Post projectevaluatie

Na het lezen van dit artikel zul je leren over: - 1. Betekenis van Post Project Evaluatie 2. Doel van Post Project Evaluatie 3. Proces 4. Opmerkingen 5. Verslag 6. Acties.

Inhoud:

Betekenis van postprojectevaluatie
Doel van Post Project Evaluation
Proces van postprojectevaluatie
Waarnemingen in postprojectevaluatie
Rapport over postprojectevaluatie
Acties die voortvloeien uit Post Project Evaluation

1. Betekenis van postprojectevaluatie:

Na de projectevaluatie wordt de beoordeling van het project na de voltooiing ervan, het analyseren van de werkelijke, in vergelijking met de geprojecteerde schattingen met betrekking tot tijd, kosten en kwaliteitsspecificaties. De evaluatie omvat onderzoek naar de verschillen per onderdeel van de projectdoelstellingen (en, binnen zo'n bestanddeel, belangrijke variantie-elementen) die hebben geleid tot de beoordeling van de algemene situatie.

De projectbeoordeling is de pre-investeringsevaluatie van schattingen / voorspellingen enz. Zoals voorzien in het voorgestelde project dat helpt bij het nemen van een beslissing voor of tegen een dergelijke investering.

De post projectevaluatie, aan de andere kant, is de audit en beoordeling van de werkelijke versus de projectbudgetten, op basis waarvan het project werd gelanceerd en voltooid. Hoewel de 'beoordeling' schattingen bevat voor de toekomst, is de 'evaluatie' het vinden van de 'waardering' van wat er praktisch is gebeurd.

In India wordt een dergelijke evaluatie van veel overheidsprojecten uitgevoerd door :

een. Programma Evaluatie Organisatie (PEO) om de werking van Community Development Projects te evalueren,

b. Bureau van de Comptroller en Auditor-Generaal voor de Publieke Sectorprojecten.

De evaluatie na het project moet ruimdenkend en moedig zijn in het onthullen en analyseren van de feiten. Internationale financiële instellingen zoals de Wereldbank hebben de nadruk gelegd op de evaluatie van het postproject, omdat de uitkomst van een dergelijke evaluatie zeer nuttig is voor de ondersteuning en het omgaan met mogelijke toekomstige projecten.

2. Doel van postprojectevaluatie:

Door het proces van uitvoering van een project zijn de projecteigenaar, de financiële instelling die bij het project is betrokken en het projectmanagement allemaal verrijkt met ruime ervaring, evenals de aannemer die voor het project is aangesteld. Het doel van de evaluatie van het project na de voltooiing ervan is om van dergelijke ervaring te leren.

De details van een dergelijke evaluatie kunnen op verschillende manieren worden geïnterpreteerd en gebruikt in overeenstemming met de perspectieven van de betrokkenen in het project. Het fundamentele doel is echter het mogelijke gebruik van de waardevolle kennis en ervaring die is verzameld bij de voltooiing van het project.

Zowel de projecteigenaar als het projectmanagement is, na voltooiing van het project, uitgerust met een opslag van informatie, de onschatbare database die kan worden bewaard voor mogelijk toekomstig gebruik.

De financiële instelling kan aan de hand van de evaluatie van het postproject de zwakheid van de beoordeling van de projecten in de beginfase en / of het gebrek aan noodzakelijke monitoring door zichzelf tijdens het implementatieproces enz. Vinden en dus haar kredietverleningsbeleid voor de toekomst wijzigen.

Een aannemer kan zijn geplande doelen halen, maar daardoor ernstig financieel verlies lijden als gevolg van de ontoereikendheid van zijn bieding, en door evaluatie achteraf kan hij gebruik maken van zijn ervaring en de nodige vrijwaringsmaatregelen nemen in zijn aanbesteding voor toekomstige projecten.

Uit het bovenstaande zal blijken dat het fundamentele doel is om de bevindingen uit de evaluatie vast te leggen, zodat de waarnemingen in de toekomst van enorme hulp kunnen zijn.

De doelstellingen van de evaluatie na het project omvatten ook de noodzaak van beoordeling van de situatie bij voltooiing van het project, aangezien dergelijke evaluatie de noodzaak van enkele corrigerende maatregelen aan het licht kan brengen.

3. Proces van postprojectevaluatie:

Ondanks de nieuwste gereedschappen en technieken en de hulp van een geavanceerd automatiseringssysteem is het trackrecord van een groter en complex project over het algemeen slecht. Er zijn eindeloze gevallen waarin de projecten na voltooiing van de projecten ver uit de budgetten zijn.

