Een efficiënt voorraadcontrolesysteem opzetten

Dit artikel werpt licht op de vijf belangrijkste stappen die gepaard gaan met het opzetten van een efficiënt voorraadbeheersysteem. De stappen zijn: 1. Classificatie en codificatie van inventaris. 2. Onderhoud van voorraadrecords 3. Controle van de cyclische materiaalstroom 4. Controle van gereedschappen 5. Winkelruimte.

Stap # 1. Classificatie en codificatie van inventaris:

Een goed systeem voor classificatie en codering van inventaris is essentieel om te voorkomen dat het ene type inventaris met het andere wordt gemengd. Voorraad kan op verschillende manieren worden geclassificeerd, afhankelijk van hun specifieke doel / distributielocatie etc. Om tijd te besparen en identificatie en controle te vereenvoudigen, moeten de verschillende categorieën van inventaris een codenummer krijgen.

Stap # 2. Onderhoud van inventarisbestanden:

Hieronder volgen de twee belangrijke methoden voor het bijhouden van voorraadrecords:

(i) Periodiek inventarissysteem.

(ii) Perpetual Inventory System.

We zullen ze nu als volgt in het kort uitleggen:

In dit systeem wordt de inventariswaarde pas aan het einde van de boekhoudperiode gevonden nadat de eenheden fysiek zijn gecertificeerd. Dit systeem biedt niet continu informatie over de hoeveelheid en waarde van voorraad. In dit systeem wordt geen boekhouding gevoerd voor verliezen, verspilling, diefstal enz.

In dit geval wordt verondersteld dat de verbruikte inventaris hier wordt bepaald door de totale waarde van de ingekochte voorraad tijdens de periode toe te voegen aan de waarde van de voorraden in de hand als openingsvoorraad en de voorraadwaarde aan het einde af te trekken als slotvoorraad.

Perpetual inventory systeem:

Volgens de terminologie van kostenberekening "Eeuwigdurende voorraad is een systeem van records die worden beheerd door de afdeling die de fysieke beweging van aandelen en hun huidige saldo weerspiegelt."

Eeuwigdurende voorraad is gericht op het ontwerpen van het systeem van records waarmee de ontvangsten en uitgiften van winkels onmiddellijk kunnen worden geregistreerd op het moment van elke transactie en het saldo kan worden weergegeven om de actuele positie van verschillende artikelen te tonen.

De records die over het algemeen worden gebruikt voor permanente voorraad zijn:

1. Bin-kaarten.

2. Bewaar grootboekrekeningen of slaat grootboekkaarten op.

3. Vaststelling van continue inventarisatie.

1. Bin-kaarten:

Een bunkaart is een kaart die kwantitatieve records aangeeft van de bonnen, uitgiften en eindsaldi van het materiaal dat wordt bewaard in de bijbehorende bak, zoals weergegeven in figuur 12.2. Bin betekent een rek, plank, container of ruimte waar materialen worden bewaard. De bin-kaart wordt in verschillende opslaglocaties geplaatst.

Afzonderlijke bin-kaarten worden voor elk winkelartikel gemaakt en als twee verschillende materialen in een enkele houder worden bewaard, worden twee bakken met kaarten één voor elk voorbereid, waarbij de plank als twee bakken wordt behandeld.

De volgende voorbeeldvorm van de Bin-kaart zou een goed begrip van de inhoud van de bin-kaart helpen:

De bonnen worden ingevoerd volgens de GRN, de uitgiften worden getoond op basis van de bestelaanvragen en het eindsaldo wordt aangegeven nadat elke boeking is gemaakt. In bin-kaarten worden alle vermeldingen, dwz ontvangsten, problemen en materiaalbalansen, alleen kwantitatief en niet kwalitatief uitgedrukt.

