Hoe de kosten van een project te schatten? (6 stappen)

Dit artikel werpt licht op de zes belangrijkste stappen die zijn gemoeid met het schatten van de projectkosten. De stappen zijn: 1. Aanbesteding en Expediting 2. Locatie-kantoor 3. Contractbeheer 4. Uitnodiging van de inschrijving 5. Contract 6. Contractbeheer.

Stap # 1. Inkoop en Expediting:

De eerste stap voor het schatten van projectkosten is inkoop. Het projectteam voor elk middelgroot tot groot project moet personeel omvatten dat verantwoordelijk is voor de inkoopfunctie en voor de follow-up van een dergelijke inkoopfunctie. De follow-up voor dergelijke aanbestedingen heet Expediting of Chasing. De implementatie van een project omvat de aankoop van een groot aantal artikelen en diensten waarvan sommige een groot volume hebben.

Het is wenselijk om op het juiste moment de juiste materialen te kopen tegen de juiste prijzen. De klus is groot en - zelfs na de onderhandelingen en een beslissing die leidt tot de kwestie van inkooporders - heeft de situatie een follow-up nodig en dus de 'chasers'.

De inkoopfunctie omvat:

een. Uitnodiging van inschrijvingen, indien van toepassing;

b. Aankoop van standaardartikelen als 'standaard' of merkartikelen zoals schakelaars van Siemens, verlichtingsarmaturen en armaturen van Philips etc. waarvoor ook mogelijke onderhandelingen met de fabrikanten mogelijk zijn (afhankelijk van het volume). Anders kunnen dergelijke artikelen worden verkregen bij de leidende dealers om de best verkrijgbare prijzen (BOP's) te vinden;

c. Inkoop van bulkmaterialen zoals Cement, staal, steenslag enz. Die doorlooptijd vereisen voor bulklevering en onderhandeling om te komen tot de tarieven voor contracten om gedurende een bepaalde periode tot een bepaalde hoeveelheid te leveren, uiteraard met kwaliteitsspecificaties;

d. Onderhandelingen voor het inhuren van grote machines en apparatuur, zoals kranen, mixers, enz. De timing van de vereisten, verantwoordelijkheid voor verzekeringsdekking, de verwachte prestaties / capaciteit, de tarieven enz .;

e. Aanschaf van artikelen zoals voertuigen, computers, koelkasten enz .;

f. Aanwerving van personeel dat onder meer kan onderhandelen met hun bendeleiders, de rechten die aan dergelijke arbeidskrachten moeten worden geboden enz.

Bij het uitvoeren van de verschillende vergelijkingen van de vermelde tarieven van voorgenomen leveringen moet er rekening worden gehouden met de voorwaarden zoals kosten, verzekering, vracht (levering op locatie), contantkorting, aangeboden krediettermijn enz. Alle moeten worden overwogen om de tarieven te maken. vergelijkbaar. In functies, waaronder het openen en registreren van offertes, moet de projectaccountant deelnemen als onderdeel van de interne controle.

Zodra de inkooporders zijn uitgegeven, is het de taak van de Expeditor / Chaser om samen met de leveranciers na te gaan of de goederen op het juiste moment en in de juiste hoeveelheid worden ontvangen en uiteraard van de juiste kwaliteit (volgens de specificaties in de bestellingen).

De kwaliteitscontroles worden uitgevoerd voordat de goederen worden geaccepteerd door het bevoegde 'kwaliteitsbewaking'-personeel van het projectteam, dat voor een goede interne controle onafhankelijk moet zijn van het inkoopteam.

De 'inkooporder' (PO), uitgegeven door de aanbesteding, moet:

ik. een voorgedrukt serienummer van de bestelling;

ii. duidelijke beschrijving en specificaties van de te leveren materialen;

iii. eenheidsprijs samen met de details van andere items, indien van toepassing, die van invloed zijn op de betalingen, zoals belastingen, verzendkosten enz .; de kostenplaats waarvoor de PO wordt uitgegeven volgens de codering zoals geïllustreerd in de integratie van WBS en OBS.

