Budgettering: doelstellingen, functies en factoren

Budgettering: doelstellingen, functies en factoren!

Een effectief budgetteringssysteem is essentieel voor het succes en het voortbestaan ​​van een bedrijf. Zonder een volledig gecoördineerd budgetteringssysteem, kan het management niet weten welke richting het bedrijf op gaat. Organisaties die niet van plan zijn, zullen waarschijnlijk doelloos ronddwalen en uiteindelijk toegeven aan de werveling van actuele gebeurtenissen.

Doelstellingen en functies van budgettering:

Budgettering helpt het management op de volgende manieren:

Budgetten Compel Planning:

Vrijwel alle bedrijfsactiviteiten vereisen enige planning om te zorgen voor efficiënt en maximaal gebruik van schaarse middelen. De eerste stap in de planning is het definiëren van de algemene doelstellingen en doelstellingen van een bedrijf. Nadat de brede doelstellingen zijn gedefinieerd, worden strategieën om de gewenste doelen te bereiken geformuleerd en worden voorlopige schema's opgesteld.

Het budget is een gedetailleerd schema van de voorgestelde combinatie van de verschillende productiefactoren die het meest winstgevend is voor de volgende periode. Het is een formeel planningskader dat specifieke deadlines biedt om afdelingsdoelen te bereiken en bijdraagt ​​aan de algemene doelstellingen van een organisatie. Een budget bevat verwachte prestaties en huidige managementdoelen.

Deze doelen begeleiden de bedrijfsactiviteiten en helpen bij het overwinnen van problemen en het analyseren van de toekomst. Budgettering beïnvloedt strategieën die de neiging hebben te veranderen als condities of managementdoelstellingen veranderen, zoals het veranderen van productlijnen.

Met budgettering wordt een organisatie van een informele, 'reactieve' stijl naar een formele 'proactieve' managementstijl gebracht. Hierdoor wordt minder tijd besteed aan het oplossen van onverwachte problemen en wordt er meer tijd besteed aan positieve maatregelen en preventieve acties.

Budgetten verbeteren de coördinatie:

Coördinatie is een managementfunctie waarbij alle productiefactoren en alle departementale activiteiten in balans zijn en geïntegreerd zijn om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Het budgetteringsproces biedt de basis voor individuen in alle delen van de organisatie om ideeën uit te wisselen over de beste manier om deze doelstellingen te bereiken. Er is behoefte aan coördinatie tussen de productie- en verkoopafdelingen.

Een productiemanager moet zorgen voor een adequate productie om aan de verwachte vraag van de verkoopafdeling te voldoen. De financieel manager moet op zijn beurt zorgen voor voldoende contanten om te voldoen aan hogere outputvereisten. Inkoop- en personeelsmanagers moeten de materiaal- en arbeidsvereisten van de fabriek kennen. Budgettering dwingt de beheerders van deze diverse functies om hun plannen te communiceren en hun activiteiten te coördineren.

Begrotingen helpen het management om op de volgende manieren te coördineren:

1. Het bestaan ​​van een goed doordacht plan is de belangrijkste stap in de richting van coördinatie. Leidinggevenden worden gedwongen na te denken over de relaties tussen individuele operaties en het bedrijf als geheel.

2. Begrotingen helpen om de imperium building inspanningen van leidinggevenden te beperken. Budgetten verbreden het individuele denken door te helpen bij het verwijderen van onbewuste vooroordelen bij ingenieurs, verkoop- en productiemedewerkers.

3. Begrotingen helpen om zwakke punten in de organisatiestructuur op te sporen. Het formuleren en beheren van budgetten isoleert problemen van communicatie, van vaste verantwoordelijkheid en van werkrelaties.

Budgettering zorgt voor coördinatie bij afwezigheid waarvan verschillende afdelingen in een organisatie kunnen handelen op een manier die alleen voordelig is voor hun afzonderlijke afdelingen, maar niet voor de bedrijfsdoelstellingen als geheel. Een verkoopafdeling kan meer verkopen dan de productieafdeling kan produceren of omgekeerd.

De verkoopafdeling kan alleen denken in termen van prijs, de productiemanager kan zich alleen bezighouden met kwaliteit, de inkoopmanager kan proberen grote hoeveelheden te kopen om gebruik te maken van het voordeel van korting, de financieel manager moet zorgen voor vervallende verplichtingen en regelingen treffen voor fondsen om te voldoen aan toenemende zakelijke vereisten. Het budgetteringsproces helpt bij het verwijderen van inconsistenties tussen de doelen en acties van elke afdeling en verzoent hun verschillen, zodat elke afdeling bijdraagt ​​aan de algemene doelstellingen van de organisatie.

