Regels en uitgangspunten van delegatie - uitgelegd!

Om delegatie effectiever te maken, zijn er bepaalde belangrijke handleidingen, regels en principes. Deze zijn als volgt:

1. Duidelijkheid van delegatie:

Of het nu specifiek of algemeen, schriftelijk of ongeschreven is, delegatie van autoriteit moet duidelijk zijn in termen van de inhoud, functionele relaties, reikwijdte en opdrachten. Ambiguïteit leidt tot slechte resultaten en heeft de neiging om de delegatie minder effectief te maken.

Het principe van duidelijkheid van delegatie houdt ook in dat in duidelijke bewoordingen de horizontale en verticale relaties van de positie van elke ondergeschikte ten opzichte van andere posities in de organisatie worden gedefinieerd. Elke ondergeschikte moet zijn of haar eigen positie in de organisatiestructuur kennen en moet ook weten hoe zijn of haar positie past in de algehele managementhiërarchie.

Elke manager moet al die mensen kennen die onder hem of haar werken en ook degenen die een hogere functie vervullen dan hij of zij in de organisatie. Dit helpt bij het zoeken van begeleiding en ook bij het bieden van begeleiding in termen van scalaire keten die is gevestigd in de organisatie.

Specifieke schriftelijke delegaties helpen zowel de manager als de ontvanger van autoriteit. Maar naarmate men de echelons van de organisatiestructuur opgaat, worden dergelijke specifieke delegaties steeds moeilijker.

Het duidelijkheidsprincipe mag niet worden opgevat als te betekenen dat de autoriteitsrelaties tussen de ondergeschikten en de senioren, eenmaal gevestigd, onveranderlijk worden. Met de veranderingen in het werk moet de delegatie van bevoegdheden op passende wijze worden aangepast.

2. Delegatie om consistent te zijn met verwachte resultaten:

Alvorens over te gaan tot daadwerkelijke delegatie van autoriteit aan een ondergeschikte, moet een manager de banen en resultaten kennen die van een dergelijke delegatie worden verwacht. Alleen dat gezag dat voldoende is om de resultaten te bereiken, moet worden gedelegeerd. Dit principe is gebaseerd op de reden dat doelen worden gesteld, plannen worden gemaakt en banen worden gecreëerd om die doelen te bereiken of uit te voeren. Dit principe helpt ook om de gevaren van het delegeren van te veel of te weinig autoriteit te minimaliseren.

3. Verantwoordelijkheid Kan niet worden gedelegeerd:

De verplichting om de toegewezen taak te volbrengen is absoluut en wordt niet verdeeld wanneer autoriteit wordt gedelegeerd aan een ondergeschikte. De chief executive blijft, zelfs na delegatie, verantwoording verschuldigd aan de raad van bestuur voor het beheer van en het toezicht op de hele onderneming.

Als dit principe wordt geschonden, volgen er drie belangrijke consequenties:

(a) Als een manager in staat is om een ​​verplichting te aanvaarden samen met delegatie van autoriteit aan ondergeschikten, zal de regel van een enkele commandostructuur worden geschonden.

(b) Management at die top zal een grote verantwoordelijkheid hebben en toch niet verantwoordelijk zijn voor de resultaten.

(c) Als het een manager is toegestaan ​​om zelfs zijn of haar verplichting te delegeren, zal er geen manier zijn om te weten wie waarvoor verantwoordelijk is.

Dus wanneer autoriteit wordt gedelegeerd, worden verplichtingen niet doorgegeven aan de organisatie; op elk niveau worden vrij nieuwe verantwoordelijkheden gecreëerd.

Pariteit van autoriteit en verantwoordelijkheid:

Wanneer autoriteit wordt gedelegeerd, treedt verantwoordelijkheid op en co-existeert ze met autoriteit. Ondergeschikten kunnen verantwoordelijk worden gehouden voor de hun toegewezen taken om te sterven in de mate van de autoriteit die aan hen is gedelegeerd voor hun prestatie.

Dienovereenkomstig kan een verkoopmanager niet aansprakelijk worden gesteld voor productiefouten waarvoor hij of zij geen toestemming kreeg. Dus ook een winkelbediende kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de uitgifte van materialen tegen verkeerde inspringingen ontvangen van de manager van de winkel. Vandaar dat autoriteit en verantwoordelijkheid betrekking moeten hebben op dezelfde opdracht.

Het uitzonderingsbeginsel:

Er wordt autoriteit gedelegeerd om het proces van besluitvorming zo dicht mogelijk bij de bron van informatie en actie mogelijk te maken. De ontvangers van autoriteit moeten er goed gebruik van maken en alle beslissingen nemen die binnen het bereik van de autoriteit vallen.

Alleen in uitzonderlijke gevallen, wanneer ze geen beslissing op hun eigen niveau kunnen nemen, moeten ze ze naar boven verwijzen voor overweging en beslissing door de meerderen.

Door het delegeren van autoriteit ontslaat een manager zich niet van zijn verantwoordelijkheid. Het is daarom van essentieel belang dat een manager passende controletechnieken uitwerkt om ervoor te zorgen dat de gedelegeerde bevoegdheid op de juiste manier wordt gebruikt en dat de resultaten worden behaald volgens de verwachtingen.

Het samenvoegen van de autoriteit van twee of meer managers voordat een probleem kan worden opgelost of een besluit wordt genomen, wordt omschreven als versplinterd gezag.

Gedeeld gezag:

De komst van een superieur naar de ondergeschikten voor het nemen van een beslissing staat bekend als gedeelde autoriteit.