Stap # 2. Site-Office:

Wanneer het project, met inbegrip van bouwwerkzaamheden, is afgerond en stappen zijn ondernomen voor de noodzakelijke aanbestedingen, is het wenselijk om het werk te starten op de locatie van het project, wat de op een na belangrijkste stap is om de projectkosten te schatten. Omdat het sitebureau een essentieel onderdeel is om de administratie en monitoring van het daadwerkelijke projectwerk te vergemakkelijken, kunnen we niet verder gaan zonder de noodzaak te beschrijven op de kantoorlocatie waar het project wordt uitgevoerd.

De noodzaak omvat de:

een. Het sitebureau zou tijdelijk van aard moeten zijn met duidelijke toegang vanaf de weg;

b. Site-office moet een redelijke accommodatie hebben voor frequente ontmoetingen tussen projectteamleden (minstens relevante leden), gemachtigde vertegenwoordigers van de aannemers / leveranciers, inspecteurs van verschillende autoriteiten, enz.

De uitkomst van dergelijke vergaderingen met de genomen beslissingen wordt genoteerd in de vorm van resoluties met serienummer en datum en ondertekend door de projectmanager, waarbij de resoluties worden gekopieerd naar het betrokken personeel;

c. Er moet een vertrouwelijke kantoorruimte zijn met alle typen stationen die in het project vereist kunnen zijn, inclusief die voor werkvooruitgangsrecords, kostenadministratie, enz. Het vestigingskantoor moet een gemakkelijke communicatiefaciliteit hebben;

d. Het kantoor van de vestiging moet worden uitgerust met basismeubilair, zoals stoelen, tafels, borden, computer, telefoon, fax enz .;

e. Site-office moet presentielijst hebben.

f. Voorzieningen zoals water, elektriciteit, toiletten enz. Moeten worden verstrekt;

g. Er moet voldoende regeling zijn voor de opslag van materialen, met name voor producten die gestolen kunnen worden;

h. Het vestigingskantoor moet beschikken over de gereedschappen, mallen, test- en meetapparatuur;

ik. Het vestigingskantoor zou goed uitgerust moeten zijn met het verstrekken van eerste hulp;

j. De hele site moet worden afgedekt door een goed doordacht beveiligingsarrangement.

Stap # 3. Contractbeheer:

De volgende stap voor het schatten van projectkosten is contractbeheer. In de loop van de uitvoering van een project worden de werken uitbesteed aan derden, omdat het niet mogelijk of economisch is om alle werken met eigen middelen uit te voeren. De omvang van dergelijke contracten is afhankelijk van de omvang en complexiteit van het project. Ondanks het beschikken over voldoende interne middelen, is het noodzakelijk om bepaalde werken aan derden aan te bieden om het hoofd te bieden aan de projectplanning.

Daarnaast zijn er zeer technische en gespecialiseerde aannemers / adviesbureaus en diensten van dergelijke aannemers worden een noodzaak, vooral voor grote en complexe projecten. De Rs. 3.600 crore Haldia Petrochemical Project voor 4-2 lakhton per jaar naptha-cracker in de moederunit heeft Toyo Engineering Corporation uit Japan als hoofdaannemer op de shortlist geplaatst.

De stappen bij het nemen van beslissingen over het contract en contractbeheer zijn:

een. Uitnodiging tot inschrijving;

b. Aanbestedingsanalyse en onderhandeling met de verkozen inschrijvers en finalisatie van de voorwaarden; en

c. Contract- en contractbeheer.

4. Aanbesteding:

De inschrijvingen worden ingewacht van de aanstaande contractanten en ze worden geanalyseerd en vergeleken met het idee om een aannemer te selecteren. Met het oog hierop is het van het grootste belang om ervoor te zorgen dat inschrijvingen worden ontvangen in een uniform document, het aanbestedingsdocument, zodat verschillende woorden / uitdrukkingen die door verschillende organisaties worden gebruikt, worden vermeden om de offertes vergelijkbaar te maken.

Een van de belangrijkste aanbestedingsstukken voor een bouwwerk is 'Quantity Survey'.

Hoeveelheidsonderzoek (QS):

Op basis van de tekeningen en ontwerpen van de constructie, bereidt de ingenieur een omvangrijk boekje voor dat vaak QS Report wordt genoemd en dat verschillende hoofdstukken bevat voor verschillende soorten werk die te maken hebben met de constructie, bijvoorbeeld civiel, loodgieterswerk, elektrische ST enz.

