Installatie van een kostenadministratiesysteem

Lees dit artikel om meer te weten te komen over de factoren, moeilijkheden, kostenhandleidingen en wettelijke vereisten die nodig zijn bij de installatie van een kostenberekeningssysteem.

Te overwegen factoren vóór installatie:

Wanneer een Cost Accounting-systeem moet worden geïnstalleerd, moeten de volgende punten in gedachten worden gehouden:

1. Objecten:

Wat zijn de objecten die het management wil bereiken en welke informatie heeft het nodig om zijn doelstellingen te bereiken? Informatie over kosten die zijn bedoeld om prijzen vast te stellen, wijkt sterk af van de kosten die bedoeld zijn om efficiëntieverbeteringen of ondoelmatigheden in de bedrijfsvoering aan het licht te brengen of die nodig zijn om beslissingen op een rationele basis te nemen.

2. De technische details:

Technische handelingen van het concern en of productie belangrijker is dan verkopen of vice versa moeten in gedachten worden gehouden. Uiteraard moet meer aandacht worden besteed aan de meer significante factor.

3. Het product:

De aard van het product moet worden overwogen om het soort kostenstelsel te bepalen. Als de gebruikte materialen bijvoorbeeld onbeduidend zijn, is een uitgebreid systeem van materiaalbeheersing niet nodig.

4. Factoren:

Factoren die al dan niet onder controle kunnen worden gehouden, moeten worden overwogen. Er moet aandacht worden besteed aan beheersbare factoren. Als bijvoorbeeld een bepaalde verpakkingsmethode door de wet is voorgeschreven, heeft het geen zin om een ​​alternatief te bedenken.

5. Type materiaal:

Het type materiaal dat beschikbaar is en de timing van hun benodigdheden, samen met het opslagprobleem, moet ook in overweging worden genomen.

6. Soort arbeid:

Het type arbeid dat vereist is en de methoden van hun beloning moeten ook in gedachten worden gehouden.

7. Beheer:

Het karakter van het management zelf en het besluitvormingsproces moeten ook in aanmerking worden genomen. Moderne directies hebben meestal gedetailleerde informatie nodig. De informatiestromen moeten worden ontworpen met verwijzing naar de bronnen en het eindgebruik van de informatie. Als beslissingen bijvoorbeeld worden genomen door een persoon die weigert informatie vrij te geven, moet het systeem dit in het oog houden.

8. Zakelijke eigenaardigheden:

Alle eigenaardigheden van het bedrijf, die er mogelijk zijn, moeten in het oog worden gehouden. Als bijvoorbeeld bepaalde items alleen van een bepaalde bron of firma moeten worden gekocht, hoeft het calculatiesysteem geen adequate aankoopprocedure te bouwen; het moet zich concentreren op het juiste gebruik van het betreffende item.

9. Gebruik van financiële boeken:

De mogelijkheid om financiële boeken en procedures te gebruiken, moet ook in gedachten worden gehouden. Zoals hierboven vermeld, moet kostenberekening worden behandeld als een investering en daarom moeten alle bestaande bruikbare procedures, boeken en bescheiden worden gebruikt. Financiële rekeningen hebben bijvoorbeeld een adequate registratie van aankopen en lonen nodig. Met een kleine wijziging kunnen deze ook worden gemaakt om aan de behoeften van Cost Accounting te voldoen. Voor zover mogelijk moeten kostendossiers en financiële boeken goed gecoördineerd zijn, zelfs volledig geïntegreerd.

10. Keuze van een eenheid:

De keuze van de eenheid met betrekking tot welke kosten moeten worden verkregen, moet ook worden overwogen. In het geval van staal worden bijvoorbeeld kosten per ton staal vastgesteld en in het geval van katoenen textiel is de eenheid kg. van garen of doek. Bij motorvervoer worden de kosten per buskilometer of passagierkilometer of soms tonkilometer teruggevonden. Deze staan ​​bekend als kosteneenheden en het is noodzakelijk om een ​​juiste eenheid te kiezen, niet te groot en ook niet te klein.

11. Volledige discussie:

Bovenal moet het systeem worden ontworpen na een volledige en openhartige discussie met alle betrokkenen.

