleiden en inspireren van mensen in de organisatie om hun best te doen om de gemeenschappelijke doelen van de organisatie te bereiken. Regie heeft dus betrekking op het proces van motiveren, leiden en communiceren met de mensen in de organisatie om de doelstellingen van het bedrijf te bereiken.
Verspreiding van informatie speelt een cruciale rol bij het sturen van de inspanningen van mensen in de onderneming. In een onderneming met activiteiten verspreid over een groot geografisch gebied, moet het personeel mobiel zijn en waarschijnlijk ver weg zijn gelegen van andere leden van het team en de directe leidinggevende in de managementhiërarchie.
Het leiden van de ondergeschikten wordt dus moeilijk omdat de communicatie vrij duur kan zijn en de bestemming misschien niet op tijd bereikt. Tegenwoordig zijn de informatiesystemen de voertuigen van formele communicatie.
De faciliteit van e-mail en het gebruik van het intranet heeft de manier veranderd waarop formele communicatie plaatsvindt in zakelijke ondernemingen. Een naadloze informatiestroom tussen verschillende afdelingen met behulp van informatiesystemen kan ook helpen de communicatiekloven te verkleinen die vaak de hoofdoorzaak zijn van de ontevredenheid van werknemers.
5. Controlling:
Controlling is een proces dat analyseert of de acties worden uitgevoerd volgens schema's en corrigerende maatregelen neemt om ze conform te maken met de plannen. Plannen is dus de basis van controlling.
Het richt zich op activiteiten die worden uitgevoerd en de resultaten van deze activiteiten in termen van hun impact op het behalen van de plandoelstellingen.
Toenemende omvang van de zakelijke ondernemingen heeft des te moeilijker gemaakt. Meer concurrentie op de markt vereist meer delegatie van werk en decentralisatie van besluitvorming om sneller te kunnen reageren op de activiteiten van de onderneming. Controleren speelt dus een belangrijke rol bij het waarborgen van de efficiëntie en effectiviteit van de onderneming.
De informatiesystemen spelen een belangrijke rol in het controleproces. Deze systemen helpen niet alleen bij het meten van de prestaties van bewerkingen, maar helpen ook bij het identificeren van afwijkingen van de prestaties van de plannen.
De vergelijking tussen geplande en daadwerkelijke prestaties wordt vervolgens geanalyseerd met behulp van informatiesystemen om redenen voor afwijkingen te identificeren. De milieu-informatie wordt gebruikt om dergelijke redenen te identificeren.
Informatie over welke acties worden ondernomen of wat er gebeurt in de interne en externe omgeving van het bedrijfsleven is essentieel voor het uitoefenen van controle.
Eerder kwam het grootste deel van dergelijke informatie uit persoonlijke observatie door de manager. Toenemende omvang van de onderneming heeft van persoonlijke observatie een zeer moeilijke vorm van controle gemaakt.
Er is een grotere afhankelijkheid van geschreven rapporten. Nu het bedrijf steeds meer kennisintensieve activiteit en samenstelling van het personeel van de onderneming wordt en wordt gedomineerd door kenniswerkers, wordt het meten van prestaties steeds complexer. Eenvoudige tabellarische rapporten met betrekking tot het bereiken van gekwantificeerde doelen zijn niet voldoende om te controleren.
De controlefunctie gebruikt informatie over de geplande uitvoering en de werkelijke uitvoering om tot afwijkingen te komen. Efficiënte informatiesystemen identificeren niet alleen deze afwijkingen, maar helpen ook bij het analyseren van de afwijkingen om de redenen voor afwijking te achterhalen. Ze helpen ook bij het snel aanpassen van de plannen in het licht van de feedback.
Het concept van flexibele budgettering is populair geworden vanwege de beschikbaarheid van betere informatieverwerkingsfaciliteiten. Met de beschikbaarheid van real-time informatiesystemen, stroomt de informatie over de prestaties snel. Dit helpt bij het snel uitoefenen van controle, wat resulteert in lagere kosten van planningsfouten.
Moderne bedrijfsinformatiesystemen helpen managers bij het leren van de ervaringen uit het verleden met minimale kosten van fouten. Gedetailleerde besturingsinformatie kan nu voor langere tijd worden opgeslagen en geanalyseerd als en wanneer vergelijkbare omstandigheden worden waargenomen om te anticiperen op de veranderingen in de omgeving. Moderne informatiesystemen kunnen bijna automatisch helpen bij het omgaan met complexe besturingsmechanismen.
De uitzonderingsrapportage is een ander aspect van controlling dat aan populariteit heeft gewonnen als gevolg van vooruitgang in informatietechnologie. Moderne informatiesystemen stellen managers in staat sneller toegang te krijgen tot informatie over de uitzonderingen en hen te helpen snellere beslissingen te nemen om de negatieve gevolgen van de uitzonderlijke situaties te beperken door plannen onmiddellijk te herzien. Een efficiënt informatiesysteem kan helpen bij het omzetten van een ramp in een klein verlies, omdat het waarschuwen zou in een vroeg stadium van een uitzonderlijke situatie.
Elk van deze managementfuncties moet op alle managementniveaus worden uitgevoerd. De effectiviteit van een manager hangt af van hoe effectief hij deze managementactiviteiten uitvoert. Het is misschien niet mogelijk om na te gaan welke activiteit op een bepaald moment door een manager wordt uitgevoerd, omdat hij zich blijft verdiepen in meerdere managementactiviteiten.