De inhoud van de Q.S. rapport per type werk omvat:

een. punt voor item specificatie van de opdracht, de tekeningen en het volume dat ermee gemoeid is;

b. stuklijst met de vereiste hoeveelheid, de te gebruiken technische specificaties / merk;

c. de reikwijdte van het schrijven van offertes per regel van het artikel, dwz de koers en het berekende bedrag (die de offerte vertegenwoordigen) voor elk gespecificeerd artikel. Het uiteindelijke totaal maakt het ook mogelijk om een percentage van de totale bedragen toe te voegen als kosten voor onvoorziene gebeurtenissen.

Het QS-rapport, dat het aanbestedingsstuk met de titel 'Tender for Project .................. ...' voorstelt, wordt meestal door de beoogde contractant bij de organisatie ingekocht.

Het geeft verschillende datums aan als:

ik. Datum waarop de offerte moet worden ingediend;

ii. Datum waarop het tenderpapier moet worden geopend;

iii. Datum van discussie / onderhandeling over de aanbesteding;

iv. Datum waarop het werk moet worden gestart; en

v. Datum waarop het werk moet worden voltooid.

Standaard aanbestedingsvormen worden ook door technische instellingen gedetailleerd. Alvorens de aanbesteding in te dienen, kan de beoogde contractant de organisatie bezoeken (projectmanager of projectingenieur, enz.) Voor de eerste beoordeling van de site en / of een toelichting op het QS-rapport die moet worden besproken en verduidelijkt.

Aanbestedingsanalyse en finalisatie:

Opening van de aanbesteding:

Voor bestelling en interne controle worden de offertes ondertekend, verzegeld en afgeleverd in een afgesloten tenderbox die in de projectorganisatie is geplaatst en wordt deze alleen op een specifieke datum geopend. Normaal gesproken is er binnen het projectteam een Tender Finalization Committee (TFC) en is de projectaccountant onveranderlijk lid van een dergelijk comité. Alle inschrijvingen bij opening worden ondertekend door de leden van de TFC.

Korte lijst van beoogde contractanten:

Bij het openen van de offertes somt de shortlist van de TFC de namen op van de inschrijvers die overwegen:

ik. De technische achtergrond van de inschrijvers;

ii. Hun ervaring - mensen die onvoldoende ervaring hebben met de technische complexiteit en de hoeveelheid werk die ermee gemoeid is, worden uitgesloten van verdere overweging;

iii. Citaten met abnormaal hoge of zeer lage tarieven worden ook genegeerd; dergelijke abnormale offertes weerspiegelen het gebrek aan ervaring en / of marktrente.

De tender papers worden vervolgens op de shortlist geplaatst en verder per item geanalyseerd om te achterhalen:

ik. Fouten door de inschrijvers;

ii. Alle specifieke items die op de aanbesteding worden vermeld en die nadere toelichting behoeven.

Discussies worden individueel uitgevoerd en de eventuele vragen worden verduidelijkt en fouten gecorrigeerd.

Bij de offertes van de op de shortlist geplaatste contractanten wordt een Tender Analysis Report opgesteld met de vergelijkende citaten. Hoewel het totale bedrag per soort werk als civiel, elektrisch etc. het uiteindelijke vergelijkingsbedrag is, maar omdat een dergelijk totaal citaten van een groot aantal artikelen binnen een type bevat, kan de TFC in hun vergadering bespreken

het tenderanalyserapport, suggereren verdere onderhandelingen met de inschrijver voor zijn offerte voor specifieke items binnen een soort werk en komen zo tot de definitieve cijfers van de totale offertes. De aanbesteding voor dergelijke bouwwerkzaamheden kan afkomstig zijn van één enkele aannemer als een kant-en-klare klus, waarbij alle soorten werkzaamheden worden uitgevoerd, of van aannemers afzonderlijk, voor verschillende soorten werkzaamheden.

Inschrijving moet niet noodzakelijkerwijs voor de laagste offerte zijn, maar dan moet de reden voor het gunnen van het contract ten gunste van een hogere offerte worden gedocumenteerd.

