Planning: belang, elementen en beginselen

Lees dit artikel voor meer informatie over planning in een organisatie. Na het lezen van dit artikel zul je leren over: - 1. Definitie en betekenis van planning 2. Aard en kenmerken van planning 3. Belang 4. Elementen 5. Stappen 6. Principes.

Definitie en betekenis van planning:

Planning is een belangrijke en primaire functie van management. Geen enkele organisatie kan zonder planning goed werken.

Planning is een voorbereidende stap voor actie. Het betekent gesystematiseerd voordenken voor het bepalen van een gedragslijn om een ​​gewenst resultaat te bereiken.

Planning is in wezen een proces waarbij vooraf wordt besloten wat moet worden gedaan, wanneer en waar het moet gebeuren, en hoe het moet worden gedaan, en door wie. Plannen is vooruit kijken en de toekomstige gang van zaken van een onderneming uittekenen.

Door middel van planning stelt de manager de doelstellingen van de organisatie als geheel vast en, in het licht hiervan, de doelstellingen van de verschillende afdelingen. Vervolgens gaat hij door met het opstellen van een soort 'blauwdruk' om de manieren om deze doelen te bereiken in kaart te brengen.

Daarom kan planning als volgt worden gedefinieerd:

Planning is het proces waarbij de managers van een organisatie doelen stellen, een algehele beoordeling van de toekomst maken en de actielijnen in kaart brengen met het oog op het bereiken van de organisatiedoelstellingen.

Uit deze definitie volgt dat het planningsproces inhoudt:

(i) De bepaling van passende doelen en doelstellingen,

(ii) de specificatie van de acties die nodig zijn om de vastgestelde doelstellingen te bereiken; en

(iii) De optimale tijdsperiode om ze te bereiken.

Omdat planning zich bezig houdt met het identificeren van alternatieven en het selecteren van het meest gunstige alternatief, kan dit terecht worden omschreven als 'het meest basale instrument voor managementfuncties'. Planning is dus een proces waarbij de bedrijfsdoelen worden bepaald en een rationeel pad van bereiken van die doelen.

Enkele belangrijke definities van planning, gegeven door de eminente auteurs, staan ​​hieronder:

Volgens Koontz en O'Donnell is planning "een intellectueel proces, het bewust bepalen van handelingskoers, het baseren van beslissingen op doel, feiten en overwogen schattingen."

George Terry schrijft:

"Door middel van planningsmanagement proberen leden vooruit te kijken, te anticiperen op eventualiteiten, zich voor te bereiden op onvoorziene omstandigheden, activiteiten in kaart te brengen en een ordelijke volgorde aan te reiken om het doel te bereiken."

Henry Fayol overzichten:

"Het actieplan is tegelijkertijd het beoogde resultaat, de actielijn die moet worden gevolgd, de fasen die moeten worden doorlopen en de te gebruiken methoden."

Planning en besluitvorming:

Planning bepaalt de toekomstige handelwijze en omvat het kiezen uit alternatieven. Vanuit dit oogpunt gaan besluitvorming en planning samen en hangt de ene van de andere af. Werkelijk, de planning als geheel met zijn samenstellende delen is het resultaat van de besluitvorming.

Besluitvorming heeft dus een doordringende invloed op de planning en maakt deel uit van het planningsproces. Besluitvorming en planning hebben dus een intieme relatie met elkaar. Maar besluitvorming heeft een bredere connotatie dan plannen. Hiermee bedoelen we te zeggen dat de toepassing van besluitvorming verder gaat dan de horizon van de planning en dat in vrijwel elke zaak bijna elke functie een beslissingscentrum is. Besluitvorming is niet alleen nodig bij de planning, maar is ook noodzakelijk op andere gebieden van managementfuncties zoals organiseren, sturen, coördineren en controleren.

Hier kan melding worden gemaakt van verschillende bedieningsopdrachten en instructies die buiten de planning vallen, maar onderhevig zijn aan besluitvorming. Nogmaals, er zijn veel bestuurlijke functies, zoals het motiveren van de werknemers, het afkeuren van hun werk of het ontladen van een service die om besluitvorming vraagt, maar deze functies kunnen niet worden opgenomen in de planning vanuit het oogpunt van analytische studie van verschillende managementprocessen.

Aard en kenmerken van planning:

Planning houdt zich bezig met het vaststellen van doelstellingen van een onderneming en het vinden van de weg naar realisatie van die doelstellingen. Zonder de doelen te stellen, is er echter niets om te organiseren, te sturen of te controleren. Daarom moet elke organisatie aangeven wat zij wil bereiken. Planning is in principe gerelateerd aan dit aspect.

