Controle: definitie, kenmerken, belang en beperkingen

Controle: definitie, kenmerken, belang en beperkingen!

Definitie:

George R. Terry:

"Controlling is bepalen wat wordt bereikt door de prestaties te evalueren en, indien nodig, gecorrigeerde maatregelen toe te passen, zodat de prestaties volgens plannen worden uitgevoerd." Volgens Terry helpt controle bij de juiste implementatie van plannen. Als de plannen niet in een behoorlijk tempo vordert, dan worden de nodige maatregelen genomen om de zaken recht te zetten. Controlling is een kanaal waardoor plannen op de juiste manier kunnen worden geïmplementeerd.

Robert N. Anthony:

"Managementcontrole is het proces waarbij managers verzekeren dat middelen worden verkregen en effectief en efficiënt worden gebruikt bij het bereiken van de doelstellingen van een organisatie." Controle is een hulpmiddel in handen van het management voor een beter gebruik van hulpbronnen. Anthony gaat zelfs zover dat hij zegt dat controle zelfs zorgt voor de opstelling van de benodigde middelen.

Earnest Dale:

"Het moderne concept van controle voorziet in een systeem dat niet alleen een historisch overzicht geeft van wat er met het bedrijf als geheel is gebeurd, maar dat de oorzaak van het gebeurde en de gegevens die de algemeen directeur of het afdelingshoofd mogelijk maakt, vastlegt corrigerende stappen als hij vindt dat hij op het verkeerde spoor zit. "Dale heeft de reikwijdte van de controle vergroot door te zeggen dat het helpt bij het achterhalen van de redenen voor lage prestaties en vervolgens de manieren aanbeveelt om het te verbeteren. Het geeft ook informatie aan de topbestuurders om hun prestaties te beoordelen en neemt indien nodig corrigerende maatregelen.

Koontz en O'Donnell:

"Het meten en corrigeren van de prestaties van activiteiten van ondergeschikten om ervoor te zorgen dat de ondernemingsdoelstellingen en -plannen die worden bedacht om ze te bereiken, worden voltooid." Het bereiken van organisatiedoelstellingen is het hoofddoel van elk management. De prestaties van ondergeschikten moeten voortdurend in de gaten worden gehouden om te zorgen voor een juiste uitvoering van de plannen. Coördinatie is het kanaal waardoor doelen kunnen worden bereikt en noodzakelijke corrigerende maatregelen kunnen worden genomen als de dingen niet volgens de doelstellingen verlopen.

Henry Fayol:

"In een onderneming bestaat de controle uit het controleren of alles gebeurt conform het goedgekeurde plan, de gegeven instructies en de beginselen vastgesteld." Het moet wijzen op tekortkomingen en fouten om ze recht te zetten en herhaling te voorkomen. Het werkt op alles, mensen, acties, etc.

Kenmerken van controle:

Uit de bespreking van de hierboven gegeven definities kunnen de volgende gevolgtrekkingen worden gemaakt:

1. Managementfunctie:

Controle is een van de managementfuncties. Het is niet alleen de functie van chief executive, maar is de plicht van elke manager. Een manager is verantwoordelijk voor welk werk dan ook. Hij zal de prestaties van zijn ondergeschikten controleren om ervoor te zorgen dat de doelen worden behaald. Controle is voornamelijk de functie van lijnorganisatie, maar de manager kan gegevens vragen aan personeel van het personeel.

2. Vooruitkijken:

Controle is toekomstgericht. Het verleden is al verdwenen, kan niet worden gecontroleerd. Er kunnen alleen maatregelen worden genomen om toekomstige activiteiten te beheersen. Past biedt een basis voor het bepalen van besturingselementen voor de toekomst. De manager zal de prestaties in het verleden bestuderen om de redenen voor lage resultaten te achterhalen. Er zullen corrigerende maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat werk in de toekomst niet negatief wordt beïnvloed. Neem bijvoorbeeld de productie voor een bepaalde maand is laag dan de standaard. Manager kan niets doen aan de prestaties uit het verleden. Hij kan echter de redenen voor een lage productie bestuderen. Hij moet passende maatregelen nemen zodat dezelfde fouten niet worden herhaald en de productie in de toekomst niet zal lijden.

3. Continue activiteit:

Controle wordt regelmatig uitgeoefend. Het is geen geïsoleerde activiteit. De manager zal moeten zien dat zijn ondergeschikten te allen tijde volgens plannen presteren. Zodra de controle is ingetrokken, heeft dit een nadelige invloed op het werk. Dus controle zal continu moeten worden uitgeoefend.

4. Controle is gerelateerd aan planning:

Planning is de eerste functie van beheer terwijl controle de laatste is. Beheersing kan niet worden uitgeoefend zonder planning. Eerst worden de doelen gesteld en vervolgens worden pogingen ondernomen om te zien of deze zijn bereikt of niet. Wanneer er sprake is van een laksheid in de uitvoering of dingen gebeuren niet zoals in de plannen, dan worden onmiddellijk corrigerende maatregelen getroffen. Dus planning biedt een basis voor controle.

5. Essentie van controle is actie:

Wanneer de prestaties niet volgens de normen zijn, is onmiddellijke actie nodig om de dingen te corrigeren. Het doel van controle zal worden verslagen als er niet onmiddellijk corrigerende maatregelen worden genomen. Als de verkoop minder is dan de standaardset voor de marketingafdeling, worden stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat de prestaties in de toekomst niet laag zijn. Als dergelijke stappen niet worden genomen, zal er een gebrek aan controle zijn. In de praktijk is onmiddellijke actie de essentie van controle.

