Voorraadverificatie: doel, methoden en zijn verzoening

Lees dit artikel voor meer informatie over Voorraadverificatie: - 1. Doel van Voorraadverificatie 2. Methoden voor Voorraadverificatie 3. Verzoening.

Doel van de Voorraadverificatie:

Fysieke verificatie van de voorraad, waarbij het werkelijk tellen, meten en wegen van alle artikelen in voorraad noodzakelijk is, is om de volgende vier redenen:

(a) ter ondersteuning van de waarde van de in de balans getoonde voorraad door middel van fysieke verificatie;

(b) om de nauwkeurigheid van voorraadadministratie te verifiëren;

(d) Om de zwakte van het systeem te onthullen, indien aanwezig (dwz of de voorraad zich in veilige bewaring bevindt).

Methoden voor voorraadverificatie:

Er zijn drie methoden voor voorraadverificatie.

Dit zijn:

(i) Periodieke bestandsverificatie

(ii) Perpetual stock verification

(iii) Blind voorraad nemen.

(i) Periodieke verificatie:

Volgens deze methode wordt de hele voorraad tegelijkertijd aan het einde van een boekjaar gedekt. Dit kan alleen in een kleine organisatie worden gedaan. Maar deze methode is niet geschikt voor grote industriële organisaties, omdat volledige stopzetting van het werk gedurende meerdere dagen niet mogelijk is alleen voor het doel van het nemen van voorraden.

(ii) Permanente verificatie:

Volgens deze methode wordt de fysieke voorraadverificatie verspreid over het jaar volgens een vooraf bepaald programma. En elk item wordt minstens één keer per jaar fysiek onderzocht.

voordelen:

Vier belangrijke voordelen van permanente verificatie zijn:

(i) Tijdens fysieke verificatie moeten noch de winkels noch de werken worden gesloten.

(ii) De normale opslagtransactie en boeking kunnen zonder onderbrekingen worden voortgezet.

(iii) Overschotten en tekorten die zich van tijd tot tijd voordoen, kunnen na correct onderzoek worden afgeschreven.

(iv) De taak van voorraadverificatie kan op tijd worden uitgevoerd.

(iii) Blinde verificatie:

Onder dit systeem krijgen de voorraadverificateurs de locatie, maar geen details over codenummers, beschrijvingen en voorraadopnames. De onderliggende logica hier is dat de verificateur niet zijn eigen idee heeft over de voorraadpositie en dat hij misschien dezelfde cijfers in de geschiedenis vermeldt zonder daadwerkelijke verificatie van de voorraad.

Deze methode is niet erg populair. Het heeft praktisch geen zin als de hele werking van winkels goed gepland moet zijn. De moderne trend is de toepassing van de ABC-techniek voor voorraadverificatie.

Wie moet de voorraad nemen:

In sommige organisaties moeten winkeliers de balans opmaken van hun eigen winkels. Dit is geen correcte procedure. Het leidt niet alleen tot het verbergen van echte discrepanties om straffen te voorkomen, maar leidt ook tot opzettelijke diefstal of fraude waarbij overschotten worden gevonden.

Het is in de Krapte van dingen om een voltijds voorraadverificateur of interne auditors in dienst te nemen om deze taak uit te voeren. Ze kunnen echter de hulp van winkeliers en zelfs technische staf op zich nemen voor een juiste identificatie.

Behandeling van discrepanties (verzoening):

Vaak zijn de hoeveelheden die door lichamelijk onderzoek zijn gevonden niet in overeenstemming met de voorraadadministratie. Er zijn dus bepaalde discrepanties. Waar fysieke aandelen meer zijn, is er een overschot en waar het minder is dan de voorraadadministratie is er een tekort.

overschotten:

Overschotten ontstaan om de volgende drie redenen:

(a) Waar materialen niet zijn uitgegeven in de opslaglocaties, maar de invoer van problemen is geboekt.

(b) Wanneer de hoeveelheid uitgegeven materialen minder is dan de hoeveelheid waarvoor de entry (afgifte) is gedaan.

tekorten:

Een tekort kan zich voordoen om de volgende zes redenen:

(a) Overtollige fysieke uitgifte dan de gepubliceerde daadwerkelijke uitgifte-items.

(b) Uitgevoerde problemen maar overeenkomstige vermeldingen die niet in de kolom met uitgiften zijn gedaan.

(c) De hoeveelheid overtollige hoeveelheid die is uitgegeven dan de hoeveelheid waarvoor de gegevens in de uitgiftekolom zijn ingevoerd.

(d) Uitgifte van materialen zonder vordering.

(e) Verduistering.

(f) Defecte instrumenten.