De aard en kenmerken van planning kunnen als volgt worden vermeld:

1. Intellectueel proces:

Planning is een intellectueel en rationeel proces. Planning is een mentale oefening waarbij je je verbeeldingskracht, vooruitziendheid en degelijk oordeel betrekt. Het vereist een mentale dispositie van denken voordat 'handelen in het licht van feiten in plaats van te raden. De kwaliteit van de planning hangt af van de capaciteiten van de managers die alle relevante feiten moeten verzamelen, ze op een correcte manier moeten analyseren en interpreteren.

Hoe ver een manager in de toekomst kan zien en met hoeveel duidelijkheid hij zal afhangen van zijn intellectuele kwaliteit, wordt in kaart gebracht door het planningsproces. Door te denken aan doelstellingen, alternatieve handelwijzen en vooral om een ​​beslissing te nemen voor het kiezen van bepaalde alternatieven, doorloopt de planner een intellectueel proces.

2. Doelgerichtheid:

Alle planning is gekoppeld aan bepaalde doelen en doelstellingen. Hieruit volgt dat elk plan op een positieve manier moet bijdragen aan het bereiken van groepsdoelstellingen. Planning heeft geen betekenis zonder gerelateerd te zijn aan doelen en doelstellingen. Het moet de kloof overbruggen tussen waar we zijn en waar we naartoe willen tegen minimale kosten.

3. Primaire functie:

Planning is naar verluidt de meest elementaire en primaire functie van management. Het neemt de eerste plaats in en gaat vooraf aan alle andere managementfuncties die zijn ontworpen om de doelen te bereiken die zijn vastgelegd in de planning. Dit is het geval omdat de manager het beleid, de procedures, de programma's, de projecten, enz. Bepaalt alvorens verder te gaan met het werk. De andere functies van managementorganisatie, aansturing, coördinatie en controle kunnen alleen worden uitgevoerd nadat de manager de benodigde planning heeft geformuleerd.

4. Pervasiveness:

Planning doordringt alle managementactiviteiten. Het is de taak van alle managers in alle soorten organisaties. Het wordt uitgevoerd op alle segmenten en niveaus van de organisatie, van de algemeen directeur tot de voorman. Wat de aard van activiteit ook is, management begint met plannen. Het karakter en de breedte van de planning variëren natuurlijk van de ene taak naar de andere, afhankelijk van het managementniveau.

5. Uniformiteit:

Er kunnen afzonderlijke plannen zijn opgesteld op verschillende niveaus in de organisatie, maar alle deelplannen moeten worden verenigd met het algemene plan om een ​​alomvattend plan voor de werking op hetzelfde moment te vormen. Dus uniformiteit moet er zijn op alle niveaus van planning om aan te sluiten bij het algemene plan.

6. Continuïteit:

Om de onderneming als een bedrijf zonder pauze te houden, is het essentieel dat planning een continu proces moet zijn. Dus, het eerste plan moet het tweede plan volgen en het tweede plan het derde plan enzovoort in snel opeenvolgende series in eindeloze reeks.

7. Flexibiliteit:

Plannen moeten niet rigide worden gemaakt. Het moet zo flexibel mogelijk zijn om alle mogelijke veranderingen in de onderneming mogelijk te maken, om tegemoet te komen aan de veranderende omstandigheden in de markt. Planning is eigenlijk een dynamische activiteit.

8. Eenvoud:

De taal van het werkschema of programma in de planning moet eenvoudig zijn, zodat elk onderdeel ervan gemakkelijk door de werknemers op verschillende niveaus kan worden begrepen, vooral op het lagere niveau.

9. precisie:

Precisie is de ziel van plannen. Dit geeft de planning een exacte, definitieve en nauwkeurige betekenis in zijn inhoud en inhoud. Elke fout of fout in de planning zal zeker andere functies van het management verstoren en daarom is precisie van het grootste belang bij elke vorm van planning.

10. Haalbaarheid:

Planning is noch poëzie, noch filosofie. Het is gebaseerd op feiten en ervaring en daardoor realistisch van aard. Het vertegenwoordigt een programma dat mogelijk is uit te voeren met meer of minder bestaande bronnen.

11. Keuze uit alternatieve cursussen:

Planning omvat de selectie van een geschikte cursus van actie uit verschillende alternatieven. Als er maar één manier is om iets te doen, is planning niet nodig. Planning moet verschillende alternatieven vinden, de haalbaarheid en winstgevendheid van de verschillende alternatieven schatten en de beste uit hen kiezen.