Het belang van controle:

De besturingsfunctie helpt het management op verschillende manieren. Het begeleidt het management bij het bereiken van vooraf bepaalde doelen. De efficiëntie van verschillende functies wordt ook gewaarborgd door het besturingsproces. De tekortkomingen op verschillende gebieden worden ook gemeld voor het nemen van corrigerende maatregelen.

De volgende zijn enkele van de voordelen van het controlesysteem:

1. Basis voor toekomstige actie:

Controle biedt basis voor toekomstige actie. De continue informatiestroom over projecten zorgt ervoor dat de lange-afstandsplanning op het goede spoor blijft. Het helpt bij het nemen van corrigerende maatregelen in de toekomst als de uitvoering niet voldoende is. Het stelt het management ook in staat herhaling van fouten uit het verleden te voorkomen.

2. Vergemakkelijkt besluitvorming:

Telkens wanneer er een afwijking is tussen de standaard en de werkelijke prestaties, zullen de bedieningselementen helpen bij het bepalen van de toekomstige handelwijze. Een besluit over vervolgactie wordt ook gefaciliteerd.

3. Vergemakkelijkt decentralisatie:

Decentralisatie van autoriteit is noodzakelijk in grote ondernemingen. Het management kan geen autoriteit delegeren zonder te zorgen voor de juiste controles. De doelen of doelen van verschillende afdelingen worden gebruikt als een controletechniek. Als het werk naar tevredenheid verloopt, hoeft het management zich geen zorgen te maken. Het 'management by exception' stelt het topmanagement in staat zich te concentreren op het formuleren van beleid. Verschillende controletechnieken zoals budgettering, kostenbeheersing en pre-action goedkeuringen maken decentralisatie mogelijk zonder de controle over activiteiten te verliezen.

4. Vergemakkelijkt de coördinatie:

Controle helpt bij de coördinatie van activiteiten door middel van eenheid van actie. Elke manager zal proberen de activiteiten van zijn ondergeschikten te coördineren om departementale doelen te bereiken. Evenzo zal de chief executive de werking van verschillende afdelingen coördineren. De bedieningselementen fungeren als controles van de prestaties en de juiste resultaten worden alleen behaald als de activiteiten worden gecoördineerd.

5. Helpt bij het verbeteren van de efficiëntie:

Het controlesysteem helpt bij het verbeteren van de efficiëntie van de organisatie. Verschillende besturingsapparaten fungeren als motivators voor managers. De prestaties van elke persoon worden regelmatig gecontroleerd en eventuele tekortkomingen worden ten vroegste gecorrigeerd.

6. Psychologische druk:

Controles zetten psychologische druk op personen in de organisatie. Iedereen weet dat zijn prestaties regelmatig worden geëvalueerd en hij zal proberen zijn eerdere werk te verbeteren. De beloningen en straffen zijn ook gekoppeld aan prestaties. De medewerkers staan ​​altijd onder druk om hun werk te verbeteren. Omdat prestatiemeting een van de belangrijkste instrumenten voor controle is, zorgt het ervoor dat elke persoon zijn bijdrage probeert te maximaliseren.

Beperkingen van controle:

Hoewel controle essentieel is voor betere prestaties en het handhaven van goede normen, zijn er ook bepaalde beperkingen.

Sommige van de beperkingen worden als zodanig besproken:

1. Invloed van externe factoren:

Er kan een effectief controlesysteem zijn, maar externe factoren die niet binnen het bereik van het management vallen, kunnen de werking nadelig beïnvloeden. Deze factoren kunnen overheidsbeleid, technologische veranderingen, verandering in mode, enz. Zijn. De invloed van deze factoren kan niet worden gecontroleerd door het controlesysteem in de organisatie.

2. Duur:

Het controlesysteem brengt enorme uitgaven met zich mee voor de uitoefening ervan. De prestaties van elke persoon in de organisatie moeten worden gemeten en aan de hogere autoriteiten worden gerapporteerd. Dit vereist dat een aantal personen voor dit doel worden ingezet. Als de prestaties niet kwantitatief kunnen worden gemeten, worden deze door de meerderen waargenomen. De uitoefening van controle vereist zowel tijd als moeite.

3. Gebrek aan bevredigende normen:

De uitvoering van bepaalde activiteiten met betrekking tot menselijk gedrag kan niet worden vastgesteld in termen van hoeveelheden. Het is moeilijk om standaarden vast te stellen voor activiteiten zoals public relations, managementontwikkeling, menselijke relaties, onderzoek, etc. De evaluatie van het werk van personen die betrokken zijn bij deze activiteiten zal moeilijk zijn.

4. Oppositie van ondergeschikten:

De effectiviteit van het controleproces zal afhangen van de aanvaardbaarheid door ondergeschikten. Omdat controle de individuele acties en het denken van ondergeschikten belemmert, zullen ze zich ertegen verzetten. Het kan ook de werkdruk op ondergeschikten verhogen, omdat hun prestaties regelmatig worden gecontroleerd en geëvalueerd. Deze factoren zijn verantwoordelijk voor de oppositie van controles door ondergeschikten.