De rol van voorzitter en deelnemers bij het houden van een zakelijke bijeenkomst
De rol van voorzitter en deelnemers bij het houden van een zakelijke bijeenkomst!
Bij het houden van een vergadering, als een vergadering noodzakelijk wordt geacht, het doel ervan, moet het doel ervan duidelijk zijn. Is het een wettelijke vereiste, een routine of een noodzaak van de tijd?
Alleen de essentiële partijen moeten worden gebeld en alle vereiste personen moeten worden gebeld. Soms zijn er buitenstaanders van de organisatie die naar een vergadering worden geroepen - de auditor, de advocaat, enz. De oproep om aanwezig te zijn moet duidelijk en tijdig zijn en onder de juiste autoriteit. De tijd moet worden aangepast aan de gelegenheid en het gemak van de leden. Verder zou de duur voldoende moeten zijn, maar niet te lang. Men moet een plaats uitkiezen die geschikt is om hem vast te houden. De plaats moet mogelijk worden voorbereid op de bijeenkomst. Om het doel van de bijeenkomst te bereiken, moet de convenor de specifieke punten visualiseren waarover een discussie moet plaatsvinden. Opnieuw moet hij / zij de manier van discussie uiteenzetten - informatief, raadgevend of overtuigend.
Rol van de voorzitter in een vergadering:
1. Neem de algemene leiding van de procedure:
Nadat de convenant (meestal in overleg met de voorzitter) de agenda van de vergadering heeft vastgesteld, moet de voorzitter zien dat de agenda en het doel in de vergadering worden vervuld.
2. Zorg dat hij competent is:
Hij zou moeten aanvaarden om alleen voor te zitten als hij zich competent voelt om het te leiden. De functie van de voorzitter wordt vaak geroteerd.
3. "Doe het niet zelf":
De voorzitter is er vooral om een discussie aan te moedigen, niet alles te leveren. Zijn vaardigheid ligt in het laten voelen van de leden dat ze collectief besloten hebben tot problemen.
4. Gebruik van richtlijn-werkwoorden:
De voorzitter kan stimulerende werkwoorden gebruiken om leden de nodige input te laten geven op de bijeenkomst: onderbouwen, bewijzen, verkorten, herformuleren, classificeren, definiëren, uitleggen, uitwerken, illustreren, beoordelen, beschrijven, samenvattingen, herformuleren, vereenvoudigen.
5. Gebruik namen:
Hij kan meer krijgen van de leden door hun namen te gebruiken om ze aan te spreken om intimiteit te genereren (volgens de heersende cultuur en gewoonten).
6. "Wees een verkeersagent":
De voorzitter moet het verkeer van ideeën leiden. Hij moet niet verdedigend zijn (een keeper) of een prediker (docent).
7. Vermeld het doel:
Aan het begin van de bijeenkomst moet hij het doel en nogmaals vermelden bij de introductie van elk nieuw agendapunt, zodat de leden duidelijk zijn over wat ze geacht worden te doen - onderzoeken, voorstellen of accepteren.
8. "Geef uw voorkeur niet prijs":
De voorzitter dient zijn eigen mening voor het einde te reserveren.
9. Beperk het gesprek met het probleem:
Leden kunnen spraakzaam zijn, ze kunnen vastzitten. De voorzitter moet het ene type stoppen en de ander aanmoedigen.
10. Volg procedure:
Een organisatie - of de wet - kan eisen dat een bepaalde procedure wordt gevolgd. De voorzitter moet het weten en implementeren.
11. Handhaaf de tijd:
De bijeenkomst zou op tijd moeten beginnen, de agenda moeten beslaan met een evenredige tijd voor alle problemen en op tijd moeten worden afgesloten. In de praktijk krijgen de eerste items te veel tijd en worden de laatste items overhaast.
12. Spreek niet meer dan 20% van de tijd:
Hij moet de verschillende items koppelen en de leden aansturen. Hiervoor is hij de hoofdprater. Maar ervaring leert dat in de naam van eerlijkheid 20% de limiet is voor zijn praten.
13. Reageer op de stemming:
Dit is echt de kern van de taak. De voorzitter kan de stemming bepalen, en als een of andere gebeurtenis of het gesprek van een lid een verkeerd humeur heeft ingesteld, moet hij het transformeren. Hij kan humor gebruiken, zelfs een afleiding, en zijn persoonlijkheid uitbreiden om de juiste stemming te behouden. Beslissingen worden genomen wanneer de leden er klaar voor zijn.