12. Efficiëntie:

Planning is gericht op efficiëntie. Een plan is een gedragslijn die de belofte toont van het optimaliseren van het rendement tegen de minimale kosten van inputs. Bij de planning evalueert de manager de alternatieven op basis van efficiëntie. Een goed plan moet niet alleen een optimale relatie tussen output en input bereiken, maar ook de grootste voldoening schenken aan degenen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan.

13. Interdependentie:

De verschillende afdelingen kunnen verschillende plannen en programma's formuleren voor hun integratie in de algemene planning. Maar deelplannen kunnen alleen maar van elkaar afhankelijk zijn. Product planning hangt bijvoorbeeld af van de verkoopplanning en omgekeerd.

Nogmaals, planning voor de aankoop van grondstoffen, tewerkstelling van arbeid, enz. Kan geen op zichzelf staande handeling zijn, afgezien van verkoopplanning en productieplanning. Planning is een gestructureerd proces en verschillende plannen vormen een hiërarchie. Verschillende plannen zijn onderling afhankelijk en onderling gerelateerd. Elk plan op een lager plan dient als middel tegen het einde van hogere plannen.

14. Voorspelling:

Bovenal kan geen planning doorgaan zonder prognoses, wat betekent dat we de toekomst moeten beoordelen en er voorzieningen voor moeten treffen. Planning is de synthese van verschillende prognoses - op korte of lange termijn, speciaal of anderszins. Ze gaan allemaal over in één enkel programma en fungeren als leidraad voor de hele zorg.

Het belang van planning:

Planning is de sleutel tot succes van een organisatie. In feite kunnen de meeste prestaties van het bedrijf worden toegeschreven aan een zorgvuldige planning. Planning is een functie van elke manager op elk niveau in een onderneming. Elke manager moet eerst plannen voor een systematische en ordelijke uitvoering van zijn toegewezen taken.

Binnen de planningsfunctie worden doelen bepaald, vindt besluitvorming plaats, worden prognoses gemaakt en worden strategieën geïnitieerd. Plannen is dus van groot belang geworden in alle soorten organisaties - zowel zakelijk als niet-zakelijk, privé of openbaar, klein of groot.

Als managementfunctie is planning belangrijk om de volgende redenen:

1. Onderbouwing van de beslissing:

De eerste en belangrijkste reden voor planning ligt in het feit dat het een basis biedt waarop beslissingen worden genomen. Het is een enorme behoefte voor de managers van een onderneming om hun gedachten te richten op wat ze willen bereiken en vervolgens het gebruik van tijd, middelen en inspanningen te plannen om hun doelen te bereiken.

2. Aandacht richten op doelen:

Planning concentreert zich op de doelstellingen van een onderneming. De eerste functie van planning is om de doelstellingen ervan te omschrijven. De doelstellingen worden gedefinieerd in meer concrete, precieze en zinvolle termen. Als gevolg van deze aandacht wordt het voor de planners mogelijk om het beleid, de procedures, de programma's en de regels te bepalen voor een ordentelijke vooruitgang naar de uiteindelijk te bereiken doelen.

3. Minimaliseren van onzekerheid en risico:

De toekomst is onzeker. Planning helpt de managers bij het zorgen voor toekomstige onzekerheden en minimaliseert daarmee het bedrijfsrisico. Het anticipeert op toekomstige gebeurtenissen en bepaalt de gang van zaken om deze gebeurtenissen in het voordeel te beheersen. Met behulp van planning kan een onderneming toekomstige gebeurtenissen voorspellen en er voorzieningen voor treffen. Dit neemt ongetwijfeld de mogelijkheid weg of vermindert deze of springt in onzekerheden.

4. Aanpassen met veranderingen:

Bedrijfsplanning is noodzakelijk geworden vanwege het feit dat een onderneming in een veranderende en dynamische omgeving opereert. De aspecten van deze veranderende omgeving omvatten veranderingen in technologie, overheidsbeleid, de aard van concurrentie, sociale normen en attitudes enz. Naarmate de planning stap voor stap vordert, voorziet het in de waarschijnlijkheden die zich zullen voordoen en stelt het zijn programma dan ook op door noodzakelijke aanpassingen en aanpassingen .

5. Zekere economie:

Planning is gericht op efficiëntie en zuinigheid in werking. Een plan is een gedragslijn die de organisatie tegen de minimale kosten naar zijn doelstellingen kan brengen. Planning voorkomt verspilling van middelen door de beste aanpak te kiezen uit vele alternatieven. Het is gericht op een soepele werkstroom. Al deze stappen in de planning leiden automatisch tot zuinigheid.

6. Helpen bij de coördinatie:

Planning leidt tot een gecoördineerde operationele structuur. Het biedt een verbindend kader. Een goede planning heeft betrekking op alle activiteiten en middelen van een organisatie. Goed doordachte algemene plannen harmoniseren interdepartementale activiteiten. Zo werken verschillende afdelingen in overeenstemming met het algemene plan en wordt de coördinatie bereikt.