5. Contract:

Zodra de offertes zijn geanalyseerd / vergeleken en de capaciteit van de contractanten is beoordeeld, wordt een beslissing genomen ten gunste van een contractant voor het gunnen van het contract door de TFC. Het volledige werk voor het betrokken project kan worden toegekend als een sleutelklare overeenkomst aan een enkele contractant, die op zijn beurt onderaannemers kan aanstellen voor bepaalde delen van het werk.

Anderzijds kan de projectorganisatie het contract gunnen aan verschillende contractanten, afhankelijk van het projectschema, het volume van de totale werklast, de beperking van de capaciteit van de aannemer en eventuele andere speciale overwegingen. Beslissingen over dergelijke aangelegenheden worden gewoonlijk genomen door de TFC, nog voordat zij inschrijvingen hebben ingewilligd.

Waarborgen voordat een contract wordt gesloten:

Specialisten in projectmanagement hebben specifieke waarschuwingen gegeven voor het afronden van contractregelingen die hieronder worden samengevat:

(a) Voorzie voldoende tijd voor de voorbereiding van de inschrijving.

(b) Waarborgen van stappen om ervoor te zorgen dat de zwevende, ontvangende en gerangschikte inschrijving representatief en concurrerend zijn.

(d) Ervoor zorgen dat de aanstaande contractanten die hun belangstelling voor het projectcontract tonen voldoende ervaring hebben.

(e) Definieer de verantwoordelijkheden van de aannemers duidelijk in het aanbestedingsdocument zelf, waardoor hij financieel verantwoordelijk is.

(f) Pas op voor de relatie, indien aanwezig, tussen de contractant en de projecteigenaar.

(g) De contractant mag niet op oneerlijke wijze worden bestraft om redenen buiten zijn controle en dus de "geliquideerde schade" rechtvaardigen wanneer een dergelijke clausule in het contract bestaat.

(h) Prikkels bij de uitvoering van het contract zijn waardevol, met name voor moeilijke werken zonder veel concurrentie en

(i) In het geval van inmenging van de eigenaar in de uitvoering van het contract, het rechtvaardigen van dergelijke interferentie.

Overeenkomst met de aannemer:

Zodra de offerte definitief is, wordt een overeenkomst gesloten tussen de contractant en de projectorganisatie die de nodige details behandelt, zodat een dergelijke overeenkomst rechtsgeldig is. De overeenkomst omvat de tender paper met definitieve tarieven / bedrag, tekeningen, specificaties enz. En is ondertekend op een stempelpapier.

De overeenkomst bevat naast de details van de werkpakketten in het aanbestedingsdossier ook andere voorwaarden (naast de nodige wettelijke clausules van het contract) die zorgen voor:

een. Autoriteiten en verantwoordelijkheden met betrekking tot de uitvoering van het contract.

b. De werkfaciliteiten die aan de aannemer worden aangeboden.

c. De betalingsvoorwaarden die kunnen zijn:

ik. Lumpsum: een vaste prijs vertegenwoordigen, of

ii. 'Kosten plus': de vergoeding van de gemaakte kosten aan de aannemer plus de vergoeding van de aannemer als een bepaald percentage van de kosten. In zo'n 'cost plus'-contract wordt ervoor gezorgd dat de kosten worden bepaald;

iii. Of een combinatie van beide hierboven genoemde typen.

d. Het ernstige geld dat door de aannemer moet worden gestort en de wijze van teruggave van de aanbetaling na afloop van het contract.

e. De wijze van vooruitbetaling die moet worden betaald aan de aannemer. Dit gebeurt normaliter op basis van de lopende rekeningen die door de aannemer worden opgemaakt met details over de voortgang van het contract (naar behoren gecertificeerd door de site-office engineer van de projectorganisatie of diens consultant) verminderd met het retentiegeld.

