Doelstellingen en functies van industriële inkoopafdeling
Enkele van de belangrijkste doelstellingen en functies van de afdeling industriële inkoop zijn:
1. Marktinformatie:
Gezien de snelle veranderingen in de marktomstandigheden, moet de inkoopafdeling up-to-date informatie bijhouden over de prijsbewegingen, technologische factoren, leveringsschema, leverbetrouwbaarheid en de verschillende voorwaarden waarop goederen kunnen worden geleverd.
De inkoopafdeling kan alleen profiteren van de best mogelijke kansen als het een efficiënt systeem van marketinginformatie heeft. Dit geldt met name in het geval van industrieën zoals de vanaspati-industrie, waar de belangrijkste kosten de kosten van olie zijn.
Omdat de prijzen van olie onderhevig zijn aan hevige schommelingen, heeft een tijdige en efficiënte inkoop een grote invloed op de winstgevendheid. Afgezien van informatie over de markt, moet de inkoopafdeling ook prognoses hebben die anticiperen op marktveranderingen, vooral in de context van de veranderende economische situatie, en projecties van de landbouw- en industriële productie.
2. Aankoopprocedure:
De procedure kan effectief worden uitgevoerd met behulp van een goed beheerde inkoopafdeling in een organisatie.
Een systematische aankoopprocedure wordt uitgelegd als onder:
(a) Bepaling van het aankoopbudget.
(b) Ontvangstafschrijvingen ontvangen.
(c) Het aanboren van de bevoorradingsbronnen.
(d) De bestelling plaatsen.
(e) Ontvangst van materialen.
(f) De facturen controleren.
3. Bepaling en beschrijving van kwaliteit:
Er zijn een aantal problemen bij het kiezen van de beste koop en vaak heeft de inkoopmanager aanzienlijke technische kennis nodig voordat hij goederen van de beste kwaliteit kan kopen.
4. Controle van kwaliteit en kwantiteit:
Bij ontvangst van goederen moet de inkoopafdeling ervoor zorgen dat goederen van dezelfde kwaliteit en kwantiteit zijn als waren besteld. Dit kan worden gedaan door middel van inspectie- en laboratoriumtests.
5. Selecteer geschikte leveranciersbronnen:
De inkoopmanager op basis van zijn eerdere ervaring, marketinginformatie en marktonderzoek moet een lijst bijhouden van de leveranciers die hem materialen van de vereiste kwaliteit, kwantiteit en op het juiste moment kunnen leveren.
6. Forward buying en speculatie:
De inkoopmanagers van veel bedrijven moeten op de termijnmarkten opereren. Gezien de grootschalige prijsschommelingen moeten zij in contact blijven met de markttendensen.
Het historische prijsgedrag moet grondig worden geanalyseerd om het bedrijf te beschermen tegen grootschalige verliezen als gevolg van prijsschommelingen.