7. Controle effectief maken:

De managementfunctie van controlling houdt zich bezig met een vergelijking tussen de geplande prestaties en de daadwerkelijke prestaties van de ondergeschikten en afdelingen van de organisatie. Controle wordt dus uitgeoefend in de context van planningsactie als de normen waartegen werkelijke resultaten moeten worden vergeleken, worden opgezet door middel van planning. Dus planning biedt de basis voor controle. Plannen en besturen zijn dus onafscheidelijk.

8. Verhogen van de effectiviteit van de organisatie:

Planning waarborgt de effectiviteit van de organisatie op verschillende manieren. Het vermeldt de doelstellingen van de organisatie in de context van gegeven middelen; zorgt voor een juiste benutting van middelen tot het beste voordeel, geeft noodzakelijke concurrentiekracht voor continue groei en gestage vooruitgang door te voorspellen wat de concurrenten waarschijnlijk zullen doen en haar strategieën dienovereenkomstig te ontwikkelen.

Het planningsproces genereert de doelgerichte en ordelijke inrichting van activiteiten die moeten worden uitgevoerd. Het definieert de grenzen waarbinnen het bedrijf moet opereren. Dit stelt de zakenman in staat zich te concentreren op die zaken die werkelijk relevant en essentieel zijn voor zakelijk succes.

Elementen van Planning:

Planning als een managementproces bestaat uit de volgende elementen of componenten:

1. Doelstellingen:

De belangrijkste taak van planning is om de doelstellingen van de onderneming te bepalen. Doelstellingen zijn de doelen waarnaar alle managementactiviteiten zijn gericht. Alle planningswerkzaamheden moeten in duidelijke bewoordingen de doelstellingen beschrijven die uit de voorgestelde bedrijfsactiviteiten moeten worden gerealiseerd. Wanneer planningsacties worden ondernomen, worden deze doelstellingen concreter en zinvoller. Als het organisatiedoel bijvoorbeeld winstverwerving is, bepaalt de planningsactiviteit hoeveel winst moet worden verdiend, waarbij alle faciliterende en beperkende factoren worden bekeken.

2. Voorspellen:

Het is de analyse en interpretatie van de toekomst in relatie tot de activiteiten en de werking van een onderneming. Bedrijfsvoorspelling verwijst naar het analyseren van de statistische gegevens en andere economische, politieke en marktinformatie met als doel het verminderen van de risico's bij het nemen van zakelijke beslissingen en langetermijnplannen. Prognoses bieden een logische basis om te anticiperen op de vorm van de toekomstige zakelijke transacties en hun vereisten ten aanzien van mens en materiaal.

3. Beleid:

Planning vereist ook het vaststellen van beleid voor de eenvoudige realisatie van de -objectieven van het bedrijfsleven. Beleid is een statement of een principe dat verschillende managers op verschillende niveaus begeleidt en stuurt bij het nemen van beslissingen. Beleid biedt de noodzakelijke basis voor uitvoerende werking. Ze geven de algemene grenzen aan waarbinnen de besluitvormers geacht worden te werken bij het nemen van beslissingen. Beleid fungeert als leidraad voor het nemen van bestuurlijke beslissingen.

In een grote onderneming zijn verschillende beleidsmaatregelen geformuleerd voor het begeleiden en leiden van de ondergeschikten in verschillende managementgebieden. Dit kunnen productiebeleid, verkoopbeleid, financieel beleid, personeelsbeleid, enz. Zijn. Maar deze verschillende beleidslijnen worden op zodanige wijze gecoördineerd en geïntegreerd dat ze zorgen voor een eenvoudige realisatie van de uiteindelijke bedrijfsdoelstellingen. Beleid moet consistent zijn en mag niet vaak worden gewijzigd.

4. Procedures:

De manier waarop elk werk moet worden gedaan, wordt aangegeven door de voorgeschreven procedures. Procedures schetsen een reeks taken voor een specifieke actie. Er kan enige verwarring zijn tussen beleid en procedures. Beleid biedt richtlijnen voor denken en handelen, maar procedures zijn duidelijke en specifieke stappen voor denken en doen. Het beleid kan bijvoorbeeld de werving van personeel uit alle delen van het land zijn; maar procedures kunnen zijn om te adverteren en applicaties uit te nodigen, om interviews af te nemen en een afspraak te maken voor het geselecteerde personeel.

