Boekhoudsystemen: systeem met één binnenkomst en dubbele invoer
1. Single Entry System:
Het systeem met enkele invoer is niet echt een systeem, omdat in sommige gevallen de registratie eenzijdig kan zijn; en in sommige andere gevallen wordt helemaal geen registratie bijgehouden. Het is beter om het een onvolledig systeem van registratietransacties te noemen.
Het dubbele effect van elke transactie wordt genegeerd en alleen de accounts met betrekking tot leveranciers en klanten en geldrekening worden gevonden. Het systeem is dus een onvolledig, onnauwkeurig en onwetenschappelijk systeem voor het registreren van zakelijke transacties.
2. Dubbel toegangssysteem:
Het moderne boekhoudsysteem is gebaseerd op wat bekend staat als het principe van de dubbele invoer. Het verwijst naar dat systeem van boekhouding waarbij elke transactie wordt vastgelegd in beide aspecten, namelijk:
(1) Ontvangst van het voordeel van de transactie en
(2) Het voordeel van de transactie weggeven. Voor een volledig overzicht van transacties, moet het in beide rekeningen worden gepresenteerd. Zakelijke transacties beïnvloeden twee aspecten van het account in tegenovergestelde richting.
Als een account een voordeel ontvangt, moet er een ander account zijn om het voordeel te geven. Het is net als de twee kanten van een munt.
Elke transactie omvat dus twee accounts:
(1) Eén die het voordeel van de transactie oplevert en
(2) Een andere die hetzelfde ontvangt.
Normaal gesproken wordt het ontvangersaccount gedebiteerd en wordt het geveraccount gecrediteerd.
Het systeem waarbij zowel de debet- als de credit (ontvangende en gevende) aspecten worden vastgelegd, staat bekend als het principe van het dubbele boekingssysteem. Daarom kunnen we zeggen dat elke afschrijving een overeenkomstige credit moet hebben en omgekeerd.
Hieruit volgt dat elk aantal transacties op de bovenstaande manier kan worden geregistreerd; het totale debet moet gelijk zijn aan de totale credits en dit helpt bij het tekenen van een proefbalans om de rekenkundige nauwkeurigheid van de accountboeken te bewijzen.
Voordelen van dubbel invoersysteem:
De volgende voordelen zijn de boekhouding als een systeem met dubbele invoer wordt toegepast:
1. Het presenteert een compleet overzicht van transacties. Omdat het zowel de aspecten van elke transactie registreert, die betrekking hebben op persoonlijk of onpersoonlijk.
2. Winst- en verliesrekening kan eenvoudig worden voorbereid. De precieze reden voor winst of verlies kan worden vastgesteld. De informatie stelt het bedrijf in staat om actie te ondernemen om de winst te vergroten en de verliezen (of kosten) te verminderen.
3. Het geeft exacte informatie over het verschuldigde bedrag en verschuldigd door het bedrijf op elk moment, omdat het systeem klaar referentie geeft.
4. De rekennauwkeurigheid kan worden getest door een lijst met saldi (proefbalans) van alle betrokken grootboeken voor te bereiden.
5. Het geeft volledige informatie over verschillende activa en passiva van het bedrijf, zodat de definitieve financiële positie bekend kan zijn bij het opstellen van de balans. Een vergelijkende studie van de balans voor verschillende jaren toont de voortgang van een onderneming.
6. Het onthult de positie met betrekking tot klanten die niet op tijd betalen, anders wordt verlies geleden door oninbaarheid.
7. Het biedt een mogelijkheid om verkopen, aankopen, uitgaven, inkomsten enz. Van het huidige jaar te vergelijken met die van voorgaande jaren. Het systeem vergemakkelijkt dus het maximaliseren van de winst en het verminderen van het verlies.
8. Het voorkomt fraude en fouten en vergemakkelijkt de detectie ervan.
9. Het heeft kant-en-klare informatie die naar de autoriteiten voor omzetbelasting en inkomstenbelasting moet worden verzonden.
10. Een goed systeem van rekeningen zal ons in staat stellen om goede begeleiding te hebben. Deze begeleiding helpt ons om nieuwe beslissingen te nemen, waardoor onze winst zal toenemen en verliezen worden omgezet in winst.