2. Winkels Ledger:

Winkels grootboek is een record van winkels, zowel in hoeveelheid als in waarde. Het wordt onderhouden door de accountant van de winkel. Het is vergelijkbaar met bin-kaarten met het belangrijke verschil dat in de winkel de grootboekwaarde van materialen ook wordt weergegeven. Dat is in het winkelboek alle items worden zowel kwantitatief als kwalitatief uitgedrukt.

Deze grootboeken zijn over het algemeen in losse bladvorm in bindmiddelen en voor afzonderlijke klasse van materialen worden afzonderlijke bindmiddelen gebruikt. In sommige zaken worden deze grootboeken in gebonden volumes bijgehouden om verlies van losse folio's te voorkomen.

3. Aanneming van continu voorraadbeheer:

Continu inventariseren is een essentieel onderdeel van het permanente voorraadsysteem. Dit wordt gedaan door de fysieke hoeveelheid te vergelijken met de hoeveelheden die worden weergegeven in de bin-kaart en in het grootboek van de winkel.

Normaliter gebeurt dit door een onafhankelijk intern auditpersoneel. Verschillen tussen het saldo van het grootboek en het feitelijke saldo van winkels kunnen het gevolg zijn van de volgende twee gevallen:

(a) Te vermijden oorzaken:

Deze omvatten-over kwesties of onder kwesties van punten, administratieve fouten, breuk, diefstal, plaatsing van materialen in de verkeerde bak enz.

(b) Onvermijdelijke oorzaken:

Het omvat verdamping, krimp of een andere fysieke verandering enz. Van voorraad, het breken van het volume, dwz het afgeven van voorraad in kleine partijen, klimatologische omstandigheden veroorzaakt verslechtering van de voorraden.

Voordelen van het Perpetual Inventory System:

1. Het vergemakkelijkt de productieplanning, omdat de record in de winkel een manier is om materiaal toe te wijzen aan productieorders: en het maakt het plannen en vrijgeven van bestellingen mogelijk met volledige garanties dat materialen beschikbaar zouden zijn wanneer dat nodig is.

2. Het maakt tijdige inkoop van verschillende invoermaterialen mogelijk met nauwkeurige specificaties voor "hoeveel" en "wanneer".

3. Het vergemakkelijkt de toewijzing van materiaalkosten aan productieorders of aan productieafdelingen die de artikelen verbruiken.

4. Het maakt het mogelijk om financiële overzichten voor te bereiden zonder fysieke verificatie van de inventaris.

5. Het legt een basis voor het uitvoeren van fysieke verificatie van inventaris en voor het beheersen van verkeerde toewijzing, afval, obsoletie en diefstal van materialen.

6. Controle van de cyclusstroom van materialen is mogelijk. Een efficiënt systeem moet zo zijn ontworpen dat het materiaal in de winkels wordt beheerd vanaf het moment van de aanvraag tot aankoop van gereed product.

Stap # 3. Controle van de cyclische materiaalstroom:

Volgens John A. Shubin volgen de stappen in de Material Control-cyclus:

1. Stores-record griffiers bereiden inkoopaanvragen voor de inkoop van benodigde materialen, onderdelen, benodigdheden en gereedschappen voor en sturen deze naar het inkoopkantoor; en zij indienen "aanvragen voor fabricage" bij het planningsbureau voor die onderdelen en gereedschappen die in de fabriek moeten worden gefabriceerd om voorraden aan te vullen.

2. De inkoopafdeling zorgt voor bestelde artikelen door bestellingen bij leveranciers te plaatsen en door leveringen van benodigd materiaal op te volgen.

3. De ontvangende afdeling ontlaadt inkomende artikelen en controleert de materialen tegen inkooporders voor hoeveelheid en specificaties, enz.

4. De inkoopsectie controleert de leveranciers van facturen en neemt (indien nodig) aanpassingen voor verschillen voor hun rekening.

5. Manieren afhandelen, ontvangen materiaal en onderdelen gefabriceerd naar het opslaggedeelte verplaatsen. Medewerkers maken de juiste gegevens in het archief, de bin-kaarten of het grootboek voor goederen die in de winkel zijn geplaatst.