Procedures betekenen dus welomschreven stappen in een chronologische volgorde binnen het gebied dat wordt aangegeven door het beleid. Met andere woorden, procedures zijn de methoden waarmee beleid wordt afgedwongen. Verschillende procedures worden toegepast op verschillende gebieden van bedrijfsactiviteiten. Er kan een productieprocedure, verkoopprocedure, aankoopprocedure, personeelsprocedure etc. zijn

Productieprocedure omvat het vervaardigen en assembleren van onderdelen; verkoopprocedure heeft betrekking op adverteren, offertes aanbieden, beveiligen en uitvoeren van orders; aankoopprocedure duidt op het uitnodigen van offertes, het selecteren van offertes, het plaatsen van bestellingen, het opbergen van de goederen en het leveren van een bestelling aan verschillende afdelingen en de personeelsprocedure is de werving, selectie en plaatsing van werknemers voor verschillende functies.

5. Regels:

Een regel specificeert de noodzakelijke stappen in een bepaalde situatie. Het fungeert als een leidraad en heeft in wezen het karakter van een beslissing van de beheersautoriteit. Dit besluit betekent dat er een duidelijke actie moet worden ondernomen met betrekking tot een specifieke situatie. De regels schrijven een duidelijke en rigide handelwijze voor die moet worden gevolgd bij verschillende bedrijfsactiviteiten zonder ruimte voor afwijking of discretie.

Elke afwijking van de regel brengt een boete met zich mee. Regel heeft betrekking op delen van een procedure. Er kan dus een regel worden opgenomen met betrekking tot de aankoopprocedure dat alle aankopen moeten worden gedaan na het indienen van offertes. Evenzo kan met betrekking tot de verkoopprocedure worden afgedwongen dat alle bestellingen de volgende dag moeten worden bevestigd.

6. Programma's:

Programma's zijn nauwkeurige actieplannen die in de juiste volgorde worden gevolgd in overeenstemming met de doelstellingen, het beleid en de procedures. Programma's leiden dus tot een concreet verloop van onderling gerelateerde acties voor het bereiken van een doel. Zo kan een bedrijf een programma hebben voor de oprichting van scholen, hogescholen en ziekenhuizen in de buurt van zijn gebouwen, samen met zijn uitbreidende bedrijfsactiviteiten.

Programma's moeten nauw worden geïntegreerd met de doelstellingen. Programmeren houdt in dat de activiteiten die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken, de volgorde tussen de verschillende stappen bepalen, de volgorde van verantwoordelijkheid voor elke stap bepalen, de vereisten voor middelen bepalen, tijd, financiën etc. en aan elk onderdeel duidelijke taken toewijzen.

7. Begrotingen:

Budget betekent een schatting van mannen, geld, materialen en uitrusting in numerieke termen die nodig zijn voor de uitvoering van plannen en programma's. Aldus zijn planning en budgettering onderling verbonden. Budget geeft de omvang van het programma aan en omvat inkomsten en uitgaven, invoer en uitvoer. Het dient ook als een zeer belangrijk besturingsapparaat door de prestaties te meten in relatie tot de gestelde doelen. Er kunnen verschillende departementale budgetten zijn die opnieuw in het hoofdbudget worden geïntegreerd.

8. Projecten:

Een project is een plan voor eenmalig gebruik dat deel uitmaakt van een algemeen programma. Het maakt deel uit van de klus die moet worden gedaan in verband met het algemene programma. Dus een enkele stap in een programma is opgezet als een project. Over het algemeen wordt bij de planning van een project ook een speciale taskforce overwogen.

Het is een regeling voor het investeren van middelen die redelijk en onafhankelijk kan worden geanalyseerd en beoordeeld. Een project omvat in principe de belegging van fondsen, waarvan de voordelen in de toekomst kunnen worden opgebouwd. Voorbeelden van dergelijke investeringen zijn uitgaven op het land, de bouw, machines, onderzoek en ontwikkeling, enz. Afhankelijk van de situatie.

9. Strategieën:

Strategieën zijn de apparaten die zijn geformuleerd en overgenomen vanuit het oogpunt van concurrentie, maar ook vanuit het oogpunt van de werknemers, klanten, leveranciers en de overheid. Strategieën kunnen dus intern en extern zijn. Of het nu intern of extern is, het succes van de plannen vereist dat het strategiegericht is.

De beste strategie van plannen vanuit een concurrerend standpunt is om op de een of andere manier volledig te worden geïnformeerd over de planningsgeheimen van de concurrenten en om dienovereenkomstig een eigen plan voor te bereiden. Strategieën fungeren als reserve krachten om weerstanden en reacties te overwinnen afhankelijk van de omstandigheden. Ze worden toegepast wanneer en wanneer nodig.