Met het oog hierop is de evaluatie van het postproject enorm belangrijk.

Het proces van een dergelijke evaluatie kan in twee fasen worden uitgevoerd:

(a) Kort na de voltooiing van het project; en

(b) Na het verstrijken van ongeveer twee jaar sinds de voltooiing van het project.

(A) Evaluatie snel na de voltooiing van het project:

Het evaluatieproces kan worden uitgevoerd door middel van een ondervragingsmethode en omvat:

ik. Wat is er in de praktijk gebeurd?

ii. Hoe verhouden de feitelijke standaarden zich tot de geprojecteerde schattingen?

iii. Wat zijn de gebieden met afwijkingen?

Zulke variaties moeten individueel worden bepaald en onderzocht. Dit komt omdat een aanzienlijke ongunstige variantie in een gebied kan worden verrekend met gunstige variaties in een ander gebied die leiden tot een onbeduidend verschil tussen de totalen van de werkelijkheid en schattingen. Analyse van kleine afwijkingen variërend binnen zeven tot acht procent kan worden vermeden.

iv. Wat zijn de redenen voor dergelijke afwijkingen en:

(1) Hoeveel daarvan was onvermijdelijk en hoe?

(2) Hoeveel daarvan was vermijdbaar:

(a) Wat zijn de redenen voor dergelijke vermijdbare varianties?

(b) Wat had anders nog kunnen gebeuren?

(B) Evaluatie na het verstrijken van ongeveer twee jaar na de voltooiing van het project: de vragen omvatten:

een. Of het doel met betrekking tot de beoogde technologie wordt bereikt, bijvoorbeeld de kwaliteit, de capaciteit van de fabriek enz.?

b. Wat zijn de redenen voor eventuele tekortkomingen, zoals geëvalueerd in (1) hierboven. De redenen voor tekortkomingen kunnen zijn: tekortkomingen in de indelingen van de fabriek, de geïnstalleerde machines, de standaard van de ingangen enz.

c. Wat had anders kunnen worden gedaan om de tekortkomingen te vermijden die zijn vermeld in (2) hierboven?

d. Of het marktaandeel zoals beoogd in het project wordt bereikt? Zo nee, wat zijn de redenen om het doelwit te missen?

Bovendien moet het evaluatieproces ook gericht zijn op de beoordeling van noodzakelijke corrigerende maatregelen.

4. Opmerkingen bij Post Project Evaluation:

Gezien het volume en de complexiteit van het project, zullen de waarnemingen in de evaluatie na het project variëren, maar over het algemeen kunnen dergelijke waarnemingen in twee categorieën worden gegroepeerd:

(a) Succes bij de uitvoering van projecten, en

(b) storingen in het geïmplementeerde project,

(a) Succes in projectimplementatie:

Het succes dat in de evaluatie wordt onthuld, wordt gemeten aan de hand van de verschillende perspectieven van de belangstellenden die geïnteresseerd zijn in het project en kan worden geïdentificeerd als:

ik. Projecteigenaar:

De projecteigenaar zou het een succes willen noemen wanneer de werkelijke financiële prestaties van het project in overeenstemming zijn met zijn verwachtingen van het project. Hij kan een aantal doelstellingen voor het project onder zijn hoede hebben als uit te gaan voor een 'publieke kwestie' en daarom is de financiële prestatie zijn belangrijkste maatstaf om het succes te meten.

ii. Financiele instelling:

De financiële instelling die de langetermijnfinanciering voor het project regelt, meet het succes in overeenstemming met de tijdige aflossing van leningen en rente van het project volgens de voorwaarden voor kredietverlening.

iii. Project management:

Projectmanagement meet het succes, rekening houdend met de projectuitvoering, in tegenstelling tot de projectdoelstellingen. Het projectmanagement is geïnteresseerd in het behalen van de werkelijk gemaakte kosten, bestede tijd en technische specificaties binnen de projectbudgetten zoals overeengekomen en goedgekeurd.

iv. Project aannemer:

Aan de contractant wordt het succes bij de uitvoering van het project weerspiegeld in het financiële voordeel dat wordt behaald met de geleverde diensten bij de uitvoering van het project.

v. De maatschappij als geheel:

Het succes bij de uitvoering van een project zal worden gemeten door de maatschappij, met name de bewoners rond het project, door de geleverde diensten en / of het gemak ervan, bijv. In Gezondheid, Onderwijs, Weg, Brug, etc.