Het retentiegeld is ongeveer 10 procent van de waarde van het uitgevoerde werk, zoals gecertificeerd door de ingenieur, rekening houdend met de tarieven zoals overeengekomen in de laatste aanbesteding. De projectaccountant moet zorgen voor de geaccumuleerde waarde van het uitgevoerde contract en het opgebouwde retentiegeld dat wordt afgetrokken van de lopende rekeningen.

f. De aannemer is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden volgens de specificatie die is beschreven in de aanbesteding binnen het geplande schema. In geval van vertraging geeft de overeenkomst informatie over de manieren om dergelijke geschillen te beslechten en over de mogelijkheid om boetes op te leggen voor dergelijke vertragingen.

g. De aannemer krijgt tegelijkertijd extra vergoeding voor afwijkingen van de oorspronkelijk overeengekomen werken. De reden hiervoor is dat dergelijke afwijkingen, indien vereist door de projecteigenaar, vertraging kunnen veroorzaken of extra kosten met zich mee kunnen brengen voor de aannemer en dus voor de vergoeding aan de aannemer.

h. De inspectie en goedkeuring van de uitvoering en / of leveringen door de aannemer; de autoriteit voor dergelijke acceptatie of afwijzingen rust normaal gesproken op de projectingenieur en wordt als zodanig in de overeenkomst uitgedrukt.

ik. De risico's die samenhangen met het uitvoeren van de werkzaamheden en de noodzakelijke verzekeringsdekking voor hetzelfde.

j. De arbitrageclausule met de wijze van afrekening.

Er kunnen veel meer clausules in de overeenkomst zijn en enkele zijn geïllustreerd. Contracten van verschillende aard zijn gestandaardiseerd door technische instellingen, zoals de National Association of Consulting Engineers in India, die standaardcontractontwerpen heeft die de belangen van beide partijen in de overeenkomst behartigen.

Stap # 6. Contractbeheer:

De laatste stap voor het schatten van projectkosten is contractbeheer. De projectorganisatie kan niet inactief blijven door de baan of bepaalde banen aan de aannemer te gunnen. De relevante functionele afdeling van het projectteam is om samen met de aannemer, de door de aannemer ingebrachte uitrusting en de door de verschillende leveranciers voor de aannemer geleverde materialen na te gaan.

Hoewel het enerzijds een volledige samenwerking met de aannemer moet zijn, moet de uitvoering van de aannemer regelmatig worden gecontroleerd om laattijdige verrassingen te voorkomen.

Het projectteam moet zorgen voor:

een. Werkfaciliteiten worden uitgebreid tot de aannemer inclusief de werknemers van de aannemer. Het is wenselijk om een presentielijst bij te houden.

b. De benodigde machines worden tijdig door de aannemer ingebracht en verkeren in goede staat.

c. Alle werknemers op het terrein zijn gedekt door een ongevallenverzekering.

d. De materialen die worden geleverd voor de bouwwerkzaamheden zijn van acceptabel merk / kwaliteit, indien een dergelijk merk niet in de offerte wordt vermeld.

e. Het proces van werk uitgevoerd door de aannemer is in overeenstemming met de details zoals per overeenkomst, of wanneer een dergelijk proces niet is gespecificeerd, moet het volgens de standaardnorm zijn.

f. De voortgang van het werk is bevredigend omdat het anders van invloed kan zijn op het projectschema.

g. Alle werken uitgevoerd door de aannemer worden gecoördineerd met andere in-house werken voor de uitvoering van het project of dergelijke werken door andere aannemers, zodat iemands vooruitgang niet wordt belemmerd door de vertraging van anderen.

h. Voor goede samenwerking en coördinatie vinden bijna wekelijks bijna elke week plaatsbijeenkomsten plaats, waarin de voortgang van werken voor elke individuele contractant en ook de projectroosters openlijk worden besproken tussen de aannemers en. het projectteam (relevant lid). De mogelijke vertraging, indien aanwezig, en reden vastgesteld - alle medewerking wordt uitgebreid om dergelijke vertraging te voorkomen.

ik. De stappen die moeten worden gezet, worden vastgesteld in deze vergaderingen, zoals stappen serieel genummerd, afgedrukt met toegewezen verantwoordelijkheden en verspreid onder contractanten en het relevante lid en de manager van het projectteam.

j. Projectaccountant neemt ook deel aan een dergelijke vergadering om op de hoogte te blijven van de reguliere ontwikkeling. De betalingen aan de contractant moeten worden geregistreerd in de juiste rekeninghoofden, die voor het retentiegeld zorgen.