Kantoorcommunicatie: betekenis, belang en typen

Lees dit artikel voor meer informatie over Office-communicatie. Na het lezen van dit artikel leert u over: 1. Betekenis van Office-communicatie 2. Belang van Office-communicatie 3. Typen kantoorcommunicatie.

Betekenis van Office-communicatie:

Commune betekent om een gesprek te voeren. Dit is een gewone functie in ons dagelijks leven. Dit is nodig om contacten te leggen, dingen uit te leggen, ideeën uit te wisselen, informatie over te brengen, instructies te geven en misverstanden weg te nemen. Communicatie is onmisbaar voor het bestaan. Communicatie heeft echter een meer specifieke betekenis in managementwetenschap.

Volgens Prof. Allen: "Het is een brug van betekenis. Het bestaat uit een systematische en voortdurende vertellen, luisteren en begrijpen. " Het is duidelijk dat de communicatie is voltooid wanneer het bericht verzonden door de communicator wordt verstaan door de communicatie. Het is een brug van betekenis, dwz de betekenis van een bericht wordt in dezelfde zin begrepen door de communicator en de communicatie.

Belang van kantoorcommunicatie:

Het belang ervan is groot en groeit. Het succes van een organisatie hangt af van hoe uitgebreid en intensief de communicatie er door wordt uitgevoerd. Het wordt beschreven als een beheersinstrument. Het is het laatste woord in management. Wanneer meer dan één persoon elkaar ontmoet, is er communicatie tussen hen.

In een kantoor ontmoeten mensen elkaar en werken ze samen. Daarom moet er communicatie tussen hen zijn. De primaire functie van een kantoor is communiceren, intern en extern. Een organisatie heeft een kantoor nodig omdat alle communicatie eruit zal gaan en erin zal doordringen. Het grootste aantal kantoormachines is bedoeld voor communicatie.

Soorten kantoorcommunicatie:

In grote lijnen kan communicatie intern en extern zijn. Interne communicatie vindt plaats tussen de mensen die binnen werken, op kantoor. Het betekent ook communicatie tussen werkgever en werknemers of tussen de leden van een vereniging of tussen een bedrijf en zijn aandeelhouders.

Externe communicatie is met de buitenstaanders, zoals de klanten, de leveranciers, de schuldenaars, de schuldeisers, de andere organisaties, de regering en haar verschillende instanties, en ten slotte het grote publiek. De secretaris heeft een belangrijke taak om toezicht te houden en beide soorten communicatie te controleren.

Volgens methoden kan communicatie worden onderverdeeld in drie delen: mondeling, schriftelijk (correspondentie) en gebaren.

Interne communicatie:

Door communicatie kan de relatie werkgever-werknemer en een superieure ondergeschikte relatie worden gehandhaafd. Beslissingen genomen op het hoogste managementniveau stromen naar beneden op het uitvoerings- en bedieningsniveau door de keten van superieure ondergeschikte relaties binnen een organisatiestructuur.

Tenzij de doelstellingen en het beleid van de organisatie worden gecommuniceerd aan het personeel, kunnen zij zich evenmin identificeren met de organisatie noch kunnen zij hun respectieve functies vervullen.

Wanneer een verandering in de organisatie wordt geïntroduceerd, moet voorafgaande communicatie worden doorgegeven aan de personeelsleden zodat zij zich mentaal voorbereiden. Anders kan er een schok zijn. De werknemers moeten ook hun grieven, klachten of moeilijkheden aan de werkgever kunnen meedelen.

Hierdoor wordt een betere relatie tussen werkgever en werknemer tot stand gebracht en worden eventuele misverstanden verwijderd. Communicatie wordt beschreven als tweerichtingsverkeer. Interne communicatie kan mondeling, schriftelijk, visueel en gestural zijn. Het houden van vergaderingen, conferenties enz., In gezamenlijk overleg of groepsdiscussie, enz., Verzending van rapporten, kopieën van notulen, enz. Zijn enkele van de effectieve methoden voor interne communicatie.

Met betrekking tot communicatie zijn er zes soorten vragen en de vragen hebben definitieve antwoorden. Zij zijn:

Waarom?

Zonder communicatie, zowel intern als extern, kan geen enkele organisatie worden opgebouwd en uitgevoerd.

Wanneer?

Voordat het bericht door andere bronnen wordt gelekt.

Wat?

Niets mag worden verborgen over zaken van gemeenschappelijk belang. Geen geheim, echt, kan uiteindelijk worden bewaard. Het is daarom beter om niets te verbergen voor de personeelsleden, behoudens enkele uitzonderingen.

Waar?

Communicatie kan vertrouwelijk plaatsvinden tussen twee personen in een zeer kleine groep in een kamer, of openlijk tijdens een vergadering of conferentie met een groot aantal personen of tijdens een openbare vergadering.

Hoe?

Het moet worden gedaan door een dergelijk medium te gebruiken dat begrijpelijk is voor de communicator en beide communiceert. Visuele communicatie op foto's is zeer geschikt voor analfabeten. Er zijn veel obstakels voor effectieve communicatie, zoals taal, geluid, status, enz.

Wie?

De gemeenschappelijke doelstellingen van de organisatie moeten aan iedereen binnen de organisatie worden meegedeeld, zodat iedereen zich kan identificeren met de organisatie.

Mechanische apparaten:

Er zijn verschillende machines of arbeidsbesparende apparaten die worden gebruikt voor interne communicatie:

(a) Oraal-intercomsysteem, dictafoon, pneumatische buizen, enz.

(b) Written- Typewriter, duplicating machines, etc.

(d) Signaalbellen: belletjes, zoemers, rode lichten, enz.

Externe communicatie:

Externe communicatie is essentieel voor het uitvoeren van de activiteiten en voor de ontwikkeling van elke organisatie, handel of niet-handel. Dit is noodzakelijk voor het verbreden en verbeteren van public relations en ook voor het verbeteren van goodwill en prestige. Verschillende communicatiemethoden zijn bedoeld voor communicatie. Publicatie van rapporten, tijdschriften, etc. is ook een andere techniek. Externe communicatie kan mondeling, schriftelijk en visueel zijn.

Mechanische apparaten:

Er zijn verschillende machines of arbeidsbesparende apparaten die worden gebruikt voor externe communicatie:

(a) Oraal-telefoon met rompsysteem, kabels, enz.

(b) Written-Typewriter, dupliceermachines, tele-printer (het telexsysteem), enz.

In feite is televisie een audiovisuele techniek.