(b) Falen bij de uitvoering van het project:

Er zijn gevallen waarin het project is voltooid, in gebruik is genomen en wordt uitgevoerd, maar bij evaluatie per post lijkt het erop dat er sprake is van een project met een alarmerende omvang. Dergelijke gevallen worden als mislukt beschouwd bij de implementatie van het project.

Projectoverschrijdingen omvatten zowel feitelijke tijdverspilling die veel groter is dan het projectschema - en ook de werkelijke kostenoverschrijdingen in vergelijking met de geprojecteerde kosten. Gevallen van dergelijke overschrijdingen zijn overvloedig (met name in de publieke sector!).

De details van dergelijke overschrijdingen in het geval van enkele projecten worden hieronder weergegeven:

[Bron: Studie 6: Projectkostenraming van projectbeheer en -controle door het Instituut voor kosten- en bedrijfsboekhouders van India.]

De gebruikelijke redenen voor projectoverschrijdingen die tijdens de evaluatie zijn opgemerkt, zijn hieronder gedetailleerd:

(A) Uitvoerbaarheid / gedetailleerd projectverslag (DPR). Het haalbaarheidsrapport en / of de (DPR) bevat :

ik. onderschatte projectplanning en projectkosten;

ii. gebrek aan voldoende dekking voor inflatie en / of wisselkoersen, mogelijk ongunstige wisselkoerswijzigingen;

iii. overschatting van inkomen / marktaandeel.

(B) Technologiekeuze:

ik. verandering in techniek en ontwerpen;

ii. eigenaar-management veroorzaakte veranderingen in de koers;

iii. technologische verandering, leidend tot veroudering in technologie.

(C) Contracting:

ik. echte problemen van de aannemer;

ii. slecht gedefinieerd en beheerd contract;

iii. aannemer zijnde een medewerker van de projecteigenaar.

(D) Projectorganisatie:

ik. gebrek aan integratie van de projectorganisatie, het werk en de mensen;

ii. gebrek aan een duidelijk gedefinieerde structuur die leidt tot problemen van autoriteit, verantwoordelijkheid, communicatie en coördinatie.

(E) Siteconditie:

ik. Ongunstige siteconditie, inclusief problemen gecreëerd door omwonenden.

(F) Onvoorziene moeilijkheden:

De hierboven uiteengezette redenen voor de overschrijding geven aan dat het 'projectbeheer' relatief minder bijdraagt aan een dergelijke overschrijding. In werkelijkheid was het projectverslag met inbegrip van projectanalyses meestal gericht op de economische en financiële aspecten. Dienovereenkomstig kunnen andere gebieden, zoals gunning van de opdracht, contractbeheer, enz. Die minder belangrijk worden in het projectverslag, ernstige overschrijdingen veroorzaken.

Notitie:

Waarnemingen tijdens de evaluatie van het project zijn noodzakelijk en kunnen van onschatbare waarde zijn voor toekomstige projecten. Wanneer dergelijke evaluaties systematisch worden vastgelegd en ter beschikking worden gesteld door instellingen en / of samenlevingen, kunnen we exemplaren van modelprojecten ontwikkelen en verspilling van middelen in grote mate voorkomen.

Er zijn een aantal instellingen / verenigingen in de wereld voor project- en projectbeheer van grote projecten.

Een paar hiervan zijn:

ik. The American Society for Macro-Engineering.

ii. Large Scale Programs Institute, US

iii. Project Management Institute of US

iv. Major Projects Association in Verenigd Koninkrijk

v. Mitsubishi Research Institute, Japan.

vi. Japan Project Industrial Council.

vii. Engineering Advancement Association of Japan.

viii. Spaanse vereniging voor macro-engineering.

ix. Project Management Forum van Australië.

5. Rapport over postprojectevaluatie:

In het verslag over de evaluatie van het postproject moet worden gewezen op de grote obstakels waarmee het project bij de uitvoering van het project wordt geconfronteerd, en de vraag of dergelijke hindernissen konden worden voorkomen door alternatieve stappen te nemen. Het rapport zou ook de redenen moeten bevatten voor afwijkingen met betrekking tot tijd en kosten - dergelijke afwijkingen zijn meer dan tien procent van de geschatte schattingen.

Het is ook noodzakelijk dat het evaluatieverslag, gelet op de aanzienlijke overschrijding, corrigerende maatregelen voorstelt, waaronder een beoordeling van de financiële levensvatbaarheid.

Een kort format van een dergelijk rapport met de gebruikelijke inhoud wordt hieronder geproduceerd:

(Voor de goede orde moet het evaluatierapport ook worden ondertekend door de projectmanager met de datum.)