Stappen in de planning:

Een plan is in wezen het ontwerp van vandaag voor de actie van morgen en een overzicht van de stappen die in de toekomst moeten worden gezet. Een goed plan moet eenvoudig, evenwichtig en flexibel zijn en optimaal gebruik maken van de bestaande middelen. Het moet gebaseerd zijn op duidelijk omschreven doelstellingen.

Voor de voorbereiding van een dergelijk plan moet een duidelijk proces met de volgende stappen worden gevolgd:

1. Perceptie van de kansen:

De manager moet eerst de kans identificeren die planning en actie vereist. Dit is erg belangrijk voor het planningsproces omdat het leidt tot het formuleren van plannen door aanwijzingen te geven over de vraag of er mogelijkheden zijn om bepaalde plannen op te nemen.

Perceptie van kansen omvat een voorlopige blik op mogelijke kansen en de mogelijkheid om ze helder en volledig te zien, een goed begrip van waarom de organisatie de onzekerheden wil oplossen en een visie op wat het verwacht te behalen. Dit biedt de mogelijkheid om de doelstellingen in echte zin te bepalen.

2. Vaststelling van de doelstellingen:

De volgende stap in het planningsproces ligt in het opstellen van doelstellingen die door de onderneming in de duidelijkst mogelijke termen moeten worden verwezenlijkt, met het oog op de kracht en beperking ervan. Doelstellingen specificeren de verwachte resultaten in meetbare termen en geven de eindpunten aan van wat moet worden gedaan; waar de nadruk primair op geplaatst moet worden, en wat bereikt moet worden door verschillende soorten plannen. Ondernemingen beginnen met een algemene doelstelling.

Hieruit zijn ontwikkelde ondergeschikte doelen ontwikkeld die bijdragen aan het bereiken van het algemene doel. Deze worden op hun beurt ondersteund door de specifieke doelstellingen voor de afdelingen. In dit proces wordt een hiërarchie van doelstellingen gecreëerd. De plannen op elk niveau van de organisatie zijn gemaakt voor het bereiken van de juiste doelstellingen in de hiërarchie. Deze hiërarchie kan worden opgebouwd door de plannen van verschillende afdelingen te coördineren.

3. Bouw van het planningsgebouw:

Na bepaling van de organisatiedoelstellingen is het noodzakelijk om planningspanden te bepalen, dat wil zeggen de voorwaarden waaronder planningsactiviteiten worden ondernomen. Dit omvat het verzamelen van feiten en cijfers die nodig zijn voor het plannen van de toekomstige koers van de onderneming. 'Planninglocaties' plannen aannames met betrekking tot de verwachte milieu- en interne omstandigheden.

Planplekken bestaan ​​dus uit twee typen: extern en intern. Externe gebouwen omvatten totale factoren in de omgeving, zoals sociale, politieke, technologische, plannen en acties van concurrenten, overheidsbeleid, enz. Interne factoren omvatten het beleid van de organisatie, verschillende soorten middelen en het vermogen van de organisatie om de milieudruk te weerstaan. De plannen zijn geformuleerd in het licht van zowel externe als interne factoren.

4. Identificatie van de alternatieven:

De volgende stap in het planningsproces is het zoeken naar verschillende alternatieve handelwijzen op basis van de organisatiedoelstellingen en planningslocaties. Een bepaald doel kan worden bereikt door verschillende acties. Als een organisatie bijvoorbeeld haar doelstelling heeft om verder te groeien, kan dit op verschillende manieren worden bereikt, zoals het uitbreiden van het bedrijfs- of productielijn, het deelnemen aan andere organisaties of het overnemen van een andere organisatie, enzovoort. Binnen elke categorie kunnen er verschillende alternatieven zijn.

Omdat niet alle alternatieven voor verdere analyse in overweging kunnen worden genomen, is het noodzakelijk dat de planner het aantal alternatieven dat niet aan de minimale voorlopige criteria voldoet, beperkt. Voorlopige criteria kunnen op verschillende manieren worden gedefinieerd - minimale investering vereist, afstemming met de huidige bedrijfsactiviteiten van de organisatie, controle door de overheid, enz.

5. Evaluatie van de alternatieven:

Verschillende alternatieve cursussen die haalbaar worden geacht in termen van voorlopige criteria moeten worden genomen voor een gedetailleerde evaluatie. Alternatieve handelwijzen kunnen worden beoordeeld aan de hand van de criteria kosten, risico's, voordelen en organisatorische voorzieningen. De sterke en zwakke punten van elk alternatief moeten zorgvuldig worden geanalyseerd.

Omdat er zoveel complexe variabelen verbonden zijn aan elk doel en elk mogelijk plan, is het proces van vergelijkende evaluatie buitengewoon moeilijk. Een alternatief is bijvoorbeeld het meest rendabel, maar vereist zware investeringen; een andere kan minder winstgevend zijn maar houdt ook minder risico's in.