Moeilijkheden bij de installatie van een calculatiesysteem:

Wanneer een calculatiesysteem nieuw geïntroduceerd wordt, kan het een aantal moeilijkheden ondervinden. Dit kunnen de volgende zijn:

(i) Managementapathie:

Als het management niet echt overtuigd is van de voordelen van het kostensysteem of als het op de een of andere manier is gemaakt het systeem tegen zijn wil te accepteren, zal het het alleen tolereren en het niet op de juiste manier aanmoedigen. Dit zal ertoe leiden dat anderen ook hun samenwerking onthouden en daarom zal het systeem nooit effectief werken. De rapporten kunnen allemaal correct en snel zijn, maar waarschijnlijk zal niemand ernaar kijken.

(ii) vijandigheid van lijnpersoneel:

Lijnpersoneel mensen geloven vaak dat ze eerst weten hoe ze hun bedrijf moeten runnen en daarom hebben ze niemand nodig om hen te vertellen welke informatie ze nodig hebben en ten tweede dat ze hun tijd niet kunnen verspillen aan "formulieren invullen". Ze kunnen ook bang zijn dat goede informatie sommige van hun fouten blootlegt of dat het nieuwe systeem hen minder nuttig zal maken dan voorheen in de ogen van het management. Er is een neiging om alles kwalijk te nemen, tenzij het overduidelijk in het voordeel is.

(iii) Structuur van autoriteit:

Het kostenberekeningssysteem kan gebaseerd zijn op een formele gezagsstructuur terwijl de structuur in werkelijkheid heel anders kan zijn. Als bijvoorbeeld vakbondsleiders een grote invloed hebben op de verschillende beslissingen, kan het systeem in de problemen komen. Het is niet waarschijnlijk dat het organigram de autoriteit van de vakbondsleiders zal tonen.

(iv) Gewijzigde omstandigheden:

Het bedrijfsleven ondergaat vaak snelle veranderingen - de markt kan veranderen en het productieproces kan veranderen; managementideeën veranderen ook. Als het calculatiesysteem niet is aangepast aan de gewijzigde omstandigheden, zal het niet langer effectief zijn. Als een katoenfabriek bijvoorbeeld wordt omgezet in een molen die synthetische vezels produceert, moet het systeem voor kostentoerekening ook op passende wijze worden gewijzigd.

(v) Onverschilligheid:

Vaak breekt een deel van het systeem uit; als het niet snel goed wordt ingesteld, heeft dit invloed op het hele systeem. Als materiaalproblemen bijvoorbeeld niet goed worden gecontroleerd en onder controle worden gehouden, kan het hele systeem voor de beheersing van materialen defect raken. Ook kan er vertraging optreden in de informatiestroom en kan het rapport worden vertraagd. Als dit niet wordt gecorrigeerd, kan het hele besluitvormings- en controlesysteem aangetast zijn. Hetzelfde zal het resultaat zijn als er ernstige fouten in het rapport zijn. Het is daarom noodzakelijk dat iemand de feitelijke werking van het systeem continu en zorgvuldig in de gaten houdt.

(vi) Lage status van kostenaccountant:

De kostenaccountant zal vaak informatie moeten verzamelen en verstrekken die misschien niet door iemand wordt gewaardeerd. Als de kostenaccountant een zeer lage positie inneemt, kan hij zijn werk mogelijk niet zonder vrees of gunst doen en daarom kan de door hem verstrekte informatie niet leiden tot de juiste beslissing. Het is essentieel dat de kostenaccountant een hoge ambtenaar is met directe toegang tot het topmanagement. Hij moet ook worden bijgestaan ​​door een goed opgeleid en adequaat personeel.

(vii) Gebrek aan duidelijkheid over prioriteiten en doelstellingen:

Als het personeel van Cost Accounting niet duidelijk is over de eindtoepassingen waaraan de kosteninformatie zal worden toegevoegd, kan het zijn dat ze hun taak niet op de juiste manier uitvoeren; ze kunnen zelfs de verkeerde soort of inadequate informatie sturen. Vanwege al deze moeilijkheden, is het noodzakelijk om langzaam door te gaan en iedereen mee te nemen. Een educatief proces voor alle betrokkenen is essentieel om te zien dat het kostensysteem oprecht wordt geaccepteerd en uitgevoerd.