Begrotingen verbeteren communicatie:

Het is in een efficiënte organisatie noodzakelijk dat alle mensen worden geïnformeerd over de doelstellingen, het beleid, de programma's en de prestaties. Ze moeten een goed begrip hebben van de doelen en doelstellingen en het deel dat ze moeten spelen om hun doelen te bereiken. Dit wordt mogelijk gemaakt door hun deelname aan het budgetteringsproces. Begrotingen informeren elke manager over wat anderen hebben afgesproken. Ze informeren managers ook over de beschikbare middelen om doelen en doelen te bereiken.

Begrotingen bieden een basis voor controle en prestatie-evaluatie:

Budgettering komt op drie punten in controle:

(1) Wanneer een begroting wordt opgesteld, analyseren afdelingen hun plannen voor de toekomst en dienen schattingen in volgens hun vereisten, waarbij elk van hun eisen wordt gerechtvaardigd door een behoefte aan te tonen.

(2) Nadat begrotingen van verschillende afdelingen zijn beoordeeld en goedgekeurd, worden dit doelen die wenselijke uitgavenlimieten vaststellen.

(3) Aan het einde van de begrotingsperiode wordt een vergelijking van de werkelijke uitgaven met de begrotingsuitgaven gemaakt om de prestaties te beoordelen en de verantwoordelijkheid voor afwijkingen te bepalen.

Begrotingen vormen de basis voor prestatie-evaluatie in een organisatie omdat ze realistische schattingen van aanvaardbare en verwachte prestaties weergeven. De meeste managers zijn geïnteresseerd om te weten wat van hen wordt verwacht, zodat ze hun eigen prestaties kunnen volgen. Het is nauwkeuriger, betrouwbaarder en redelijker om de huidige prestaties af te zetten tegen een begroting dan tegen een vage verwachting of tegen de resultaten van vorig jaar, wanneer de omstandigheden mogelijk zijn veranderd.

De verkoopafdeling moet worden beoordeeld tegen wat redelijk was te verwachten in plaats van tegen wat in het voorgaande jaar werd bereikt. Als basis voor het beoordelen van werkelijke resultaten wordt gebudgetteerde performance over het algemeen als een beter criterium beschouwd dan prestaties in het verleden.

Factor die van invloed is:

Beperkende of hoofdbudgetfactor:

Wanneer budgetten worden gemaakt, is er altijd een factor die een limiet regelt of stelt aan de hoeveelheid die kan worden gemaakt of verkocht. Dit staat bekend als de beperkende of belangrijkste budgetfactor. Het Chartered Institute of Management Accountant (UK) definieert een hoofdbegrotingsfactor als "de factor waarvan de invloed van de invloed eerst moet worden beoordeeld om ervoor te zorgen dat de functionele budgetten redelijkerwijs in staat zijn om te worden vervuld." Op het gebied van verkoop is de beperkende factor is de vraag van de klant die wordt beïnvloed door vele factoren, zoals prijs en kwaliteit van het product, concurrentie, de algemene koopkracht van het publiek, advertenties, enz.

Op het gebied van productie; de belangrijkste budgetfactor kan de plantcapaciteit, het aanbod van arbeidskrachten van de juiste kwaliteit of de beschikbaarheid van schaarse materialen zijn. Soms kan het management zelf beperkende factoren opleggen, het management kan bijvoorbeeld de productie controleren om een ​​bepaald prijsniveau te handhaven, of het management besluit niet om machines en installaties aan te schaffen en dus dezelfde fabriekscapaciteit te behouden.

De beperkende of belangrijkste begrotingsfactoren moeten zorgvuldig worden overwogen bij het opstellen van het budget. Als ze niet goed in aanmerking worden genomen, zijn de budgetten misschien niet realistisch en worden ze moeilijk te bereiken. Coördinatie tussen verschillende afdelingen ontbreekt. De belangrijkste budgetfactoren kunnen worden geëlimineerd door passende maatregelen te nemen, bijvoorbeeld de capaciteit van de fabriek kan worden verhoogd door de aanschaf van extra installaties.