Bovendien is er geen zekerheid over de uitkomst van een alternatieve koers, omdat deze verband houdt met een toekomst die niet zeker is. Uiteindelijk zal de keuze afhangen van wat wordt bepaald als de meest kritische factor vanuit het oogpunt van de doelstellingen van de onderneming.

6. Keuze van de koers van de actie:

Na de evaluatie van verschillende alternatieven wordt de meest geschikte geselecteerd als het plan. Soms laat evaluatie zien dat meer dan één alternatief even goed is. In een dergelijk geval kan de manager meer dan één alternatief tegelijkertijd kiezen. Er is nog een reden om meer dan één alternatief te kiezen. In veranderende situaties kan het nodig zijn om in de toekomst een alternatieve aanpak te volgen. Dus, de planner moet ook klaar zijn met een alternatief - normaal gesproken bekend als noodplan - dat kan helpen omgaan met de veranderde situatie.

7. Formulering van ondersteunings- of afgeleide plannen:

Nadat het beste alternatief is gekozen, is de volgende stap om verschillende plannen af ​​te leiden voor verschillende afdelingen of delen van de organisatie om het hoofdplan te ondersteunen. In een organisatie kunnen er verschillende derivatenplannen zijn, zoals planning voor het kopen van grondstoffen en apparatuur, het ontwikkelen van nieuw product, het werven en trainen van het personeel, enz.

Deze afgeleide plannen zijn geformuleerd vanuit het hoofdplan en ondersteunen het dus. De opsplitsing van het masterplan in afdelings- en deelplannen geeft een realistisch beeld van de acties die in de toekomst moeten worden ondernomen.

8. Vaststellen van de volgorde van activiteiten:

Na het opstellen van de basis- en afgeleide plannen wordt de volgorde van activiteiten bepaald, zodat de plannen in werking worden gesteld. Op basis van de plannen op verschillende niveaus, kan worden besloten wie wat doet en wanneer. Begrotingen voor verschillende perioden kunnen worden voorbereid om plannen concreter te maken voor implementatie.

9. Beveiliging van deelname:

Plannen moeten meer in detail worden doorgegeven aan de ondergeschikten om meer inzicht te krijgen in de voorgestelde actie en om hun medewerking te verlenen bij het uitvoeren van plannen. Het zal dus bijdragen aan de kwaliteit van de planning door de kennis van aanvullende feiten, nieuwe visies en onthullende situaties.

10. Toekomstige evaluatie:

Om ervoor te zorgen dat de geselecteerde plannen de juiste lijnen volgen, is het van het grootste belang om een ​​systeem van voortdurende evaluatie en beoordeling van het plan op te stellen. Het zal helpen bij het opsporen van de tekortkomingen en valkuilen van de plannen en het tijdig nemen van herstelmaatregelen. Alle stappen in het proces van planning moeten worden gekoppeld en gecoördineerd met elkaar. Voor een succesvolle implementatie van een plan moet dit worden gecommuniceerd naar alle niveaus van de organisatie.

Basisprincipes van planning:

Planning vereist wetenschappelijk denken en het moet in duidelijke bewoordingen de definitie van het doel beschrijven, het probleem analyseren en een zorgvuldige en toegewijde zoektocht naar alle feiten uitvoeren. De planningstaak zal goed zijn als enkele fundamentele principes in het proces worden gevolgd.

De belangrijke principes kunnen als volgt worden vermeld:

1. Principe van verbintenis:

Dit betekent dat bepaalde middelen moeten worden vastgelegd of verpand voor het doel van planning. Planning is geen gemakkelijke taak. Dus, noodzakelijke hulp moet worden genomen van experts. De onderneming moet klaar zijn om de beschikbare middelen uit te putten voor het behalen van een plan.

2. Principe van de beperkende factor:

Een plan omvat verschillende factoren van verschillend belang. Dit principe houdt in dat er meer nadruk moet worden gelegd op die factor die schaars is of beperkt in het aanbod of extreem kostbaar. Dit zal helpen bij het selecteren van het meest gunstige alternatief.

3. Principe van reflectief denken:

Planning, zijnde een intellectuele activiteit, is gebaseerd op rationele overwegingen. Het gaat om reflectief denken dat een probleemoplossend denkproces betekent - een proces waarbij ervaringen uit het verleden worden toegevoegd aan de feiten van de huidige situatie en mogelijke toekomstige trends. Niemand kan een planner zijn wiens geest niet actief is, die geen opzettelijke macht bezit en wiens gevoel voor oordeel niet sterk is.