6. Winkels - recordmedewerkers in het planningsbureau bereiden aanvragen voor materiaal voor, wijzen materialen toe voor productiedoeleinden en maken de juiste invoer van perpetuele voorraadrecords.

7. Winkelmedewerkers kunnen materialen en onderdelen opslaan zoals gespecificeerd in bestelaanvragen ontvangen van het planningsbureau. De invoer vindt plaats in bin-kaarten en verzendt een overzicht van de materialen die aan het kantoor zijn uitgegeven met het oog op kostenberekening.

8. Plantendisposters controleren de lopende goederenstroom door middel van routebladen en "verplaatsingsopdrachten" die de werkstroom door de besturingskaarten van de installatie in het planningsbureau sturen en de voortgang van het werk in de fabriek aangeven.

9. Despatchers retourneren ongebruikte materialen en onderdelen naar de stockkamers. Medewerkers op basis van 'store-return slips' maken passende gegevens op bin-kaarten, permanente voorraadrecords en kostenberekeningsbladen die nodig zijn voor accountwerkzaamheden.

10. Despatchers sturen de verplaatsing van afgewerkte producten naar opslagruimten en op basis van door de fabriek ingevulde formulieren die door de fabriek worden ontvangen, maken correctiemeldingen passende vermeldingen in de registers van afgewerkte producten.

Stap # 4. Controle van hulpmiddelen:

Hulpmiddelen zijn van vier categorieën namelijk:

1. Holdingstools:

Deze tools zijn apparaten voor werk houden en werkgeleiding die worden gebruikt in combinatie met machinebewerkingen. Voorbeelden zijn jigs en fixtures, chugs etc.

2. Vorm- en snijgereedschap:

Deze tools worden gebruikt met machines om de vorm of vorm van het materiaal te wijzigen. Voorbeelden matrijzen, tapes, cutters, boren, snijgereedschappen voor één punt enz.

3. Meetinstrumenten:

Dit type gereedschappen zijn de apparaten voor het controleren van de conformiteit van werk aan standaarden. Voorbeelden zijn verschillende soorten meters, micrometers, nonius etc.

4. Hulpgereedschappen:

Er zijn apparaten die worden gebruikt voor het opbouwen of verwijderen van producten of machines. Voorbeelden zijn schroevendraaiers, moersleutels, sleutels enz.

Procedure voor Tooling en Retooling:

Tooling betekent de planning en verwerving van tools. Tooling is noodzakelijk wanneer een nieuw product moet worden vervaardigd. Retooling is vereist wanneer het productontwerp verandert of een nieuw model moet worden geproduceerd.

Stappen in Tooling:

Er zijn zes stappen in tooling. Dit zijn:

1. Het product in de subassemblages splitsen en onderdelen en componenten analyseren voor het voorbereiden van de stuklijsten, tekeningen en andere specificaties die nodig zijn om de benodigde hoeveelheid gereedschappen te bepalen.

2. Selecteren en bestuderen van verwerkingsmethode en in overeenstemming met de hoeveelheid te produceren goederen, bepalend voor het type gereedschap dat moet worden geproduceerd en gebruikt voor elke bewerking.

3. Het ontwerpen van de nodige speciale gereedschappen en bijlagen voor specifieke bewerkingen en het selecteren van de standaardgereedschappen die nodig zijn bij de productie.

4. Aankoop of fabricage van de gereedschappen volgens hun ontwerp / tekeningen enz.

5. Inspecteren van de gereedschappen op conformiteit met specificaties.

6. Follow-up van de prestaties van gereedschappen bij de fabricage, het bijhouden van de noodzakelijke registratie van de kosten van gereedschappen, bereikte output per gereedschapsarrangement en gebruik van de informatie voor het verbeteren van het ontwerp van reeds gemaakte gereedschappen.