Personeelsafdeling en beheersing van loonkosten (met exemplaar)
De personeelsafdeling is, met de hulp van verschillende afdelingsvoorzitters en leidinggevenden, verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid met betrekking tot werving, ontslag, classificatie van werknemers en lonen dat is vastgelegd door de raad van bestuur of een commissie van leidinggevenden. De belangrijkste functies van de personeelsafdeling zijn om werknemers te werven, op te leiden en te plaatsen voor de banen die ze het best passen.
Wanneer een nieuwe werknemer wordt aangeworven, moet een kopie van de aanstellingsbrief met alle arbeidsvoorwaarden en condities worden verzonden naar:
1. Tijd kantoor voor het opnemen van aanwezigheid.
2. Payroll Department voor het doen van een inschrijving in de Pay Roll.
Eén exemplaar van de werkbrief wordt door de afdeling Personeelszaken bewaard voor het bijhouden van de geschiedeniskaart van de werknemer.
Hieronder volgen de twee belangrijke records die worden gebruikt in verband met de werving en plaatsing van werknemers:
Aanvraag tot plaatsing plaatsing werknemer:
Het wervingsproces begint wanneer de personeelsafdeling een kopie van de aanvraag voor plaatsing van medewerkers ontvangt. De aanvraag wordt verzonden naar de personeelsafdeling wanneer een medewerker een afdeling nodig heeft.
Na ontvangst van een dergelijke aanvraag neemt de personeelsafdeling actie om een nieuwe werknemer te werven of om een huidige werknemer opnieuw toe te wijzen. Het is een taak van de personeelsafdeling om formele sollicitaties te ontvangen, sollicitanten te interviewen en ze te selecteren voor functies en de afdeling die werknemers van de selectie nodig heeft te informeren.
De uitspraak van de plaatsing van een werknemer kan als volgt zijn:
Bij tewerkstelling krijgt elke werknemer een nummer toegewezen dat bekend staat als ticketnummer of tokennummer of kloknummer en dit nummer wordt gewijzigd wanneer de werknemer van de ene afdeling naar de andere wordt overgebracht.
Dit nummer wordt op alle documenten geschreven, ongeacht waar de naam van de werknemer wordt weergegeven, omdat het nuttig is voor de identificatie van werknemers met dezelfde naam, voor het registreren van aanwezigheid en voor het onderhouden van gemechaniseerde boekhouding.
Alle aanwervingen worden gedaan in overeenstemming met een arbeidsbudget en aanvragen voor plaatsing van medewerkers. Het arbeidsbudget specificeert het aantal werknemers onder elke graadcategorie en vaardigheid die hij op een afdeling mag hebben.
De personeelsafdeling moet ervoor zorgen dat het aantal werknemers niet hoger mag zijn dan het aangegeven aantal, behalve in speciale omstandigheden die het aanwerven van meer werknemers noodzakelijk maken. Rekrutering van meer werknemers moet worden toegestaan door een bevoegde autoriteit voordat ze worden aangeworven.
Employee History Card:
De personeelsafdeling moet elke werknemer in de organisatie volledig bijhouden. Het record wordt bewaard op een kaart die de geschiedeniskaart van de werknemer wordt genoemd.
Deze kaart bevat de volgende details over de werknemer:
(1) Naam en adres,
(2) Afdeling,
(3) De naam van de voormalige werkgever en redenen om hem te verlaten,
(4) Datum van indiensttreding,
(5) Categorie,
(6) Tarief,
(7) Promoties, en
(8) Redenen voor vertrek.
De laatste kolom is erg belangrijk omdat het het management helpt stappen te nemen om de arbeidsomstandigheden te verbeteren, zodat er geen frequente veranderingen in de beroepsbevolking kunnen optreden. Kolommen worden over het algemeen op de achterkant van de kaart verstrekt om informatie te geven over de details van vakanties die door de werknemer zijn gemaakt.
Een voorbeeld van de geschiedeniskaart van een medewerker wordt hieronder gegeven:
Om een goede controle op de werving van arbeid te kunnen uitoefenen, moeten de volgende stappen worden ondernomen:
1. Alle aanwervingen mogen alleen worden gedaan via de personeelsafdeling.
2. De personeelsbeheerder moet elke aanvraag voor plaatsing van werknemers onderzoeken en nagaan of er een mogelijkheid is om overtollige arbeidskrachten uit andere gebieden over te dragen.
3. De aanstelling van tijdelijke of tijdelijke werknemers verdient de voorkeur boven de aanwerving van werknemers in vaste dienst als extra arbeid niet absoluut noodzakelijk is.
4. Preventieve maatregelen moeten worden genomen om ziekteverzuim en inefficiëntie te verminderen. Het doel van preventieve maatregelen moet zijn om werknemers tevreden te houden. Goede werkomstandigheden en vele andere faciliteiten zoals medische voorzieningen, huisvesting en recreatieve voorzieningen moeten beschikbaar worden gemaakt voor werknemers, zodat ze de organisatie en het werk niet zo efficiënt mogelijk verlaten.
5. Mechanisatie van operaties moet worden overwogen als het nuttig is om de arbeidskosten te verlagen.
6. Rapporten over het gebruik van arbeid moeten op elke afdeling worden geïntroduceerd. Deze rapporten zullen de mate van benutting van de beschikbare arbeid en het percentage efficiëntie aangeven dat wordt bereikt door de arbeid die zo wordt gebruikt.
Het indienen van verschillende rapporten bij het topmanagement, zoals wekelijkse rapporten over ziekteverzuim, arbeidsomzet, arbeidsproductiviteit, activiteitsniveau, ongevallen, disciplinaire maatregelen, stilstandtijd, overuren, tijdelijke werknemers enz., Wordt ook beschouwd als de belangrijke functie van een personeelsafdeling. Laten we het arbeidsverloop en de arbeidsproductiviteit in detail bekijken.