14. Tussenbeide komen in geschillen:
Als de leden onder elkaar ruzie maken, moet de voorzitter ingrijpen en hen op het spoor brengen.
15. Zorg voor een goede opname:
De werkzaamheden van een bijeenkomst moeten feitelijk worden vastgelegd. De voorzitter moet dit tijdens de bijeenkomst zeker stellen. De taak moet bij een bevoegd persoon zijn en hij moet mogelijk onder toezicht staan. Hij zou bij de voorzitter moeten zitten.
16. Woon de aanwezigen bij:
Hij moet zich richten op degenen die aanwezig zijn en niet degenen die afwezig zijn. Dit geldt vooral voor het starten van een bijeenkomst met een lage aanwezigheid. Uiteraard kan de vergadering een quorum vereisen (vereiste minimale aanwezigheid).
17. Omgaan met spotproblemen:
Hij moet de expertise en de aanwezigheid van geest hebben om problemen aan te pakken die zich voordoen tijdens de ontmoeting, vooral wanneer de bijeenkomst openstaat voor nieuwe kwesties met zijn toestemming.
18. Zeg "nee" met tact:
Met behulp van analogieën, citaten, precedenten, gezond verstand en goodwill moet de voorzitter ongewenste kwesties aanpakken. (Een senaatslid stelde ooit voor: "De oorlog is voorbij, we moeten het leger tot de helft terugbrengen." De voorzitter antwoordde: "En we moeten tegelijkertijd besluiten dat de vijand ook zijn leger tot de helft reduceert.")
19. Na de ontmoeting:
De voorzitter ziet erop toe dat tijdig actie wordt ondernomen om de verplichtingen die voortvloeien uit de genomen beslissingen na te komen. Hij zou de notulen moeten laten schrijven en controleren.
De rol van deelnemers aan een vergadering:
1. Maak huiswerk:
Als het doel van een ontmoeting bekend is, moet de deelnemer zijn / haar rol visualiseren en informatie en input verzamelen voor gebruik in de bijeenkomst om het productief te maken. Hij / zij kan andere leden raadplegen om rollen toe te wijzen.
2. Wees punctueel:
Wij in India moeten vooral benadrukken dat we op tijd moeten zijn. Onze treinen, bussen en vliegtuigen zullen op tijd rijden wanneer we leren punctueel te zijn voor routine-ontmoetingen.
3. Doe actief mee:
Een lid moet goed luisteren (zodat hij misschien samenvat wat er wordt gezegd). Hij moet plannen wat hij wil zeggen en het beknopt en precies zeggen.
4. PREP-formule:
Hij moet rationeel en krachtig zijn. PREP betekent:
Geef uw positie aan
Red de zin
Geef voorbeelden
Herhaal je positie
5. Laat je talent zien:
Een ontmoeting is een kans om iemands talent onder de aandacht te brengen en erkenning te krijgen voor het geven van bruikbare ideeën.
6. Neem initiatief:
Er kunnen zich situaties voordoen waarin een lid een beweging kan voorstellen of een beweging een tweede kan geven als het goed klinkt. Dit vereist snelheid. Francis Bacon zegt: "Conferentie maakt een paraat man."
7. Volg regels:
Hij zou moeten spreken als dat is toegestaan. Hij moet overspraak voorkomen.
8. Neem verantwoordelijkheid:
Wanneer taken worden toegewezen, moet een lid naar voren komen om passende verantwoordelijkheden op te nemen. Als een taak aan hem / haar wordt toegewezen, is een bereidwillige acceptatie ook een teken van dynamiek.
9. Niet mee eens:
Alle verschillen moeten met beleefdheid en een vriendelijk gevoel worden uitgedrukt.
10. Hulp om de bijeenkomst te sturen:
Als de vergadering van de baan raakt, kan hij / zij de voorzitter eraan herinneren om hem op koers te houden.
11. Blijf verbonden met de vorige discussie:
Elke bijdrage aan de bijeenkomst moet worden gedaan in de context van de vorige discussie. Een idee dat al is voorgesteld, hoeft niet te worden herhaald, maar men kan het aanpassen of verbeteren.
12. Wees betrokken:
Het lid moet, in zijn hoger eigenbelang, betrokken zijn bij het collectivisme. Een goede deelnemer wordt een goede leider - net zoals een goede soldaat een goede generaal maakt.