4. Principe van flexibiliteit:

Hoewel een plan is voorbereid na reflectief denken, betekent dit niet dat er tijdens de werking ervan niet kan worden afgeweken. Het plan moet zo zijn voorbereid dat er voldoende ruimte is om het van tijd tot tijd te veranderen. Veranderingen moeten noodzakelijkerwijs worden doorgevoerd in het plan om rekening te houden met nieuwe ontwikkelingen die zich kunnen voordoen in de loop van de uitvoering van het plan.

5. Bijdrage aan de doelstellingen van de onderneming:

Een groot plan is opgesteld en het wordt ondersteund door vele afgeleide plannen. Maar alle plannen moeten op een positieve manier bijdragen aan het bereiken van de ondernemingsdoelstellingen.

6. Efficiëntiebeginsel:

Een plan moet efficiënt worden gemaakt om de doelstellingen van de onderneming te bereiken tegen de minimale kosten en de minste inspanning. Het moet ook betere resultaten bereiken met het minimum aan onverwachte gebeurtenissen. Daarom moet worden opgemerkt dat het verwachte resultaat waarschijnlijk wordt bereikt.

7. Principe van selectie van alternatieven:

Planning is eigenlijk een probleem bij het kiezen. De essentie van planning is de keuze uit alternatieve handelwijzen. Het is niet nodig om te plannen of er maar één manier is om iets te doen. Bij het kiezen uit alternatieven, is het beste alternatief datgene dat het meest efficiënt en effectief bijdraagt ​​aan de verwezenlijking van een gewenst doel.

8. Principe van de planningslocaties:

Een plan is voorbereid tegen sommige stichtingen of achtergronden die bekend staan ​​als 'Planning Premises'. Er moet volledige overeenstemming zijn tussen de managers met betrekking tot de planning van gebouwen waarover de structuur van het plan moet worden ingekaderd.

9. Principe van timing en volgorde van bewerkingen:

Timing en volgorde van bewerkingen bepalen de start- en eindtijd voor elk werk volgens een bepaald schema en geven praktische en concrete vorm en vorm aan de werkprestaties.

10. Principe van borging van deelname:

Om de deelname van de werknemers aan een volledige samenwerking bij de uitvoering van het plan te waarborgen, moet het plan worden gecommuniceerd en uitgelegd voor hun volledige begrip. Dit inzicht vormt de basis voor aanvullende kennis over nieuwe feiten en zaken voor de werknemers. Dit is nodig om de kwaliteit van de planning te verbeteren. Het verzekert ook een verplichting van het personeel van de onderneming om het plan uit te voeren door individuele en gezamenlijke deelname.

11. Principe van Pervasiveness:

Hoewel de belangrijkste planningsfunctie is toevertrouwd aan het topmanagement, is deze niet alleen beperkt tot het hoogste niveau. Het is een functie van elke manager op elk niveau in de organisatie.

12. Principe van strategische planning:

Strategische planning is essentieel wanneer er concurrentie is. Het is opgesteld in het licht van wat de concurrenten van plan zijn te doen. Planners moeten rekening houden met de strategieën van de rivaliserende organisaties, anders kan de planningsprojectie hen in de problemen brengen.

13. Principe van innovatie:

Een goed systeem van planning moet inspelen op de kansen voor innovatie. Innovatie bestaat erin iets nieuws te creëren om de tevredenheid van de consument te vergroten. Dit kan ook worden vermeld als een belangrijke bedrijfsstrategie. Innovatie is een noodzaak voor de aanhoudende groei in deze dynamische wereld. Innovatie wordt bereikt door onderzoek en ontwikkeling en planning is vereist om een ​​dergelijke reikwijdte te bieden.

14. Beginsel van follow-up:

Tijdens de uitvoering van een plan kunnen bepaalde obstakels halverwege opduiken en kan de planning moeten worden herzien, gewijzigd of gecorrigeerd. Daarom moet er een follow-up systeem zijn in het planningsproces zelf. Dit maakt tijdige wijzigingen in de planning mogelijk en maakt het effectiever.

Om echter elk soort werk te plannen, vragen de volgende feiten de grootst mogelijke aandacht:

(i) De aard, kwaliteit en hoeveelheid werk die moet worden gedaan, de beste manier om dit te doen, de tijd die beschikbaar is voor de verwezenlijking ervan, hoe dat moet, wanneer het moet worden gedaan en wie het moet doen.

(ii) Adequate kennis over het vermogen van de beschikbare kracht door observaties en experimenten en van vastgestelde normen.

(iii) De prioriteit die achter elkaar moet worden gegeven voor de uitvoering van verschillende taken door middel van een zorgvuldige analyse.