Kostenhandboek:

Een manier om te zien dat het calculatiesysteem werkt zoals het bedoeld is, is om het hele systeem in al zijn aspecten in boekvorm op te schrijven. Het boek wordt Cost Manual genoemd, dat door het Chartered Institute Management Accountants in Londen is gedefinieerd als: "Een document waarin de verantwoordelijkheden zijn vastgelegd van de personen die kosten maken in de routine van en de formulieren en records die nodig zijn voor calculatie en kostenadministratie."

In de kostenhandleiding worden alle samenstellende delen van het systeem voor kostprijsadministratie vastgelegd, zoals: boekhouding van materialen, arbeid, algemene kosten van verschillende soorten, op welke manier de volledige informatie zal worden verzameld, geanalyseerd en geïntegreerd, welke rapporten zullen worden opgesteld, wanneer zij zullen worden voorbereid en in welke vorm en aan wie zij zullen worden gezonden.

Voor elk onderdeel wordt het volledige proces gespecificeerd. Bijvoorbeeld, in het geval van materialen, vermeldt de handleiding:

(i) Hoe aanvragen tot bestellen van start zullen gaan;

(ii) hoe en door wie zij zullen worden verwerkt en beslissingen om te kopen zullen worden genomen;

(iii) of een offerte moet worden ingewacht en hoe de offertes zullen worden vergeleken en wie de beslissing zal nemen om de bestelling te plaatsen;

(iv) in welke gevallen geen offertes nodig zijn; zo ja, wie bepaalt dan hoe de artikelen moeten worden aangekocht;

(v) de vorm van de bestelling;

(vi) de procedure na ontvangst van materialen - voor het controleren van de kwaliteit en kwantiteit van de ontvangen materialen;

(vii) de manier waarop de ontvangen materialen moeten worden geprijsd - de artikelen die in hun kosten moeten worden opgenomen:

(viii) de registratie van ontvangen materialen - de vormen van bin-kaarten en grootboeken;

(ix) de personen die gemachtigd zijn om materialen uit de winkels te halen;

(x) de methode die moet worden gevolgd voor het in rekening brengen van de problemen;

(xi) de wijze waarop fysieke controle zal worden uitgevoerd; en

(xii) de analyse van materialen die op de werkplek zijn uitgegeven en de registratie ervan; enz.

In de kostenhandleiding wordt de taak van elke persoon in de calculatieafdeling gespecificeerd en wordt precies aangegeven hoe hij het hem toegewezen werk zal doen en aan wie hij zijn werk na voltooiing zal doorgeven. Alle formulieren die moeten worden gebruikt, staan ​​ook in de handleiding.

De manier waarop alle vormen gevuld moeten worden en de persoon die ze zal invullen, staat allemaal vermeld; de handleiding vermeldt ook aan wie het formulier na voltooiing moet worden verzonden. De datum waarop een bepaald formulier moet worden ingevuld en verzonden, wordt ook gespecificeerd.

Het kostenhandboek zal dus de procedures bevatten die de betrokken onderneming moet volgen. Het is een manier om te weten welke losse eindjes er zijn en vervolgens om ze vast te binden; het is ook een manier om te zien dat er geen duplicatie van werk is en dat het hele werk op een geïntegreerde manier onverwijld wordt gedaan.

Wettelijke vereiste:

Normaal gesproken, of een bedrijf een Cost Accounting-systeem installeert of niet, is het aan het doen en daarom doet het dit op basis van de voordelen die het verwacht van het systeem te krijgen. De Companies Act, 1956, machtigt de centrale overheid echter om bedrijven die zich bezighouden met een bepaalde sector te verplichten om boeken bij te houden om bepaalde gegevens te registreren.

Artikel 209 schrijft voor dat boeken moeten worden bijgehouden om een ​​juist en eerlijk beeld te geven van dergelijke bijzonderheden met betrekking tot het gebruik van materialen of arbeidskosten of andere kosten die de centrale overheid kan voorschrijven in het geval dat het bedrijf behoort tot de opgegeven klasse van bedrijven die zich bezighouden met productie, verwerking en mijnbouw.

Dit betekent dat als het deel uitmaakt van een bedrijfstak waarvoor de centrale overheid opdracht heeft gegeven om de hierboven vermelde gegevens te bewaren, het bedrijf de juiste kostenboeken moet bijhouden. De centrale overheid heeft al het voorschrijven van dergelijke boeken voorgeschreven in het geval van een aantal industrieën, zoals cement, katoenen textiel, banden, suiker, enz. In India is de installatie van een calculatiesysteem in veel gevallen verplicht .