A. Opmerkingen:

ik. Activiteiten en volgorde van dergelijke activiteiten die daadwerkelijk zijn uitgevoerd bij de uitvoering van het project ten opzichte van het gebudgetteerde projectschema.

ii. Bestede tijd en gemaakte kosten per activiteit ten opzichte van het budget. Details van prijsescalatie in vergelijking met budget.

iii. Redenen voor afwijkingen van meer dan 10% van het budget, zowel met betrekking tot tijd als kosten.

iv. Manpower ingezet als:

(1) eigen personeel; overwerk toegestaan

(2) tijdelijke werknemers en tewerkstelling door derden op contractbasis.

v. aangestelde aannemers; of ze voldoende ervaren waren en hun prestaties; de betaalde vergoedingen, redelijk concurrerend.

vi. Machines en uitrusting:

(1) Gekocht

(2) ingehuurd, met werktijden in de werktijden.

vii. Middelen die nodig zijn voor projectimplementatie - adequaat en tijdig beschikbaar, of gerantsoeneerd en / of vroegtijdig - om de rentekosten te verhogen.

viii. Technische onzekerheden waarmee geconfronteerd en alternatieve stappen genomen.

ix. Back-upstrategieën voor ondernomen risicogebieden.

X. Effect van externe factoren - zoals prijs, nieuwe regelgeving (en), politieke inmenging, gemeenschapsfactoren etc. - en de gevolgen daarvan.

xi. Interferentie van projecteigenaren.

B. voorgestelde corrigerende maatregelen:

6. Acties die voortvloeien uit post-projectevaluatie:

De evaluatie na het project omvat ook suggesties voor corrigerende maatregelen die uit een dergelijke evaluatie voortvloeien. De bevinding en de relevante suggesties zullen van geval tot geval verschillen. Nadat het project is voltooid en de activa zijn opgebouwd, wordt het fundamentele succes van het project bereikt door de opwekking van de economie op zich, zodat deze zijn leven kan overleven.

Het geïmplementeerde project kan een bron van werkgelegenheid zijn, kan voorzien in de behoeften van een specifieke markt of een rol spelen bij de ontwikkeling van andere kleine en aanverwante industrieën. Maar het feit blijft dat het zou moeten helpen om te overleven en te ondersteunen. Met dit oogmerk zullen de suggesties voor de herstelmaatregelen afhangen van de noodzaak die tijdens het evaluatieproces zichtbaar wordt gemaakt.

De waarschijnlijke mogelijkheden voor dergelijke acties zijn:

A. Mogelijke acties wanneer de evaluatie na het project het project overschrijdt

De overschrijding verhoogt de projectkosten en beïnvloedt de financiële winstgevendheid als:

ik. Het verhoogt de kosten van geïnvesteerd vermogen;

ii. Het verhoogt de afschrijvingskosten; en

iii. Het veroorzaakt verlies van 'verkopen'.

In deze situatie, wanneer de stijging van de projectkosten het gevolg is van andere dan operationele inefficiënties bij de projectuitvoering, zoals kan blijken uit evaluatie, moeten de suggesties zijn om de productprijzen te verhogen - voor zover de markt dit kan absorberen. De kosten van inefficiënties mogen niet worden doorberekend aan de klanten, behalve natuurlijk wanneer de markt de prijsstijging aankan!

De punten die moeten worden opgemerkt voordat een dergelijke actie plaatsvindt, zijn:

ik. Aanpassing van de prijzen mag alleen plaatsvinden na een nieuwe marktanalyse.

ii. Na de overschrijding belandt het project in een andere financiële structuur dan de details genoemd in de DPR. De evaluatie na het project kan wijzen op een openbare emissie van "Rechten" aandelen / obligaties na gerechtvaardigd te zijn, als zodanig, door een nieuwe berekening van de winstgevendheid en een kasvoorspelling.

B. Mogelijke acties wanneer na de evaluatie van het project de behoefte aan nieuwe technologie wordt vastgesteld :

Er kan invoer van technologie nodig zijn voor de noodzakelijke en winstgevende exploitatie van het reeds voltooide project. De situatie kan een gevolg zijn van de onzekerheid van de oorspronkelijk overwogen technologie of van technologische veroudering.

De aanbevolen aanvullende technologie kan zijn voor:

ik. uitbreiding van de capaciteit die nodig is om aan de winstgevendheid te voldoen; '

ii. ontwikkeling van een bijproduct / gezamenlijk product; of de

iii. behoefte aan de markt.

Het doel is economisch gebruik van de reeds ingebouwde infrastructuur.